照片档案管理规范

照片档案管理规范

中华人民共和国国家标准

GB/T 11821-????

照片档案管理规范

(1996年6月修订)

为了加强照片档案管理～建立和健全照片档案管理制度～更好地开发利用照片档案信息资源～服务于社会主义现代化建设～特制定本规范。

1主题内容和适用范围

本规范规定照片档案的收集工作～整理程序和保管条件。

本规范适用于常规照片档案的管理。

2引用标准

下列标准包含的条文～通过在本标准中引用而构成本标准的条文。在标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订～使用本标准的各方应探讨、使用下列标准的最新版本的可能性。

GB2808-81全数字式日期表示法

GB3792。5-85 档案著录规则

JGJ125-86档案馆建筑设计规范

GB9705-88文书档案案卷格式

3定义

本标准采用下列定义。

3(1照片档案

国家机构、社会组织及各个在社会活动中直接形成的～有保存价值的以感光材料为载体～为影像为主要反映方式的历史记录。

3(1(1 常规照片档案

用一般照像机和普通胶片～采用可风光使照片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。

3(1(2芯页

固定照片和底片～以及标注说明的纸质载体～是组成照片档案案卷的材料。

3(1(3大照片

凡是不宜用插袋式芯页保存的照片～统称为大照片。

3(1(4大底片

凡是不宜用插袋式芯页的底片～统称为大底片。

4 照片档案的收集

4(1 收集范围

4(1(1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。

4(1(2 领导人和著名人物参加的重大外事活动的照片档案。

4(1(3 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4(1(4 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。

4(1(5 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片档案。

4(1(6 与其它载体有密切联系的照片档案。

4(1(7 其它具有保存价值的照片档案。

4(2 收庥归档时间

4(2(1 照片冲洗加工后～由摄影者或承办单位整理并编写说明～及时向档案馆归档～或随其它载体档案一起归档。

4(2(2 依照《档案馆工作通则》的规定～照片档案随立档单位其他载体形态的档案同时接收进馆。

4(2(3 档案馆,室,应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。

4(3 收集归档要求

4(3(1 对反映同一画面的若干张照片～应选择其主要照片归档。

4(3(2 底片、照片、说明齐全。

4(3(3 底片与照片影象相符。

4(3(4 无底片的照片应翻拍底片。

5照片档案的整理

应以有利于保持照片档案的有机联系～有利于保管～便于为利用者提供服务～为整理原则。

照片档案的底片应单独整理和存放。

5(1 底片整理方法

5(1(1 底片分类将一个全宗内的底片分为负片和返转片两种～并单独整理和存放。

5(1(2 底片的编号

5(1(2(1 在全宗内编流水号。格式如下:

全宗号-底片号

例:13-535

5(1(2(2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。 5(1(3 底片放入底片袋内保管～底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜

面垫衬柔软的中性纸张后～缠在卷筒纸芯上～外面用衬纸包装并注明底片号。

5(1(4 按底片号须序将底片袋插入底片册。 5(1(5 反排底片应在底片袋在左上方标明“F”字样。 5(2 说明的编写方法和要求

5(2(1 照片号:宗卷内照片的须序号。

5(2(1(2 底片号:按5。1。2条要求附于的编号。 5(2(1(3 参见号:与本章,组,照片有密切联系的其它档案的档号。格式如下:

,类别,档号

例:,文书档案,13-2-58,

,科技档案,G-J-28

5(2(2 文字说明的要素和编写要求

5(2(2(1 文字说明包括事由、时间、地点、人物、被景、摄影者等六要素。

A 事由:照片影象所反映事件、事物的情由,

B 时间:事件发生或事物变化～产生时间和拍摄时间,

C 地点:被拍物所在具体地点,

D 人物:照片影象上主要人物的姓名、身份,

E 背景:对揭示照片影象主题具有一定作用的背景,

F 摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。

5(2(2(2 文字说明的编写要求

A:综合运用5.2.2.1条中的六个要素。概括提示照片影像所反映的全部信息, B:文字简洁、语言通须。一般不超过200字, C:根据GB2808的规定～日期用

八位数表示～第一-4位表示年～第5-6表示月。第

7-8表示日。

例:1953年3月20日写作19530320

5(2(3 总说明和分说明

5(2(3(1 一般应以照片的自然张为单元编写说明～一组,若干张,联系密切的照片应加说明。

5(2(3(2 凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明～并注芯号。

5(2(4 说明的格式:

5(2(4(1 说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握～最窄不得小于50MM。

5(2(4(2 说明应分段书写～格式如下:

照片号/底片号拍摄时间

文字说明

参见号摄影者

5(2(4(3 单张照片的说明～横画面照片在照片正下方书写～竖画面照片在照片右侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。

5(2(4(4 大照片的说明可另纸书写～一同保存。

5(2(4(5 反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。

5(3 照片的整理方法

5(3(1 照片的分类应在全宗内按年度——问题进行分类～根据实际需要也可按问题——年度分类。分类应保持前后一致～不能随意变动。

5(3(2 根据分类情况～将照片与说明一起固定在芯页上～并组成案卷。芯页应采用中性纸张～规格为297mmX210mm。

5(3(3 根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。

5(3(4照片应固定在芯页正面,装订线右侧,。

5(3(5 案卷内的芯页以三十页左右为宜。

5(3(6 卷内目录

以照片的自然或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

5(3(6(1 照片号:参见5、2、1、1,

5(3(6(2 照片题名:应简明概括、准确反映照片的基本内容。

5(3(6(3 参见号:参见5.2.1.3。

5(3(7 卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。

5(3(8 卷皮可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。