江苏农机安全监理行政执法档案管理规定

江苏农机安全监理行政执法档案管理规定

文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）

附件：江苏省农机安全监理行政执法档案管理办法

目录

第一章总则

第二章档案室设置及人员配备

第三章档案分类

第四章档案制作及归档

第五章档案检索、保密及利用

第六章档案保存、补建及销毁

第七章奖惩

第八章附则

第一章总则

第一条为规范我省农机安全监理行政执法档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》以及国家、省关于农机安全监理工作的相关规定，制定本办法。

第二条本办法所称农机安全监理行政执法档案（以下简称“执法档案”），是指我省各级农机安全监理机构在办理拖拉机、联合收割机登记、检验及其驾驶证申领、纠正农机作业违法违规行为、处理农机事故的过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、数据、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条执法档案工作是农机安全监理机构重要的基础工作，各级农机主管部门及监理机构应当加强管理，将之纳入农机安全监理事业的总体发展规划。

第四条省农机安全监理所主管全省执法档案工作。市、县级农机安全监理机构主管本行政区域内执法档案工作。

农机主管部门和上一级农机安全监理机构在职责范围内负责对辖区内执法档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条各级农机安全监理机构应建立健全执法档案的制作、归档、利用、检查、考核制度，明确相关岗位职责，强化责任意识，统筹规划、分级建档、科学管理，不断提高执法档案管理水平。

第六条各地要保障执法档案管理所必须的档案设备、库房、人员及工作经费，推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。

第二章档案室设置及人员配备

第七条市、县级农机安全监理机构应当结合本单位执法档案管理的情况和发展需求，设置专门档案室。

第八条档案室应当具备符合要求的档案库房和管理设施，使用符合国家标准的档案用品和装具，存放执法档案的档案柜应为铁质。严禁堆放档案。执法档案多柜存放的，应绘制档案存放示意图或者设置档案柜标签，注明档案类别及起止序号。

第九条档案室内必须保持清洁，不得存放与档案无关的物品。档案室设置要远离易燃、易爆和有腐蚀性气体的场所，应尽可能与行政服务窗口相通或者相邻，以方便工作。

第十条档案室必须配置防火、防盗、防尘、防潮、防虫蛀和鼠害、遮光的设施和装备。

第十一条档案室应配备至少1台用于档案管理和查询的电脑，并根据需要逐步配备打印机、缩微、监控、温湿度自动控制等先进设备和通讯设备等。

第十二条档案室的管理职能是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的方针政策、法律法规和技术标准，负责档案室建设和规划工作；

（二）拟订辖区内执法档案工作管理制度，并负责组织实施；

（三）负责接收、整理、鉴定、统计、保管执法档案及有关资料；

（四）负责执法档案信息化建设和电子文件的归档工作；

（五）开展执法档案的利用工作；

（六）开展执法档案管理人员及其他监理人员的档案业务培训；

（七）利用执法档案开展多种形式的宣传教育活动，推进农机安全监理业务及行政执法的规范化。

第十三条市、县级农机安全监理机构应当明确分管档案工作的领导1人，配备专（兼）职档案管理人员不少于1人。执法档案数量达到6000卷（份、册）以上的，应配备专（兼）职档案管理人员不少于2人。

第十四条档案管理人员应为本单位在编在册工作人员，并持有省农机安全监理所颁发的《农机安全监理证》。

第十五条档案管理人员应当热心档案事业，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，熟悉安全生产法律法规、农机安全监理各类行政执法业务工作规范以及档案管理工作相关法律法规，熟练使用江苏省农机安全监督管理信息系统，具备执法档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。

第十六条档案管理人员要严格执行执法档案工作各项规章制度，做好档案日常管理、维护、服务等工作，定期开展检查，消除安全隐患，保证执法档案完整和安全。遇有特殊情况，应立即向领导报告，及时妥善处理。

第十七条农机安全监理机构应当按照法律法规的有关规定采取有效措施，防止职业中毒事故的发生。长期接触有毒有害物质的档案管理人员，依法享有社会工伤保险等有关待遇。

第十八条档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

第三章档案分类

第十九条行政许可档案

（一）拖拉机登记

1、无挂车拖拉机

2、上道路拖拉机

（二）拖拉机年度检验

1、无挂车拖拉机

2、上道路拖拉机

（三）联合收割机登记

（四）联合收割机年度检验

（五）临时行驶拖拉机、联合收割机

（六）拖拉机驾驶证申领

1、无挂车拖拉机驾驶人

2、上道路拖拉机驾驶人

（七）联合收割机驾驶证申领

第二十条行政处罚档案

（一）简易程序

（二）一般程序

第二十一条行政确认档案

（一）特别重大事故

（二）重大事故

（三）较大事故

（四）一般事故

第四章档案制作及归档

第二十二条执法档案材料应当按照规定的格式印制、填写，符合有关规范和标准的要求。有条件的应按规定的格式打印制作；手工填写的，应当使用碳素或蓝黑墨水，做到字迹清楚、文面整洁、符号正确。

第二十三条执法档案文书的内容应当符合有关法律、法规、规章、规范性文件、技术标准等规定，做到格式统一、内容完整、表述清楚，用语规范、简练、严谨、通畅。

第二十四条执法档案文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。执法档案文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用国家公布的简化汉字。需要当事人签名的栏目，不得用打印或加盖指印的方式替代。