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OA需求分析与详细设计手册（第五分册）文档信息管理系统

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目录

一设计目标3

二主要功能3

三文档目录数据库4

三电子文档数据库7

四目录数据管理详细设计10

4．1 系统登录 (10)

4．2 目录数据库分类引导设计 (11)

4．3 系统菜单设计 (13)

4．3．1 系统管理 (13)

4．3．2 数据操作 (21)

4．3．3 归档操作 (24)

4．3．4 入库操作 (25)

4．3．5 数据检索 (25)

4．3．6 常用报表 (28)

一设计目标

建成核电公司统一的文档资源数据库，以客观反映文档信息资源的状况，为其它各种应用系统（如CMS）提供服务和支持，为借阅管理提供统一的对象。同时，该系统为公司文档产生或形成部门、文档主管部门提供统一的数据管理与数据维护工具，以优化、简化工作程序，使档案库房管理更趋合理，提高工作效率。

二主要功能

分别建立文档目录数据库与电子文档数据库，具有数据录入、修改、维护、数据自动接入、归档确认、目录数据与电子文档的关联、复合查询、常用报表等功能。其数据来源如下：

●在各电子流程中产生，归档后进入文档数据库，由文档管理人

员检查后执行归档操作。这些文件包括程序文件、请示报告、

公司收文、公司发文、函件、内部文件。

●公司各部门按照记录报告的归档要求，目常或定期录入记录报

告的条目，文档管理人员定期检查、补充后执行归档操作。

●各部门、各承包单位直接提交到信息文档处，由文档管理人员

直接录入后进行归档。

三文档目录数据库

数据结构设计如下：

1，vol_id总序号整数型8主健

2，vol_dh档案分类号字符型 43

由档案人员产生的检索号，如：“G2-11-IN1-27”

3，item212文件主类字符型 100

（字典库）将电子文档库的二级类目集中归纳在此，如“管理程序.AD”“技术程序.异常工况运行规程.事故诊断规程”。

4，item213文件子类字符型 100

（字典库）备用分类标识

5，item214文档状态字符型 20

（已过时、已作废、已升版、已生效等）

6，item215 系统代码字符型 20

（未来是字典库）如“RCP”

7，item216 设备代码字符型 20

（未来是字典库）如“1RRI001PO”

8，item217 子项代码字符型 20

（未来是字典库）如“RX”

9，item218 专业、工种字符型 20

10，item219 文档原编码一字符型 25

文件生效之时的编码

11，item220文档原编码二字符型 25

文件生效之时的第二个编码

12，item250 原图纸图册号字符型 40

为了弄清每份文件的变更数。

13，item221 收发号字符型 25

文件收发时收人员给的登记号

14，item249收发时间日期型 8

15，title文档主标题字符型 200

16，item223 文档副标题字符型 200 17，item224 文件形成部门字符型 100 18，item256 批准人字符型 10 19，item225文档形成时间日期型 8 20，item226 文件生效时间日期型 8 （程序等）

21，item227 文件质量级别字符型 3 （ QSR QR NQR）

22，item228 文档内容开始时间日期型 8 文件产生周期（记录报告）每月、每季、每年23，item229文档内容结束时间日期型 8 24，item230馆藏份数整数型 8

25，item231文档页数整数型 8

26，limited 页次字符型 10

27，item232 版次字符型 5

如：“1”“A”

28，item233卷数整数型 8

（记录报告）一份文档被装订成几卷

29，item234载体类型字符型 10

(纸质、图像、影像、声音)

30，item252 载体的保管期限字符型 10 31，item235信息类型字符型 10

（文本、图像、影像、声音）

32，item236 载体规格字符型 4

（A0-A4）

33，item222存放地址字符型 20

34，item237排架号字符型 30

（对普通用户保密）

35，item238原文件路径字符型 200 36，item239原文件类型字符型 10 （WORD、EXCEL、……）

37，item240电子文件路径字符型 200 38，item241文档密级字符型 10

（秘密、限制、无密级）

39，item242 档案保管期限字符型 10 40，item243文档所涉人名字符型 100

41，item244文档所涉系统字符型 100

42，item245文档所涉设备字符型250

43，item246关系密切的文件字符型250

44，mainword 主题词字符型100

45，item247关键词字符型100

46，item248工作流ID号字符型20

47，item251 工作票号字符型20

48，item253标志位字符型1

指明是基准文件或历史记录。

49，item254操作用户字符型10

50，vol_date 操作时间日期型 8

51，vol_flh 立卷人字符型10

52，begin_date 立卷日期日期型 8

53，vol_qzh 装盒厚度字符型10

54，secret 机组号字符型10

55，item255备注字符型200

56，vol_mlh 电子文件关联状态字符型10

三电子文档数据库

电子文档库在SHAREPOINT PORTAL SERVER下建立，分层结构设计如下：

文档数据库