时间管理ppt

案例一
• 何经理，本科毕业，在一东莞家民营企业任人事经理。
他8：28分打卡，到办公室刚好8：30，然后打一杯水，抽一支烟， 28分打卡，到办公室刚好8 30，然后打一杯水，抽一支烟， 正好工程部谭经理来找他说有一个工程师想离职，为了了解情况，两 人又抽了一支烟。谈了半个小时没有结果，何经理说你找老板谈谈， 按他的条件我没有权利给他加工资。一看9 30了。 按他的条件我没有权利给他加工资。一看9：30了。 然后开始签各部 门交来的考勤单、奖罚单、请假单等，打开招聘网，顺便看看网易新 闻，就已经是10：30。上厕所时碰到几个新员工来应聘，在门口，文 闻，就已经是10：30。上厕所时碰到几个新员工来应聘，在门口，文 员服务又不好，多问了几句，说了文员几句，心情又不好，回到座位 上，看看昨天写的报告还没有完，生产部反映天气热，行政主管不在 岗，亲自安排厨房烧凉茶，回来已经就差半小时吃饭了，看到做不成 什么，就与下属聊天，还差十多分钟下班，就给东莞以前的同事打电 话。下班就吃饭了。 下午13：30上班，昨晚打麻将没睡好，午休还没有睡好，迷迷糊糊 下午13：30上班，昨晚打麻将没睡好，午休还没有睡好，迷迷糊糊 的坐到办公桌前。自己泡了一杯浓茶。刚好看到应聘的工人不会填简 历，又解释一通，回到办公桌前已14：30，这时下午开生产例会，因 历，又解释一通，回到办公桌前已14：30，这时下午开生产例会，因 员工招聘不到，要求参加，大概花了5分钟介绍了招聘情况，散会已 员工招聘不到，要求参加，大概花了5 经16：30，碰到品管经理来找文员要培训名单，又来聊了一会。明天 16：30，碰到品管经理来找文员要培训名单，又来聊了一会。明天 还要开会，提交一分月总结报告，还没有写好。刚写好就5 30到了。 还要开会，提交一分月总结报告，还没有写好。刚写好就5：30到了。 于是下班了。 试分析何经理在时间管理上存在那些问题？
结果分析：
• 1.没有时间的目标计划； 1.没有时间的目标计划；
2.没有轻重缓急之分； 2.没有轻重缓急之分； 3.不懂得拒绝不必要的时间浪费； 3.不懂得拒绝不必要的时间浪费； 4.不能有效的授权； 4.不能有效的授权； 5.未能寻求同事的配合完成任务； 5.未能寻求同事的配合完成任务； 6.拖延时间； 6.拖延时间； 7.外来干扰多； 7.外来干扰多； 8.没有合理的安排时间计划。 8.没有合理的安排时间计划。
示 时间的机会成本
时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于 的效益来自于20%的工作 掌握关 的工作—掌握关 的效益来自于 的工作
键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口 我没有时间”
时间管理的重要性
• 1、时间有限，而工作无限 、时间有限， • 2、努力工作却并不快乐 、 • 3、能主导自己的生命 、 • 4、能实现自己的理想 、 • 5、能兼顾自己和别人的要求 、 • 6、做到忙而不盲 、
•
原因分析：
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1、因过分强调“知难行易”而认为没有 因过分强调“知难行易” 必要在行动之前多做思考； 必要在行动之前多做思考； • 2、不做计划也能获得实效； 不做计划也能获得实效； • 3、不了解做计划的好处； 不了解做计划的好处； • 4、计划与事实之间极难趋于一致，故 计划与事实之间极难趋于一致， 对计划丧失信心； 对计划丧失信心； • 5、不知如何做计划。 不知如何做计划。
时间管理步骤
B.自我检查 自我检查 • 1、我是否难以说清一天里干了些什么？ 、我是否难以说清一天里干了些什么？ • 2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ 、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ • 3、我是否做了实际上不需要做的事？ 、我是否做了实际上不需要做的事？ • 4、我是否常常越权处理？ 、我是否常常越权处理？ • 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时 、 间？ • 6、我是否难以按时赴约？ 、我是否难以按时赴约？ • 7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？ 、我是否经常会忘记接下去准备做的事？
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确立目标的7 确立目标的7个步骤
罗列———————————————————— 罗列———————————————————— 好处———————————————————— 好处———————————————————— 障碍———————————————————— 障碍———————————————————— 支持———————————————————— 支持———————————————————— 咨讯———————————————————— 咨讯———————————————————— 行动———————————————————— 行动———————————————————— 期限———————————————————— 期限————————————————————
如何找到原因
1、我做了什么根本不需要做的事？ 、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人 、我做了什么能够由别人， 做的事？ 做的事？ 3、我做了什么耗时过长的事？ 、我做了什么耗时过长的事？ 4、我做了什么会浪费别人时间的事？ 、我做了什么会浪费别人时间的事？
• 自我检查 • 1、我是否难以说清一天里干了些什么？ 、我是否难以说清一天里干了些什么？ • 2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ 、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ • 3、我是否做了实际上不需要做的事？ 、我是否做了实际上不需要做的事？ • 4、我是否常常越权处理？ 、我是否常常越权处理？ • 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时 5、
团队展示小游戏： 团队展示小游戏：
启示：
时间管理概要
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时间的特点 时间管理的含义 时间管理的本质 时间管理的重要性 时间管理的障碍 时间管理案例一及分析 时间管理案例二及分析 时间管理小游戏 时间管理的步骤 根据个人节律安排时间 时间管理原则 大学生时间管理现状
案例二
• 查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间， 查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，
曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请 曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战： 告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事， 告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你 任意的顾问费。 李爱菲于是递了一张纸给他， 任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说 写下你明天必须做的最重要的各项工作， “写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的 那一项工作做起，并持续地做下去， 那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为 重新检查你的办事次序， 止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的 工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间， 工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间， 也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。 也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作， 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运 用任何其它方法，你也同样无法完成它们， 用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借 助某一件事的优先次序， 助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重 要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。 要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。 当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用” 当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 数星期后， 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票 给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课， 给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯 利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者， 利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者， 据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。 据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
时间管理的障碍
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电话干扰,不能集中工作 电话干扰 不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 别人打扰 要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 工作优先次序不明 重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 多项重要工作须同时处理 时间出现冲突 工作设施不足,引起不便 引起不便,拖慢工作进度 工作设施不足 引起不便 拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 人手不足 工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 不妥善处理文件 造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 无力拒绝要求 不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后 把重要工作押后,影响工作进度 拖延工作 把重要工作押后 影响工作进度
时间管理的原则
• 原则一:帕雷托原则 原则一:
20% ACTIVITIES 活动 80% RESULTS 结果
20%的工作占整个工作的 的工作占整个工作的80%的价值 的工作占整个工作的 的价值 集中80%的精力要做 的精力要做20%的工作 集中 的精力要做 的工作 投入20%精力做另外 精力做另外80%的工作 投入 精力做另外 的工作
3、切实执行计划，研究造成时 、切实执行计划， 间浪费的因素及因应之道改 掉浪费时间的习惯， 掉浪费时间的习惯，成为掌 握时间的主人
大学生时间管理时间现状
• 1、男生玩游戏时间长 • 2、女生聊天，睡觉时间长 • 3、女生逛街时间长 • 4、聊天时间长，晚上睡觉晚 • 5、早晚自习利用率低 • 6、用在学习的时间少 • 7、和男、女朋友在一起的时间长
时间的特点
• 宝贵 一寸光阴一寸金，时间就是生命 宝贵—一寸光阴一寸金 一寸光阴一寸金， • 均等 没有人拥有比你更多 更少的时间 均等—没有人拥有比你更多 没有人拥有比你更多/更少的时间 • 不可再生 失不再来 不可再生—失不再来
时间管理的含义
• 时间管理是自我管理 • 时间管理对成功的启 •
间？ • 6、我是否难以按时赴约？ 、我是否难以按时赴约？ • 7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？ 、我是否经常会忘记接下去准备做的事？
• 时间管理三步曲 • 1、记录自己的时间，追踪流向， 、记录自己的时间，追踪流向， • 诊断并分析时间运用的状况 • 2、订定目标并拟订计划，使时 、订定目标并拟订计划， • 间的应用更具效用 • • • •
不遵循原则的误区 • 面面俱到 – 都想做好 • 完全主义 – 都想做完 • 平均分配时间和精力
优先原则
事情分类表
重要 不重要
紧急
不紧急
目标设定的原则 SMART Specific Measurable Attainable Realistic Time Limited 具体而明显的 可衡量的 可达成的 是实在的 有时限的
根据个人节律安排时间
• 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，
持续的时间长度
• 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力 将要求最高的重要任务，
的高峰期
• 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将休息时间安排在精力不济之时， • 将不重要的工作放在精力低谷期
各时段工作状态表
注 意 力
时 8 10 12 13 15 16 18
帕雷托原则
• 80%的销售额来自于20%的客户 80%的销售额来自于20%的客户 • 80%的电视时间用来收看20%你最喜欢的电视节目 80%的电视时间用来收看20%你最喜欢的电视节目 • 80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上 80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上 • 80%的外餐在20%你最喜欢的参观中进行的 80%的外餐在20%你最喜欢的参观中进行的 • 80%的请假是20%的员工请的 80%的请假是20%的员工请的
时间管理小游戏
时间管理的步骤
• A.如何找到原因 如何找到原因 • 1、我做了什么根本不需要做的事？ 、我做了什么根本不需要做的事？ • 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别 、我做了什么能够由别人，
人
• 做的事？ 做的事？ • 3、我做了什么耗时过长的事？ 、我做了什么耗时过长的事？ • 4、我做了什么会浪费别人时间的事？ 、我做了什么会浪费别人时间的事？