园林绿化工程档案管理工作思考论文

对园林绿化工程档案管理工作的思考[摘要] 文章简述了园林绿化工程档案管理的内容、特点及作用，并针对目前管理中存在的问题，提出建议和对策，以供参考。

[关键词] 园林绿化工程档案管理

档案管理工作是行政管理工作的一部分。特别是在市场经济条件下，档案管理工作与企事业单位的开拓发展紧密联系，息息相关。园林绿化档案，是记述或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，为城市建设、改造与发展提供了重要依据。实践证明，园林绿化档案在城市建设和发展中，发挥着重要的作用。因此，我们必须把握住城市园林档案的特点，认真做好园林绿化档案的管理工作，使园林绿化档案更好地为城市建设及各项工作服务。

一、园林绿化工程档案概述

（一）园林绿化档案的内容

园林绿化档案是一个城市各种绿地、风景名胜区等规划建设施工与管理的历史性记载，是城建档案的一部分，涵盖面很广。例如城市的公园工程，绿地苗圃名木古树、人均公共绿地面积、历年的城市园林覆盖率、历年的植树造林面积、覆盖率、病虫害的防治、珍贵花卉、珍贵树木、城市雕塑工程、基建工程等等，都蕴含大量的信息，为人们提供可研究、可利用的信息资源。一般来说，园林绿化档案可分为：城市绿地苗圃档案、城市公园工程档案、历年风景园林档案、城市名木古树档案、城市雕塑档案、园林科技档案、

历年动物保护档案等。可以说园林绿化档案是园林技术储备的一种形式和技术交流的重要手段。

（二）园林绿化档案的特点

一是专业性。园林绿化档案作为园林绿化科技、生产活动的记录，在工作中要根据园林的生长特点，选择地点进行规划、设计、布局、种植、养护管理。因而，其在各项城市园林工作中所形成的档案与其它档案相比，具有较强的专业性；二是多样性。园林绿化档案既有一般档案的共性，但又有其特性，其载体不仅有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案；而且还有锦旗、奖章、奖杯等实物；有志书、实物遗存、图片等，经收集整理或加工成文献资料后，也可作为档案保存；三是时效性。园林绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。这是因为树木、绿地一般都具有生长周期，绿化的效果在一定长的时间后才能实现。

（三）园林绿化档案的作用

（1）园林绿化档案可以作为日常工作参考的资料。城市的园林建设不可能在短时间就全部建成，需要长远考虑管理、养护、发展的问题。园林绿化档案记录了城市园林的建设布局、林木花卉品种、栽培技术、生长习性等。因此，为园林发展建设的连续性、周期性提供了不可缺少的凭证和参数。以此为据研究制定园林规划，制定城市的绿化、美化方案，以及园林管理、整修、树木更新换代等，避免和减少调查、勘测等重复工作，又使计划制定切合实际。例如，某市园林局在雪松、柳树病虫害的防治工作中，依据档案记载，延

长了树苗生长旺盛期，增加了树苗抗病能力，下降了枯死株比率；在创建国家园林城市中，依据完整的绿化档案休整绿地，取得了满分的好成绩；在喷泉的维修和改建中，以档案为依据，节省了大量的人力和财力；在绿化植物养护、保护工作中，依据档案做到有的放矢、游刃有余开展工作，取得事半功倍的效果。

（2）园林绿化档案具有可观的经济效益。园林绿化部门任何一项新建、改建、扩建项目，都离不开园林绿化档案。例如，某市绿化处，新建花室需自备井，由于参考了档案，修改了工程方案，减少了工程经费，为单位节省资金20多万元。在新建苗圃花室时，吸取参照了众多已建苗圃花室的风格利弊及经验教训，建成了设计合理新颖、设施配套齐全的花室，减少了资金经费。又如，绿化处在承接的工程中，参照利用档案设计的绿地新颖，苗木配植合理，见效快，美化效果好，用户非常满意，单位也获得了较好的经济效益。

（3）有利于构建和谐社会。主要体现在：通过利用有关园林绿化档案，从而能够借鉴过去的好经验和好办法，更好地保护好美好环境，为构建和谐社会做出贡献。

二、园林绿化工程档案管理中存在的问题

（一）对园林绿化工程档案管理工作重视程度不够

从档案管理内容看，档案的形成、积累、管理与调用，都需要园林领导和档案人员及每一位工作人员不同程度的参与。然而事实上，大家都存在档案意识不强的现象。一是参加园林绿化建设项目

的建设单位认识薄弱。建设单位的工作人员简单地认为，园林绿化建设只要凭借丰富的种植经验和科学的种植技术，按照规划要求完成种植就可以了，没有必要做档案记录。以致收集的档案不齐全，更谈不上完整和系统。所收集的绿化工程档案不能真实、全面、客观地反映公园绿化建设种植主要活动过程，直接影响了绿化工程档案的整体质量和利用价值。二是园林部门档案管理人员或仅懂园林绿化，或仅懂档案，缺乏多面手，没有按照城建档案行业管理标准管理，使档案与工程脱节，造成档案底数不清，资料丢失，数据不真等一系列现象，直接影响到档案的真实有效性。

（二）缺乏统一的档案管理

文书档案管理一般由行政办公室负责整理归档，没有设置专门的档案室。由于历史的原因和行业管理的要求，一般只管理文书档案和部分实物档案、音像档案等，而人事档案、科技档案、会计档案、工程档案等分属各个业务部门管理，在园林单位内形成多部门管理各自档案的混乱格局，缺乏档案管理的统一性。

（三）归档制度不健全

归档制度不能同绿化工程规划、设计、培育、栽植、植物生长、防治、养护、技术管理措施、科学实验、投资、效益分析各阶段紧密结合。园林绿化建设工程是分阶段进行的。在园林绿化建设种植过程中，往往根据施工过程中存在的一些实际情况对原有规划设计作一些必要的变更，一些施工单位与建设单位有时只做口头上的工程变更协商，没有签字、印章完整的工程变更商洽单，给竣工验收

工作造成许多麻烦，使绘制的竣工图不精确。在植物生长、防治、养护、技术管理阶段，没有详细、系统、完整的记录文件。如：病虫害的预防只是按要求喷洒药水，养护和技术管理只凭经验，植物对温度、湿度、光照的要求根据人的感受，只要保证成活不死，收集的档案不能反映工程建设各阶段实际情况等等。

（四）档案管理人员综合素质和专业水平偏低

由于领导的不重视以及相关规章制度的不完善，致使园林绿化工程档案管理中的管理人员多一岗位多职，大都没有经过专门的技术培训，对资料归档的概念认识不清，不会积极主动地开展工程资料管理工作。有的资料管理人员就是普通的行政管理人员兼职，没有专业的园林施工方面知识，不了解园林工程承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动分析管理的基本知识，对相关的档案管理规定更是一问三不知。这容易产生如档案资料收集不及时、不完整等一系列的问题，影响档案资料的利用。

三、对策与建议

（一）提高档案管理的意识

加强档案法的学习和宣传，增强园林绿化单位全体干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识，领导重视是档案管理的前提。要把档案管理纳入重要议程，作为园林绿化重要内容来抓，与园林绿化建设同步规划、同步发展，使管理者、职工充分认识档案工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系。