★04金雁4.2.4记录控制程序
记录控制程序
记录控制程序
1 目的
为确保体系的有效运行,并为提高记录文件管理,使产品符合顾客及适用的法律法规要求,使质量责任具有可追溯性,特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于我公司对管理体系运行所发生的各种记录的控制。
3 术语
3.1产品检验记录:通过观察和判断,适当的结合测量所进行的符合性评价的文件。
3.2产品监视记录:对影响产品性能形成的因素进行适时观察、测量和评价的文件。
3.3管理体系过程运行记录:描述管理体系过程运行的文件。
4 管理职责
4.1质保部负责公司质量记录的归口管理,记录文件最终归档到综合管理部。
4.2技术中心负责建立、确定产品关键和重要质量特性监控点及检验标准。
4.3各职能部门、生产车间负责本部门、车间记录的管理。
4.4记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰完整负责。
5 工作流程
6 工作描述
7 相关记录
8 相关文件
9 衡量过程的有效性和效率指标。
4.2.4记录控制程序02
记录控制程序页码:第1页共2页1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2范围适用于证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3 职责3.1 总经理办公室负责监督、管理各部门的质量记录。
3.2 各部门负责收集、副理、保管本部门的质量记录。
3.3 各部门负责人负责编制本部门的质量记录格式。
4 程序4.1 各部门相关人员负责收集、副理、保存本部门的质量记录。
4.2 质量记录的标识编号质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3 质量记录填写4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由或将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 质量记录的保存、保护4.4.1 各部门必须把所有质量记录分类,依日期顺序副理好,存放于通风、干燥的地方,所有的质量记录保持清洁,字迹清晰。
各部门按规定的期限保存记录。
4.4.2 总经理办公室编制《质量记录清单》,将中心所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号(版本)、保存期、使用部门等内容,交管理者代表审批,并汇集备案记录的原始样本。
4.5 质量记录的销毁处理质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由保存部门填写《文件销毁申请》交总经理办公室审核,报管理者代表批准,由总经理办公室执行销毁。
4.6 记录格式记录控制程序页码:第1页共2页4.6.1 各部门的质量记录格式,由各部门负责人组织编制、管理者代表审批,交总经理办公室备案。
4.6.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定。
5 相关文件《文件控制程序》HYZX/2- 4.2.36 质量记录《质量记录清单》表4.2.4-01《文件销毁申请》表4.2.3-04。
记录控制程序
一、目的对记录进行有效控制,以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。
二、适用范围适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。
三、职责3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号,对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。
3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存,确保记录的可追溯。
四、内容4.1记录表格的设计4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。
4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便,能实现使用的目的。
4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等,表格设计时应尽可能全面,能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果,能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。
4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计,部门编号、检查,行政部留一份空白表格存档。
4.2记录的填写4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整,能准确识别,不能随意更改、涂抹。
如发现记录内容填写有误,应用划改的方式进行更正,并在更改位置附近签名,注上更正日期。
4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写,不得使用铅笔﹑彩笔填写。
4.2.3记录必须有记录人签名,每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。
4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。
4.3记录的编号行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。
4.4记录的归档和保存4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录,保持顺序或日期、页码的连续,便于查阅。
4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管,若有缺失、损坏或变质应给予维护更新;4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理,在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。
当记录在使用场所已满或到了适当时机,应装订成册,并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识,然后做妥善保存。
4.2.4 记录控制程序
1.目的对记录进行控制,确保能为管理体系的有效运行提供证据并为持续改进提供信息。
2.范围本程序适用于本公司体系中所有相关的记录,包括顾客要求的和法律法规要求的记录。
3.职责总务部4.程序内容4.1.记录的编制4.1.1.各部门负责编制本部门所需的记录,由本部门负责人批准后可发布执行。
按《文件控制程序》进行。
4.1.2.编制的记录必须由总务部统一制定编号,并在记录的右上角显示。
4.1.3.记录的编号规则见《文件控制程序》4.1.4.记录在最下面一行的“注”中,规定保存年限。
保存年限自填写完毕之日开始。
4.2.记录的控制4.2.1.管理体系所需的全部记录要报总务部备案。
4.2.2.总务部负责汇总全公司的记录并编制《记录一览表》(属《文件一览表》的一部分)。
4.2.3.《记录一览表》要发放至各部门以便于沟通。
4.2.4.如顾客、上级主管部门、法律法规等要求填写记录时,按其要求执行。
同样列入《记录一览表》4.3.记录的填写4.3.1.记录要逐项填写,内容正确、及时、工整、清晰、数据前后衔接、不得有漏项,要注明填写人。
4.3.2.当记录填写错误要修改时,修改人员要在修改处盖章或签名。
4.4.记录的保存4.4.1.各部门记录由各部门负责管理,并以记录的填写时间或产品、过程进行分类、排序、装订,以便于检索。
4.4.2.各部门记录要妥善保管,明确标识,且要防潮、防火、防丢失、防变质,保证在记录的保存期限内完好无损。
4.4.3.汽车产品的记录要按顾客要求保存。
4.4.4.如果顾客未提出要求,检验记录、生产记录、不合格品处置记录等重要记录一般保存要求为产品使用寿命再加一个日历年(参考期限:16年)。
4.4.5.汽车产品记录要与其他产品记录分开填写、整理、存放。
4.5.记录的借阅4.5.1.借阅记录要经该记录保管部门的负责人批准,借阅者应在规定期限内归还。
4.5.2.如出现逾期不还,由记录管理人员负责追回。
4.6.记录的更改4.6.1.当需要停用、增加或变更空白记录表单时,按《文件控制程序》中文件更改的条款执行。
记录控制程序
1 目的为反映质量管理体系中各项质量活动的结果,实现其可追溯性,并以证实产品符合法律法规和指令要求,特制定本程序。
2 适用范围适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录表格、单、证、卡。
3 职责3.1 各部门负责人负责本部门质量记录的编制、审核和正确规范使用。
3.2 质量保证部负责质量记录的统一编号、备案和发放;负责监督质量记录的填写。
3.3 各部门文件管理员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.4 各岗位按对本岗位的质量活动进行记录,对记录的真实性、完整性负责。
3.5 质量保证部负责批记录的审核和保存,负责技术文档的保存。
3.6 工程部负责设备档案的保存。
4 定义4.1 质量记录:指公司按照质量体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。
4.2 批记录:一个批次的待包装品或成品的所有生产、包装、检验和销售记录。
批生产记录能提供该批产品的生产历史以及与质量有关的情况,确保产品质量的可追溯性。
4.3 技术文档:产品实现全过程的所有技术文件和资料。
5 程序内容5.1 质量记录编制和审批记录的编制应与所属文件同时进行,以确保文件的可执行性。
5.1.1 质量保证部负责质量记录的编号;记录编号和格式执行《记录编号和格式管理规程》。
5.1.2 记录换版:每当记录进行一次修订,应进行升版,即:5.1.2.1 记录名称不变,记录编号更改时,新记录版本从“A”起始,原记录编号作废,不得编号至其他记录;5.1.2.2 记录名称变更,则原记录编号作废;5.1.2.3 记录废止,原记录编号作废。
5.1.3 编制与审批a. 记录由使用部门负责起草,经部门经理审核,质量保证部经理批准;在质量保证部登记备案,由质量保证部加盖“受控”章后发放至各部门,各部门复印使用;清单和计划类记录可以电子版填写后打印输出,由填写人和复核人签字。
b. 质量保证部建立《公司质量记录清单》,各部门建立《部门质量记录清单》,质量记录清单的内容包括名称、编号、版本、生效日期等。
记录控制程序
记录控制程序1.目的对质量、食品安全管理体系所要求的记录予以控制,以确保提供产品质量符合要求和管理体系有效运行的客观证据。
2.适用范围适用于与质量、食品安全管理体系运行有关的所有记录3.职责和权限3.1各部门负责本单位记录的设计、编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。
(见附录A)3.2各子公司负责记录的汇总与标识、贮存、保护、保存期及处理的规定。
3.3质量技术部负责监督、审查记录控制的实施情况。
涉及的相关部门详见附录A。
4.工作程序4.1记录的组成4.1.1产品质量记录。
用以证明产品形成全过程能够达到质量要求的记录。
包括各种原始记录、检验报告、试验数据、鉴定报告、确认报告、物资材料评审报告、计算器具标准数据等。
4.1.2管理体系记录。
用以证明质量、食品安全管理体系运行的有效及不断改进的记录。
包括管理评审报告、内部审核报告、不合格报告、纠正措施以及供方评价记录等。
4.2记录的编制和审批4.2.1各子公司根据质量、食品安全管理体系要求,制定记录目录,规定制定和使用单位,并按照充分必要和经济的原则,规定各种记录的内容,并逐步做到全公司记录在内容和形式上标准化、规范化。
4.2.2各种记录原则上应与文件同时编制,形成记录与文件一并进行论证、审批、发布;单独的记录由使用单位设计编制,并将记录的设计样表统一报质量技术部审核;格式和编号均按《文件、记录编码规则》执行。
4.3记录的保存和保护4.3.1质量技术部编制“记录清单”,将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总,并备案记录样表,各部门应编制本部门使用的记录清单并汇总备案记录的样表。
4.3.2各部门、各子公司应规定各种记录的填报传递方法、授权人员以及归档、保管和处理方法。
4.3.3原始记录和凭证、报告的副本由各单位按月收集装订归档;凭证、报告的正本由最终接收单位收集、归档。
相关材料应指定专人保管。
4.3.4各单位形成的记录,根据记录的保存要求对电子及纸质记录进行保存,记录保存期一般不少于两年;管理体系记录和重要产品记录由单位质量管理部门收集,归档保存;保存期限内必须可查,保存完整有效。
记录控制程序
记录控制程序1.目的对质量管理体系所要求的记录予以控制,以提供对产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证据。
2.范围适用于为证明过程和质量管理体系符合要求及有效运行的记录。
3.职责3.1.质量部对本程序进行归口管理, 负责与质量管理体系相关的记录目录、样表的受控管理、识别有效版本和日常使用的检查。
3.2.各部门负责本部门质量记录的管理工作,指定专人负责收集、整理、保管。
4.工作程序4.1.记录控制范围为产品符合要求及质量管理体系有效运行提供证据的记录均应控制。
质量部负责归档公司内与质量管理体系有关(除批生产、检验记录)的记录。
4.2.记录的标识、编号、形式及归档要求4.2.1.记录的编号按《文件控制程序》执行;4.2.2.每份记录均应用适宜的方式进行标识,如记录名称、编码、编号、批号、合同号、年号等,确保记录易于识别和检索,并具有可追溯性;4.2.3.记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告,也可以是照片、硬盘或胶片等;4.2.4.记录的样式及内容由使用部门进行规定,应符合相应的质量管理体系文件中规定;4.2.5.各部门每年应将质量相关的记录报质量部进行归档。
4.3.记录的填写4.3.1.记录填写要准确、及时,内容完整、字迹清晰,易于识别;使用黑色签字笔填写。
4.3.2.记录不得随意涂改。
如因笔误或计算错误要修改原数据,不能采取涂抹的方式,而应采用单扛划去原数据,在其上方写上更改后的数据,并签上更改人的姓名及日期。
必要时,应当记录纠正原因。
4.3.3.记录中如因某种原因不能填写的项目应将该项划上“/”标示,若有需要时,在备注栏补充说明情况。
4.4.记录的审核4.4.1.各记录使用部门应确认记录是否正确,规范;不符合要求,则指导修正。
如需修正的,纠正内容应有修正人签名和日期;适当时,需注明记录纠正原因。
4.4.2.新编制的记录样表执行《文件控制程序》。
4.5.记录的收集、贮存和保护4.5.1.各部门应及时收集、汇总本部门所使用各类记录,保持顺序号或日期,并根据记录间的联系(如类别、批次或日期等)进行整理,使之有序化。
4.2.4记录控制程序
1. 目的对记录进行控制,以提供本公司承建工程符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2. 适用范围本程序适用于本公司承建的工程和质量管理体系运行中形成的记录的控制。
3.职责3.1 公司办公室组织全公司的记录的控制。
3.2 各部门负责本部门记录的控制。
4. 工作程序4.1 活动和作业的负责人应按质量管理体系文件规定及其它有关规定及时产生记录。
记录应保存,为完成的活动或达到的效果提供充分的证据。
4.2 凡质量管理体系文件中规定的记录表格,本公司范围内所涉及的部门要统一使用,按《文件控制程序》实施。
4.3 记录的载体形式一般以纸质为主,也可用电子或照片、胶片等形式。
以电子形式保存时,仍要保存一份纸质记录,确保安全。
4.4 记录的范围4.4.1 各种原材料、半成品的试验、检验报告、不合格品及其处置记录、作业记录、仪器校准维护记录、纠正预防措施实施记录等。
4.4.2 质量手册、程序文件、作业方案、质量计划、体系审核记录、管理评审记录、过程控制及验证记录、人力资源记录等。
4.4.3 来自供方、外包方的记录。
4.5 记录的填写记录应填写及时、字迹工整清楚,不得使用易退色的书写材料(如铅笔、圆珠笔、复写纸)书写或绘制。
4.6 记录的标识4.6.1 工程验收记录按验评标准标识。
4.6.2 归档记录由办公室按档案管理规定标识。
4.6.3 体系运行记录用记录名称和产生日期来标识。
4.7 记录的贮存各部门应按《档案管理制度》和《竣工资料编制实施细则》的规定要求整理后,及时交档案管理部门,由档案管理部门按《档案库房管理制度》贮存。
不归档的记录由部门自行贮存。
4.8 记录的保护各部门贮存的记录均应装袋、装盒或用文件夹保护,并存放在文件柜中,避免损坏、变质或遗失。
档案库房应符合档案保管环境要求,并做好防潮、防火、防尘、防虫、防光、防盗等防护工作。
档案资料的借阅和复制执行《档案资料借阅、复制制度》。
4.9 检索凡袋装、盒装、文件夹保护的记录,均应编制目录,以便于检索。
记录控制程序
记录控制程序(HBQY-CX-05)1 目的通过对记录进行控制,确保记录的完整、准确、清晰,为符合工作需求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于管理处与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的控制。
3 职责3.1 政工科负责记录的归口管理。
3.2 各科室和单位负责本科室和单位记录的收集、整理、保管。
4 工作程序4.1记录是指各项服务过程中以及管理体系运行过程中的所有记录。
4.2 记录的格式4.2.1 记录格式按各文件中的相应规定执行(有要求时,与有关行业规范要求相一致)。
4.2.2 当规定的记录格式不能满足工作需要时,各科室和单位可自行设计、增加相应的记录表格。
4.2.3 记录的格式经审批确定后,即成为标准形式,任何部门、单位和个人不得随意更改。
4.2.4 标准记录格式的批准、更改按《文件控制程序》中的有关规定执行。
4.2.5 政工科建立全管理处《记录控制清单》,保存标准形式的记录表样,对所有记录表格进行总体控制。
4.3 记录的填写4.3.1 记录的填写应字迹清楚,内容完整、真实、正确,注明记录日期、记录人姓名。
4.3.2 记录不得随意涂改。
如需要改动,应做出标识,并由改动人签字。
4.3.3 记录的表现形式可以是书面、电子媒体、照片及其他形式。
4.4 记录的标识4.4.1 记录应标明记录名称、当事人姓名、产生日期、部门和单位,以便追溯。
4.4.2 政工科对管理体系文件所附的表格进行统一编号,以便查阅。
上级主管部门已有规定的,按上级主管部门的规定执行。
4.5 记录的保存及归档4.5.1 各科室和单位应及时对各种记录进行整理、编目,并分类保存,以便于查找和使用。
各科室和单位应按《档案管理办法》的规定对有关记录进行归档。
4.5.2 记录的存放应有适宜的环境,防止受潮、损坏和丢失。
4.5.3 需归档的记录的保管期限应按《档案管理办法》中的有关规定执行,其他的记录由各科室和单位至少保存三年。
记录控制程序
记录控制程序1.目的向HSE管理体系有效运行提供客观证据,并为采取纠正、预防措施及保持和改进HSE管理体系提供信息,特制定本程序。
2.范围适用于公司HSE管理体系有效运行有关的所有记录。
3.职责3.1安保科是本程序的归口管理部门。
3.2各科室、油库、采供站负责本单位记录表格的设计与控制管理。
3.3各单位填写记录的人员对出具的记录的真实性、准确性负责。
4.工作程序4.1记录的形式与格式4.1.1记录可以是任何媒体形式,如纸张,磁盘、光盘等电子媒体,录音录相等声像带。
4.1.2记录的格式a)各科室、油库、采供站可以根据需要,自行编制记录具体栏目内容、格式及其特殊要求等。
b)依据标准、规范、文件形成的记录,执行该标准、规范、文件要求的格式。
c)上级部门下发的记录,使用单位应维持记录原格式,复印使用。
4.2记录的填写4.2.1记录的填写应由当事人亲自填写,相关责任人签字,记录中的签名要齐全、完整,保持可追溯性。
4.2.2记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去。
4.2.3如因笔误或计算错误要修改原数据时,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,并加盖更改人的印章或签上更改人姓名及日期。
4.2.4填写记录可用钢笔、签字笔、圆珠笔、毛笔填写,不允许使用铅笔填写。
4.3记录格式内容的更改提出更改的单位填写《文件更改申请单》,经HSE办公室审核、管理者代表批准后,填写《文件更改通知单》传递到各相关部门和单位执行。
4.4记录的保存、保护、检索、保存期4.4.1各科室、油库、采供站应对本单位使用的记录进行收集识别,填写本单位的《记录清单》。
4.4.2记录应分类整理好,防止腐烂,对贮存的记录要应确保其不损坏、变质、丢失。
4.4.3根据记录的不同用途分级确定保存期:a)记录内容为运行过程、体系的关键记录,应为长期保存,如健康档案、设备档案、事故记录等;b)记录内容为重要特性,有跟踪的必要,其保存期为三年;c)记录内容为一般记录,保存期为一年,具体保存期见《记录清单》的规定;d)各记录保存部门可依据需要自行规定保存期,但保存期限不得少于本条款要求。
04 记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了证实质量、环境、职业健康安全管理体系全过程运行符合要求和有效性以及可追溯性;对实施的纠正和预防措施以及为保持持续改进管理体系提供证据,规定记录控制程序。
2.适用范围适用于本厂从合同签订、原料进厂(含外委加工过程)、生产加工、到产品交付全部过程的管理体系运行记录(含外来记录)。
3. 职责3.1 体系管理办对记录进行归口管理。
负责所有记录空白表卡、格式内容要求的综合性审核、编码,保持全厂记录清单。
3.2 各部门负责本部门的所有与产品、过程和质量管理体系有关的记录表卡的设计,并对本部门的记录及记录清单进行保管。
3.3 各部门按期进行记录的收集、标识、归档、保存期、保护、检索和处置等活动的控制管理。
4. 管理程序4.1 记录的控制范围4.1.1 与产品、过程(包括外委加工过程)有关的记录。
4.1.2 与质量管理体系运行有关的记录(包括外来记录)。
4.1.3 与环境、职业健康安全有关的记录(包括外来记录)。
4.1.4 来自上级管理部门、相关部门和顾客等提供有关业务活动的记录。
4.2 记录的建立和审批4.2.1 记录的建立由使用部门根据需要随程序文件和作业文件提出记录的内容、格式要求,经部门负责人审核后执行,必要时报管理办批准。
4.3 记录的填写要求记录须使用钢笔或圆珠笔按照记录的格式要求填写,要准确及时、字迹清晰、不得漏项,对不需填写的栏目划“/”符号;如填写错误需纠正时,在原错处画两道横线,在其上边补正并加盖记录员印章或签名,改正后仍能看清原来的面貌,书写中出现错误的,错误处画画两道横线,后面写出正确的内容;保持记录整洁。
记录不允许事先填写或在以后回忆记录。
4.4 记录的管理4.4.1 所有记录都须按规定给予编码,以编码作为标识。
4.4.2 记录由各使用部门自行收集、保管。
4.4.3 各单位保存当月和本年的记录,并于每年2月份前将上年的记录整理归档。
4.4.4 各单位记录保存期限;有专业规定的按规定执行.,各分厂的记录保存两年,各专业部门的记录保存5年。
4.2 记录控制程序
4.4记录的保存、保护
4.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,所有的记录保持清洁,字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年以上的记录交办公室保存。
4.4.2质技部编制《记录清单》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号(版本)、保存期、使用部门等内容,交管理者代表审批,并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录,并汇总本部门的记录原始样本。
4.4.3质技部每三个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
3.3质技部负责保管超过一年的记录。
3.4各部门负责人批准本部门编制的记录格式。
4程序
4.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。
4.2记录的标识编号
记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3记录填写
4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。
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4.2记录控制程序
章节号
4.2
版本
1
修改次数
页码
1/2
1目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2范围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3职责
3.1质技部负责监督、管理各部门的记录。
3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。
4.7记录格式
(4.2.4)记录控制程序ok
质量管理体系程序
页 码
第1页 共2页
文件编号
DG–XZ-QP-002
记录控制程序
ISO条款号
4.2.4
版次
A/0
1、目的:
为了控制质量管理体系所要求的记录,真实地证实质量管理体系运行情况,保存必要的证据。
2、适用范围:
适用于质量管理体系有关的记录的控制。
3、职责
3.1 记录由各部门设计,文管中心统一备案编号;各部门负责本部门记录的管理。
5、参考文件
《文件控制程序》
6、附件
《记录清单》DG-XZ-QR-021
7、流程图
汽配实业有限公司
质量管理体系程序
页 码
第2页 共2页
文件编号
DG–XZ-QP-002
记录控制程序
ISO条款号
4.2.4
版次
A/0
记录控制流程图流程步骤责任部门岗位相关文件记录
各部门
记录控制程序
1、受控文件清单
2、文件发放回收一
览表
各部门主管
各部门
记录控制程序
1、受控文件清单
2、文件发放回收一
览表
各部门
记录控制程序
受控文件清单
各部门
记录控制程序
借阅登记表
各部门
记录控制程序
各部门
记录控制程序
各部门
记录控制程序
拟 制
审 核
批 准
3.2 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
4、作业流程
4.1 记录的范围
4.1.1具有证明产品、过程和质量管理体系与要求的符合性的记录。
4.1.2具有证明质量管理体系已得到有效运行作用的记录。
记录控制程序
编号;Q/SDA·QEO·C—021 目的为保证质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行、加强记录的管理、确保记录的完整,证明本公司所运行的管理体系符合标准要求和产品符合要求,环境、职业健康安全符合法律、法规要求的可追溯性,同时为改进、纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围本程序适用于公司内质量、环境、职业健康安全管理体系各种记录标识、贮存保护、检索、保存期限和处置的控制。
3 职责3.1 办公室负责质量、环境、职业健康安全管理体系运行中日常检查,法律、法规、信息、危险源辨识、风险评价、目标、指标管理考核、内审、管理评审、纠正的验证、体系文件更改等过程中产生记录的管理。
3.2 质检部负责进货检验、产品检验、不合格品评审处理,计量设备监测,测量过程中产生记录的管理。
3.3 销售部负责合同、合同评审、顾客信息反馈过程中产生记录的管理。
3.4 采购部负责供方选择、评价、管理、零部件和采购价格核算、结算过程中产生记录的管理。
3.5 办公室负责员工招聘、培训、考核、辞退、环境检测、消防、安全检查、事故事件报告、绩效测量和监视、信息交流、应急准备与响应、档案管理、日常文明生产检查过程中产生记录的管理。
3.6 销售部负责顾客满意度调查分析的记录管理。
3.7 其它各部门负责本部门工作中产生记录的管理。
4 工作程序4.1 记录的建立、分类、编号编号;Q/SDA·QEO·C—024.1.1 记录的建立:各职能部门在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中形成的管理记录,表格应由部门组织人员编制,部门负责人审批,报办公室受控后使用。
4.1.2 记录分类:本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生记录有:文件受控、发放、收回、借阅、销毁记录,员工招聘、培训、考核、辞退记录,环境检测、消防安全检查、事故报告、应急准备和响应、绩效测量和监视记录,物资采购、供方管理、生产计划和定成、生产设备管理记录,产品开发、改造记录,合同、合同评审记录,内审、管理评审、日常检查、信息反馈法律法规信息、危险源管理、目标考核,纠正的验证、文件更改记录,产品检验、不合格处理、计量设备管理记录。
★04兴业4.2.4记录控制程序
版次修改编制日期编制记要备注02 01 2010.03.01 换版编制执行ISO/TS16949:2009批准审核编制朱月成1.过程识别:----------------------------精品word文档值得下载值得拥有---------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------精品word 文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------质量记录控制过程乌龟图2.目的:提供产品符合性要求和质量管理体系有效运行的证据,以控制质量记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置。
3.范围:本程序适用于公司ISO/TS16949:2009所规定的质量记录,证明产品产品符合性要求为质量管理体系有效策划、运行、实施的有关记录的控制。
4.职责:4.1品技部是质量记录的归口管理单位,负责对各单位质量记录控制实施情况进行监督、检查和考核。
4.2各单位产生的质量记录由本单位负责对其进行控制和管理。
5.有关术语和定义:5.1 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
5.2 客观证据:支持事物存在或其真实性的数据。
6.记录控制工作流程及工作流程说明: 6.1记录管理工作流程作 业 流 程权责单位/领导表 单记录控制作业流程 记录表单策划人员 操作工·保管员 计算机系统 打印机·复印机 用什么资源? 谁来做?记录控制过程各种记录表单 记录控制需求 符合要求的记录表单 完整、清晰、 易于识别的质量记录 质量记录清单文件控制程序 记录控制程序记录与清单符合率 用何程序 方法?用何指标衡量?输入 输出----------------------------精品word 文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------品技部·表单需求单位 品技部·表单使用单位 品技部 品技部 品技部表单使用单位 表单使用单位 表单使用单位 表单使用单位 表单使用单位 品技部 品技部各种质量记录表单 【质量记录清单】 【质量记录归档清单】 【质量记录借阅登记表】 【质量记录销毁处理审批单】表单需求 记录表单使用整 理表单使用培训质量记录收集 保存和防护 查阅/检索 记录控制检查 提供记录表单 处 置 记录表单设计编目(包括保存期和编目)----------------------------精品word 文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6.2 记录控制工作流程标准 序号 流程模块 工作内容或标准1 表单需求编制单位根据公司实际生产情况和体系标准记录要求,确定所需的表单目录清单。
记录控制程序
记录控制程序1.0目的确保质量记录的有效控制,使其利于阅读、识别、取阅及妥善保存,并为质量体系运作成效评鉴提供依据。
2.0范围证明产品、过程和体系符合要求和与质量管理体系有效运行相关的记录。
3.0职责3.1文控中心为监督、管理各部门记录控制情况的主管部门。
3.2各部门负责收集、整理、保存管理本部门的记录。
4.0程序4.1记录的标识编号按《文件控制程序》4.2.4执行。
4.2文控负责将所有质量记录名称统一登记在《质量记录总览表》内。
4.3质量记录格式的更改与作废按《文件控制程序》执行。
4.4质量记录均需按照相关程序文件的规定作业。
4.5质量记录的填写要求字迹工整、清晰、内容填写完整、准确、易读、易懂,记录不得用铅笔填写,要易于辩认,因写错须涂改的,应签认。
如因某种原因不能填写的项目应将该项用单杠划去,需相关人员签名的,必须签全名,不允许空白不签。
4.6质量记录若要修改,则将修改部份划线删掉,修改者一定要在修改处签名或盖章,不得涂抹。
4.7质量记录的贮存:质量记录由相关部门按时间先后归类存档,首页应建立索引/目录,活页夹外面明确标识,按其类别存放于易调阅的场所,要有适宜的环境保证防潮、防霉、防火、防遗失、防损失。
4.8各部门负责本部门质量记录的产生和处理本部门与相关部门质量记录的传递、收集、分类、编号、归档等管理。
4.9记录的审核:按规定将记录送交相应的主管审核的,审核时的日期、签名须明了。
审查的重点是有无明显错误字段、数据,填写全不全,是否易认,有无随意涂改等。
4.10记录的分发:对于需要审核的记录,未经审核不得分发。
分发的对象为与记录有关联的部门。
必要时接受对象应在分发者所保管的那一联背面签名,以示收到。
4.11过期销毁:质量记录如超过保存期限需销毁时,应填写《质量记录销毁申请单》交管理者代表审核后销毁。
4.12质量记录的保存期限依相关文件规定的保存期限或《质量记录总览表》执行。
4.13非本公司人员要求查阅质量记录时,需经管理者代表批准。
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版次:02 修改码:01 实施日期:2009.8.1 版次修改编制日期编制记要备注
02 01 2009.8.1 换版编制执行ISO/TS16949:2009
批准审核编制
盛军王向军李宾
版次:02 修改码:01
实施日期:2009.8.1
1.过程识别:
质量记录控制过程乌龟图
2.目的:
提供产品符合性要求和质量管理体系有效运行的证据,以控制质量记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置。
3.范围:
本程序适用于公司ISO/TS16949:2009所规定的质量记录,证明产品产品符合性要求为质量管理体系有效策划、运行、实施的有关记录的控制。
4.职责:
4.1品管部是质量记录的归口管理单位,负责对各单位质量记录控制实施情况进行监督、检查和考核。
4.2各单位产生的质量记录由本单位负责对其进行控制和管理。
5.有关术语和定义:
5.1 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
5.2 客观证据:支持事物存在或其真实性的数据。
6.记录控制工作流程及工作流程说明: 6.1记录管理工作流程
记录控制作业流程
记录表单策划人员 操作工·保管员
计算机系统 打印机·复印机
用什么资源?
谁来做?
记录控制过程
各种记录表单 记录控制需求
符合要求的记录表单 完整、清晰、 易于识别的质量记录 质量记录清单
文件控制程序 记录控制程序
记录与清单符合率
用何程序 方法?
用何指标衡量?
输入
输出
版次:02 修改码:01
实施日期:2009.8.1
作 业 流 程
权责单位/领导 表 单
品管部·表单需求单位
品管部·表单使用单位
品管部
品管部 品管部 表单使用单位 表单使用单位 表单使用单位 表单使用单位
表单使用单位
品管部
品管部
各种质量记录表单
【质量记录清单】
【质量记录归档清单】 【质量记录借阅登记表】
【质量记录销毁处理审批单】
表单需求
记录表单使用
整 理
表单使用培训
质量记录收集
保存和防护
查阅/检索 记录控制检查 提供记录表单 处 置
记录表单设计
编目(包括保存期和编目)
版次:02 修改码:01 实施日期:2009.8.1
6.2 记录控制工作流程标准
序号流程模块工作内容或标准
1 表单需求编制单位根据公司实际生产情况和体系标准记录要求,确定所需的表单目录清单。
2 记录表单设
计
1. 品管部会同文件编制人员根据标准、顾客要求及为证实体系有效运行
的需求,设计各种使用方便、内容充分的记录格式。
2. 允许使用有授权的电子记录形式。
3. 记录表单应明确其日期、表单编号,记录编号、记录名称、记录人和
保存期限。
3 编目(包括
保存期和编
目)
1. 表单编号
质量记录表单编号办法根据【文件控制程序】有关要求编写。
2. 编制人员应根据记录的追溯验证需求,在文件中规定各种记录的保存
期限。
3. 表单编制单位形成质量记录目录清单并编号,报品管部归档。
4 表单使用培
训
各编制人员安排培训计划,对记录使用人员进行记录使用的培训,让使用人员能正确使用记录表单。
5 提供记录表
单
1. 公司范围内使用的纸版质量记录表单由品管部统一印制,并提供给使
用单位。
2. 各单位内部使用的纸版质量记录表格按品管部规定的格式,由各单位
自行负责印制。
3. 电子版的质量记录由编制人员做出表格形式并编写操作流程,报品管
部做出工作流程,各单位按照流程操作。
6 记录表单使
用
1. 各相关岗位人员按照标准及程序要求,按时如实填写有关的质量记录。
2. 所有质量记录应认真书写,做到字迹清晰、记录的事实或数据准确、
完整,不得随意涂改。
确实需更改时采用划改,划去原文后写上更改
的内容,并由更改人签名或盖上印章。
对质量记录表格中未涉及的项
目打斜杠“/ ”注销,不能留有空白。
7 质量记录
收集
各单位根据其职能确定、收集、保管有关的质量记录。
8 整理
各单位应编制本单位【质量记录清单】,以便检索,并报品管部备份。
品管部应建立公司的【质量记录清单】。
9 查阅/检索1. 各纸版记录贮存地应建立记录贮存台账,方便检索。
2. 电子版由品管部设计工作模块,明确检索目录
3. 查阅已归档的质量记录时,查阅人员应在【质量记录借阅登记表】上
签名,质量记录不能带离保管场所。
10 保存和
防护
1. 各单位所产生的质量记录由本单位按职能分地保存,为方便存取、检
索,质量记录应按月整理,并按分类号、流水号依次顺序排列,建立
清晰的台帐,每月归档一次,并妥善贮存。
具有永久性保存价值的应
整理成质量档案,送品管部归档。
版次:02 修改码:01 实施日期:2009.8.1
2. 记录的保存期:
1)生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间必须
在现行生产规定的保存有效期再加一个日历年。
顾客有要求的,
按顾客要求的期限办理。
2)涉及“安全和法规、有关特殊特性”的记录,应有较长的存档期
(15年)。
3)有关员工的教育培训、经历、资格等具有永久性保存价值的记录
永久保存。
4)政府法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。
5)供方档案保存期5年;
6)车间首检、自检记录保存期1年;
7)其余质量记录保存期3年。
3. 纸版记录贮存地应保证防潮、防虫、防火;电子版记录贮存应保证防
病毒、防误删。
有必要时,品管部对重要的需要永久保存的记录进行
刻录。
11 处置
对逾期的质量记录,使用单位应办理销毁手续。
销毁前经保管员核对无误后,填写【质量记录销毁处理审批单】,经本单位领导签字批准后方可处理,处理方式一般可采用破碎、烧毁或浇上腐蚀剂;电子版质量记录由计算机管理员协助做永久性删除。
12 记录控制检
查监督
品管部定期或不定期的对公司质量记录的实施情况进行检查和纠正,并按相关文件规定对其进行考核。
7.相关文件:
序号文件编号文件名主责部门相关部门
1 JY/QP-4.2.3-001 【文件控制程序】品管部各部门8. 质量记录表单
序号质量记录号名称使用处保存期限存放
1 JY/QR-4.2.4-001 【质量记录归档清单】各部门1年品管部
2 JY/QR-4.2.4-002 【质量记录清单】各部门动态品管部
3 JY/QR-4.2.4-003 【质量记录销毁处理
审批表】
品管部3年品管部
9.过程绩效评定目标
序号过程绩效
指标
目标值评定方法
监视
单位
汇总
单位
报告
频率
1 记录与清单
的符合率
100%
子项核查正确的记录表单数量
品管部品管部每年
母项记录清单所列全部表单数。