行政事业单位电子文件管理办法

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事业单位档案管理制度

事业单位档案管理制度一、总则1.为了规范事业单位档案管理工作，保障档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

2.本制度适用于本单位所有行政机关、事业单位及涉及档案管理的其他单位。

3.本制度所称档案，是指机关、单位和个人在工作和活动中产生的一切纸质和电子文件、资料以及相关载体。

4.本制度的实施必须以依法管理、服务企业、服务社会、服务法官、执法者和群众为宗旨。

二、机构设置1.设立档案管理部门，负责单位档案管理工作。

2.档案管理部门负责对所有档案进行统一管理、保管、维护和利用。

三、档案排序与存储1.档案应按照文件分类、年代顺序、保管期限、文件形成者等因素进行分类排序。

2.档案室应具备适合档案保管要求的设施设备，如温湿度控制设备、防火、防水、防震等措施。

3.档案必须在专门的储存设施中进行保存，严禁将档案带离档案室或私自外借。

四、档案利用与浏览1.所有档案必须严格遵守国家相关规定，对决策者、管理者、法官以及执法者等进行提供。

2.对于不在保管期限内的档案，可向有关机构申请审批借阅或者复制。

3.对于机密性较高的档案应尽量采用电子存档方式，严格控制查阅权限。

五、档案检索与销毁1.档案检索应采用统一的检索标准和检索系统，确保检索结果的准确可靠。

2.对于不再需要保留的档案，应根据文件的保管期限和管理规定进行销毁。

3.特殊情况下，涉及个人隐私等档案的销毁，应征得相关人员的同意，并备案存档。

六、档案备份与保护1.档案应每年至少备份一次，备份资料应存储在不同的地点以实现灾备。

2.档案备份资料的保护应采用安全可靠的技术手段，确保档案信息的安全性和完整性。

3.档案管理人员应进行定期检查和维护备份设施，以确保备份的可用性。

七、责任与考核1.档案管理部门应制定相关岗位职责并明确工作权限和责任。

2.档案管理人员要认真履行职责，严格执行档案管理制度，确保档案安全、完整和准确。

3.单位应建立档案管理考核制度，对档案管理工作进行定期考核评估，对责任人员实行绩效考核。

电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。

一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。

1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。

西安市电子文件归档与管理办法

西安市电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》等有关法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。

第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。

第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。

（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）电子档案经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。

（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（七）迁移指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（八）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（九）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（十）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。

上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法

上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法第一章总则第一条（目的依据）为推进政务服务“一网通办”，规范本市电子档案管理，确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用，根据有关法律、法规和《上海市公共数据和一网通办管理办法》，制订本办法。

第二条（适用范围）本办法适用于本市各级行政机关、履行公共管理和服务职能的事业单位(以下统称“公共管理和服务机构”)在政务服务“一网通办”中直接形成、具有保存价值的各种类型的电子档案管理。

涉及国家秘密的电子档案管理,按照有关保密法律、法规的规定执行。

第三条（管理原则）“一网通办”电子档案是公共管理和服务机构依法履行职能的重要凭证，是国家档案信息资源的重要组成部分，其管理遵循以下基本原则：（一）统筹规划。

将电子档案管理纳入本市政务服务“一网通办”工作总体规划，实行统一规划、统一标准、统一流程。

（二）全程管理。

根据电子档案的特点和管理要求，建立严密、完整的管控体系，对政务服务“一网通办”中应归档电子文件的收集与采集、归档与整理、保存与利用、移交与接收等，实行全程管理。

（三）方便利用。

充分发挥电子档案高效、便捷的优势，实现政务服务“一网通办”中电子档案分层次、分类别、按需求、按权限的共享利用。

（四）确保安全。

严格按照有关法律法规的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保电子档案的真实、完整、可用、安全。

第四条（概念界定）本办法所称的电子文件，是指公共管理和服务机构在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

本办法所称的电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第五条（职责分工）市、区档案行政管理部门依照管理职责，负责管辖范围的政务服务“一网通办”中电子档案管理的监督和指导。

公共管理和服务机构承担“一网通办”电子档案管理的主体责任，应指定专人负责电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全。

市大数据中心在市档案局的业务指导下，建设和完善“一网通办”在线政务服务平台电子档案管理系统。

黑龙江电子档案管理办法

黑龙江电子档案管理办法第一章总则第一条为规范黑龙江省电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整、可用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本省实际，制定本办法。

第二条本办法适用于黑龙江省各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在电子档案管理过程中的各项活动。

第二章电子档案定义与范围第三条电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第四条电子档案的范围包括：（一）在公务活动中形成的具有保存价值的电子文件；（二）具有查考、凭证和留存意义的其他电子材料；（三）电子档案元数据及相关支持软件、参数和其他管理数据。

第三章档案收集与整理规范第五条电子档案收集应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，确保电子档案的原始性和真实性。

第六条电子档案的整理应按照分类方案进行，确保档案内容的系统性、逻辑性和连续性。

第四章档案存储与备份要求第七条电子档案应存储在安全可靠的网络环境中，采取技术措施防止信息篡改、丢失和破坏。

第八条电子档案应定期进行备份，备份存储介质应多样化，并实行异地保存。

第五章档案安全与保密措施第九条电子档案的安全管理应遵循国家和省有关信息安全的法律法规，建立健全安全保密制度。

第十条涉及国家秘密的电子档案应按照保密法规的要求进行管理，确保电子档案不被非法获取、利用和泄露。

第六章档案利用与共享机制第十一条在确保电子档案安全的前提下，应提供便捷的档案利用服务，促进电子档案的有效利用。

第十二条鼓励和支持电子档案在符合规定条件下的跨部门、跨单位的共享利用。

第七章档案鉴定与销毁规定第十三条电子档案的鉴定工作应由专门机构或人员负责，按照规定的程序和标准进行。

第十四条经鉴定确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序予以销毁，并保留销毁记录。

第八章档案监督与检查制度第十五条各级档案管理部门应加强对电子档案管理工作的监督和检查，确保各项规定得到有效执行。

事业单位公文管理制度及办法

事业单位公文管理制度及办法公文作为一种特殊形式的书面文件，在事业单位中具有重要的作用。

为了提高公文管理效率，保证公文的准确传达和及时办理，事业单位需要建立科学的公文管理制度和办法。

本文将详细介绍事业单位公文管理制度及办法的相关内容。

一、公文管理制度的建立1. 制定管理规定：事业单位应根据国家有关法律法规和自身实际情况，制定公文管理的基本规定。

规定中应明确公文的分类、编号、密级、骑缝章、签署等要求，以及公文的送达、回复和归档等流程。

2. 设立公文管理组织：事业单位应设立专门的公文管理组织机构或工作小组，负责公文的协调、统一管理。

该组织应有专职人员，并负责培训和指导员工的公文写作和处理。

3. 制定公文模板：为提高公文的规范性和一致性，事业单位应制定公文模板。

模板中应包含标准的格式、字体、间距和标题等要求，以便员工在撰写公文时能够按照规定进行。

4. 审核制度：为确保公文的准确性和合法性，事业单位应建立公文审核制度。

制度中应规定公文审核的程序和责任人，确保每份公文都经过专人审核后才可以发出。

二、公文的书写要求1. 标题：公文的标题应简明扼要地概括主要内容，使用宋体、小二居中字体，字号不得大于五号。

标题的前面要注明文件字号和日期。

2. 正文：公文正文是公文的核心部分，应明确表达事项的内容、要求和意见。

正文要使用宋体、小四字体，行间距为1.5倍。

段落间要留出合适的间距，以增强版面的整洁美观。

3. 附件：若公文需要附带相关材料，应在公文正文之后另起一页，使用宋体、小四字体，行间距为1.5倍。

附件的内容应清晰明了，与公文内容相互独立，方便查阅和处理。

4. 页眉页脚：公文的每一页应编写页眉和页脚，页眉中标明文件字号和标题，页脚中标明页码和起讫日期。

页眉和页脚的字号应适中，使用宋体。

三、公文的处理流程1. 登记：收到公文后，事业单位应及时登记并编号，以便于后续的查找和跟踪。

登记中应包含公文的日期、来源、分类和相关责任人等信息。

行政事业单位档案管理存在的问题及对策

行政事业单位档案管理存在的问题及对策一般情况下，行政事业单位的档案管理主要划分为对档案材料的收集和分类整理以及归入档案和鉴定信息等一系列操作。

档案管理也是行政事业单位中最为基础的一项工作内容，跟随着现在信息化的发展，信息所存在的内容也愈发重要，档案管理的重要性也被人们逐渐意识到。

与此同时，由于信息技术化的广泛应用，顺势也带动了传统的档案管理方式的改变，当前形势下，我们国家中的大部分行政事业单位对于档案管理这项工作依旧存在着许多没有解决的问题，需要行政事业单位相关工作人员进一步将其进行规范化处理以及整改。

1 当前行政事业单位档案管理工作现存问题1.1 对档案管理工作的重视程度太低就当前情况来看，虽然我们国家已经将大部分的行政事业单位中档案管理列入年度工作计划当中，但是在实际的实施过程当中，仍有某些部分人员由于没有认识到档案管理对于行政事业单位的整体重要性。

所以，在进行档案管理工作时没有对其给予应有的重视程度，由此便导致了许许多多的行政事业单位中的档案管理工作出现行为不规范、综合管理水平低下、以及档案的重复利用率偏低的现象发生。

1.2 档案管理工作人员水平不足现在社会中，信息化技术的建设对于档案管理工作者所提出了标准更为严格的规范要求。

但是通过调查发现，现在仍存在许多行政事业单位的负责领导人员以及档案管理人员错误的将档案管理理解为一种简单的整理与保存。

所以在现实生活中有很多行政事业单位的档案管理人员是没有接受过任何形式以及专业知识与技能的培训教育的，因此导致了很大一部分行政事业单位的档案管理工作已经没有办法满足现在信息化档案管理的需要，所以在实际工作中很大部分档案存在着分类杂乱无章，摆放凌乱等现象。

1.3 行政事业单位档案管理的方式较为滞后行政事业单位内部档案管理所形成的方式对于整个档案管理工作的质量是否提高有着重要的影响作用，随着信息化时代的不断进步以及科学技术的广泛应用，目前已经有绝大部分的行政事业单位开始利用各种各样的信息化技术从而来达到日常办公自动化的方法。

事业单位电子档案管理制度

一、总则为加强事业单位档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案信息的安全与完整，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本事业单位实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本事业单位内部所有电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等各个环节。

三、电子档案的定义电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的具有保存价值的信息记录，包括电子文件、电子图纸、电子数据等。

四、电子档案管理职责1. 事业单位档案管理部门负责电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

2. 各部门、单位应指定专人负责电子档案的日常管理工作。

3. 事业单位负责人对本单位的电子档案管理工作负总责。

五、电子档案收集1. 电子档案的收集应遵循完整性、准确性、时效性原则。

2. 电子档案的收集范围包括：工作文件、会议记录、项目资料、人事档案、财务档案等。

3. 收集的电子档案应按照档案类别、年份、文件类型等进行分类整理。

六、电子档案整理1. 电子档案整理应遵循规范化、标准化原则。

2. 电子档案整理内容包括：档案目录、文件名、作者、日期、内容摘要等。

3. 电子档案整理应确保档案内容的真实、准确、完整。

七、电子档案保管1. 电子档案保管应遵循安全、保密、便捷原则。

2. 电子档案应存储在符合国家标准的电子档案存储设备上。

3. 定期对电子档案进行备份，确保档案信息不丢失。

4. 严格电子档案的访问权限，防止未经授权的访问。

八、电子档案利用1. 电子档案的利用应遵循公开、公平、公正原则。

2. 提供电子档案查阅、复制等服务，满足单位内部和外部利用需求。

3. 严格审批程序，确保电子档案的合法、合规利用。

九、电子档案鉴定与销毁1. 电子档案的鉴定应遵循国家档案鉴定标准。

2. 对不再具有保存价值的电子档案，按照国家规定程序进行销毁。

3. 销毁电子档案前，应进行备份，确保档案信息不丢失。

十、监督检查1. 事业单位档案管理部门对电子档案管理工作进行定期检查。

电子公文归档管理暂行办法

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。
第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴与和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他关电子文件的标准和规定。

电子档案管理办法(征求意见稿)

附件1电子档案管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条【目的和依据】为规范电子档案管理工作，保存国家历史记录，推进社会信息化进程，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本办法。

第二条【适用范围、定义】各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案管理工作，适用本办法。

本办法所称电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、归档的，对国家和社会具有保存价值的各种信息记录。

第三条【工作原则】电子档案管理工作应当遵循统一领导、全程管理、安全可控的原则。

第四条【管理要求和效力】档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当确保电子档案符合以下要求：（一）来源可靠。

由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理业务事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、归档、移交等系统安全可控；（二）程序规范。

形成、办理、归档、移交、接收、保存、利用、鉴定、销毁等全过程管理应当符合国家相关法律法规、标准规范规定，并且准确记录、可追溯；（三）要素合规。

内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合相关标准规范要求。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

机关、团体、企业事业单位和其他组织不得拒绝电子档案的合法合规使用，法律、行政法规另有规定的除外。

第五条【基础保障】档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当配备档案信息化基础设施，建立管理机制、标准规范体系、安全体系、人才队伍，满足电子档案管理的实际需求。

第六条【安全保密】电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、保密管理、密码管理、个人信息保护等相关法律法规要求。

第二章机构及其职责第七条【档案主管部门职责】国家档案主管部门统筹规划、组织协调、监督指导全国电子档案管理工作，研究制定政策制度，建立健全标准规范体系，培养专门人才，推动电子档案安全保管和有效利用。

电子文件归档与管理规范

电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1 范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。

本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。

各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。

各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第 1 部分：总则（Specification for the structure of electronic official documentbased on XML—Part:1 General principles ）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第 2 部分: 公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14 号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23 号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7 月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006 年12 月19 日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation —Records managemen（t 信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records —Part 1: Principles （信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS, 开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT（) 信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFTILE FORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 (PDF/A-1) （文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records ）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

事业单位档案管理规定

档案综合管理实施办法第一条为加强中心站档案的科学管理,保护和利用档案信息资源,为中心站各项事业发展服务,根据档案法以及国家档案管理部门有关规定,结合中心站档案工作的实际,制定本办法;第二条本办法所称档案,是指中心站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容的文件材料,它是中心站在各项工作活动中形成的历史记录,反映中心站不同时期的历史面貌,是中心站工作查考、制定决策的重要依据;第三条中心站档案工作是中心站相关工作的组成部分,是提高中心站工作效率和工作质量的必要条件,是维护中心站历史面貌的一项重要工作,必须加强对档案工作的领导,将其列入中心站的工作计划,统筹安排,保障档案工作的顺利进行;第五条中心站档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导;第六条中心站在各项工作中形成的所有档案,包括文书、基建、资料、业务等档案,均由中心站综合档案室统一保管,任何部门和个人不得擅自留存,以确保档案的完整和安全;第七条中心站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料,由各部门初步整理后,及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后,再向综合档案室移交;归档的文件材料必须齐全、完整、准确;第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作,对各门类、载体的档案,都要进行系统化整理,保持归档材料之间的历史联系,区分保存价值,便于利用管理,并编制各类档案的检索工具,积极主动提供档案利用,开发档案信息资源,为本单位各项工作服务;第九条综合档案室要建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按规定准确编制档案工作统计报表,及时上报档案行政管理部门;第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁,任何人不得擅自销毁档案;第十一条中心站的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施;要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理;第十二条综合档案室要建立健全档案的借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批权限;第十三条档案人员要忠于职守,遵纪守法,具备档案管理的有关专业知识,熟悉业务技能,能胜任本职工作;档案工作岗位人员要相对稳定,确因工作需要调动时,应在离职前办好交接手续;第十四条综合档案室应按时向上级机关移交由本单位制发的、或由本单位收到的省级以上含省级政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件；在本单位保管已超过10年的永久、长期文书档案,连同档案目录和有关的检索工具一并向上级机关移交;各类档案归档制度一、文书档案归档制度一归档范围凡是本站党务、群团、行政管理活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围,具体范围按文书档案保管期限表附件所列条款执行;二归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统;2、按照归档原则和制定的档案分类编号方案进行科学规范化的归档,确保文件材料之间的有机联系,真实地反映本站历史面貌,便于查找利用;3、从2011年开始归档;所有文件材料按年度归档,并根据文书档案保管期限表附录的规定,准确划分档案材料的保管期限;4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章,并填写各项目内容;每份文件单独装订,编页号;永久、长期保存的档案在装订时应用不锈钢钉装订;5、归档的永久、长期档案应编有归档文件目录一式三份,并附上年度归档说明,其中一份随相应的文件放在档案盒内,其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份,其中一份随相应的文件放在档案盒内,一份用于制作档案目录;三归档份数发文一式两份,收文一式一份;四归档时间每年的3月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务;二、会计档案归档制度一归档范围本站在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围,具体范围按会计档案保管期限表附录所列条款执行;二归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整;2、归档的各类凭证的规格基本一致,折叠整齐,装订牢固;3、装订时应注意调节案卷的厚薄,利于保管和查阅,每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章;三归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份;四归档时间当年的会计档案,在会计年度终了之后,可暂由财务部门保存一年;期满后,向综合档案室移交;五归档手续会计档案移交时,由会计人员列出清单一式两份,交接双方在交接清单上签字,双方各持一份备查;三、实物档案归档制度一归档范围1、本站获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；2、本站已停止使用的印章；3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等;二归档要求1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放;2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目;三归档时间实物档案在其形成后一个月内,由经办人说明有关情况,交综合档案室登记归档;四归档手续实物档案归档时,必须履行移交手续,填写移交清单一式二份,双方在清单上签字,各留一份备查;如有特殊情况,经综合档案室登记后,可暂由经办人单位或经办人保管;四、资料档案归档制度一归档范围本站所有工作中形成的相关记录、说明书、报告及储存相关资料、说明书、报告的磁盘、软盘、声像文带等载体;二归档要求1、接收、整理、保存、移交、借阅、销毁相关记录、说明书、报告等;2、分类归档相关记录、说明书、报告等;三归档时间1、质量体系运行质量记录保存期五年;2、相关科室留存保管的质量记录保存期为二年,但在实际工作中具有经验借鉴或指导意义的质量记录,可长期保存;四归档手续1、接收质量记录应填写质量记录移交/接收记录表;附录2、整理、归档质量记录需填写质量记录一览表;附录五、业务档案归档制度一归档范围1、建迁站点有关文件、资料、规范、海洋环境监测站工作大事记、海洋环境监测站业务工作档案、业务规章制度、查算图表、技术问题解决解答、技术文件、仪器使用说明书和检定证、各种系统程序版本、观测记录簿、值班日记、预审单、反馈单、以及对外服务合同协议书、观测监测资料、成果报告及其他上级部门要求记录和归档的资料;二归档要求1、中心站业务科负责海洋环境监测站业务工作档案的汇总;2、业务科负责海洋环境监测站业务技术档案的管理;3、技术负责人组织中心站业务科共同审核海洋环境监测站上报的工作大事记和业务工作档案,审核意见以书面形式下发给各海洋环境监测站,确定业务工作档案内容及大事记;三归档时间1、业务工作档案大事记每年填写一本,各项目的填写内容按要求填写,每年1月20日前将上年度大事记上报中心站业务科,同时以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站,海洋环境监测站按照要求填入海洋环境监测站业务工作档案大事记;2、海洋环境监测站须建立业务工作档案;业务工作档案内容须于每年1月20日前将上年度业务档案内容报中心,中心站审批后以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站;业务工作档案内容要填写完整,必要时应附以图表和照片;四归档手续建立本站技术档案文件清单,将上述资料一一造册登记,并指定专人负责收集、整理、归档等工作;凡停止使用的技术文件和规定等都要归档保存;六、电子文件档案归档制度一归档范围1、在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法;2、党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准;二归档要求1、文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上;2、归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档;归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素;3、逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门,在归档工作中,存储格式和位置暂时保持不变;4、物理归档1把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存;对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝;2本标准推荐采用的载体,按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等;不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态;4特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件;5将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表附录、附录,归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表首页附录,以件为单位填写续页附录;6对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录;三归档时间逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成;四归档手续1、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表附录;如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位;2、每份电子文件均应在电子文件登记表附录、附录中登记;七、基建档案归档制度一归档范围本站各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围,具体范围按国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表附录G所列条款执行;二归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统,以保障管理、维护、改扩建的需要;基建文件材料按工程项目组卷,卷内文件要进行系统排列、编号和编目,并按A4297mmX210mm的规格折叠成统一的幅面;三归档份数比较重要的一式二份,一般的一份,并编制基建档案目录一式二份;四归档时间工程竣工后,在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交;五归档手续基建材料归档时,必须履行交接手续,填写移交清单一式二份,交接双方在交接清单上签字;八、设备档案归档制度一归档范围主要包括仪器设备购置文件材料、随机文件材料,设备仪器安装、使用、维修形成的材料;（二）归档要求1、归档的文件材料要求齐全、完整；2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续,保证文件材料完整、准确、系统；3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内,由承担部门的兼职档案员负责积累,按材料的性质和结构进行系统整理,组成保管单位,填好目录,向档案室移交,并办理交接手续;四归档时间根据购置情况随时归档九、科技档案归档制度一归档范围从事生产、科研、基建及管理活动形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料;包括基建、设备、产品、科研等专业技术档案;二归档要求1、把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中,列入有关部门和有关人员的职责范围;2、对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候,要有科技档案部门参加,对应当归档的科技文件材料加以验收;没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目,不能验收;3、一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目,在完成或告一段落以后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理,组成保管单位,填写保管期限,注明密级,由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后,及时归档;4、对接收来的科技档案,进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理;档案保管和库房管理制度一、档案是党和国家的宝贵财富,必须坚持集中统一管理的原则;为了科学的管理本单位全部档案,切实保证档案的完整与安全,特制定本制度二、管理人员应对移交进档案室的档案材料进行认真审查、鉴定、清点,力求齐全、完整、准确,并做好加工整理、科学分类、编目、着录、装盒、上架等工作;三、移交和接收档案时都需填写移交/接收记录表附录J三、档案室实行专人负责,库存档案坚持谁保管谁负责的原则,管理人员要严格执行各项制度,忠于职守,确保档案实体安全和秘密安全;四、切实做好档案库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施,定期检查档案的保管状况,维护档案资料的完整、安全、整齐、美观,室内布局要整齐、美观,保持清洁,及时调节通风和温湿度,并做好记录适当温度14℃～24℃、湿度45%～65%为宜,库房内严禁吸烟、存放易燃、易爆品及其他杂物等;五、管理人员发现破损、虫蛀、鼠咬等情况要及时采取措施,并做好处理工作;六、管理人员每天下班前,要锁好库房门窗,切断电源;七、管理人员因工作调动离开档案工作岗位的,离岗前要对所保管的档案进行清点,履行交接手续;一、档案工作人员要认真学习、遵守国家保密法、保密法实施办法及上级和本单位制定的各种保密条例和制度,严守国家秘密,确保档案的安全;二、认真执行保密守则,不断增强保密观念;三、不在公共场所和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的一切内容;四、借阅档案资料必须履行借阅手续,未经有关领导批准,不得将档案材料借给任何无关人员查阅,不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室;五、不得在档案库房接待来访人员,不得与无关人员谈论档案工作中的秘密事项;六、发现失密、泄密现象,应及时报告办公室领导、分管单位领导;一、设置档案利用登记簿,根据档案的秘密等级,严格履行不同的借出登记、归还注销、反馈利用效果登记等手续;二、凡调阅有密级的档案资料需经有关领导批准,并且一般情况下只限于在档案室内阅读,未经批准不得带离档案室;借阅资料档案需填写质量记录借阅审批表附录,按审批权限规定办理三、利用者借阅档案时,要爱护档案,注意维护档案的完整与安全,严禁在档案资料上涂改、勾圈划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换,否则追究其责任;四、本单位工作人员因工作需要,可借阅本部门归档的档案;本单位工作人员因工作需要借阅非本部门的档案,需要经过该部门领导同意;五、外单位查阅本单位档案,应有单位介绍信,并经本单位有关领导人批准,方可查阅;六、经批准抄录、复制、复印的档案材料,由档案部门核对无误后,加盖档案部门证明专用章,可与档案原件同效;七、利用者归还调阅案卷时,应亲自交回档案室,经档案室管理人员检查无误后,办理注销借阅手续及反馈利用效果;档案鉴定销毁制度一、为了充分、合理、有效的保护档案,提高本单位档案的质量,特制定本制度;二、未经鉴定和批准,任何人不得销毁质量记录档案;三、鉴定工作中应遵循“保存从宽、销毁从严、本站文件从宽,上级文件和其他机关文件从严”的原则;四、对保管期限已满和确定再无保存价值的档案,经鉴定之后,提出处理意见,经单位领导审批后可进行销毁;五、质量记录档案在销毁之前,由档案室人员清理,填写质量记录档案销毁清单附录,经鉴定核实,报主管领导批准后,指定专人销毁和监销人进行销毁;综合档案室职责一、贯彻执行上级有关档案工作的法规政策,建立健全本单位档案工作各项规章制度;二、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案;三、负责指导和督促本单位各部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作;四、不断改进档案工作,逐步做到案卷质量标准化,档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化;五、对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作;六、积极开展档案借阅利用及档案信息开发利用工作,为本单位各项业务工作活动的开展服务;七、在统一领导、分级管理的原则下,负责对本单位下属单位的档案工作进行业务指导、检查和监督;八、办理领导交办的其他有关档案业务工作的任务;附录：文书档案保管期限表1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报永久重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年讨论未通过的文件 10年2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件,参加人员名册永久讨论未通过的文件10年3 本机关党组或实行党委制的党委会议和行政办公会的纪要、会议记录永久4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年5 机关联合召开会议的文件材料本机关为主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要永久本机关为协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告原文及译文、辅助报告原文及译文,上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计永久代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排10年7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件重要的永久一般的30年本地区、本机关工作汇报材 30年8 本机关业务文件材料本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料永久本机关的请示与上级机关的批复、批示重要业务问题的永久一般业务问题的30年同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料重要业务问题的永久一般业务问题的30年本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年本机关为主办的本机关为协办的本机关编辑、编写的文件材料大事记、组织沿革等永久简报、情况反映、工作信息等10年行政管理、执法活动中形成的文件材料行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久执法检查情况汇总、通报,整改通知等永久行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料行政管理工件中形成的备案文件材料10年行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料计划、总结、统计、调研等方面的文件材料年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久年度以下的计划、总结、统计材料10年重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等永久出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 30年9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久人事工作制度、规定、办法等文件 30年人事任免文件永久先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料受县级含以上表彰、奖励的永久受县级以下表彰、奖励的 30年、对本机关有关人员的处分材料受到警告不含以上处分的永久受到警告处分的30年职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久人事考核、职称评审工作文件材料永久职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久职工名册永久党、团、工会工作活动中形成的文件材料工作报告、总结,换届选举结果永久重要专项活动的报告、总结等永久党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料永久情况反映、工作简报 10年纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料重要的永久一般的 30年保卫部门的安全检查、调查记录10年本机关处理人民来信来访的文件材料有领导重要批示和处理结果的永久。

电子公文归档管理暂行办法

电子公文归档管理暂行办法篇一：浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），并结合浙江实际，制定本办法。

第一条本办法适用于省直单位电子公文的归档与管理。

各单位在业务工作中所产生的业务电子文件的归档与管理可参照本办法执行。

第二条本办法所称的电子公文，是指各省直单位在管理过程中通过电子计算机生成、处理和存储的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条各单位应将电子公文归档管理纳入档案工作管理范围，明确职责，落实分管领导，协调解决实际问题。

第四条各单位档案部门的主要职责是：（一）对本机关文书承办部门电子公文的形成、办理、收集和归档工作进行监督和指导；（二）负责归档电子公文的接收、管理与开发利用；（三）对本单位办公自动化系统的开发设计提出电子公文归档管理要求，确保电子公文的归档管理纳入办公自动化系统，并同步实施；（四）对所属单位及本系统开展电子公文归档管理工作进行监督和指导。

档案工作人员应具备相应的档案现代化管理知识，进行相关知识和技能培训。

第五条各单位文书承办部门应做好电子公文的形成、办理、收集和归档等工作。

信息网络管理部门应做好电子公文运行及归档管理过程中的技术保障和数据备份工作，确保其真实性、完整性和有效性。

第六条电子公文归档坚持实行“双轨制”管理原则。

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立参照关系。

第七条电子公文的归档范围、保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。

第八条电子公文的归档方式可分为逻辑归档和物理归档。

逻辑归档一般应在电子公文办理完毕后即时完成，物理归档应按照纸质文件的规定即时或定期完成。

采取逻辑归档时，必须由办公自动化系统提供相应的功能，实行安全、规范操作。

深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知

深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知文章属性•【制定机关】深圳市档案局•【公布日期】2003.07.24•【字号】深档字[2003]83号•【施行日期】2003.08.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知（2003年7月24日深档字[2003]83号）为了进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的有关规定，我局制订了《深圳市电子文件归档及管理办法》，现予印发，请遵照执行。

深圳市电子文件归档及管理办法第一章总则第一条为了进一步规范电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，制订本办法。

第二条我市各级国家机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理，适用本办法。

企业电子文件的归档及管理，可以参照本办法执行。

第三条本办法下列术语的含义分别为：（一）电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的文件。

（二）归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。

（三）在线式归档：指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子文件向档案部门移交的过程。

（四）可卸载式归档：指将应归档的电子文件卸载到脱机载体上，向档案部门移交的过程。

（五）元数据：关于数据的数据，是一种信息资源组织和管理工具，它可以对文件进行详细、全面、规范的描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取。

第二章组织管理与职责第四条市、区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对市、区国家机关、团体、企事业单位产生的电子文件归档及管理实行监督指导。

事业单位公文管理制度及办法

事业单位公文管理制度及办法一、引言近年来，随着事业单位发展的迅速，公文管理在事业单位的日常工作中扮演着重要的角色。

为了提高公文管理的效率和规范性，制定一套科学的公文管理制度与办法是至关重要的。

本文就事业单位公文管理制度与办法进行探讨，旨在为事业单位提供公文管理的参考。

二、公文管理的重要性公文是事业单位内部与外部交流的重要工具，其管理的效率直接关系到事业单位的运转效率和形象。

有效的公文管理可以提高工作效率、减少信息传递错误、规范文件的撰写和审批流程，同时也为事业单位员工提供了明确的工作指引。

三、公文管理制度的建立1. 制定制度的必要性事业单位应当以提高工作效率和规范公文流转为目标，建立科学的公文管理制度。

通过制定制度，可以明确公文的起草、审批、送达和归档的程序和责任，确保公文流转的准确、及时和高效。

2. 建立公文管理制度的原则- 规范性原则：确保公文管理的一致性和统一性。

- 透明性原则：明确公文管理的过程和规定，确保公文活动的公开透明。

- 效率原则：提高工作效率，减少时间和资源的浪费。

- 责任原则：明确各个环节的责任和权限，确保公文管理的责任清晰。

3. 公文管理制度的内容- 公文的起草：制定公文起草的模板和规范，确保公文的标准化和规范化。

- 公文的审批：明确公文审批的程序和权限，规范公文的审批流程。

- 公文的送达：确保公文的及时、准确送达，避免信息传递中的瑕疵。

- 公文的归档：建立公文归档制度，确保公文的整理、储存和检索方便。

四、公文管理办法1. 引入电子公文管理系统随着信息技术的发展，电子公文管理系统渐渐替代了传统的纸质公文管理方式。

事业单位应积极引入电子公文管理系统，提高公文管理的效率和便捷性。

2. 培训公文管理人员事业单位应定期组织公文管理人员培训，提高其公文管理的专业素养和技能。

包括公文起草技巧、审批程序、电子公文管理系统的应用等。

3. 建立公文管理考核机制通过建立公文管理的考核机制，可以对公文管理人员的工作进行评估和奖惩。

政务文件管理制度

政务文件管理制度一、总则为规范政务文件的管理和利用，提高政务文件管理的科学化、规范化和效率化水平，保证政务文件的安全性和真实性，维护国家和公民的合法权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于各级政府机关、事业单位和其他在职单位的政务文件管理工作。

三、政务文件的定义政务文件是指国家机关和其他有关单位发出或者接收的文件、资料、数据等载有行政机关职权行使、公共管理和公共服务等内容的记录材料，包括纸质文件、电子文件、图纸、评审材料、会议记录、案卷资料等。

四、政务文件的分类根据国家有关规定和文件的内容性质，政务文件划分为机密文件、绝密文件、秘密文件、一般文件等四个级别。

其中，机密文件为对外、对内造成较严重损害的文件；绝密文件为对国家利益和社会秩序造成严重危害的文件；秘密文件为可能对党和政府形象或者公民利益造成影响的文件；一般文件为一般性工作文件。

五、政务文件的登记和归档1. 政务文件应当按照国家有关规定进行登记和归档。

对于纸质文件，应当在发文前登记并确定文件编号，对于电子文件，应当在生成之时进行电子登记并确定电子档案编号。

2. 政务文件的归档应当按照规定的档案管理制度进行。

对于机密文件和绝密文件，应当单独设定专门的安全保密的档案室进行管理。

3. 对于已经过期或者不再使用的政务文件，应当按照国家有关规定进行销毁或者归档处理。

六、政务文件的保密管理1. 对于机密文件和绝密文件，应当严格控制文件的查阅和复制，确保文件的安全。

2. 对于存放政务文件的档案室，应当设置专门的防火、防水、防盗设施，确保文件的安全。

3. 对于未经批准的人员，不得向其透露机密文件和绝密文件的内容。

4. 对于非机密文件和绝密文件，也应当做好相应的安全保密工作，确保文件的安全。

七、政务文件的利用1. 政务文件的利用应当遵守国家有关规定，确保文件的真实、完整和安全。

2. 对于需要提供政务文件信息的单位或者个人，应当按照规定的手续进行申请、查阅和复制。

行政文件管理与保密措施

行政文件管理与保密措施行政文件是政府机关、事业单位以及其他组织在行政活动中产生的各类文件。

良好的行政文件管理和保密措施对于保障政府机关及相关组织的信息安全至关重要。

本文将介绍行政文件管理的重要性以及必要的保密措施，并提供可行的解决方案。

一、行政文件管理的重要性行政文件是政府机关及其他组织工作的基础和重要依据。

合理的行政文件管理可以提高工作效率、确保决策的科学性和合法性，并为历史溯源和责任追究提供依据。

行政文件管理应遵循以下原则：1. 文明规范原则：行政文件应以规范的文书格式进行撰写，包括标题、日期、文号等内容，以确保文件的合法性和准确性。

2. 统一命名原则：行政文件应使用统一的文件命名规则，便于查询和管理。

命名规则可根据文件类型、责任单位和时间等要素制定，例如“2019年X部门办公室会议记录”。

3. 分类归档原则：行政文件应按照一定的分类标准进行归档，例如按照文件的主题、部门或者文件类型进行分类，以便于查找和管理。

4. 定期清理原则：为避免文件积压，应定期清理档案，将不再需要的文件进行销毁或者归档保存，以充分利用存储空间。

二、行政文件保密措施的重要性行政文件中可能包含的机密信息对于国家安全或组织利益具有重要意义，因此采取保密措施是必不可少的。

以下是行政文件保密的几种常用措施：1. 文件分级管理：依据文件的重要性和敏感程度，对行政文件进行分级管理。

通常分为绝密、机密、秘密和内部级别等，不同级别的文件应有不同的阅览权限。

2. 限制文件复制和外传：对于重要的行政文件，应限制其复制和外传。

确保文件仅在授权范围内被复制和使用，避免信息泄露。

3. 加密和密码保护：对于电子文件，可以采取加密措施和设置密码，确保文件只能被授权人员阅读和编辑。

4. 控制文件授权和审批流程：建立严格的文件审批流程，并明确授权范围和权限，确保文件的安全性和合法性。

5. 培训与意识教育：组织必须定期对工作人员进行保密培训，加强对行政文件保密工作的认识和重视，提高保密意识。