企业档案整理ppt课件

组卷
经营管理文件组卷的方法：
4、 按名称组卷。就是把文件种类名称相 同的文件组成案卷。这种方法，多应用 于一些综合性文件，如综合性工作计划、 总结报告、工作简报、会议记录等。
5、 按地区组卷。就是把内容涉及同一地 区的文件集中组卷。
组卷
会计文件组卷的方法 ： 1、 会计凭证，一般由经办会计将当月凭
全宗卷
▪ 全宗卷的构成：
✓ 档案收集： ✓ 档案整理： ✓ 档案鉴定： ✓ 档案保管： ✓ 档案统计： ✓ 档案利用： ✓ 档案管理新技术的应用：
全宗卷
全宗卷的主要内容：
✓ 档案收集：档案交接文书、移交目
录、征集记录，档案来源和价值说明 等； 其中主要是：档案交接登记表
序 号
文 （图）
号
档案交接登日记期表
全宗卷
全宗与全宗卷概念 全宗卷构成
全宗卷
▪ 全宗概念：全宗是一个独立的机关、企事业单位
或人物在社会活动中形成的档案整体。 按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何
档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
全宗卷概念：在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的 专门案卷。 它是在管理档案过程中产生的，记载了档案工 作的基本情况，反映了立档单位的历史演变，是 人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管 理工具。每个单位档案室均应建立全宗卷。
组卷
科技文件组卷的方法：
1、 按结构组卷。这种方法主要适用于机械产 品和设备科技文件，特别是图样部分。 2、 按子项组卷。这种方法，主要适用于基本 建设工作文件。 3、 按工序或阶段组卷。就是按相同的生产工 艺过程或同一工作阶段进行组卷。 4、 按专业组卷。就是按文件内容所反映的专 业性质进行组卷。
全宗卷
全宗指南编写：
二、全宗内档案情况简介
（一）各种门类、载体档案数量说明 （二）检索工具编制情况说明 （三）实行计算机管理情况说明 （四）档案数字化情况说明 （五）全宗档案状况说明
全宗卷
全宗指南编写：
三、全宗内档案内容与成分介绍（按照单位档案分 类逐一介绍）
（一）文书档案： 1.永久 2.长期
组卷
经营管理文件组卷的方法： 1、按问题组卷。就是把反映同一问题或同
一件事物的相关文件组成案卷，通常采用 一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。 2、按作者组卷。就是将同一作者形成的文 件组成案卷。 3、按时间组卷。就是将同一时间范围内形 成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。 这种方法，适用于时间性强的文件，如计 划、总结、统计材料等。
证按形成时间先后分别装订成册，案卷 的厚度不超过3cm； 2、 会计账本，基本上是一账一卷； 3、 会计报表，年报、季报、月报分别组 卷。
档案编目
编页号
编制卷内文件目录：项目有每份文件的排
列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所 在页号和备注等。
备考表：内容包括：案卷情况说明、立卷人、
检查人、立卷时间。
联合制定的办法
组卷
组卷：把零散、无序的文件进行有序化系统整
理，组成案卷的过程。
组卷的要求：
1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用； 2、 案卷必须符合一定的质量要求：
1） 必须是一组具有有机联系的企事业文件； 2） 卷内文件数量适度； 3） 卷内文件的保存价值与密级应基本一致； 4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。 3、必须按照企业各种文件不同的形成规律， 分别利用科学合理的立卷方法，及时组成案卷。
案卷封面和脊背标签：案卷题名是封面的
核心内容
档案编目
四种基本的案卷目录： 1、 案卷总目录； 2、 案卷分类目录； 3、 底图目录； 4、 新型载体档案目录。
专题目录
文号索引
机读目录
档案保管
集中统一管理：单位所有档案应由档案 部门集中统一管理
库房管理 定期检查 灾害应急处理 全宗卷
档 案 利 用 情 况 登 记 表
全宗卷
全宗卷的主要内容：
✓ 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利
用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版 情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效 益的典型事例等；
记 表
档案利用效果登记表
姓
利用
利用
档号
名
部门
日期
利 用 内 容
利 用 目 的
利 用 效 果
全宗指南封面格式：
题名
保 年页管密备 度数期级注
限
移交人签名
接收人签名
全宗卷
全宗卷的主要内容：
✓ 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷
目录说明、整理工作小结等；
单档案整理加工Fra Baidu bibliotek记表
时 位或 间个
内容
数量
备
卷件页 注
人
全宗卷
全宗卷的主要内容：
✓ 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案
保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁 档案的请示与批复、销毁档案的清册等；
企业档案整理
档案整理
文书档案：《归档文件整理规则》 科技档案：《科学技术档案案卷构成一般要求》 会计档案：《会计档案管理办法》 照片档案：《照片档案管理规范》 电子文件：《电子文件归档与管理规范》 磁性载体档案：《磁性载体档案管理与保护规
范》（数字录音录象按电子文件整理） 业务档案：业务主管部门和档案行政管理部门
全宗指南 （××-××年）
全宗号：*** 立档单位： 编写时间：×年×月
全宗卷
全宗指南编写：
一、组织机构沿革 （一）立档单位成立、合并、更名、撤销
情况 （二）单位办公地址迁移情况 （三）单位性质、隶属关系和职能 （四）单位主要领导人任免职情况 （五）内部机构设置及负责人任免职情况 （六）直属单位设置及负责人任免职情况 （七）单位人员编制情况
✓ 档案保管：档案安全检查记录、报告，
重点档案采取的特殊保护措施，档案的 抢修与修复情况报告等；
档案安全检查记录表 检查时间： 检查内容： 发现的问题：（如破损、丢失、借阅等） 改进的措施及效果： 检查人：
注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。
全宗卷
全宗卷的主要内容：
✓ 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情
（二）照片档案：包括纸质照片和数码照片 （三）音像档案：包括录音带、录像带 （四）实物档案 （五）其它档案（经营档案、基建档案、设备档
案、产品档案、科研档案、财会档案等）
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况统计和重要的利用统计表等； 全宗档案基本情况统计表
统
档案数量 开放数量 所 载
计门
属体语价备
时类卷件卷件年形种值注
间
代态
档案收进移出登记表
数量
收移 时 进出 间 方方
式式
来 源 或 去 向
内容摘要
起
止
卷
件
备
年
盘注
度
︵ 张
合永长短合永长短︶
计久期期计久期期
注：1.时间为收进、移出时间；2.方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征 集或转移、销毁等；3.来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保 管；4.内容摘要是指档案门类等；5.备注填写说明档案状况、附件等。