照片档案管理规范

• 4、编制数码照片目录
照片 张数
编号填写：光盘号+目录号 标题：即每一次活动的时间、人物、事件名称
编制 部 门 日 期 标 题
保管 期限
编号
年 月 日
备 注
GP.1.1
2007.1.17省教育厅高红处 长检查教学工作 2007.2.8学校召开职代会， 王芳校长主持，市教育局 李玉副局长到会
10 15
照片编号举例：
• 格式一 如：107-1-1-1 (张家口市档案局,永久，第1 册，第1张照片） 107-1-2-1（张家口市档案局，永久，第 二册，第1张照片） • 格式二 如：107-1-1（张家口市档案局，永久，第1 张照片） 107-2-1（张家口市档案局，长期/30年， 第1张照片）
5、照片的入册
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代码 • 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、 C、D”对应代表“永久、长期、短期”（照 片档案规范还未修改，建议采用数字代码） • 册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开 始的顺序编号
• 张号：格式一中的张号是指在册内的排列 从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是 指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺 序编号
• 1、 历史记录的真实见证。 • 2、维护单位利益的旁证。 • 3、 基建维修的依据。
四、照片档案的收集
• 1、范围(七个方面)
• a 本单位各种重要工作会议的照片。 • b 领导人、人民代表、著名人物等参加本单位或本地 区有关的重大公务活动的照片。 • c 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 • d 记录本单位或本地区重大事件(反映主要工作职能工 作成果)、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和 现象的照片 • e 本单位获得各种荣誉的照片。 • f 与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基 建档案的补充) • g 其它具有保存价值的照片。
六、底片的整理
详见《照片档案管理规 范》GB/T11821-2002 1、底片可不分类。 2、底片的组卷。 3、底片按时间先后排列 编号 。 4、底片芯页。 5、底片编号见第五部分
七、数码照片的管理
1、确保数码照片的真实性、完整性、有效性 • 档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、 归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载 体档案的完整与安全。 数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。 在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的 数据转存到本部门指定的专用计算机内。 通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，进行分类、 整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。 注意采集并保存在拍摄时由数码相机自动生成的EIXF文 件（照片元数据）。对数字照片进行复制、迁移时，不 应将EIXF文件与数字照片相分离。
10、照片册的背脊
上部贴四线 格标签。 • 标签 格 式及 填写 方 法 。 案卷 背 脊粘 贴标签。 全宗号 全宗号 107
保管期限
册号
起止张号
保管期限 永久
册号 1
起止张号 1-30
Add your title • 11、卷内目录的
填Βιβλιοθήκη Baidu。
• 照片号、照片题 名、拍摄时间、 页号、底片号 （可填光盘号）、 备注。
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形成时间：光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月， 用6位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表 示月，起始年月和终止年月中间用“—”分隔， 如：200701—200712 张数：盘内数码照片的总数 制作单位：光盘制作单位的全称或通用简称 光盘封面 制作日期：数码照片档案刻录到光盘上的日期。包括年 月日，用阿拉伯数字八位数标识。如：20080709 保管期限：光盘内存储的数码照片档案的保存时间。 审核人：负责检查光盘存储质量的人员姓名 光盘种类：光盘的类型 如：CD-R、DVD-R等
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2、数码照片的收集整理
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数字图像的归档可分两步进行，对实时归档的先做 逻辑归档。然后再定期完成物理归档，刻录到光盘 平时存放在电脑硬盘中，设置相应的目录夹。 归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘，给一 个光盘顺序号。 每次活动设一子目录，选几张代表性的，冲印成照 片做成照片档案。对具有永久保存价值的数码照片， 归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求 保存。 数码照片分辨率最起码要达到 1280dpi*960dpi以上， 采用光盘介质bmp或jpg格式。
9、编组联符号
组联符号：同组中的每一张照片均应在单张照片的左或右 上角标出组联符号 • 组联符号按组依次采用“①”、“②”… 例：1--①、2--①、3--①（即前三张是第一组）、4、 5 （第4、5张为单张）、 6--②、7--②、8--②（第6、7、8张 照片为第二组） 组联符号不宜越册 • 组合照片说明 1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟 写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。 2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息 内容及其他需要说明的事项。 3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量 4）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放 在本册所有照片之前。
3、数码照片的编号
• 数码照片档案编号： 文件夹内每一张数码照片按其排列顺序编号。 照片号格式为： 全宗号—年度—保管期限代码--张号 例：107-2007-Y-0008（张家口市档案局2007年永久第8张 照片）
• 数码照片做在照片档案中时，在底片号一栏填写： 光盘号+目录顺序号+照片号。 • 比如 ：GP.1.2-3 • 其中 GP 指数码照片刻录成的光盘， 1 指某一年度， 2指该年度中的第二次活动，比如职代会。--3是指 照片号，该活动中的第三张照片。
八、照片档案的保管
• 表1 推荐的存贮最高温度和相对湿度
• 底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸 质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，化学性能稳定，且不 易产生碎屑或脱落的纤维。 • 贮存柜架：底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、 抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐 蚀的材料，避免使用木制及类似材料。 • 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。 • 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必 要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。 • 接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘。 • 底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、 照片受压后造成粘连。 • 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。 拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。 • 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行 一次全面检查。
• 2、归档时间 a 随时归档（重大活动） b 定期归档（平时活动） c 阶段性工作结束归档
3 、归档要求：属于收集与归档范围的照片 应按照规定定期向档案机构或档案人员移 交，集中管理，任何单位或个人不得据为 己有。 a 底片、照片、说明三者齐全 b 底片与照片影像相符 c 注意画面形象 d 有选择性的归档 e 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无 照片的底片应制作照片。 注意：主要照片应具备主题鲜明、影像 清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
• 1）照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯 页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有 活页式和定页式两种。 • 2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固 定在芯页上，组成照片册。 • 3）大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专 用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如 竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上， 再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。
二、照片档案管理现状
• 国家关于照片档案的管理规范 国家技术监督局2002年批准发布国家标准《 照片档案管理规范》GB/T 11821-2002 • 照片档案存在的问题： 1、收集不全。 2、整理凌乱。 3、装具混乱。 尤其是收集不全的问题特别突出： a材料不全 b底片不全 c照片说明不全
三、照片档案的作用
照片号：107-1-1-1 底片号：107-1-1 参见号：文书档案107-2007-Y-12 科技档案G-J-21
摄影者：一般写个人必要时可加 单位。
摄影时间：用八位阿拉伯数字年 月日，即19991025。
文字说明：综合运用事由、时间、 地点、人物、背景等要素， 概括揭示照片影像所反映的 全部信息；或仅对题名未及 内容作出补充。
照片档案管理规范
一、概念介绍
• 1、照片档案 • 国家机构、社会组织或个人在社会活动中 直接形成的以静止摄影影像为主要反映方 式的有保存价值的历史记录。照片档案一 般包括底片、照片和说明三部分。 • 2、芯页 • 用以固定照片或底片，并标注说明的中性 偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组 成单元。
8、大幅照片说明
• 单张照片的说明，可根据照片固定位置， 在照片的右侧、左侧或正下方书写。 • 大幅照片可另附纸书写，与照片一同保存。 一组联系密切的照片中的大幅照片，应随 该组照片一同在册内编号，填写单张照片 说明，并注明存放位置 • 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其 放入专用的档案袋或档案盒中
GP.1.2
GP.2.1 GP.2.2
5、光盘封面
• 存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应刻制或 贴有识别光盘的统一规格的标签。 • 编制光盘封面，填写相关内容说明(应包括：全宗 号、光盘号、套别、全宗名称、形成时间、张数、 制作单位、制作日期、保管期限、审核人、光盘 种类等) • 光盘封面内容与盘内内容要保持一致 • 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号 • 套别：用大写英文字母A、B、C表示。A表示查阅 利用；B表示封存保管；C表示异地保存 • 全宗名称：本单位全称或规范性简称
4、照片档案的编号
A 照片的编号
• 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列 顺序的一组字符代码 • 格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号 • 格式二：全宗号—保管期限代码—张号
B 底片的编号 • 1)、与照片分别编号法（必须相互填写互见号） • 2)、与照片合一编号法 • 底片编号格式：全宗号—保管期限代码—张号
6、照片底片档案的装具式样
• 照片档案的案卷格式 • 1、封面，芯页，内封面。 • 2、内封面的填写。
• 档号、案卷题名、编制单位、编制时间、 保管期限。
7、单张照片说明的填写
• • • • • • • • • • 说明格式 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时 间： 摄影者： 文字说明： 说明的内容 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容， 人物、地点、事由等要素尽可能齐全。
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△每个文件夹赋予一个文件名 △文件夹名必须具有惟一性 △以年度或项目代号作为文件夹名 文件夹命名： 例一 2006年照片 例二 HC.621 HC 海沧大桥项目档案，621 工程科研实验类 • 文件夹内的每张照片要有简单的文字说明 在文件夹内添加“文本文档”，在“文本文档”内填 • 写照片档案总说明。 利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机 拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片，添加上相关 事由、时间、地点、人物、等文字说明。 然后再刻录成光盘。此方法包含照片、文字说明，与 实体照片档案整理的排序一致。编辑的幻灯片能利用 计算机实现快速检索（只要在编辑工具栏—“查找内容” 项输入关键词就能找到所需的照片档案）
五、照片档案的整理
1、照片档案的整理原则。 有利于保持照片档案的有机联系， 有利于保管，便于提供利用的原则。 照片档案分为照片和底片两大 部分，底片应单独整理和存放，照 片和说明一同整理和存放。
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2、照片的分类 照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—问 题分类，跨年度且不可分割的照片，也可按保管 期限—问题—年度分类。分类方法要保持稳定。 3、照片的排列 在分类方案的最低一级类目内，按问题结合 时间。 例：保管期限—年度—问题 永久—2006年— 河北省档案工作会议(1-12) 河北省重点工程档案工作会议 (13-25) 例：保管期限—问题—年度 永久--ⅩⅩ案件—2006年(1-10张) 2007年(11-29张)