如何写好备忘录
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如何写备忘录
——于相民 ——于相民
20112011-9-14
1
讲义大纲
一、什么是备忘录 二、为什么要推行备忘录 三、如何正确书写备忘录 四、案例分析
20112011-9-14
2
序:
我们所有的高级管理人 员都从内部提拔， 员都从内部提拔 ， 但如果你 想要升迁， 想要升迁 ， 最好先学会写备 忘录。 忘录。 ---宝洁CEO ---宝洁CEO 雷富礼
20112011-9-14
5
报告冗长、分散 风格不一 缺乏清晰的结构和鲜明的观点 废话过多、缺少支持性论点及数 据化分析 同一内容，不同读者有不同理解
一张纸（一目了然、简练清楚） 一张纸（一目了然、简练清楚） 统一模板、统一格式 统一模板、
公文 现状
合乎逻辑、观点明确、 合乎逻辑、观点明确、切中要害 侧重于支持性数据及事实依据的分 析 不同的人都能获得相同信息
审批
20112011-9-14
审批
11
运用“略读---浏览---阅读” ---浏览---阅读 Ｃ、 运用“略读---浏览---阅读”来检查和修正文 稿
略读---题目是什么， 略读---题目是什么，思考读者感不感兴趣 浏览---了解文章所有的重要紧急和关联信息 浏览---了解文章所有的重要紧急和关联信息 阅读--- 逻辑表达是否简洁、 连贯 、 阅读 ---逻辑表达是否简洁 、 连贯、 ຫໍສະໝຸດ Baidu整使用 简明易懂的语句。 简明易懂的语句。
20112011-9-14 7
2、书写要领 A、做好计划
判断信息类型（是建议型，还是分析型） 判断信息类型（是建议型，还是分析型） 明确目标读者和写作主题 确定要点顺序
20112011-9-14
8
Ｂ、信息组织的6 Ｂ、信息组织的6步曲 信息组织的
建议型
致： 抄送： 抄送： 发件人：部门：日期： 发件人：部门：日期： 题目 第1步：题目及相关 信息（发自谁、 信息（发自谁、发给 抄送谁、日期） 谁、抄送谁、日期） 致： 抄送： 抄送： 发件人：部门：日期： 发件人：部门：日期： 题目
追求 的目 标
沟通障碍 不便阅读和理解 耽误领导审批时间 降低工作效率
20112011-9-14
有效沟通 报告含金量高、 报告含金量高、说服性强
结果
节省阅读者时间、 节省阅读者时间、加快审批 速度 提高工作效率→ 提高工作效率→发展自己和 组织， 组织，提升公司效率
6
三、如何正确书写备忘录
1、写备忘录最容易犯的错误-------只顾自己感 写备忘录最容易犯的错误-------只顾自己感 ------受，没有从读者角度来考虑 A.重点内容不突出 A. 重点内容不突出 B.容易走极端（表述太过简单或太过复杂） B. 容易走极端（表述太过简单或太过复杂） C.逻辑条理不清楚、张冠李戴 C. 逻辑条理不清楚、 D.短斤少两，遗漏要点 D. 短斤少两， E.缺少数据及理性分析，说服力不够强 E. 缺少数据及理性分析，
致： 抄送： 发件人：
日期：
题目 开篇段落(概要) 概要) 背景资料(背景) 背景) 主体 细节/ 细节/讨论 计划行动(关键步骤) 关键步骤) 审批
4
二、为什么要推行备忘录
将复杂事情简单化 实行高效能管理， 实行高效能管理，最终提高工作效率 作为一种训练工具， 作为一种训练工具 ， 鼓励员工学会认真 细致的分析方法、 细致的分析方法 、 提升管理者的逻辑及 系统思维能力
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一、 什么是备 忘录
通常是指： 在公司以文字形式出现的 文件、报告 宝洁备忘录： 从意见中择出事实的一页 报告； 是信息交换及决策的媒介， 是一种逻辑和顺序思维的 再现； 已从一种管理工具演变为 宝洁的文化
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“宝洁备忘录”结构 宝洁备忘录” 宝洁备忘录 （XXX部门）备忘录 XXX部门）
分析型
结论 ----表明自己的意见 表明自己的意见、 ---- 表明自己的意见 、 判断或对事物的看法
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Ｂ、信息组织的6 Ｂ、信息组织的6步曲 信息组织的
建议型
第5步：细节/讨论 细节/ （用于讨论尚未涉及 的问题，如限制因素、 的问题，如限制因素、 风险等，并加入其他 风险等， 部门意见） 部门意见）
分析型
细节/ 细节/讨论 ------可用可不用 ------可用可不用
细节/ 细节/讨论 -----可用可不用 -----可用可不用
关键步骤 ---描述若建议得到同 ---描述若建议得到同 意后 ， 将采取什么行 动及时间安排
第6步：关键步骤 下一步行动计划） （下一步行动计划）
关键步骤 ---描述作为所得出 的结论， 的结论 ， 计划采取什 么行动
分析型
概要 ----让读者做什么 ----让读者做什么
第2步：概要（简洁 概要（ 语句概括该备忘录的 主要内容） 主要内容）
概要 ----让读者知道什么 ----让读者知道什么
背景 ----为建议段落作铺垫 ----为建议段落作铺垫
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第3步：背景（提事 背景（ 实，用图表数据更能 直观了解。 直观了解。通常采用 过去时） 过去时）
背景 ---描述收集数据资料 ---描述收集数据资料 的方法
9
Ｂ、信息组织的6 Ｂ、信息组织的6步曲 信息组织的
建议型
建议 ----强调需审批的事件 ----强调需审批的事件 ----若建议在概要中已 ----若建议在概要中已 有完整陈述， 有完整陈述，此段可省 略 第 4 步 ： 主体 （ 列出 主体（ 主要论据、 主要论据、突出关键 论点和做法） 论点和做法） 建议依据 ----通常使用不多于三 ----通常使用不多于三 个理由来支持建议， 个理由来支持建议，按 重要程度由大到小排列 结论依据 -----按重要性由大到 -----按重要性由大到 小列出结论所依据的事 实
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四、案例分析
例如：义乌设立窗口备忘录（旧） 义乌设立窗口备忘录（新）
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结束语： 结束语：
备忘录看似简单，但作为沟通工具， 备忘录看似简单，但作为沟通工具，实则对大家都是一个 严酷的挑战。 严酷的挑战。 写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正： 写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正：
上级 讲一遍 教一遍 做一遍 再教一遍
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下级 听一遍 学一遍 看一遍 再做一遍
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——于相民 ——于相民
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讲义大纲
一、什么是备忘录 二、为什么要推行备忘录 三、如何正确书写备忘录 四、案例分析
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序:
我们所有的高级管理人 员都从内部提拔， 员都从内部提拔 ， 但如果你 想要升迁， 想要升迁 ， 最好先学会写备 忘录。 忘录。 ---宝洁CEO ---宝洁CEO 雷富礼
20112011-9-14
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报告冗长、分散 风格不一 缺乏清晰的结构和鲜明的观点 废话过多、缺少支持性论点及数 据化分析 同一内容，不同读者有不同理解
一张纸（一目了然、简练清楚） 一张纸（一目了然、简练清楚） 统一模板、统一格式 统一模板、
公文 现状
合乎逻辑、观点明确、 合乎逻辑、观点明确、切中要害 侧重于支持性数据及事实依据的分 析 不同的人都能获得相同信息
审批
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审批
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运用“略读---浏览---阅读” ---浏览---阅读 Ｃ、 运用“略读---浏览---阅读”来检查和修正文 稿
略读---题目是什么， 略读---题目是什么，思考读者感不感兴趣 浏览---了解文章所有的重要紧急和关联信息 浏览---了解文章所有的重要紧急和关联信息 阅读--- 逻辑表达是否简洁、 连贯 、 阅读 ---逻辑表达是否简洁 、 连贯、 ຫໍສະໝຸດ Baidu整使用 简明易懂的语句。 简明易懂的语句。
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2、书写要领 A、做好计划
判断信息类型（是建议型，还是分析型） 判断信息类型（是建议型，还是分析型） 明确目标读者和写作主题 确定要点顺序
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Ｂ、信息组织的6 Ｂ、信息组织的6步曲 信息组织的
建议型
致： 抄送： 抄送： 发件人：部门：日期： 发件人：部门：日期： 题目 第1步：题目及相关 信息（发自谁、 信息（发自谁、发给 抄送谁、日期） 谁、抄送谁、日期） 致： 抄送： 抄送： 发件人：部门：日期： 发件人：部门：日期： 题目
追求 的目 标
沟通障碍 不便阅读和理解 耽误领导审批时间 降低工作效率
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有效沟通 报告含金量高、 报告含金量高、说服性强
结果
节省阅读者时间、 节省阅读者时间、加快审批 速度 提高工作效率→ 提高工作效率→发展自己和 组织， 组织，提升公司效率
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三、如何正确书写备忘录
1、写备忘录最容易犯的错误-------只顾自己感 写备忘录最容易犯的错误-------只顾自己感 ------受，没有从读者角度来考虑 A.重点内容不突出 A. 重点内容不突出 B.容易走极端（表述太过简单或太过复杂） B. 容易走极端（表述太过简单或太过复杂） C.逻辑条理不清楚、张冠李戴 C. 逻辑条理不清楚、 D.短斤少两，遗漏要点 D. 短斤少两， E.缺少数据及理性分析，说服力不够强 E. 缺少数据及理性分析，
致： 抄送： 发件人：
日期：
题目 开篇段落(概要) 概要) 背景资料(背景) 背景) 主体 细节/ 细节/讨论 计划行动(关键步骤) 关键步骤) 审批
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二、为什么要推行备忘录
将复杂事情简单化 实行高效能管理， 实行高效能管理，最终提高工作效率 作为一种训练工具， 作为一种训练工具 ， 鼓励员工学会认真 细致的分析方法、 细致的分析方法 、 提升管理者的逻辑及 系统思维能力
20112011-9-14 3
一、 什么是备 忘录
通常是指： 在公司以文字形式出现的 文件、报告 宝洁备忘录： 从意见中择出事实的一页 报告； 是信息交换及决策的媒介， 是一种逻辑和顺序思维的 再现； 已从一种管理工具演变为 宝洁的文化
20112011-9-14
“宝洁备忘录”结构 宝洁备忘录” 宝洁备忘录 （XXX部门）备忘录 XXX部门）
分析型
结论 ----表明自己的意见 表明自己的意见、 ---- 表明自己的意见 、 判断或对事物的看法
20112011-9-14
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Ｂ、信息组织的6 Ｂ、信息组织的6步曲 信息组织的
建议型
第5步：细节/讨论 细节/ （用于讨论尚未涉及 的问题，如限制因素、 的问题，如限制因素、 风险等，并加入其他 风险等， 部门意见） 部门意见）
分析型
细节/ 细节/讨论 ------可用可不用 ------可用可不用
细节/ 细节/讨论 -----可用可不用 -----可用可不用
关键步骤 ---描述若建议得到同 ---描述若建议得到同 意后 ， 将采取什么行 动及时间安排
第6步：关键步骤 下一步行动计划） （下一步行动计划）
关键步骤 ---描述作为所得出 的结论， 的结论 ， 计划采取什 么行动
分析型
概要 ----让读者做什么 ----让读者做什么
第2步：概要（简洁 概要（ 语句概括该备忘录的 主要内容） 主要内容）
概要 ----让读者知道什么 ----让读者知道什么
背景 ----为建议段落作铺垫 ----为建议段落作铺垫
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第3步：背景（提事 背景（ 实，用图表数据更能 直观了解。 直观了解。通常采用 过去时） 过去时）
背景 ---描述收集数据资料 ---描述收集数据资料 的方法
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Ｂ、信息组织的6 Ｂ、信息组织的6步曲 信息组织的
建议型
建议 ----强调需审批的事件 ----强调需审批的事件 ----若建议在概要中已 ----若建议在概要中已 有完整陈述， 有完整陈述，此段可省 略 第 4 步 ： 主体 （ 列出 主体（ 主要论据、 主要论据、突出关键 论点和做法） 论点和做法） 建议依据 ----通常使用不多于三 ----通常使用不多于三 个理由来支持建议， 个理由来支持建议，按 重要程度由大到小排列 结论依据 -----按重要性由大到 -----按重要性由大到 小列出结论所依据的事 实
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四、案例分析
例如：义乌设立窗口备忘录（旧） 义乌设立窗口备忘录（新）
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结束语： 结束语：
备忘录看似简单，但作为沟通工具， 备忘录看似简单，但作为沟通工具，实则对大家都是一个 严酷的挑战。 严酷的挑战。 写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正： 写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正：
上级 讲一遍 教一遍 做一遍 再教一遍
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下级 听一遍 学一遍 看一遍 再做一遍
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