第六讲+文书处理工作
如何做好文书处理工作
如何做好文书处理工作(一)学习目标掌握文书处理的基本原则；学会审核文稿；能够对文书进行查办；掌握文书会商及汇编文书的方法；掌握文书的借阅、翻印、存放方法。
(二)文书处理文稿的审核把关工作文稿的审核把关工作是指文书草稿写成之后，由文书拟稿部门的负责人或单位综合办公部门的文秘人员对其内容、文字、体式等方面进行的全面审核修改工作。
从一定意义上说它既是拟稿工作的延续，又是终审定稿工作的一个组成部分。
这项工作对控制文书的数量与质量有着重要意义。
同时，还可以节省**在签发审批文书上的时间和精力。
核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。
文稿内容方面的审核主要包括三查：一是查矛盾抵触。
即检查文稿的内容与党和政府现行的方针政策、法律、法令以及上级的指示、决定有无矛盾抵触的地方；与本单位过去发过的文书有无矛盾和提法不一样的地方；与同系统其它单位的规定有无矛盾的地方；文书本身前后提法有无矛盾的地方。
二是查政策界限。
即检查文稿的内容有无该划界限而没有划或界限不清、交待不明的情况；有无行政部门向党的机关作指示、交任务的现象；有无应该内外有别而内外不分的现象。
三是查措施落实。
即文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门或单位的问题，是否已协商一致。
文字表达方面的审核主要包括四个方面的内容：一是文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；二是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使用是否正确；三是有无错字、漏字、别字；四是字迹是否工整清晰规范。
文稿体式方面的审核主要包括以下内容：文书名称是否使用得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。
核稿之后，如果文稿的改动不大，可直接送**签发。
如果文稿改动较大或需要重写，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写，经再次审核通过后，交**签发。
文书查办(1)文书查办的含义文书查办是指核查重要文书的执行情况，并督促与协助承办单位全面、具体地落实文书精神，解决有关问题的活动。
文书处理
销毁
思考： 文书销毁的范围及方式？
*平行单位或不相隶属 单位的函电、合同等
*人大代表的建议、议 案和政协委员的提案
承办方式
转秘办 办书公
注室 明直 办接 结承 情办 况
承办工作的要求
按承办原则办事 合理安排承办次序
催办
根据承办时现和内容 种类
要求，对部分公文的 方式
承办情况进行督促检 查，以防积压的活动
要求
是监督、反馈的情节。 及时反馈承办结果
第五节 归档、清退和销毁
思考：什么是归档？ 归档是指将组成的案卷定期向机关档案 室移交的活动。 归档的制度包括哪些内容？
清退和销毁
文书清退的范围 上级组织下发的绝密文件 要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿或征
求意见稿 未经本人审阅的领导人的内部讲话稿 有重大错误的文书 供内部传阅或要求退还的文书资料 规定回收的会议文件 其他由发文机关明文规定限期清退的公文
注办
承办人在公文办理完毕后，简要签注承 办经过和结果，以备查考的活动。
注办标志着收文办理的结束。
收文处理程序
签收登记分发拟办批办承办 注办
第三节 发文处理
发文文稿的生成 拟稿、会商、核稿、签发 思考：拟稿时，如何才能保质保量？
核稿应重点把好哪几关？ 签发的类型？签发的权限？
发文制作
发文制作的环节： 注发——缮印——校对——用印与签署 思考：公务文书的排版字号与字体的要求？
文书处理
1、概 述 2、发文处理 3、收文处理 4、立卷 5、归档、清退和销毁
第一节 概述
概念 1、公务文书处理是指国家机关或企事业单位 收文、发文、立卷及归档等一系列活动。 2、收文是指公文的接受、办理等工作内容。 3、立卷指将办理完毕、具有查考和保存价值 的文件材料，按照他们在形成中的联系组成案 卷。 4、归档指将组成案卷定期向机关档案室移交 的活动
【实用】文书处理制度-(岗位制度及工作职责)
文书处理制度一、文书处理工作的任务和原则文书处理工作，就是从文件材料产生到立卷归档要经过的一系列工作程序，也就是办理和整理文件材料的工作。
主要任务：收文发文、拟办催办、拟稿核稿、校对缮印、立卷归档、保管借阅、群众来信处理以及领导交办的有关文书工作。
基本原则：及时、准确、保密。
全院文书处理工作，业务上由院办公室实行统一管理。
各部门兼职文档人员要保持相对稳定，因工作需要变动时，需报院办备案。
二、公文种类根据国务院办公厅的有关规定。
主要有如下几种：1、命令、通令：发布重要法规，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员。
2、报告：向上级机关汇报工作，反映情况。
3、请示：请上级机关审核和批示的事项，“报告”和“请示”必须严格分开使用，“报告”中不应有请示事项。
4、决定、决议：规定重大行政措施，建立或变动组织机构，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻的事项，用“决议”。
5、通知：传达上级机关的指示．要求下级单位办理或需要知道的事项，颁发本单位的规章制度和印发有关材料。
6、批复：回答下级单位的请示事项。
7、通报：传播典型事例(表扬、嘉奖或批评、惩戒、介绍先进经验)。
8、纪要：一个会议结束后，根据会议讨论决定的事项，整理出要点。
9、函：向兄弟单位就重要问题相互商洽、询问以及答复问题。
商洽纯属业务性问题可用便函(便函不作为正式的公文名称)。
三、行文关系1、对上级机关行文(1)以医院、党委名义向上级机关行文，一般送直接领导机关，不得越级行文。
如因特殊情况，必须越级行文时,应抄报直接上级机关。
(2)向上级请示问题的公文，除上级规定外，一般不抄报其它有关领导机关，更不得下发。
牵涉到双重领导关系的事项，也只能送主管该项工作的主管领导机关，必要时可抄送另一领导机关。
2、对下级单位行文(1)向下级行文，主送必须是要求办理和贯彻执行的所属单位，抄送、抄报是需要了解、督促、配合的单位。
(2)本单位向下级单位颁发重大方针政策性文件，一般应抄报上级机关备案，如对上级的重要决定有所变动时，应先向上级请示，批准后才向下行文，不能以抄报代替请示。
第六章 文件的处理
第三节 发文处理程序
第三节
发文处理程序
（三）核稿 核稿，是指公文送负责人签发前，由办公厅 （室）进行审核的过程。 核稿主要从以下几方面着手： 一是审核是否需要行文。 二是审核文稿内容。 三是审核文稿的文字表达。 四是审核公文体式。
第三节
发文处理程序
（四）签发 签发是机关领导人将呈批的文稿进行审定后，签署意 见的过程。 1．签发的原则 一般情况下，以本机关名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下 行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其 他负责人签发。机关主要领导人因公外出，由授权或委托 的负责人代签；重要文件，由机关领导人集体讨论或依次 审阅后，共同签发或由主要领导人签发；以机关内某一部 门名义制发的文件，由部门负责人签发；若因内容涉及的 问题比较重要，部门负责人签发后，再送机关有关领导人 加签；联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。
第三节
发文处理程序
（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因， 并根据实际需要确定紧急程度。 （5）人名、地名 、数字、引文准确。引用公 文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当 注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （6）结构层次序数，第一层为“一、”，第 二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为 “（1）”。 （7）应当使用国家法定计量单位。
第四节 电子公文处理
第四节 电子公文处理
二、收文流程 收文流程主要是处理和记载收来文件，并对接收的所 有正式电子公文实现签收、登记入库、拟办、批办、承办、 传阅、催办、注办等。电子公文的收文主要流程为：收到 公文后，文档管理员首先进行审核、分类、登记，按紧急 程度分类后交办公室；办公室领导提出具体的拟办意见； 对仅需传阅的文件发送领导和相关人员传阅，对需要办理 的文件提出拟办意见后，发送有关领导批办；领导阅览， 签署批示意见，发送承办部门具体办理；承办部门收到交 办的文件后按规定时间和领导的批示意见办理；办公室对 文件的办理跟踪问效，进行催办；文件传阅办理完毕后， 由办公室进行归档。
文书处理工作流程
文书处理工作流程
文书处理工作流程通常包括以下步骤：
1. 收集文书：通过各种渠道收集需要处理的文书，可能是电子文档、纸质文件或邮件等。
2. 分类整理：对收集到的文书进行分类整理，按照不同的类别进行归档，以便于后续处理。
3. 文件复制：如有必要，将文件复制到相应的位置，以便于后续处理和存档。
同时，可以对文件进行加密、重命名等操作以确保安全性。
4. 审查核对：进行文书审核、核对和审阅，确保文书的准确性和完整性。
涉及到多个人员的审批流程时，可能需要进行多轮审查。
5. 编辑修订：如有需要，对文书进行编辑和修订，以确保文书的语法正确、格式规范和表达清晰。
6. 标签和编号：为文书添加合适的标签和编号，以便于检索和索引。
可以使用统一的编号系统或者标签分类系统。
7. 授权签署：对需要签署的文书进行授权和签署，可以通过电子签名、印章或物理签名等方式进行。
8. 归档存储：将已处理完的文书归档存储，可以根据不同的类
别、时间和地点进行分类存储。
同时，可能需要备份文书以防止意外丢失。
9. 发送和交流：如有需要，将已处理完的文书发送给相关人员，并进行相应的沟通和反馈。
10. 监控和跟进：对已处理完的文书进行监控和跟进，确保文
书的后续流程和处理结果。
以上是一个一般的文书处理工作流程，具体的工作流程还可以根据不同的组织和需求进行调整和优化。
文书处理基本知识
文书处理基本知识
文书处理是指对文件、文档、合同等文字材料进行整理、归档、编辑和管理的过程。
以下是一些文书处理的基本知识：
1.分类与整理：将文档按照一定的规则分类，确保文件能够有序、清晰地排列。
这包括建立文件夹、标签、目录等。
2.文件命名规范：建立统一的文件命名规范，以便轻松识别文件内容。
规范可以包括日期、项目名称、文件类型等信息。
3.版本控制：对于经常修改的文件，采用版本控制系统，确保能够追踪文件的修改历史，避免混淆和错误。
4.编辑和校对：对文书进行编辑和校对，确保语法正确、表达清晰，排除拼写和语法错误。
5.保密性和安全性：对于涉及敏感信息的文书，保持保密性，采取适当的安全措施，如密码保护、加密等。
6.备份与存储：定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。
选择适当的存储介质，考虑云存储等现代化方式。
7.归档和销毁：定期对不再需要的文件进行归档，按照法规和组织政策销毁过期的文件，以保持文档库的整洁和合规性。
8.数字化管理：将纸质文档或文件数字化，利用电子文档管理系统，提高文档的检索、共享和管理效率。
9.合规性：遵守相关法规和组织规定，特别是对于一些法律文件、合同等，确保文书处理符合法律要求。
文书处理是组织运作中不可或缺的一环，它有助于提高工作效率、减少错误，并确保组织的信息资源得到妥善管理。
文书处理工作概述
精简是使文书处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。 文书处理活动的时效性要求很高，质量要求严格，因此必须 要化繁为简，删繁就简。
首先，文稿拟写要简明，在保证质量的前提下简化数量，提 高内在质量。其次，文书运转程序的环节要力求精简，减少 不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，有效地控 制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。第 三，文书处理的实践者必须树立起精简意识。采用多种方式 或方法，相互配合。处理文件要方便读者，管理文书要利于 使用。
三、 文书处理的基本原则
（一） 实事求是原则
文书处理工作必须发扬深入实际、密切联系群众、认真负责 的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实 际问题。不能为办文而办文，行文要注重效用，讲究工作效 果。
文书处理是一种有效的信息沟通，文书处理的实践者应该从 客观实际出发，如实地反映真实情况。同时对搜集上来的各 种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析 判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。 能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要能有效地 解决问题。
▪ （一） 发文处理 ▪ 发文处理是公文形成的重要阶段，是各单位答
复来文或根据需要主动发出文件的过程。具体 环节包括：拟稿、审核、签发、注发、复核、 缮印、用印、登记、分发等。 ▪ （二） 收文处理 ▪ 收文处理是指对收到的外机关或单位的文书的 办理过程。收文处理程序主要由接收和办理两 个阶段构成。接收阶段包括签收、拆封、登记、 分送等环节。办理阶段包括传阅、拟办、批办、 承办、催办、注办、归卷等环节。
文书与档案管理
▪ 文书处理的概念 ▪ 文书处理就是对文书的创制、处置和管理。具体
说，是在文件完整的生命周期当中，用特定的方 法、原则、对文书进行制作、加工、使用、保管， 使其完善，并且获得必要功效的行为。它是使文 书得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是 机关企事业单位实现管理职能的重要形式。 ▪ 无论是收来或发出的文书，都必须经过一定的处 理过程。由于文书的性质和内容不同，处理的程 序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅， 有的要办复、承办；外发文件，都要经过拟稿、 审核、签发；法规性文件，需经一定会议通过和 法定的批准手续；一般的领导性文件只要机关领导 人签批就可生效，而有的则需经上级机关审核备 案。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书处 理的各个工作环节，加快收发文的运转处理速度， 提高办文质量和工作效率。
文书处理流程
文书处理流程一、背景介绍文书是指在日常工作和生活中所涉及到的各种书面文件，包括合同、报告、备忘录、函件等。
在企事业单位、政府机关等组织中，文书处理是日常工作中不可或缺的一部分。
本文将介绍文书处理的流程及相关要点。
二、文书处理的流程1. 收集资料文书处理的第一步是收集相关资料。
根据文书的性质和目的，确定需要收集哪些资料，并确保资料的准确性和完整性。
2. 分类归档收集到的资料需要按照一定的分类标准进行归档。
可以根据文书的种类、用途、主题等进行分类，建立起清晰的档案体系，方便后续的检索和使用。
3. 核实信息在处理文书的过程中，需要核实所使用的信息的准确性。
对于与他人有关的信息，还需要充分了解并核对双方的姓名、职务、联系方式等。
4. 起草根据所需的文书类型，进行相应的起草工作。
起草时需要注意使用准确、简洁、通俗易懂的语言，确保文书的表达清晰明了，避免产生歧义。
5. 审批起草完成后，需要将文书提交给相关人员进行审批。
审批的过程中，审批人需要对文书的内容进行仔细审查，确保文书的准确性和合法性。
6. 盖章签字经过审批通过后，需要将文书进行盖章签字。
盖章签字是文书的合法有效性的重要表现，具有法律效力。
7. 传阅抄送将盖章签字的文书进行传阅或抄送给相关人员。
传阅抄送的目的是让相关人员了解文书的内容，并根据需要进行进一步的处理。
8. 分发存档在全部处理完毕后，将已传阅抄送的文书进行分发或存档。
分发给关系到该文书的各方，确保各方都能及时获得相关信息。
存档时需要按照已建立的档案体系进行整理，便于后续的查询和利用。
三、文书处理的要点1. 注意准确性文书处理中的信息应准确无误，避免产生误导或引发其他不必要的问题。
在收集、核实、起草等环节，都要对信息进行仔细辨别和核对。
2. 严谨规范文书处理需要遵循相应的规范和标准，确保文书的整体质量。
包括字体、字号、格式等方面的规定，都要严格遵守。
3. 简洁明了文书处理应力求简洁明了，尽量避免使用复杂繁琐的词语和句式。
文书处理
文书处理1、文书处理的涵义文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
2、文书处理的原则及时；准确；安全；统一规范。
3、文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。
各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。
除特殊情况，不能越级行文。
4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：（1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。
（2）一般情况下不得越级行文。
（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。
要正确确定抄送机关。
（4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。
（5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。
（6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。
5、收文处理程序公文处理程序，具有确定性、连续性与规范性的特点。
（1）签收。
指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动。
要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。
在确认无误后签字（盖章）井注明收文时间。
（2）收文登记。
公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。
（3）分办。
指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。
分办为公文确定运转方向，关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。
分办公文，要求分清主次缓急，分清阅件与办件，明确界定办文单位。
分办时应专门履行登记手续；并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。
（4）拟办。
拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，共领导人批办时参考。
（5）批办。
是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
（6）承办。
指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
（7）催办。
指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
（8）注办。
6.文书处理
中篇：秘书工作概述第六章文书处理第一节文书工作概述一、文书的概念：公务文书和私人文书两大类，私人文书包括家谱、房契、手稿、遗嘱、书信等。
我们学习的是公务文书。
二、文书的种类（一）事务文书：计划、总结、慰问信、演讲稿等。
（二）公务文书：一般是指十三种，命令（令）、决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、议案、意见、会议纪要、函。
（三）专用文书：在一定的工作部门或一定业务范围内使用的文书，如外交活动中的照会，外交声明；司法活动中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告，经济活动分析报告，质检报告，财务分析报告；以及军事、科技等方面的文书。
三、文书处理工作的基本原则和任务（一）基本原则：重实效，反对官僚主义，反对形式主义，反对文牍主义；实行“党政分开”办理的原则；按“及时（时间）、准确（质量）、统一（统一领导）、保密（安全）”八字方针。
（二）文书处理的基本任务1.文书的制作：含拟稿、审核、签发、缮印、用印等环节。
2.文书的传递：3.文书的办理：含拟办、批办、承办、催办、查办等环节。
4.文书的立卷归档或销毁。
第二节文书处理的程序一、公文处理概述公文处理含公文办理和公文保管两方面。
公文办理一般由三个阶段构成，即办文阶段，发文阶段，收文阶段。
二、公文处理的程序（一）收文阶段1.签收2.登记3.审核4.分发5.拟办6.批办7.（传阅）8.承办9.催办10.（查办）11.办结。
（二）办文阶段1.交拟2.议拟3.撰拟4.审核5.签发6.印制7.用印（三）发文阶段1.登记2.封装和发出。
附：公文的格式与要求（排版）5公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）6公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
文书处理
12
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但 这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关， 共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家 相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事 口头或书面证明。 办公室 2013年11月11日
登记
用印
校对
发文稿纸样本
文件样稿
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收文程序
总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务 较多，你的工作都挺忙的， 为了让办公室工作更有条理， 公司打算再招聘多一位秘书， 主要让她做一些基本的办公 事务，如文书处理等，你准 备一下，这个周末与人事部 赵总去人才市场招聘一位， 具体要求到时赵总对你讲， 你负责业务面试就行了．
行文关系 行文方向
行文规则
7
隶属关系
行 文 关 系
是指社会组织之 间文件的收受关系。 它是根据各自的隶属 关系和职权范围来决 定的。
平行关系
8
行 文 方 向
按照行文制度的 规定，各级机关之间 的行文，可分为上行 、下行、平行三个方 向。并根据工作需要 ，采用几种不同方式 ：
下行文
上行文
平行文
9
上行文
是下级机关、下级业务部门向它所属的 上级领导机关和上级业务主管部门所发送的 公文。 是指同级机关或者不相隶属的、没有领 导与指导关系的机关之间的一种行文。这些 机关之间商洽工作往往用函联系，有时也用 通知。此外，也经常采用合同、协议书之类 的准公文。 是上级机关对所属下级机关的行文。如 命令、批复等。
《文书工作》课件
文书工作是现代职场中必不可少的技能，但如何高效完美地完成文书工作有 时是一项挑战。本课程将深入探讨文书工作核心规范和技巧。
文书工作的定义
什么是文书?
文书是指为了达到某种目 的而记录、存档并可获得 证明的书面材料。包含公 文、报表、合同等。
文书工作的意义
文书工作是对组织及其管 理者和员工在职工作中所 发生、所处理、所解决的 各项事件和问题记录、保 存、交流、沟通与协调的 过程。
文书工作的流程
内容的规划和组织
先进行大体规划、细化构思， 确定文档的主要内容，进行头 绪的安排和文案的框架搭建。
文字的处理和编辑
排版和布局的设计
Word、Excel、PPT等常用软 件操作，选用合适的模板，关 注字号、字体、行距、缩进等 细节，以前后标注、插图位置、 内容配图等多个细节。让文书 具备视觉美感，令文档具有良 好的阅读体验。
总结
1 文书工作的目的和意义
文书工作是组织管理及个人职业发展重要的一部分。
2 如何提高文书工作能力和水平
多读好的文案，多练文书，及时总结工作上遇到的问题，善于分析、归纳总结，这些都 是提高文书工作能力的好办法。
种类
文书工作包括电子文书和 纸质文书，主要分为志愿 文书、公务文书和商务文 书三大类。
文书工作的重要性
职场中的作用
文书工作是职场中非常重要的一部分。通过它人 们交流、沟通、合作、协调、管理等诸多职能。
对职业发展的帮助
提高文书工作水平不仅可以增强自己的竞争优势， 更能够全面提高一个人的职业素质和职业思维能 力，进而对职业发展起到关键作用。
文书工作的要素
1
基本原则
文案表述的完整、生动、简洁、准确，格式整齐，字体统一，语言得体，有助于提高 文书工作的效率和品质。
《文书处理实务功》课件
3
审阅与校对
请同事或领导审阅文书，确保没有疏漏和错误。
发送与传递
电子邮件
使用电子邮件发送文书，确保及 时送达和记录。
递送
如有需要，亲自递送文书，确保 安全和保密。
文件传输
使用可移动存储设备或文件传输 服务，方便快捷地发送文书。
文书处理技巧
清晰的表达
选择恰当的词汇和句式，确保准确明了地表达 意思。
文书处理技巧
掌握清晰表达、简明扼要的写作风格、正确的 文书格式和有效的时间管理技巧。
学习方法
案例学习
通过实际案例分析，加深对文 书处理的理解。
互动讨论
与同学们一起分享经验和解决 问题。
பைடு நூலகம்
练习与反馈
进行练习和作业，获得专业的 反馈和指导。
总结与展望
通过这门课程，您将成为高效的文书处理专家，能够处理各类文书，提高工作效率，快速准确地表达信息。展 望未来，您将能在职场中脱颖而出，为您的个人和职业发展带来更大的机遇。
文书接收
1 及时接收文书
保持沟通畅通，及时接收相关文书。
2 记录重要信息
准确记录文书相关的重要信息，如发送人、接收日期和文书类型。
3 评估优先级
根据文书的紧急程度和重要性进行评估，制定相应的处理计划。
编制与修改
1
草稿编制
根据要求和内容，撰写文书的初始版本。
2
修改与完善
检查文书的准确性、逻辑性和连贯性，并进行必要的修改和完善。
正确的文书格式
了解并遵守公司或行业的文书格式规范。
简明扼要的写作风格
避免冗长和啰嗦的表达，言简意赅。
有效的时间管理
合理安排时间，制定计划，高效完成文书处理 任务。
文书处理工作
实训情境设计
一、新华区某公司接到区政府办公室关 于开展全区卫生大检查的通知（ 于开展全区卫生大检查的通知（区办通字 [2008]39号），请思考对这份收文有哪些处理 [2008]39号），请思考对这份收文有哪些处理 办法，并模拟其中的一个办理过程。 办法，并模拟其中的一个办理过程。 二、新华区某公司未通过区政府 办公室开展的全区卫生大检查， 办公室开展的全区卫生大检查，主要问题在于 公司卫生间存在积水积便现象。 公司卫生间存在积水积便现象。经查是由于下 水管道狭窄引发下水缓慢而致。 水管道狭窄引发下水缓慢而致。区政府办公室 责成公司整改，公司责成综合办公室抓紧处理。 责成公司整改，公司责成综合办公室抓紧处理。 办公室主任让秘书肖强写一份“ 办公室主任让秘书肖强写一份“关于整改卫生 间下水管道费用的请示” 间下水管道费用的请示”，请模拟这份请示的 发文处理过程。 发文处理过程。
评分项目
1、项目的组织 2、情景的仿真性 1)组织结构的设计; 1)组织结构的设计; 组织结构的设计 2)情景的逼真 2)情景的逼真 3)礼仪的仿真 3)礼仪的仿真 4）道具的准备及应用 工作步骤与工作流程。 3、工作步骤与工作流程。 思路分析。 4、思路分析。 模拟综合展示。 5、模拟综合展示。 对其它组的评价与揪错。 6、对其它组的评价与揪错。 小组成员单项任务考察。 7、小组成员单项任务考察。
实训思路
1、学生分组，每一个项目小组代表一 学生分组， 个文书工作组织机构。 个文书工作组织机构。 2、学生据所设情境模拟相关机构 内工作人员完成案例所示的收发文办理工作。 内工作人员完成案例所示的收发文办理工作。 全班六个小组两两相配， 3、全班六个小组两两相配，互相 点评揪错。如第1 点评揪错。如第1（3、5）小组模拟收文办 小组对其进行评价与揪错； 理，第2（4、6）小组对其进行评价与揪错； 小组模拟发文办理， 第2（4、6）小组模拟发文办理，第1（3、5） 小组对其进行评价与揪错。 小组对其进行评价与揪错。 4、最后老师就学生模拟与点评的 环节进行评价与总结。 环节进行评价与总结。
第六讲+文书处理工作
b.对内催办与对外催办
秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办 一般由机关主管业务部门负责。
c.有3类文件需要进行催办
机关领导人指定必须催办的文件； 有明确的时限要求、需按期办复的文件； 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件
d.催办四法
电话催办；发函催办； 登门催办；会议催办
• 催办工作注意事项：
——机关应建立必要的定期催办制度， 明确工作职责，使催办工作走向制度化、 经常化、规范化。 ——秘书人员在催办过程中要讲究说话 的态度和方法，切忌“居高临下”、话大 气粗、态度生硬。 ——加强情感交流和思想沟通，注意发 现承办单位遇到的困难并帮助排除。 ——及时向主管领导汇报催办情况。
• E.封发、传递
封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发 文回执》） d.装封；e.加封。
传递。根据文件密级高低和缓急时限的不 同，其渠道和方式有：机要通信传递； 机要交通传递；专职人员传递；文件交 换站传递；电信传递（无线密码电报、 有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全 保密；手续完备。
d.对下级机关请示件的承办——根据领导的 批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文 制发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达 和解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件 或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和 秘书人员务必快办、快复，不得延误！
e.对其他需要回复的来文的承办。包括： ——上级机关布置、询问和要求办理 的事项； ——平行或不相隶属机关之间需作出 答复的公文等等。 秘书部门应交由业务部门研究提出意 见，经领导审阅批准后作出安排和回复。 承办单位应抓紧办理，不得延误。 若发现该件不属于本单位职权范围或不 宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文 秘部门并说明理由。
文书处理工作制度
文书处理工作制度1 文书处理1·1 文书处理工作任务包括：收发、登记、传递、催办、传阅、清退、保管、立卷、归档和移交等内容。
1·2 文书工作要做到及时、准确、严肃、认真、简便、保密，反对积压、混乱。
1·3 全公司行政方面的文书处理工作统一由公司办公室负责（党内文件由党委办公室负责处理），各部室都要有专人收发文件。
1·4 承办文件要严格保守党和国家的机密。
政府机关和有关部门来文，由文书进行分门别类，编号和专册登记，填写办文单后，及时送公司办公室主任批办,然后由文书按照来文的性质和内容，及时分送有关领导审阅，交有关业务部门办理。
发文应统一编号，严格登记及签发等手续。
凡属密件或有时间性的文件，应在文首及封套上分别注明“绝密”、“秘密”、“急件”等字样。
1·5 凡政府部门来文、来电，要及时送到有关业务部门阅办，有的涉及到几个部门办的，要指定一个部门牵头，其他部门按业务分工，主动会同承办。
需要急办的来文，如：计划、总结、会议通知、报表等，可先送有关部门阅知，然后再送公司主管领导审阅，以免误事。
业务部门必须按文要求，及时、认真地进行阅办，阅办完毕，要及时把文件送回公司办公室归档。
要防止漏办和压误，并要主动向公司领导汇报办理情况，做到件件有着落，事事有结果。
1·6 各部室要有专人收、传文件，交接时要履行签字手续，做到制度严、手续清、传递快、无差错。
已办理完毕的文件，凡有保存利用价值的均应立卷归档。
“绝密”文件要单独登记，专人保管。
1·7 阅读文件应在办公室阅读，不得将文件带到宿舍、医院、商店、礼堂和其它公共场所。
1·8 传阅秘密文件，由文书统一登记掌握，用文件夹送领导和有关部门负责人阅读，或利用领导学习开会之机，在规定范围内组织阅读，及时催传，不要私自传递，以免误事。
1·9 外出人员不准携带绝密文件，因特殊情况，非带不可时，必须采取可靠措施。
6第六章 文书处理
《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》
风光公司关于加班费计算方法的通知
• 各位同仁： • 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但 这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关， 共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家 相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： • 一、发放对象：公司所有员工。 • 二、发放的时段：八小时以外。 • 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 • 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事 口头或书面证明。 • 办公室 • 二ＯＯ五年六月二日
《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》
丙的回答
• 丙： • 批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见， 批办 要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。 • 承办 承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要 有结果。 • 催办 催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主 要形式，发现拖延者给予相应处分。 • 注办 注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注 明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、 日期等。
《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》
发文程序
• 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部 门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同意 后方可发文。 • 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审阅 前，由秘书部门负责。 • 由上可知，小胡错在哪里知道了吧？
《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》
《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》
第二天： 第二天：
• 王俐：小胡，昨天让你写的 通知草稿写怎么样了？ • 小胡：哦，早完成了，昨晚 我就放到李总办公台上了。 • 王俐：放李总那去了？这么 快？ • 小胡：有什么不对吗？不是 说李总看过同意了就发吗？ • 王俐：那你的底稿还有吧？ 拿来我先看一下。 • 小胡：你也要看？对不起， 我不知道，喏，这是，你看 吧。
文书处理程序
舒美服饰有限公司的张秘书收到了一份市政府的文 件通知，通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工 作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都要 参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提 到了如果发现这次会议中出现无故缺席或汇报材料不 详细的企业，将给予一定处分。张秘书粗略一看标题， 认为不过是常规性的工作安排，跟总经理直接言语一 声就可以了，因此他没有把文件给总经理过目，而是 直接放进档案盒。
文书处理工作
一、文书处理
是对工作中产生的各种类型的文件进 行收文和发文的处理并立卷、归档等， 使一些有关联的文件衔接有序，便于管 理和查找。
二、文书处理的行文关系与行文方式
（一）行文关系 行文关系是指文书的发文机关与收
文机关之间的往来关系，是根据每个机 关所属组织系统的隶属关系及其职权范 围来确定的。
平行文：具有平行关系或不相隶属关系的 机关之间相互主送平行文。
思考： 珠海市人事局能不能向香洲区政府
发文？
行文规则
四、行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确
定，一般不得越级请示和报告。 第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行
文和向下一级政府的相关业务部门行文；除 以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审 批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
1、隶属关系 2、非隶属关系
（二）行文方式
是指发文机关单位和收文机关单位之间的关 系，亦即由组织系统、领导关系和职权范围 所确定的机关单位之间的公文授受关系。
下行文：处于领导、指导地位的上级机关 向被领导、指导的下级机关主送下行文；
上行文：被领导、指导的下级机关应向上 级领导、指导机关主送上行文；
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二、
发文处理
二、 发文处理
• （一）发文处理五环节：
交拟 拟稿
审核
签发
印制
校对
用印
登记
封发 传递
• （二）各环节主要注意事项
A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执 笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟 文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时 的注意事项已在上一讲详细介绍了。
• B.审核、签发：
e.对其他需要回复的来文的承办。包括： ——上级机关布置、询问和要求办理 的事项； ——平行或不相隶属机关之间需作出 答复的公文等等。 秘书部门应交由业务部门研究提出意 见，经领导审阅批准后作出安排和回复。 承办单位应抓紧办理，不得延误。 若发现该件不属于本单位职ห้องสมุดไป่ตู้范围或不 宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文 秘部门并说明理由。
d.对下级机关请示件的承办——根据领导的 批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文 制发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达 和解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件 或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和 秘书人员务必快办、快复，不得延误！
• C.公文立卷方法（简述）
按什么来立卷？“特征、联系、保存价值”。 ——按作者特征立卷； ——按问题特征立卷； ——按时间特征立卷； ——按文种特征立卷； ——按通讯者特征立卷； ——按地区特征立卷。
实际工作中常采用几个特征结合 运用的立卷方法。
本讲结束
• D.承办、催办 承办——根据领导者的批办意见， 具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一， 是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5： a.对上级机关来文的承办。3种方法： ——传达； ——转发； ——翻印。
b.对上级领导人批件的承办——收到 批件后，立即呈送本级领导人阅示， 并按照本级领导人的批示意见，迅速 转交有关部门、单位或人员办理。大 事、急事应提出办理时限，并将办理 结果报上级机关。 C.对本级领导人批件的承办——秘书 应严格按照领导人批示的意见办理， 或将批件转交、传达给有关单位。批 示的办理落实情况，要及时报领导。 做到件件有着落、有回音。
• B.筛选、传阅
a.筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件——领导者必须看到的文件， 亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件——需要领导者审阅和批示的 文件。 (c)参阅件——仅供领导者参考的文件和 材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。
b.传阅
（a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、 阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式： 直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴 心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。
三、
收文处理
三、 收文处理
• （一） 收文处理5环节 收文 筛选 拟办 承办 立卷
阅文
传阅
批办
催办
归档
• （二） 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。
对所收文件进行正确分类。 收 文 分 类
a.上级机
关请示、 关指令性 平行及不 和指导性 相隶属机 文件 关商洽件
• 关于催办
a.概念：催办——秘书对有关单位和部门 公文承办情况进行检查和督促，使公文 及时得到办理的活动。催办是避免办事 拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、 提高办文效率的重要措施和有力保障。
“送领导人批示或交有关部门办理的 公文，文秘部门要负责催办、查办，做到 紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点 催办、查办，一般公文定期催办、查办。 对下发的公文，应及时了解和反馈执行情 况。” ——《国家行政机关公文处理办法》
公文处理程序示意图
签收
登记
分发
拟办
批办
承办
立 卷 ↓ 归 档 ↓ 销 毁
传 递
分发 登记 用印
催办 查办
校对 缮印 签发 审核 拟稿
文书工作的任务
• A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公 文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社 会主义现代化建设服务。 • B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。
第六讲
文书工作
本 讲 要 点
A.文书与文 书工作的概念 B.文书工作的 五大作用 C.文书工作的 六项原则 D.行文关系与 行文制度
概 述
发文处理
A.交拟与拟稿 B.审核与签发 C.印制与校对 D.用印与登记 E.封发与传递
收文处理
A.收文与阅文 B.筛选与传阅 C.拟办与批办 D.承办与催办 E.立卷与归档
E.立卷、归档
关于立卷 a.概念——立卷是指将办理完毕的文书按 照一定的方式分类组合，进行保管的过程。
“公文办完后，应当根据《中华人民 共和国档案法》和有关规定，及时将公文 定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随 同文件一起立卷。” ——《国家行政机关公文处理办法》
b.基本要求 ——立卷要按照机关活动的规律， 保持文件之间的历史联系； ——立卷要以本机关工作中形成的 文件为主； ——立卷的文书要齐全、完整，能 够真实地反映机关活动的历史面貌； ——立卷要便于保管、查找和利用。
（二）文书工作的作用
• 文书工作是一项专业性、综合性和机要性 都很强的工作。做好文书工作，对于改进 文风、消除“文山”，提高办公效率，具 有重要的意义。 • 五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转； D.可以确保文书的安全； E.可以促进档案的管理和利用。
C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及 时提出拟办意见送领导人批示，或者交有 关部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》
拟办，就是秘书部门或秘书人员对 需要办理的来文提出办理的意见和建 议，供领导批办时参考。
批办，则是指机关负责人根据文件内 容和拟办意见，对文件的办理作出批示。 它是承办的主要依据。批办属于文书处 理中的决策活动，一般由机关领导人负 责；有些文件的批办也可由秘书长或办 公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策 活动吗？为什么？拟办对批办起什么作 用？） （练习：如果您是职大校长办秘书， 请对人文学院关于组织游览市容的请示 写一个30—50字的拟办意见）
• C.印制、校对
对印制工作的要求——内容准确；格式 规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方， 便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校 对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法—— a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。
• D.用印、登记
发文用印注意4点：确认有领导人签字 并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标 明的相同；印章应盖在落款中央，上不压 正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖 印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、 花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载， 以便于日后对公文进行清点、控制、查找 和回收。 一般应使用《发文登记簿》，一文一页 登记表，其项目有：发文日期、文号、标 题、发往机关、份数、秘密等级等。
关于审核的要求也已在上一讲详细介绍 过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规 则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿 进行审批，签署表示核准发出的意见。它 是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公 文质量的最后关口。因此也是制发公文的 决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范）
• E.封发、传递
封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发 文回执》） d.装封；e.加封。
传递。根据文件密级高低和缓急时限的不 同，其渠道和方式有：机要通信传递； 机要交通传递；专职人员传递；文件交 换站传递；电信传递（无线密码电报、 有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全 保密；手续完备。
行文关系与行文制度
B.行文制度：机关行文必须共同遵守 的办文规程和准则。主要有6种—— a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。
案例二则
1，某市卫生局向市委、市政府呈报 了《关于我市艾治病防治情况及有关 问题的报告》。但公文报出后其所反 映的问题未能及时得到解决。从文书 工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级 以上单位发出关于正确悬挂国旗的通 知。有些自治区、兵团及中央部门所 属单位认为行文有误。您看呢？
b.下级机 c.上级机 d.内部各 e.内部刊
关批复件 部门调查 物、工作 及平行、 性及下级 简报等类 不相隶属 机关陈述 文书 机关复函 性来件
两种登记方法：分类登记法 流水式登记法
b.阅文
阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”—— 性质与大体内容；制发与主送机关；缓 急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。
拟
阅示件
办
文
件
建议件
下级报告未 要求批转但 似应批转； 下级报告要 求批转但似 不必批转
阅办件
分3种情况 提出办理意 见；转部门 办理；事情 重要待汇报
分3种情况 领导阅批后 传达办理； 部分领导研 究处理；领 导集体研究
分2种情况
• C.批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责 办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理 时，应批明主办单位或主办人。