行政事业单位财会人员如何清理往来款项.pdf

实务与操作
行政事业单位财会人员
如何清理往来款项
文／温燕玲
摘要：本文主要从以下几方面分析了行政事业单位往来款清理中应注意的问题和技术方法，如熟悉各往来科目的核算内容以及新旧会计制度的衔接，项目款收支、非税收入、经营服务性收入列入往来款的清查，串户、多头挂账的清理，会计差错检查方法和更正方法等，希望能给财务人员一些帮助。

关键字：往来款；清理方法；行政事业单位
行政事业单位的往来款项分为债权类和债务类两大类，其中债权类包括应收票据、应收账款、预付账款、其他应收款等；债务类包括应付票据、应付账款、预收账款、其他应付款、长期借款、长期应付款、短期借款、应缴税费、应付职工薪酬等。

目前很多行政事业单位的往来款存在长期挂账不清理、金额大、账户多、坏账严重的问题，影响了会计信息的真实性，甚至造成国有资产大量流失，这种情况已经引起相关部门的高度重视，要求各单位加强往来款项的清查工作，但是由于一些行政事业单位的财务人员业务水平不高，不知道如何清理或方法不当，以致清理的效果不太理想，笔者在此从往来款项清理的技术层面谈谈自己的体会，希望能给大家一些帮助。

熟悉会计科目的核算内容以及新旧会计制度的衔接
财会人员首先要熟悉各往来会计科目的核算内容，根据各往来账户挂账的具体事由，检查所用的会计科目及账务处理是否正确。

由于一些财会人员缺乏专业知识，处理日常经济事项时往往会用错会计科目。

例如：将应在“预付账款”核算的依据购货或服务合同规定支付的定金，放人“其他应收款”核算，而将应在“其他应收款”核算的支付的可以收回的订金，放入“预付账款”核算；有些将应通过“应缴税费”核算的代扣代缴个人所得税放在“其他应付款”科目核算；或将应记人“应收账款”的业务记为“其他应收款”，将应记人“应付账款”的业务记为“其他应付款”等混淆往来会计科目的使用。

清查过程中发现有会计科目使用错误的往来账户，须进行账务调整。

随着新《事业单位会计制度》及《行政单位会计制度》的实施，进一步规范和完善了往来会计科目的核算内容。

要做好清理工作财务人员必须熟悉新旧会计制度往来会计科目的衔接，特别是核算内容被分解、合并的科目以及名称变更的科目，例如：新制度取消了暂付款、暂存款、借入款项等会计科目，将行政单位的暂付款分解为应收账款、预付账款和其他应收款科目；将暂存款科目分解为应付账款、其他应付款、长期应付款、应付政府补贴款和受托代理负债等科目；新制度将事业单位的借入款款、应旧会计成的来离、退
二的清理
重支、非入和支他应收补助(的项目但尚未应转入政策变入结余收入等理的规不应通资产收入”科
“小金库”或偷、漏缴税款情况，应及时将其转入收人中，并按税法规定补缴税
款。

同时还要检查往来科目中“应缴财政款”、“应缴国库款”、
“应缴税费”等是否存在应缴未缴的情况。

上述情况，有的是由于财会人员业务水平不高，误人科目造成的，有的是故意通过往来科目人为调节项目收入或项目支出，隐瞒各项收入或结余，逃避相关部门的监管。

三首
口中国农业会计2o14—10
实务与操作
情况：1．将某单位或个人发生的往来款误记入另一家单位或个人挂账，例如应贷记“其他应付款一A单位”，误贷记为“其他应付款一B单位”。

2同一债权债务人有两个或以上往来账户，登记账簿或科目汇总时与记账凭证的科目不一致造成的串户，例如：A 单位在本单位有应收款和应付款两个账户，某张记账凭证是借“应收账款一A单位1000元”，而记账时误记入借“应付账款一A 单位1000元”，以致总账与明细分类账不符，而且两个账户的差额是相同的，手工记账容易出现此种情况。

第1种情况的串户较普遍，而且会计账表是平衡的，在对方结清款项后相互串户的单位仍有相同余额挂账，而且借贷方向是相反的，所以财务人员要重点检查同一往来科目中账户余额相同但借贷方向相反的账户，查有无该金额的发生额，可以运用“差数法”进行查找，使用财务软件的单位查找串户会较为方便。

多头挂账是指同一债权或债务人在不同往来会计科目中
均有挂账，或者同一往来会计科目中同一债权或债务人有两处或以上不同名称的挂账。

多头挂账产生的原因主要有以下几种：1．对于同一单位或个人因发生经济业务性质不同，挂账时须通过不同往来科目核算。

例如，A单位收NB单位保证金，A单位须通过“其他应付款一B单位”科目核算，而A单位欠B单位货款时须通过“应付账款一B单位”科目核算。

此种情况会计科目不能合并，但双方对账时涉及的每个账户都应核对。

2．同一经济业务挂账和销账使用的往来科目不同，或结清款项后没有冲销原来的挂账科目。

例如A单位预收B单位货款5000元，A单位会计处理如下：借记“银行存款一5000元”，贷记“预收账款一B单位一5000 元”；当A单位发给B单位货物20000元，并收到剩余货款15000元时，A单位借记“应收账款一5Ooo元”，借记“银行存款一15000元”，同时贷记“经营收入(或其他收人)一20000元”，税金忽略不计。

由于A单位财务人员对此笔经济业务进行账务处理时，没有冲减“预收账款一B 单位5000”元，以致B单位结清货款后A单位的“预收账款一B 单位”还有贷方余额5000元和“应收账款一B单位”借方余额5000元，形成多头挂账。

3．发生的经济业务内容及性质相同，但财务人员使用的往来会计科目不同。

这是由于财务人员账务处理的随意性造成的，不能前一种挂应收，后一种挂应付，要遵循一贯性原则，相同的经济业务要采取相同的会计账务处理方法。

4．同一往来科目下，同一单位或个人挂账时用不同
名称。

例如，由于提供的单据填写不正规，有时填写对方的公司
名称，有时填写公司的老板个人名字，造成财务人员挂账时有时用公司名称，有时用个人名称，形成多头挂账。

财务人员在挂账时应与业务经办人确认，使用正确的单位名称，同时要求相关人员填写单据时要规范。

上述情况的多头挂账，除第1种外必须进行账户合并或调整，以减少对账难度。

四、选择正确的会计错账检查法及会计差错更正方法
在往来款项清理过程中，财务人员应熟悉各种会计错账检
查法，才能快速查找出差错。

会计错账检查法主要有以下几种：
1．除九法，适用于前后数字颠倒或数字移位的情况；2．除二法，此方法适用于借贷方向或红蓝字记反情况；3．差数法，即是根据错账差数直接查找的方法，适用于串户、重记或漏记情况。

另外还有追根法、象形法、母子法、顺查法等。

对于往来款发生的差错，差数法的使用较为普遍。

发现的错账要按照《会计基础工作规范》的要求，借鉴《企业会计准则第28号一会计政策、会计估计变更和差错更正》的规定，根据差错发生时间、所属期间、重要性等选择正确的会计差错更正方法，如追溯重述法、未来适用法、划线更正法、红字注销法、蓝字反方向更正法(蓝字更正法 )、红蓝字更正法(综合调整法 )等调整账务。

五、建立定期
对账制度，编
制账龄分析
表
财务人员除了保证自己的账账相符、账证相符外，还要与其他职能部门(如销售部门、仓库等 )或经办人核对，数据经内部各部门核对没有发现问题后，通过实地对账或发询证函方法定期与债权人或债务人核对，如有不符，查出双方金额不符原因，有误一方须进行账务调整处理，金额核对相符后双方在对账单上签字或盖章确认，并且要保管好对账单和相关资料。

为加强各债权、债务的管理，财务人员应编制账龄分析表。

账龄分析表是将各往来款项的拖欠时间按一定时间段，如3个月、6个月、6个月一1年、1-2年、2-3年以及3年以上分段作为分析依据，对不同时间段内的逾期账款采取不同的对策，因为拖欠时间越长，形成坏账的可能性越大。

六、将清理报告上报相关部门。

及时核销坏账
要保留好每次往来款项清理过程的依据，整理每项往来款清查结果及原因说明，写出往来款清理报告及建议处理意见上报相关部门，按批准处理意见处理。

对于达到坏账核销条件的要及时办理核销手续并且进行会计处理，以免造成会计信息失真。

相关会计制度规定对逾期3年或以上，有确凿证据表明确实无法收回或支付的往来款项要及时按规定报经批准后予以核销处理，同时将已核销的往来款项在备查簿中保留登记。

以上主要从财务人员清理往来款项的技术方法上进行分析，除此之外还须加强往来款的事前、事中控制，制定有效的管理机制，完善借款或赊销审批手续。

已核对清楚的应收未收款项要明确责任主体、落实催收责任，尽快收回。

单位内部个人欠款的，要由欠款人写出欠款原因或还款计划，不按时还款的可进行通告或从工资中扣除还款。

各项应付未付、应缴未缴的款项，特别是各种税费等要尽快结清，以免影响单位信誉或被罚
款、罚息。

主要参考文献
【1】《行政单位会计制度》(财库[20231218号)
【2]《事业单位会计制度》(财会[2012122号 )
作者单位：贵州省农业委员会水产站
(责任编辑：广大)
中国农业会计 2014-10。