推进档案管理现代化的意义与措施

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文◎ 林红
曼
基 星 薹｜ 墨 匿 圣 蟊
推进 档 案 管 理现 代 化 的意义 与 措施
李冬 （ 黑龙江省二龙山农场人力 资源和社会保障科 ；黑龙江省二龙 山农场 社保局 ）
档案 社会服 务功 能的重要 突破 口， 以全 新的 服 务 理 念 打 造 档 案 新 形 象 的 工 作 方 针 ， 让 人 民群 众可 以在 阅档 室、政 府公开 信息 网等查 阅文 件 ，为人 民群众 方便 、快捷创 造 良好 的 查档 环境 ，有 效地拉 近 了档 案与普 通百姓 的 距离 。建立新 思维 ，树立 新观念 ，站在 时代 前列 ，开拓视野 ，积 极谋划 档案事 业的发 展 大计 ，为档案 事业顺 利进入 知识经 济时代 的 “ 快车道 ”积极做好工作 。 观 念 创 新 是 管 理 创 新 的前 提 。 档 案 管 理 知识化 、网络化 、社会 化 ，把 知识 和创新作 为档案工 作的管 理 目标 ，逐 步改变 以往 “ 重 藏 轻用 ”的落后 观念 。这就 要强化 两种种意 识 。一是 要有积 极的信 息转化 意识 。档 案是 个庞大 的信息 库，但 一般情 况下各种 信息 是 比较零 散地储存 在众 多的单体 档案 中的 ， 只有 根据 需要 ，把 相关 信息系统 地 、规 范地 整 理 出 来 ，才 能 更 好 的发 挥 档 案 的信 息 作 用 ，体现档 案的信 息价值 。 因此 ，把档 案 内 容通 过加工 整理变 成更直 接 、更 适应需 要的 信 息 ， 是 档 案 部 门 义 不 容 辞 的 职 责 。二 是 要 进一 步强化 档案使用 的效 率意识 。我们应 当 意识 到，收 集和整理 档案 的最终 目的是利 用 档案 。怎样 更加有效 地利用 档案 ，使档案 在 利用和 管理过程 中的效率更 高 ，是 我们必 须 高度重 视的一个 问题 。所 以，必须 改变过 去 档案工 作无所作 为 的思想 ，强化档 案管理 的 效率意识，从而充分发挥档案的价值。 三 、档 案 工 作 规 范 化 、 标 准 化 是 推 进 管 理 现 代 化 的基 础 工 作 相 近 公 文 的 重 复 与 立 卷 组 合 的 无 序 是 阻碍 档案 工作实现 规范 化、标 准化 的最 大 问 题 。 实 现 档 案 工 作 规 范 化 、 标 准 化 的根 本 目 标就 是要 实现档案 保管 利用价 值的最大 化和 案卷 完整化 、检索 利用 便捷化 。而 “以我为 主 ”的立卷 归档工 作则 是解决 问题 、实现 目 标 的关键性 工作 。 “以我 为主 ”的立卷 归档 原则 ，即 归档的文 件要 以本单位 形成 的文件 为主 的原则 ，不仅 是在我 国文 书立 卷归 档工 作实 践中形成 并坚 持下来 的一条 原则 ，而且 还 是 推 进 档 案 工 作 规 范 化 、 标 准 化 ，乃 至 现 代 化 的 一 个 重 要 原 则 。 它 要 求 我 们 在 实 际 工 作 中 ， 在 严 格 执 行 国 务 院 办 公 厅 《 归 档 文 不
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现代化 管理是 建立在 现代科 学技术 和高 度 社会化 生产基础 之上 的，对各 项活动 进行 计 划 、组 织 、 指 挥 、 监 督 和调 节 的 总称 。 做 好 档 案 管 理 工 作 是 一 个 企 业 健 康 发 展 的 需 要 。 档 案 管 理 工 作 是 企 业 管 理 工 作 的 一 部 分 ， 是 提 高 企 业 工 作 质 量 和 工 作 效 率 的 必 要 条 件 ， 是 维 护 历 史 真 实 面 貌 的 一 项 重 要 工 作 。 科 学 规 范 地 管 理 档 案 ， 是 衡 量 一 个 企 业 业 绩 与 管 理 水 平 的 重 要 尺 度 。 档 案 管 理 工 作 做 好 了 ，一 方 面 为 企 业 高 层 管 理 人 员 及 时 了 解企业 整体经 营状况 ，适时 调整经营 策略提 供准确 依据 ，为经营 决策提供 支持性 证据 ； 另 一 方 面 有 利 于 社 会 各 方 准 确 认 定 企 业 经 营 成 果 ， 为 企 业 与 各 有 关 方 面 进 行 有 益 合 作 奠 定 坚 实 的 基 础 。 档 案 管 理 成 果 同 企 业 经 营 管 理 的有 机 结 合 决 定 了该 企 业 资源 配 置 的 取 向 和 模 式 ， 决 定 着 企 业 的 商 业 版 图 和 未 来 发 展 ，对 于 实 现 该 企 业 经 营 战 略 ， 不 断 提 高 管 理 效 率 具 有 深 远 的 影 响 。 因 此 ， 做 好 档 案 管 理 工 作 对 于 促 进 经 济 社 会 的 全 面 发 展 、 不 断 提 升 企 业 在 市 场 经 济 中 的 竞 争 力 具 有 重 要 意 义 。 在 我 国 经 济 全 面 发 展 的 历 史 背 景 下 ， 必 须 做好档 案管理工 作 ，不 断地更 新档案 管理 观念 ，勇敢探 索和 尝试新 的档案 管理手 段， 以全 面 、 真 实 地 反 映 企 业 整 体 发 展 状 况 和 经 营成果。 二 、推进企 业档案 管理现 代化 就要创新 档 案 意识 与观 念 档 案 部 门 及 全 体 档 案 工 作 者 要 摆 脱 档 案工作传 统观念 的束缚 ，进一 步解放 思想 ， 统 揽 全 局 ， 重 新 认 识 档 案 事 业 同 社 会 进 步 及经济建 设的关 系。 以人为本是 科学 发展观 的 核 心 要 义 ， 它 顺 应 了 人 类 社 会 发 展 的 必 然 趋 势 ，符 合 可 持 续 发 展 的 战 略 要 求 ，也 体 现 了对 人 民群 众 根 本 利 益 的 终 极 关 怀 。档 案 工 作 责 无 旁 贷 地 要 围绕 这 一 目标 而 开 展 工 作 ， 积 极 服 从 、 服 务 于 民 生 建 设 。 坚 持 把 解 决 人 民群 众 最 关 心 、 最 直 接 、最 现 实 的 利 益 问 题 作 为 档 案 工 作 的 出发 点 和 落 脚 点 ， 努 力 探 索 档 案 工 作 为 民 服 务 的 新 思 路 ， 最 大 限 度 地 满 足 社 会各 阶 层特 别 是 广 大人 民群 众 对 档 案 信 息 的 要 求 。 把 为 人 民 群 众 服 务 作 为 拓 展
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摘 要 ：档 案 本 身 就存 在 着 一定 的社 会 价 值 ，推进 档案管 理现代化 ，能够 高效 的发 挥 档案 的作 用 ，并促 进档 案工作 的进一 步发 展 ， 全 面 的 为 人 民 和 社 会 服 务 。 因 此 ，推 进 和 做 好 档 案 现 代 化 工作 意 义 重 大 关键词 ：档案管 理；现代 化 ；意义 ；创 新 ；标 准 化 ；服 务功 能 社 会 在 变 ， 企 业 或 单 位 也 在 变 ， 为 了 更 好 地 适 应 发 展 的 需 求 ， 单 位 的 档 案 部 门 、 档 案人 员也要 不断地适 应形势 的变化 。因此 ， 我们应 在尊重 历史发 展的基础 上 ，使 档案 管 理 充 满 活 力 ， 并 在 法 律 法 规 允 许 的 范 围 内进 行 ，更 好 的 利 用 档 案 为 企 业 或 单 位 的 经 营 活 动服务。 推进企业 档案 管理现代 化的 意义所
面发 生重大 变化 ，极其方 便 了信 息的交流 。 企业档 案工 作人员 在企业 档案 中要应用这 些 现 代化 的手 段 ， 尽快 实现 档 案信 息 管 理 自 动化 ，熟练 掌握和 利用档案 信息 管理系统 ， 从 而 更 有 效 地 提 供 服Fra Baidu bibliotek务 。 比 如 电 子 计 算 机 技 件 销 毁 办 法 》 的 基 础 上 ，要 注 意 解 决 好 三 个 术 、 网络 技 术 、 多 媒 体 技 术 、 影 视 制 作 技 术 问 题 ： 一 是 要 准 确 把 握 文 件 立 卷 归 档 的 时 效 等 促 进 档 案 工 作 的 发 展 跟 上 现 代 化 企 业 的节 性 ， 完 成 现 行 文 件 阶 段 任 务 的 ，才 能 予 以立 拍 。 卷 或 归 档 ， 而 没 有 完 成 的 ， 则 不 能 立 卷 或 归 结 语 档 ，否 则 ，将 会 给 档 案 管理 造 成 无 序和 混 在 新形势下做好档案管理工作，对加强和 乱 。 二 是 明 确 立 卷 归 档 的 重 点 和 进 行 合 理 的 提 高 企 业 或 单 位 的 管理 水 平 具 有 十 分 重 要 的意 立 卷 分 工 。 在 实 际 工 作 中 要 注 意 区 分 文 件 与 义 。因此 ，我 们 应 进 一 步 加 强 档 案 管 理 力 度 ， 资料 ，特别 是要注 意区分 在 内容、形 式和作 不断提升管理人员素质，提高案卷质量 ，努力 用等 方面都 具有很 多相似 之处 的文件 资料之 推 动 档 案 管 理工 作 为 企 业 发展 服 务 。 别 ， 具 体 问题 具 体 分 析 ， 以 减 少 档 案 管 理 中 的 重 复 度 和 信 息 冗 余 度 ， 提 高 档 案 利 用 的 效 参考文献 ： 率 和 效 果 。三 是 在 坚 持 贯 彻 “以我 为 主 ” 归 ［］ １ 张玉惠 Ⅸ 新形势 下的企 业档案管理现 档 原 则 的 前 提 下 ，要 注 意 有 效 地 维 护 全 宗 的 代 化 》 ［］ 机 电 兵 船档 案 ２ １ ３ Ｊ ０ ０（ ）： 完整性 。在 归档工作 中既 要掌握重 点 ，分 清 ［ 孙 海 霞，邹敏 Ⅸ ２ 】 新形势 下档案 工作的 主 次 ， 把 住 全 宗 的 入 口 关 ， 使 不 该 归 档 文 件 创 新 发展 ［】 黑 龙 江 史 志 ２ １ ９ Ｊ ０ ０（ ）。
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不 致 混 入 ， 同 时 ， 又 要 注 意 防 止 应 归 档 的散 失。特 别是在 立卷 中，要把 同类并 具有 内在 联 系 的 文 件 材 料 组 在 一 个 卷 内 ，保 持 同 问题 的 完 整 性 ， 反 映 同 一 问题 的 全 部 处 理 过程及 来龙 去脉 ，从而在提 高档案 利用价 值 的 同 时 ， 使 立 卷 归 档 后 所 形 成 的 档 案 既 完 整 ，又 不庞杂 ，为档 案 的规 范化 、标准化 管 理 奠 定坚 实 的工 作 基 础 。 四 、推进企 业档 案管理现 代化 的最终 目 的就 是增 强 其 服 务 功 能 １ 、要转变人 的思想观念 。企业领导要对 档 案部 门给予更 多 的重视 ，在 人员配 置上 克 服 盲 目性 和随意 性 ，优 化档案 人员 结构 ，配 嚣 专职 的档 案工 作人 员。档案 工作人 员要 改 变 思想观念 ，首 先要积 极探索 档案工 作的新 思 路 、 新 方 法 ， 主 动 树 立 服 务 意 识 。其 次 是 建立 质量意 识 、效 益意 识，要 根据 信 息市场 的需 求优化 服务措 施提 高服务质量 ，把 能增 进企 业社会 效益和 经济效 益的档 案信 息提 供 给企业 的决 策者 ，使档案 信息在 市场经 济的 作用下批准位 置并能充分发挥其作用 。 ２ 、提 高档 案 人 员 的业 务 素 质 。现 代 化 的 档 案 管 理 方 式 ， 从 档 案 业 务 流 程 到 工 作 方 式 的改变 等方面 ，都对 档案 工作人员 的要求进 步提 高。档 案人 员需要从 意识 、知识 、能 力等多 方面提 高 自己的专业 素质 。在 网络经 济 和 信 息 时 代 的 大 环 境 下 ，档 案 管 理 人 员 首 先 要 在 意 识 上 提 高 ，广 泛 涉 猎 此 方 面 有 关 的 信 息 ，时刻跟 随档案 学发展 的步伐 。知识方 。 面 把 档 案 信 息 的 采 集 、 存 储 、 传 递 和 开 发 与 先 进 的 管 理 科 学 和 信 息 科 学 结 合 起 来 ， 充 分 发 挥 自己的潜 能。并充 分利用 网络 ，积极开 发 ， 将 自己 所 发 现 的 知 识 尽 可 能 的 多 的 应 用 与 档案信息 管理 ，从而 使档案 更有效 的为企 业服务 。 ３ 加 强现代 化 技术 的应 用 。在 计算 机 、 和 网 络 广 泛 使 用 的 今 天 ， 档 案 材 料 的 收 集 方 式 与途 径 、存贮载 体、检 索方式 与速度等 方