使用邮件mail规范
电子邮件使用规范通知
电子邮件使用规范通知尊敬的各位员工：为了更好地规范和提高公司内部电子邮件的使用效率，特制定以下电子邮件使用规范通知，希望各位员工认真遵守并执行。
一、电子邮件发送原则明确主题：在发送邮件时，请确保主题明确简洁，能够准确反映邮件内容，避免使用模糊不清的主题。
礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“您好”、“谢谢”，展现出良好的职业素养。
简洁明了：邮件内容要言之有物，简洁明了，避免冗长废话，让收件人能够快速理解重点。
保密性：涉及公司机密信息的邮件，应当加密发送，并严格控制收件人范围。
二、电子邮件接收原则及时回复：对于重要邮件，应尽快回复确认，避免耽误工作进度。
妥善处理：对于不需要回复的邮件，也请及时阅读并妥善处理，保持邮箱整洁。
注意查收：定期查看收件箱和垃圾箱，确保不会错过重要信息或文件。
三、电子邮件附件处理合理命名：附件命名要清晰有序，避免使用无意义的文件名或过长的命名方式。
适当压缩：对于较大的附件文件，建议先压缩后发送，以节省传输时间和网络流量。
谨慎下载：接收附件时，请注意安全性，避免下载未知来源或可疑文件，以防电脑感染病毒。
四、电子邮件文明用语避免大写：在邮件中避免使用大写字母表达情绪或强调，以免给人带来不必要的紧张感。
注意标点：正确使用标点符号和段落分隔符号，使邮件内容结构清晰易读。
文明用语：不使用粗口、侮辱性词语或歧视性言论，在沟通中保持礼貌和尊重。
五、电子邮件管理技巧建立文件夹：根据不同主题或项目建立分类文件夹，便于整理和查找历史邮件记录。
定期清理：定期清理已处理或过时的邮件，保持邮箱清爽整洁，提高工作效率。
学会筛选：学会使用过滤器和标签功能，将重要邮件优先展示在收件箱中。
以上即为公司电子邮件使用规范通知，请各位员工严格遵守相关规定，并在日常工作中做到高效、规范地处理电子邮件。
祝工作顺利！此致敬礼！。
公司内部邮件规范通知
公司内部邮件规范通知
尊敬的各位同事：
为了提高公司内部沟通效率，规范邮件交流，特制定本公司内部邮件规范通知，希望大家认真遵守并共同营造良好的工作氛围。
一、主题明确
在发送邮件时，请务必确保主题明确、简洁。
主题应该准确反映邮件内容，避免使用含糊不清或误导性的主题。
二、收件人抄送人抄送规范
在选择收件人和抄送人时，请根据具体情况慎重考虑。
确保信息传递到位的同时，避免不必要的干扰和信息泄露。
三、邮件内容简洁明了
在撰写邮件内容时，应力求简洁明了。
段落分明，逻辑清晰，避免冗长啰嗦，让收件人能够快速理解邮件要点。
四、礼貌用语得体
在邮件中使用礼貌用语是基本素养。
请在开头使用称呼语，结尾添加感谢或者祝福语，给人留下良好印象。
五、附件管理规范
发送附件时，请确认附件内容完整有效，并在邮件正文中简要说明附件内容。
对于大型附件，建议先征得对方同意再发送。
六、回复及时性
对于重要邮件或需要回复确认的邮件，请及时回复。
即使暂时无法处理，也请给予对方答复并说明后续处理计划。
七、保密意识强化
公司内部信息涉及机密内容时，请注意保密意识。
避免在邮件中泄露公司机密信息，确保信息安全。
以上是公司内部邮件规范通知的相关内容，请各位同事严格遵守并相互监督。
希望通过大家的共同努力，提升公司整体沟通效率和工作效率。
谢谢！
此致
敬礼
公司管理团队敬上。
电子邮件沟通规范
如何发送邮件——发送类型
2、抄送（CC），事件相关人 需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的 ，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然 你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人 挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到 也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老 板面子。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应 ；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正 ”之类的邮件。
如何撰写邮件——邮件正文
三、邮件附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
。 2、附件文件应按有意义的名字命名。 3、正文中应对附件内容做简要说明，尤其是有多个附件时
。 4、附件数目不宜超过4个，较多时应打包压缩成一个文件
如何处理邮件——处理流程
2、任务判断 接收到邮件后
判断邮件中是什么任务。 判断要求什么时候完成任务。 确认自己对于任务是否存在疑问。
如何处理邮件——处理流程
3、分析处理 明确任务，并无疑问后
判断是否能直接从发件人处获取信息。 判断是否可从直接主管处获取信息。 分析有几种解决途径。 思考处理问题将涉及哪些资料。 确认完成任务的过程中是否需要帮助和协调。
如何撰写邮件——邮件主题
4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清 的标题。
5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件 事情，以便日后整理。
电子邮件Email的格式礼仪
电子邮件礼仪E-mail的格式礼仪
目录一.电子邮件的概述
二.基本格式礼仪
三.原则（5C原则）
四.注意事项
一.电子邮件的概述
一. 电子邮件的概述
⚫电子邮件（Electronic Mail，简称电邮或邮件）是一种电子通信方式，用于在互联网上发送和接收文字、文件、图像和其他数据。
它是一种广泛使用的通信工具，用于个人、企业和组织之间的信息交流。
⚫在使用电子邮件进行对内对外联络时，应遵循一定的礼仪规范。
邮件有三种形式：写邮件，回复邮件，转发邮件。
二. 基本格式礼仪
二. 基本格式礼仪
(1)主题
(2)收件人称呼
(3)寒暄语/问候语
(4)邮件内容（开头、正文、结尾）
(5)礼貌结束语
(6)签名（写信人的全名、职务、所属公司部门地址电
话）
(7)附件
三. 原则（5C原则）
5C 原则
Correctenss准确
1
Conciseness 简洁
2
Completeness完整
3
Clartiy清晰
4
Courtesy 礼貌
5
三. 原则（5C原则）
四. 注意事项
四.注意事项收件人名字千万不要写错。
(2)正文不空白。
(3)语句通顺、不要出现错别字。
(4)
不要过多的使用感叹号！(5)
英文邮件时态、单复数、大小写。
(6)回复邮件时，不要把历史记录删除(7)
要及时回复。
(8)
看来信内容，正确理解，慎重填写。
(1)
转发邮件时，如有附件要带上附件。
(9)
THANKS 谢谢大家！。
E-mail使用规则及发送注意事项
E-mail使用规则及发送注意事项
1、发邮件前要考量一下邮件的意义和份量；
2、发送邮件时，请选择正确的邮件用语及礼节；
3、不可发抱怨性邮件、“聊天”邮件、“愤情”邮件；
4、邮件TO 给直接负责人（谁是PIC一定要清晰），CC 给你认为收到你的邮件对你有帮助（自己及对方的主管）或者你认为应该要让他知道此事的人员；
5、如果是紧急事情，请先打电话与PIC沟通，如其PIC电话关机联系不到时，应联系PIC的主管或自己的主管知悉及协助（邮件只是书面证明或留证，不以此作为急件的通知, 应先电话再补写邮件），补写邮件时需在邮件开始时说明：Dear XXX,如我们电话或当面所讲,…..请及时帮忙协助处理。
6、写邮件时，一定要有主旨，且主旨应醒目、简单、明了；
7、邮件内容要有条理性、数据化，不堆砌文字；
8、杜绝错别字、语法要通顺、以及注意细节；
9、邮件发出前要全面确认，事件要一次性描述完毕，避免重复修改或更新；
10、密送的邮件不可转发；。
电子邮件书写格式及基本礼仪
目 录
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
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一、电子邮件概述
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电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼 义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email， 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅
，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
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三、注意事项
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注意事项（1）
1、乱码 现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉 字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。 2、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为 Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使脑 可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好 控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。 3、CC（抄送） 在发送电子邮件的时候，一定要CC（抄送）给相关人员。按照业务范围及工作职 责直接抄送上级主管领导。 4、发邮件无主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无 关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。
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注意事项（2）
公司邮件使用规范
内容所涉及到的流程具有框架性，需要更细致的调研确认；本文档为内部资料，严格保密。
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集团公司邮箱使用规范
1、公司用户对外发送邮件的显示名称务必为:“英文名+姓的拼音+（中文名字）”例：Jack zhang (张某);
2、服务器设定员工收发邮件的附件大小为：3M，如附件超出服务器设定大小，您将无法接收或发送邮件;
3、禁止使用公司邮箱在各大网站或论坛中用来注册与工作无关的网络账户;
4、禁止在公司内部群发与工作无关的邮件，如：PPT、小游戏等内容;
5、公司邮件系统可在外网通过WEB方式登陆（地址：https://），服务器已设定每位员工账
号在服务器存储邮件的空间为：1.2G，超过设定大小限制，将无法传送邮件;
6、邮件账户密码与登陆windows系统密码相同，员工需对管理员分配的所有账户和密码负全部责任;
7、杜绝发送与邮件内容无关的接收人员，以免给他人造成垃圾信息;
8、及时清理邮箱中的垃圾邮件，由于程序本身原因，Outlook邮件容量大于或等于2G，邮件收发可能会存在问题;
9、员工离辞后，邮件账户当天会禁止接收邮件，离辞员工后期邮件将转发给Team Leader接收。
10、公司邮箱仅限于收发与工作有关的邮件，务必遵守互联网道德规范;
11、禁止向外网群发收件人数为：50用户以上，如工作需要群发邮件，请向IT部门申请群发邮件账号
12、在使用邮件系统时，如收到未知附件请不要打开，对于陌生邮件请直接删除或转发给IT人员帮您分析;
13、公司服务器支持智通手机收发邮件，如工作需要可联系IT部配置（不同手机配置方式不同）;
14、禁止使用私人邮箱群发和接收工作相关邮件，如发现一次，IT将禁用违规员工公司内部账户;。
办公邮箱使用管理制度模板
办公邮箱使用管理制度模板一、总则为规范公司员工的办公邮箱使用，保障公司信息安全，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司所有员工在公司规定的工作时间内使用公司提供的办公邮箱的情况。
三、管理原则1. 合法合规：员工在使用公司提供的办公邮箱时，必须遵守国家相关法律法规和公司政策规定。
2. 安全保密：员工在使用公司提供的办公邮箱时，必须妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
3. 简洁高效：员工在发送和接收邮件时，应尽量简洁明了，避免废话和冗长，提高工作效率。
4. 遵守规定：员工在使用公司提供的办公邮箱时，应遵守公司关于邮箱使用的管理规定，不得擅自删除或篡改公司邮件。
四、邮箱使用规定1. 邮箱设置：公司为员工提供专门的办公邮箱，员工在收到公司分配的邮箱后，需要及时设置好邮箱密码，并在首次登录时对密码进行及时修改。
2. 邮箱使用权限：员工使用公司提供的办公邮箱，仅限本人使用，不得将邮箱账号和密码泄露给他人使用。
3. 邮箱监控：公司将对员工的办公邮箱进行监控，以保障公司信息安全和工作效率。
员工不得进行私人邮件和不相关工作的邮件发送和接收。
4. 邮箱分类：员工在接收邮件时，应根据邮件的重要程度和紧急程度进行分类，重要邮件应及时回复和处理，对不重要的邮件可归档或者删除。
5. 邮箱备份：员工应当定期对公司提供的办公邮箱进行备份，确保工作邮件的安全和不丢失。
五、违规处理1. 对于违反本管理制度的员工，公司将给予相应的劝导和警告，情节严重的将给予相应的处罚，包括但不限于扣减奖金、停发奖金、调整岗位、降职、辞退等。
2. 对于因员工违规使用公司提供的邮箱给公司造成损失的，员工将负担相应的责任，并可能受到相应的处罚。
3. 公司对员工违规使用公司提供的邮箱的行为将进行记录，并纳入员工档案，对于多次违规的员工，公司将给予相应的处理措施。
六、附则本管理制度自发布之日起正式实施，公司员工在使用公司提供的办公邮箱时，必须严格遵守本管理制度的规定。
邮件礼仪及注意事项
邮件礼仪及注意事项多采用主动语气，让收件人知道是谁应该来做这件事情。
2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或者批评的语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，邮件发出前多站在对方的角度感受一下。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观，“邮件门”就是深刻的教训！3、正文多用1234之类的列表，以清晰明确4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5、尽可能避免拼写错误和错别字这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，引用资料时要注明出处；8、慎用表情符号；9、正文不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距；10、转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字体；11、邮件的总体结构应符合“第一段与最后一段是重点”，要主动说出你期待对方做的事情。
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。
如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。
当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。
如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送【结尾、签名、日期】每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
mail命令参数
mail命令参数I.引言在日常生活和工作中，电子邮件已成为人们沟通交流的重要工具。
为了方便用户发送邮件，很多操作系统和邮件客户端都提供了mail命令。
本文将详细介绍mail命令的参数及其用法，帮助你轻松掌握发送邮件的技巧。
II.mail命令简介A.命令格式mail命令的基本格式为：```mail [选项] [收件人] [主题] [邮件内容]```B.常用参数介绍以下是一些常用的mail命令参数：1.-s：设置邮件主题。
2.-t：设置邮件正文格式，可选用文本、HTML或多部分格式。
3.-a：添加附件。
4.-b：删除附件。
5.-r：设置邮件优先级，分为普通邮件和紧急邮件。
6.-c：设置收件人。
7.-f：设置发件人。
III.常用参数详解A.发送邮件1.收件人：使用“-c”或“-f”参数指定收件人邮箱地址。
2.主题：使用“-s”参数设置邮件主题。
3.邮件内容：使用“-t”参数设置邮件正文格式，可选用文本、HTML或多部分格式。
B.邮件格式1.文本格式：使用“-t”参数指定邮件内容为纯文本。
2.HTML格式：使用“-t”参数指定邮件内容为HTML格式。
3.多部分格式：使用“-t”参数指定邮件内容为多部分格式，如文本+HTML。
C.附件1.添加附件：使用“-a”参数添加附件，附件路径应为相对路径或绝对路径。
2.删除附件：使用“-b”参数删除附件。
D.邮件优先级1.普通邮件：不使用任何优先级参数。
2.紧急邮件：使用“-r”参数指定紧急邮件。
E.其他常用参数1.-v：显示邮件详细信息，如收件人、发件人等。
2.-h：显示帮助信息，了解所有可用命令参数。
IV.实践案例以下是通过mail命令发送简单邮件、带附件的邮件以及设置邮件优先级的示例：A.发送简单邮件```mail -s "通知：会议安排"**************************************"会议时间为明天上午9点，地点在会议室1号。
邮件的标准格式
邮件的标准格式邮件是我们日常生活和工作中经常使用的一种沟通工具，因此，写好邮件显得尤为重要。
一封规范的邮件格式可以让收件人更加清晰地理解邮件内容，提高沟通效率。
下面就是一份邮件的标准格式，希望对大家有所帮助。
首先，邮件的格式要求非常简洁明了。
在写邮件时，我们需要包括以下几个部分：收件人、抄送、主题、正文和附件。
其中，收件人和主题是邮件的两个重要元素，它们直接关系到邮件的传达和阅读效果。
在写邮件时，务必要注意以下几点：1. 收件人，在写邮件时，务必要注意收件人的邮箱地址是否正确，避免因为输入错误而导致邮件无法送达的情况发生。
另外，如果有多个收件人，需要使用英文逗号“,”进行分隔。
2. 抄送，在写邮件时，如果需要抄送其他人，务必在收件人后面使用英文分号“;”进行分隔，并在正文中注明抄送的原因。
3. 主题，主题是邮件的标题，应该简洁明了地概括邮件的内容，让收件人一目了然。
同时，为了提高邮件的开封率，建议主题尽量具体，避免使用模糊的词语。
4. 正文，在写邮件的正文时，要尽量做到言简意赅，避免出现冗长的描述。
另外，为了提高邮件的可读性，可以使用段落来分隔不同的内容，让邮件看起来更加清晰。
5. 附件，如果需要在邮件中添加附件，务必要确保附件的内容和邮件的内容相互呼应，避免出现不相符的情况。
在邮件的结尾处，通常会添加一些礼貌用语，比如“谢谢”、“祝好”等，以示礼貌。
最后，需要在邮件的末尾签上自己的姓名，以示对邮件的负责。
总的来说，一封规范的邮件格式应该是简洁明了的，内容要点突出，逻辑清晰，语言得体。
只有这样，才能让收件人更加清晰地理解邮件内容，提高沟通效率。
希望大家在以后的邮件写作中，都能够按照这些要求来规范自己的邮件格式，提高邮件的质量，减少沟通的误解。
附小电子邮件使用管理制度
附小电子邮件使用管理制度
尊敬的员工，
为了更有效地管理电子邮件的使用，确保您在工作中合理、高效地利用电子邮件的功能，我们制定了以下的电子邮件使用管理制度：
1. 电子邮件的使用目的：电子邮件是一种便捷、高效的沟通工具，应主要用于工作相关的信息交流和沟通。
2. 形式和语言：电子邮件应使用正式、专业的语言，避免使用口头语言、俚语或不礼貌的表达。
3. 主题和标题：请在每封电子邮件中使用清晰、具体的主题和标题，以便接收者快速了解邮件内容。
4. 收件人和抄送：请仔细选择收件人和抄送人，确保信息传递到每个相关的人员。
5. 回复和转发：请及时回复和转发邮件，避免长时间的未回复或未处理的情况。
6. 邮件附件：如果有必要，您可以将文件以附件的形式发送，确保附件大小合理，避免占用过多的存储空间。
7. 保密和安全：请确保您收到的机密或敏感信息不会被未经授权的人访问或泄露，请妥善保管您的密码和账户信息。
8. 私人使用限制：电子邮件系统主要应用于工作目的，因此，请避免将个人事务发送给他人。
9. 邮件的保留和备份：为了遵守相关政策和法律规定，请妥善保留和备份重要的工作邮件。
10. 不良行为：请避免发送或接受包含诽谤、歧视、辱骂、虚假或其他不合适内容的电子邮件。
11. 监控：请了解我们的电子邮件系统可能会进行一定程度的监控，以确保合规和安全。
我们希望通过这些管理制度，使电子邮件在工作中发挥更大的作用，并促进我们的沟通效率和工作效率。
谢谢您的合作！
最诚挚的问候，
[公司名称]。
电子邮件书写规范
词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的 内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字 （Who）。
正文简洁、美观、易懂
正文格式 一、称谓+礼貌用语
如：×××经理（名字+职位），您好！ ×××先生（女士），您好！ ×××（名字），你好！
普通工作邮件范文
签名，可以让收件人了解你的信息
签名信息内容
签名档文字应该选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字
体应比正文字体小一些；
签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、
E-mail等，书写时应将内容归类； 对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿“-”。
签名，可以让收件人了解你的信息
商务签名
普通签名
Thank you！
根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气
陈述，多使用请、谢谢等词语； 如果事情复杂、最好使用1、2、3列几个段落分别说明； 合理利用图片、表格等形式来辅助陈述； 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示。
正文简洁、美观、易懂
商务类邮件范文
正文简洁、美观、易懂
正文简洁、美观、易懂
二、内容
字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色 三、结尾客套语 如：Sincerely！
Best regards！ 顺祝商祺！
正文简洁、美观、易懂
正文 小贴士 原则：要事第一、结论在前、分析在后
内容简洁易懂，要让收件人在最短时间内了解您的表达意图；
电子邮件书写规范完整的邮源自包括四部分内容收件人 主题 正文 签名
电子邮件书写格式及基本礼仪
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4、邮件内容（2）
正文做到主题明确（邮件要什么人干什么事），语言流畅，内容简洁。 在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的 困扰。
√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
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2、收件人
在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。 传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 CC（抄送）。 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导 在收件人(To)、抄送(CC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多 个地址时用逗号或分号分隔)；也可以打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人， 单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
2
一、电子邮件概述
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电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼 义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email， 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”
收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等 待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
电子邮件使用注意事项
电子邮件使用注意事项一、电子邮件的作用：1.方便沟通，提高办公效率，节约成本；2.传递信息方便、快速、安全；二、为什么要学习电子邮件的注意事项：1.节约他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人；2.通过合理使用电子邮件，减少工作中不必要的麻烦，提高工作效率；三、邮件使用注意事项：1.主题1）不要使用空白标题，这样是不礼貌的；2）主题要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
3）回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题（主题与内容相匹配）；2.收件人1）确认传达讯息的对象，并将人数降至最低。
2）发送电子邮件之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
3）不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人；3.称呼和问候1）恰当地称呼收件者，拿捏尺度；2）称呼全名是不礼貌的；3）Email开头结尾最好要用问候语，礼多人不怪；4.正文1）正文要简明扼要，行文通顺；2）注意论述语气；3）多用1234之类的列表，以清晰明确；4）一次邮件交代完整信息，不要重复发邮件；5）尽可能避免拼写错误，注意检查；6）合理提示重要信息，用颜色标示或粗体等；7）合理利用图片、表格等形式来辅助阐述；5.附件1）正文里面提示收件人查看附件；2）附件文件应使用有意义的名字命名；3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5）附件内容如需打印，请提前设定好打印格式，以免给他人造成麻烦；6.结尾签名1）签名信息不宜过多，一般不超过4行（一般包括部门、姓名、联系方式、职务等）；2）签名档文字应选择与正文文字匹配；3）签名信息避免使用卡通、动漫图片；7.回复技巧1）及时回复Em ail；如果正在出差或休假，应该设定自动回复功能；2）进行针对性的回复；3）不要就同一问题多次回复讨论；同一问题交流回复超过3次，只能说明交流不流畅，应采用电话沟通等其它方式；4）要区分“单独回复”和“全部答复”；如果不是有必要让所有人知道回复内容，尽量不选择使用全部回复功能。
e-mail格式
e-mail格式E-mail格式概述：电子邮件（e-mail）是一种电子通信方式，它允许我们在互联网上发送和接收文本消息。
E-mail格式是一种规范，用于指导我们在撰写和发送电子邮件时应遵循的标准。
在本文档中，我们将探讨常见的 e-mail 格式规则和最佳实践，以帮助您撰写出专业且易于阅读的邮件。
1. 邮件头部：邮件的头部是一个包含各种元数据的区域。
在您撰写一封电子邮件时，务必包含以下重要的头部项目：- 收件人：指定邮件的接收者。
您可以在“收件人”字段中输入收件人的电子邮件地址，也可以同时添加多个收件人。
- 抄送（Cc）：如果您希望将邮件副本发送给其他人，可以使用抄送字段。
输入抄送人的电子邮件地址或名称。
- 密送（Bcc）：密送字段类似于抄送字段，但不会显示其他收件人。
只有被添加到密送字段的人才会收到邮件副本。
- 主题：在主题字段中，简要描述邮件的内容。
一个明确的主题可以帮助接收者更好地理解邮件的目的。
- 发件人：指定发送邮件的人或组织。
您的电子邮件地址将被自动添加到该字段中。
2. 段落结构：为了确保邮件易于阅读和理解，我们建议使用适当的段落结构来组织邮件内容。
以下是一些要记住的要点：- 开头：在邮件的开头，打招呼并介绍自己。
明确表达您的意图以及您为何给接收者发送这封邮件。
- 主体：在主体部分中，详细描述您想要传达的信息。
最好使用简洁明了的语句和段落，以使读者易于理解。
- 结尾：在邮件的结尾，总结您的主要观点并提供必要的下一步行动或回应的请求。
3. 电子邮件礼节：电子邮件礼节是指在书写和发送电子邮件时应遵循的一些社交准则。
以下是一些常见的电子邮件礼节规则：- 敬语：在开头使用适当的敬语，如“亲爱的”，“尊敬的”或“您好”等，视具体情况而定。
- 简洁明了：尽量使用简洁明了的语言，避免使用复杂的词汇和长句，以确保接收者能够迅速理解您的意思。
- 正确的语法和拼写：在撰写电子邮件时，请确保使用正确的语法和拼写。
公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范：1 邮件内容：一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址抄送邮件地址、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期,有明显称呼、签名、日期的邮件,能使查阅者一目了然;2邮件字体：1全文统一；2字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；3字体为正体；4字体颜色为黑色,个别重点处可加黑、加大或显着的颜色;3邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量,应在邮件内容中说明;4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式,如无信纸格式,则不使用信纸;5个人签名：1个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail等；2如有工作需要,需和外部联系,还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码,skype号等;二、邮件语言文字规范：1语言表述清楚、简练,不能有岐义;2规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语;3 段落分明、清晰;4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪;三、邮件发送规范：1邮件主题：邮件必须写明主题;2邮件发送：1 邮件内容需注意保密性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发给无关人员；2 涉及企业内部操作的信息,不要发送邮件；3 敏感信息,需要用隐晦的表达方式；4 决定性、关键性内容要点应在正文中描述,附件只作为详细分解说明；5 明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该邮件内容的当事人,涉及请示、问询等内容的,或需要指示、告知时,主送人一般需要回复邮件,抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；6 慎重考虑邮件发送人员,重要和必须了解的信息,抄送上级领导或横向部门领导；7 转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容；8 连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；9 接受抄送邮件人员,一般不需要回复；10邮件发送前,检查一遍,确认无误及已添加需要发送的附件后再发送3邮件群发：1 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;2 回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复;4邮件优先级1 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;2 不要频繁使用邮件高优先级;四、其他注意事项:1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件;2工作时间勿发与工作内容无关的邮件;3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件;4 重要紧急事项,发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到;5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送;6 无保留价值的邮件阅后及时删除,避免占用空间;7 需要归档的邮件及时归档留存;8 对不熟悉来源的邮件,需确认无危害后才打开,避免病毒侵入;。
电子邮件使用规范
文件制修订记录一、电子邮件是公司内部工作联系的首选方法1、公司员工的内部联系，应尽量使用E-MAIL 的方式，减少使用电话交谈或面对面的方式，造成非授权的信息扩散，以及避免理解上的出入造成工作失误。
2、重要的工作交流均应通过邮件确认。
3、工作会议后相关负责人一般应将会议记录、结果，整理后发送给参会人员以确认无误。
二、邮件回复遵循“24 小时回复制”4、为保证及时有效处理邮件。
上班时间必须打开邮件接收软件，且设置为定期收信（推荐为每隔10 分钟收信、查阅一次）；5、内部工作邮件，应在4 小时内处理，无法立即办理的，应先回复确认收到并告知预计处理时间。
6、收件人回复邮件的时限为24 小时之内，涉及工作安排的邮件，回复时，应该给出完成工作的时间要求。
7、收到邮件为“主送”的一般必须回复，除非邮件本身已经是回复，或者内容确系不用回复。
抄送的邮件一般为知会性质，不要求对方回复，如需回复应在发送邮件时注明。
8、群发邮件，如发送给ALL 组的，除非必要，否则只允许直接回复给发件人（或者指定的回复人），如是发给ALL ，应明确标注为群发邮件。
9、需要紧急处理的，应将邮件标记为“紧急”，并在邮件中注明要求处理的时间。
非常紧急的情况下，应再次使用电话或口头进行确认。
10、重要邮件应使用-“工具”-“请求阅读回执”，并再次使用电话或口头确认。
三、邮件主题不管内部或者外部邮件，均需填写邮件主题，主题应该简明扼要的说明邮件的目的，以方便对方迅速处理。
四、邮件正文11、发送的邮件内容要尽量简洁、有条理，多项内容写成“1、2、3、4”的形式。
12、禁止使用红色的字体颜色。
13、使用公司规定的统一签名，在规范的基础上，可使用自定义内容，但不能破坏原有规范的一致性。
五、附件的使用14、发给全公司员工的群发邮件应先查毒。
15、尽可能避免使用大容量的附件（即：超过2M 的为大容量）。
如果的确需要携带超大附件，在局域网内，可将附件放置在共享目录下，在邮件中建立链接方式进行说明。
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二、收件人&抄送&密送
1.收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2.抄送的人是需要知道这回事，但没有义务对邮件予以响应，如果抄送到的 人有建议，当然可以回Email。
3.各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到 低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
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7.避免拼写错误和错别字 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写 检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有 错误。 8.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信 息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影 响阅读。 9.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
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八、回复&转发技巧
1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的， 这是对他人的尊重，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即 处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了， 我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待， 记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响 工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案， 进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
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3.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不 清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有 时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高， 这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进 行小结，删减瘦身，突出有用信息。 4.要区分回复、全部回复和部分回复 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道 如果邮件中有客户或者供应商，在讨论内部问题的时候应将这些mail去除， 回复部分即可。 点击“回复全部”前，要三思而行！
使用mail规范
大 纲
一、主题 二、收件人&抄送 三、称呼&问候语
四、正文
五、附件 六、语言的选择和汉字编码 七、签名 八、回复技巧 九、mail实例 十、注意事项
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一、主题
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。 2.标题要简短，不宜冗长。 3.标题要能真正反映邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王 先生收”。 4.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人 注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 5.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。 6.主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记 检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
Prepared by Jessica 10.不要动不动使用笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 8
五、附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 。最好能 概括附件的内容，方便下载者管理。
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
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四、正文
1.正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份&姓名或你代表的部门是必须 通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对 方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就 是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式 之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 2.正文应简明扼要的说清楚事情
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The end Thanks！
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三、称呼&问候语
1.邮件的开头要称呼收件人 这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应；在多个收件人的情况下可以称呼ALL。 称呼应第一行顶格写。 2.Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“Hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语 是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个Best Regards、Sincerely、 Thank you ，中文的写个”祝您顺 利”之类的也就可以了。
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5.转发要有针对性 如果收件人觉得邮件内容有必要让第三方知晓却不想其他收件人知道，可 以将收到的邮件转发给第三方。 如果收件人觉得第三方需要协助处理邮件内容，可以在全部回复的收件人 中加上第三方。
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九、mail实例
ASAP (as soon as possible)：尽快
FYI (for your information): 供你参考 TTBOMK (to the best of my knowledge)：尽我所能 OTOH (on the other hand)：另一方面
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4.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 5.如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。
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六、语言的选择和汉字编码
1.只在需要的时候才使用英文邮件
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家 和地区的华人，也应采用英文交流。如果对方与你的邮件往来是采用中文， 请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老 土的用中文回复。 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表 达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的 解决。
如果具体内容确实很多，正文应只 多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
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4.注意正文的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同， 选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 5.正文多用1234之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你 的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 6.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发 一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
2.选择便于阅度的字号和字体
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
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七、签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电 话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上 面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 2.建议使用多个签名档 对内、对外、对熟悉的、对陌生的，可以设置多个签名档，灵活调用。 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
5.有你想告知，却不希望收件人和抄送人知道的收件对象时可以使用密送。 只有发信的人知道密送给了谁，收件人和抄送人都不知道发送者密送给了谁， 但是接收密送的人知道是谁给他发的这封邮件，以及这份邮件本来发给了谁， 并抄送给了谁。
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必须要 处理和 参与的 人员
邮件主题， 需简明扼 要
需要知道 但不需要 处理的人 员
邮件正文
称呼&问 候语
签名档
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十、注意事项
1.与工作无关之mail，一律不可发，如游戏、转载信、广告…等等 2.若非必要，尽量不要整群组发送，因为有时组织变动，群组未必及時更新 3.mail出现争执时，该部门主管应及时出面制止 4.部分简称： AFAIK (as far as I know)：据我所知