档案管理工作PPT课件
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档案的管理培训课件PPT实用课件(共66页)
1、定义：个人档案是公民个人和私营企业事业单位 在私人事务活动中形成的和通过合法途径获得的档案。 2、具体包括： （1）、个人档案形成者广泛。国家领导人、科学家、 艺术家、普通老百姓、私营企事业单位 （2）、产生个人档案的活动性质必须是私务活动 （3）、个人档案不但包括个人在私务活动中直接产生 的档案，而且包括通过合法手段获得的档案
二、所有权的特征 所有权具有客体的特定性、内容的支配性、效力
的绝对性与排他性等物权的一般特点外，还具 有以下显著特点： 1、自权性：对自己的财产享有权利； 2、原始性：法律直接确认，不是其他财产权派生 的； 3、全面性：对财产的完全支配； 4、弹力性：他物权终止后可重新回复圆满状态； 5、恒久性：存在没有存续期间，不因时效而消灭。
2、档案所有权
二、档案所有权的特点 1、档案所有权的主体是档案所有人。 2、档案所有权的客体是档案。 3、国有档案属于法律上限制的流通物。 4、档案的特殊性，决定了档案所有权人在行使其所 有权时，必须严格遵守档案法规的相关规定，必须 收到法律的限制，不得滥用其权利。
3、档案所有权的种类及行使
1、国家档案所有权 2、集体档案所有权 3、个人档案所有权
1、所有权的一般原理
五、所有权的保护 主要通过诉讼程序进行。
请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 。。。。。。
2、档案所有权
一、档案所有权的涵义
档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案 财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。是一种 完全的自物权。 档案的占有是指对档案实体的保有，在档案管理实践 上主要指档案的保管权。占有并不等于所有，所有也 不一定表现为占有。 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权， 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否 使用、如何使用作出决定，如限制利用的档案，档案 馆可以不对公众开放。国有档案的使用权是由国家档 案所有权人转移给社会的。
二、所有权的特征 所有权具有客体的特定性、内容的支配性、效力
的绝对性与排他性等物权的一般特点外，还具 有以下显著特点： 1、自权性：对自己的财产享有权利； 2、原始性：法律直接确认，不是其他财产权派生 的； 3、全面性：对财产的完全支配； 4、弹力性：他物权终止后可重新回复圆满状态； 5、恒久性：存在没有存续期间，不因时效而消灭。
2、档案所有权
二、档案所有权的特点 1、档案所有权的主体是档案所有人。 2、档案所有权的客体是档案。 3、国有档案属于法律上限制的流通物。 4、档案的特殊性，决定了档案所有权人在行使其所 有权时，必须严格遵守档案法规的相关规定，必须 收到法律的限制，不得滥用其权利。
3、档案所有权的种类及行使
1、国家档案所有权 2、集体档案所有权 3、个人档案所有权
1、所有权的一般原理
五、所有权的保护 主要通过诉讼程序进行。
请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 。。。。。。
2、档案所有权
一、档案所有权的涵义
档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案 财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。是一种 完全的自物权。 档案的占有是指对档案实体的保有，在档案管理实践 上主要指档案的保管权。占有并不等于所有，所有也 不一定表现为占有。 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权， 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否 使用、如何使用作出决定，如限制利用的档案，档案 馆可以不对公众开放。国有档案的使用权是由国家档 案所有权人转移给社会的。
《档案管理》PPT课件全文
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
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28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
h
29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
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8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
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9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
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金石档案
产生时间：始于商代
特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟鼎文， ，所以又称为金文。坚固耐久，但比较笨重。
简牍档案
产生时间：商周 特点：书写在竹片或木板上
缣帛档案
产生时间：几乎与简牍档案同时产生。 特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。
纸质档案
产生时间：汉代 特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉。
3.档案发挥作用的规律性 档案对机关的作用和社会作用的双重性 档案机密性的递减律 档案科学文化作用的递增律 实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制 B 、受公众对档案认识水平的限制 C 、受档案管理水平的限制
四、档案工作的内容和性质
1.内容 六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。 八环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检 2.性质 档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作 档案工作是一项服务性的工作 档案工作是一项政治性的工作
第二章 迈出坚实的第一步： 做好档案的收集工作
一、平日做个有心人——做好文书立
一）立卷对文书工作和档案工作的意义 1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用 2.保护文件的完整与安全，便是保管
(4在)经办过结跨的年一度年办立理卷完。毕的文件，可放在处理的主
(5写)为成某年项度工或作内或容某针次对会年议度收立集卷的，在而关应材放料在，使不用按年
二、归档——档案工作的起点
• 1.归档——文书部门或业务部门将文件整理 按照规定的时间移交给档案室集中保管。
2.归档范围
(1)需要立卷归档的文件材料 凡是本单位在工作活动中形成的，经过办理完毕的，具 价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记 录、以及编制的图表、簿册、有关的照片等文件和材料 归档保存。
档案管理学(全套课件559P)ppt课件
档案管理学发展历程及现状
发展历程
档案管理学的发展经历了传统档案管理阶段、近代档案管理阶 段和现代档案管理阶段。随着社会的进步和科技的发展，档案 管理学的理论和方法不断得到丰富和完善。
现状
目前，档案管理学已经成为一门独立的学科，拥有完善的理论 体系和实践方法。同时，随着信息化时代的到来，电子档案的 管理和利用逐渐成为档案管理学研究的热点和难点。
06 电子文件与数字 档案馆建设
电子文件概念、特点及分类方法
电子文件概念
指在数字设备及环境中生成，以 数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等设备阅 读、处理，并可在通信网络上传
送的文件。
电子文件特点
包括信息的非人工识读性、对系 统的依赖性、信息与载体之间的 可分离性、信息的易变性、信息
档案管理定义
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理 并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理学研究对象与内容
研究对象
档案管理学的研究对象是档案及档案管理现象。
研究内容
档案管理学的研究内容主要包括档案的定义、本质、种类、作用，档案工作的性质、 任务、原则、制度，档案工作的历史发展，档案工作的组织和管理，档案的收集、 整理、鉴定、保管、统计和利用等。
行专门的档案材料 收集。
追踪收集
对于某些重要或易散失的 档案材料，采取追踪方式 进行收集，确保其完整归 档。
档案整理流程与规范
分类
根据档案内容、形式等特征，将档案 划分为不同的类别。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷宗，并 编写卷宗目录。
档案整理流程与规范
排列
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档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
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档案管理工作
济南高新区人才服务中心 ------张萍
1
员工人事档案管理规定
人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之 一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个 人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解 和正确选拔、用人的重要依据。
贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和 规定，结合实际情况制定员工人事档案工作的规章制 度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密 制度，同时确保档案的安全。
市和县(市)区政府人事行政部门主管人事代理工作， 其所属人才交流服务机构具体承办人事代理业务，其 他任何单位都不得擅自办理人事代理业务。
2
主要内容
人事代理 档案管理 相关的法规政策
3
人事代理
单位委托办理人事代理 个人委托办理人事代理
14
相关的法规政策
2）毕业生转正定级的作用 有利于规范人事管理和完善就业程序 有利于人才规范有序流动 确定国家干部身份
15
不足之处，敬请指正 谢 谢！
16
二次派遣是指离校时就业报到证签发回生源地的 毕业生，在规定期限（自派遣之日起2年）内落实就业 单位后，由负责鉴证的人事部门办理的派遣手续。 调整改派
毕业生报到证已签发到接收单位，在改派期内，因 特殊情况与原接收单位解除协议，申请回生源地就业 或与新接收单位签订就业协议，由各级人事部门办理 的改派手续。
13
相关的法规政策
转正定级 1） 转正定级是实现干部身份的重要环节
如果是全日制普通高校毕业，经过人事部 门派遣的单位工作满一年时，档案在我中心管 理的，可在我中心办理该手续。在事业单位或 大型国有企业工作的毕业生，其转正定级手续 由单位的上级人事主管部门完成。县级以上政 府人事主管部门隶属的人才交流机构也都可以 为毕业生办理该手续。
7
档案管理
1) 档案的调入 a.以单位名义存放档案调入时，持单位的人事
代理服务手册，开具加盖单位公章的接收函 (需注明档案存放单位，而非原工作单位 )，高 新区人才中心根据接收函向调出单位开具商调 函及调动审批表。档案调出后，待人才中心审 核完毕，单位持手册进行落档手续。 b.以个人名义存放档案调入时，首先提供本人 的身份证原件、复印件，与高新区人才中心签 订个人代理协议，高新区人才中心向调出单位 开具商调函。
11
档案管理
5）档案材料借阅 需借阅档案材料的，由单位开具介绍信，
加盖单位公章，并有经办人的身份证原 件、复印件提供给人才中心，人才中心 根据信息做好借阅的登记手续。办理完 相关手续后，应及时将原件归还，以保 证文书档案的完整，方便日后管理使用
12
相关的法规政策
应届毕业生二次派遣和改派 二次派遣
5
人事代理
2) 个人委托办理人事代理流程 当事人持身份证原件、复印件和书面的
人事代理申请到高新区人才中心办理个 人委托人事代理开户。 手续完备后，与高新区人才中心签订 《人事代理协议书》（一式三份），人 才中心留存2份，个人保管1份。
6
档案管理
档案的调入 档案8
档案管理
2）档案的调出 以单位名义调出档案时，需要提供以下材料： a.接收单位给高新区人才中心开具的调函 b.单位的离职证明或网上的解除协议 c.单位的人事代理服务手册 d.本人的身份证原件、复印件（经办人的身份证原件、复印件）
以个人名义调出档案时，需提供的材料有： a.接收单位给高新区人才中心开具的调函 b.个人代理协议 c.本人的身份证原件、复印件（经办人的身份证原件、复印件）
4
人事代理
1) 单位委托办理人事代理流程 委托单位携带营业执照副本、组织机构代码证、税务
登记证原件、加盖公章的复印件和单位介绍信到高新 区人才中心提出申请，领取《济南高新区人事代理服 务手册》。 委托单位根据《济南高新区人事代理服务手册》的要 求，与高新区人才中心签订人事代理协议，提交单位 员工花名册及拟委托代理的人事档案。 《济南高新区人事代理服务手册》一式两份，委托单 位和高新区人才中心各执一份。人员增减时，请委托 单位携带服务手册、与员工签订的就业协议、劳动合 同或解约协议、解除（终止）劳动合同证明等材料及 时办理变更登记手续。
9
档案管理
3）单位转个人 以单位托管转为个人托管时，需提供以下材料： a.单位的人事代理服务手册 b.单位的离职证明或网上的解约协议 c.和高新区人才中心签订个人代理协议（与
个人委托办理人事代理的手续一致）
10
档案管理
4）档案材料入档 根据人事代理服务手册的登记信息，在
入档材料的左上角登记档案编号，在人 才中心做好登记手续后，人才中心将材 料放入人事档案
济南高新区人才服务中心 ------张萍
1
员工人事档案管理规定
人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之 一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个 人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解 和正确选拔、用人的重要依据。
贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和 规定，结合实际情况制定员工人事档案工作的规章制 度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密 制度，同时确保档案的安全。
市和县(市)区政府人事行政部门主管人事代理工作， 其所属人才交流服务机构具体承办人事代理业务，其 他任何单位都不得擅自办理人事代理业务。
2
主要内容
人事代理 档案管理 相关的法规政策
3
人事代理
单位委托办理人事代理 个人委托办理人事代理
14
相关的法规政策
2）毕业生转正定级的作用 有利于规范人事管理和完善就业程序 有利于人才规范有序流动 确定国家干部身份
15
不足之处，敬请指正 谢 谢！
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二次派遣是指离校时就业报到证签发回生源地的 毕业生，在规定期限（自派遣之日起2年）内落实就业 单位后，由负责鉴证的人事部门办理的派遣手续。 调整改派
毕业生报到证已签发到接收单位，在改派期内，因 特殊情况与原接收单位解除协议，申请回生源地就业 或与新接收单位签订就业协议，由各级人事部门办理 的改派手续。
13
相关的法规政策
转正定级 1） 转正定级是实现干部身份的重要环节
如果是全日制普通高校毕业，经过人事部 门派遣的单位工作满一年时，档案在我中心管 理的，可在我中心办理该手续。在事业单位或 大型国有企业工作的毕业生，其转正定级手续 由单位的上级人事主管部门完成。县级以上政 府人事主管部门隶属的人才交流机构也都可以 为毕业生办理该手续。
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档案管理
1) 档案的调入 a.以单位名义存放档案调入时，持单位的人事
代理服务手册，开具加盖单位公章的接收函 (需注明档案存放单位，而非原工作单位 )，高 新区人才中心根据接收函向调出单位开具商调 函及调动审批表。档案调出后，待人才中心审 核完毕，单位持手册进行落档手续。 b.以个人名义存放档案调入时，首先提供本人 的身份证原件、复印件，与高新区人才中心签 订个人代理协议，高新区人才中心向调出单位 开具商调函。
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档案管理
5）档案材料借阅 需借阅档案材料的，由单位开具介绍信，
加盖单位公章，并有经办人的身份证原 件、复印件提供给人才中心，人才中心 根据信息做好借阅的登记手续。办理完 相关手续后，应及时将原件归还，以保 证文书档案的完整，方便日后管理使用
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相关的法规政策
应届毕业生二次派遣和改派 二次派遣
5
人事代理
2) 个人委托办理人事代理流程 当事人持身份证原件、复印件和书面的
人事代理申请到高新区人才中心办理个 人委托人事代理开户。 手续完备后，与高新区人才中心签订 《人事代理协议书》（一式三份），人 才中心留存2份，个人保管1份。
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档案管理
档案的调入 档案8
档案管理
2）档案的调出 以单位名义调出档案时，需要提供以下材料： a.接收单位给高新区人才中心开具的调函 b.单位的离职证明或网上的解除协议 c.单位的人事代理服务手册 d.本人的身份证原件、复印件（经办人的身份证原件、复印件）
以个人名义调出档案时，需提供的材料有： a.接收单位给高新区人才中心开具的调函 b.个人代理协议 c.本人的身份证原件、复印件（经办人的身份证原件、复印件）
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人事代理
1) 单位委托办理人事代理流程 委托单位携带营业执照副本、组织机构代码证、税务
登记证原件、加盖公章的复印件和单位介绍信到高新 区人才中心提出申请，领取《济南高新区人事代理服 务手册》。 委托单位根据《济南高新区人事代理服务手册》的要 求，与高新区人才中心签订人事代理协议，提交单位 员工花名册及拟委托代理的人事档案。 《济南高新区人事代理服务手册》一式两份，委托单 位和高新区人才中心各执一份。人员增减时，请委托 单位携带服务手册、与员工签订的就业协议、劳动合 同或解约协议、解除（终止）劳动合同证明等材料及 时办理变更登记手续。
9
档案管理
3）单位转个人 以单位托管转为个人托管时，需提供以下材料： a.单位的人事代理服务手册 b.单位的离职证明或网上的解约协议 c.和高新区人才中心签订个人代理协议（与
个人委托办理人事代理的手续一致）
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档案管理
4）档案材料入档 根据人事代理服务手册的登记信息，在
入档材料的左上角登记档案编号，在人 才中心做好登记手续后，人才中心将材 料放入人事档案