浅谈成人教育学籍档案有效管理

浅谈成人教育学籍档案有效管理

[摘要] 本文从成人教育学籍档案存在的问题出发,就档案管理意识、制度执行、现代化技术手段、监督机制以及管理队伍建设等方面进行了探讨并提出了相应的对策,以促进成人教育学籍档案管理的有效性。

[关键词] 成人教育学籍档案有效管理

随着近几年普通高校成人教育规模的不断扩大,成人教育已成为我国教育事业的一个不可忽略的组成部分,其学籍管理是教学行政管理的一个重要方面,它直接影响到社会对学校的认可度,同时成人教育的办学形式、学历层次、入学方式、学制、课程设置以及教育对象的年龄、资历、文化素质的较大差别造成了成人教育学籍管理的特殊性,给学籍档案管理带来了很大的难度。因此,必须正视成人教育学籍管理中所存在的问题,不断地加以完善和创新,从而实现有效的成人教育学籍档案管理。

一、成人教育学籍档案管理中存在的问题

长期以来,成人教育一直被看作是提高学历、混取文凭的途径之一,这都是部分学校学籍档案管理不够严格的结果。这不仅损害了高校的声誉,同时也扰乱国家教育的正常秩序,严重影响了社会对毕业生的正确判断与科学的分配工作。

(一)学校不够重视,档案意识淡薄。

当前成人教育中普遍存在着对学籍档案管理不够重视。有些学校没有学籍管理的概念,成教学生每年在一段时间集中培训,成绩合格就毕业,没有多少档案资料的保存;有些学校把它当作普通高等教育的补充和附属品,没有转变观念,认为只要把学生成绩管理好就可以了,因而对相关学籍资料的收集、整理和归档工作比较疏忽;有些学校虽然对成人高等教育的学籍进行管理,但制度陈旧不完善,可操作性低,并且在实际操作中执行不严,漏洞很多,从事学籍管理工作的人员业务培训较少,理论水平、业务能力不高;有些学校学籍管理人员不足,由本校教师兼职甚至外聘兼任,工作人员缺乏积极性与责任心;有些学校人员配备虽然充足,但人员结构不合理,无法满足当代学籍管理的需要。

(二)学籍档案管理制度不完善,缺乏可操作性

我国成人教育起步较晚,学籍档案管理还未形成一个完善的体系。有的学校虽然建立了相应的管理制度,但还不够全面,缺少详细的操作办法,往往只能按档案管理人员自己的理解来完成操作,而不同的管理人员在理解上易产生偏差,导致各部门之间的工作难以协调。此外,由于成人教育学籍档案管理制度不严密,工作随意性大,致使成人教育学籍档案管理单位送往人事部门的材料杂、乱,甚至有些重要档案材料没有归入学籍档案中,这就给用人单位对人才的考察和培养带来诸多不便。

(三) 学籍档案管理监管手段缺失,缺乏必要的审查监督机制

学籍管理工作是一项长期性,持续性的工程,和其他管理工作一样,要有部署,有检查,有落实,有审查监督才能做好。而目前有些学校对于成教学生的档案既不检查也不审核,就直接进行归档,一切从简,这样很容易出错,因此也就造成了学籍档案材料杂乱不实,可信度低,从而影响了对人才的考察和使用。

(四)学籍档案管理手段滞后

成人教育灵活的办学形式、不同的学历层次,弹性的学制等特性,使学籍档案管理需要处理大量繁杂的数据信息。有的学校采用传统的学籍管理模式,仅靠人工管理,手工计算,这必将造成效率低、错误率高、综合分析难度大、重复统计多、反馈滞后、查询困难的结果;有的学校虽然采用了计算机进行管理,但系统未能适应时代的需要,也难以实现学籍的有效管理。

二、加强成人教育学籍档案的有效管理的对策

(一)提高成人教育学籍档案管理重要性的认识

为适应新形势下对档案工作的新要求,学校必须真正从思想上认识到成人教育学籍档案管理工作的重要性。成人教育学籍档案材料是否真实齐全,归档是否符合规定要求,不仅会影响整个人事档案的完整性,更重要的是会影响到社会或用人单位对人才的全面了解和合理使用。学籍档案管理人员要端正态度,增强原则性和责任心,认识到工作一旦出现疏漏就会带来不良的后果;同时要自觉地认真钻研业务,提高工作能力。

(二)确保学籍档案管理制度化与执行的规范化

制定科学和完善的学籍管理办法,做到有章可循,这是做好学籍档案管理的前提。一旦制度形成,学籍管理人员就一定要严格遵照制度办事,坚持原则。如在试卷保密、免修、免考和重修等管理制度上,要严格执行上级教育主管部门制定的管理制度,不能因人而异、因事而变,否则即便有再完善和健全的管理制度,若做不到执行落实,学籍管理将同样陷入无序混乱的状态。

规范和加强学籍管理,认真严格仔细地做好学籍管理全过程的每一项工作,对成人教育工作显得尤为重要。若要实现流程管理的规范化,就要做到:一要把好入学关。做好新生入学资格审查,防止弄虚作假。对不符合入学资格的学生,要及时清退并说明原因。二要把好学籍异动关。学籍管理人员要对学生进行全方位的监管,及时对学生在校期间的异动等情况进行维护、修改,如专业调整、选课、成绩、退学、休学等异动。三要把好毕业关。毕业资格审查,是学籍管理的重要环节,要本着对学生负责、对学校负责、对社会负责的严肃态度,全面对学生的成绩、思想品德等全方位进行审查,从而确定该生是否能够毕业。

(三) 运用现代化技术手段,进行科学管理

学籍管理是一项非常繁杂、细致的工作,仅靠学籍管理人员的人工操作及简单的计算机辅助是难以实现学籍的有效管理的,因此学校要加快信息化建设的步伐,开发完善的学籍管理系统软件,并在软件系统中集成网上报名与电子注册信息查询、学生网上选课、课表查询、成绩查询管理、教材管理、档案管理等功能数据接口模块,同时实现与财务处学生缴费系统、学生管理系统、网络中心一卡通系统的无缝链接。学生可通过网络准确、及时、方便地查询本人在校期间的学习成绩、专业变更、学籍异动、缴费、奖惩情况等信息,增加学籍管理的透明度,使成人教育的在籍学生学得安心,也使休学、退学、留级者心悦诚服。但这种计算机网络管理方式也存在着一定的不安全性,可能由于意外而造成数据丢失,所以学籍管理人员必须高度重视并做好学籍数据的备份工作,养成定期备份的习惯,可采用系统备份、移动硬盘备份或光盘备份,防止由于数据丢失而造成无法挽回的后果。

(四)层层落实,加强监管机制

在学籍管理过程中,必须加强监管机制。对学籍管理工作的各个环节进行指导和监控,对学籍归档的资料要进行必要的检查核对,从程序上严把学籍管理的质量关,层层监管,责任到人,确保学籍档案管理准确、及时而有序地进行。对于学籍的异动、免修、免考、入学、毕业资格的审核等方面要做到有理有据,并做到有书面文件留底备查,绝不允许出现任何的疏漏。在平时管理过程中,应定期进行自检与抽检,及时发现并纠正管理过程中所出现的错误,特别是对学生毕业前的学籍档案材料完整性的复查,一定要认真核实,做到档案材料齐全。只有这样,才能保证学籍档案材料的真实性、完整性,从源头上杜绝“真的假文凭”的现象。

(五) 以生为本,加强管理工作队伍建设

学籍管理的内容不仅仅包括对学籍档案本身的管理,还包括对学籍管理人员的管理。学校要选派专业人才充实到学籍档案管理岗位,以保证学籍档案管理工作的正常进行;学校必须有计划地加强对学籍管理人员的培训,做到“先培训后上岗”,使学籍管理人员熟悉有关成人教育的政策法规、工作流程及计算机软件操作,增强统计分析问题的技能,不断提高档案管理人员的专业技能和信息技术能力。同时,学籍管理人员要提高自身政治素质和职业道德修养,加强“以生为本”的教育理念,以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档和保存;以高度负责的态度认真严格按照制度办事,做到制度面前人人平等。

三、结语

成人高等教育学籍管理工作不仅关系到学校的办学质量和社会声誉,而且关系到学生的切身利益。成人教育必需结合学校实际和成人学生的特点,不断探索提高学籍管理工作效率和管理水平的方法,以促进成人教育事业的健康发展。

参考文献