费用报销常见的舞弊手段及应对措施

费用报销常见的舞弊手段及应对措施

大多数企业通常都会给予业务岗、管理岗等岗位的员工一定的报销额度，比如业务招待费、交通费的报销额度。小编曾经在某集团担任内部审计一职，在对集团下属分支机构进行审计的时候发现，费用报销是舞弊的重灾区之一。本文将列举一些常见的费用报销手段及其应对措施。

01、向亲友索要餐饮发票虚报招待费用

一些企业在制定业务招待费报销制度时，只需报销人填写报销申请单写明招待事由，经部门负责人或者总经理等审批，并附上相应的发票即可进行报销。但是实践中发现，仅凭发票很难判断招待的真实性，即使是部门领导，也很难完全了解业务人员的全部招待情况（而且同一部门串通舞弊的可能性极高）。

我们也经常会发现，一些业务人员或管理者，通过向亲友索要餐饮发票等行为，虚报费用谋取利益。

在支付手段越来越先进的今天，使用现金交易已经非常罕见了。餐厅消费完后通常都会使用扫码支付或者刷卡支付，这就可以对消费提供一定的证据。那么我们在制度中可以规定，业务招待费必须提供扫码支付的账单或者刷卡的签购单（俗称小票），并且可以登记员工常用的银行卡账号。

在员工报销时，比对账单或签购单上的银行卡尾号（即使是扫码支付，如果通过绑定的银行卡支付，也会显示尾号）以判断是否为其本人消费，以降低此类虚报现象。

02、伪造签购单

小编曾经所在的公司，在报销招待费时会要求提供刷卡签购单。但是现在很多个人也会通过一些渠道购买到POS机，因此也发现一些员工在向亲友索要完餐饮发票之后，通过自有的POS机进行一笔刷卡行为，然后再进行退款操作以生成虚假的签购单进行报销。

小编曾在审计的过程中，发现某分公司80%以上的签购单刷卡消费日期会晚于发票开具日期1天到1个月不等，那么这种情况是非常不符合我们常规消费逻辑的。

因为在餐馆就餐结束之后，如果没有付款，通常餐馆是不会开具发票的，因此发票开具日期一定会和刷卡日期在同一天，或者晚于刷卡日期（因为有些餐厅可能会当天无法开票）。因此，如果签购单日期晚于发票开具日期，那么这张签购单是伪造的可能性就非常高。

另外，除了比对日期外，还可以建立招待费台账，并记录签购单上的POS机的终端号、商户码等信息，比对不同餐厅的消费签购单上的终端号、商户码是否一致，如果其中有一项号码一致，那么基本可以判断这些签购单都是同一台POS机生成的。

03、大额消费拆分报销

一些企业会针对报销额度设置不同的审批级别，比如2000元以下分支机构负责人审批即可，2000元以上则需要总部审批。有些员工在大额消费后，为了绕开更高级别的审批，就会通过拆分发票的手段，把一笔消费做成2笔报销，以降低审批级别。

小编曾在对集团某分公司审计时就发现此类现象，分公司市场总监发生了一笔3000元的消费，集团规定2000元以上就需要总部审批，该市场总监就进行了2笔1500元的刷卡操作，并开具了2张1500元的发票，并且在填写报销申请单时写了招待2批不同的客户。

那么针对这种行为，其实只要建立了招待费台账，并记录签购单刷卡时间就非常容易识破了。小编当时就通过招待费台账发现，2笔刷卡的时间间隔仅2分钟，那么基本可以判断其拆分报销的行为了，那么至于其为何要想办法绕开总部的审批，就需要进一步立案调查了。

04、其他常见手段

1、突击消费

一些部门在年底，发现预算没有使用完，就会采取突击消费的形式花完预算。突击消费通常都存在于年底，因此可以通过财务分析手段，比对各个月份的消费金额，若年底消费金额明显大于其他月份，那么突击消费的可能性非常高。

另外，小编曾经也发现某分公司，其预算是按月分解的，但其每个月的预算使用均达到了99%以上，那么这种情况就需要进行进一步调查其费用报销是否存在问题了。

2、虚报打车费用

有时候在打车的时候，由于很多乘客未索要发票，出租车司机手上会积压很多发票，此时就可能存在问司机多要发票进行虚报的行为。此时只需记录报销的发票号，如果存在连号或者号码间隔不大的情况，那么基本就属于这种行为。

如果是滴滴打车，那么在附上电子发票的时候，必须同时要求附上行程单，行程单上会有上下车时间和地点，可以很好地发现私费公报行为。

3、使用外地发票报销

这种舞弊手段比较低级，但小编曾经的集团也发现过此现象。某分公司总经理夫人常年在外地居住，便会拿在外地就餐以及星巴克的发票给到该总经理报销，通过查询该总经理出差记录发现，发票所显示的日期，该总经理并未到该地出差。那么基本可以判断是私费公报。

4、发票连号

在建立费用台账时，必须要记录发票号，因为发票连号的情况下，舞弊的可能性是非常大的。比如通过亲友的公司索要发票套取报销款，有些不注意的就会连续开具发票。

舞弊的手段有多种多样，本文无法全部列举。但是一旦有舞弊行为，那么在逻辑上通常都会存在一定的漏洞。企业可以设置内审部门或者聘请专业的外部机构，定期对企业的费用支出等进行专项审计，发现舞弊行为，并对员工起到一定震慑作用，从而降低舞弊概率。