电子文件管理制度

电子文件管理规定

一、目的

适应信息化建设的需要，规范公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。

二、范围

适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案管理。

三、定义

电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。

电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

四、管理要求

1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，保护其IT系统免遭破坏和非法使用。

2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经管理员允许不得卸载办公软件，

3、存放服务器的房间要上锁，服务器和设备要有专人管理。

4、电子文档更新必需拷贝文档保持一致，并且所有的文件发放记录应保留书面签字不得以电子形式保留。

5、必须备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丢失。

6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。

7、计算机系统每日创建或更新的关键数据应每日备份。

8、所有软件都应至少进行一次完整备份以作出保护。

9、系统数据应至少每月备份一次。

10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的情况下进行，备份数据应储存在大容量硬盘中。

11、备份数据应由子系统管理员放在安全可靠的地点，所有软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。

12、工作人员定期更改密码。

13、除非授权，否则不能随意添加员工进入IT系统。