企业档案管理培训

一、企业档案工作制度建设《企业档案工作规范》第六章“档案工作制度”，首次提出企业档案工作制度体系建设。

企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系。

企业档案制度的全面建设，改变了以前档案工作制度只限于档案制度之片面，从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制度建设的要求。

企业档案工作规章，是指企业明文公开的制度，是企业根据国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求。

企业档案管理制度，是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定。

企业档案业务规范，是指企业档案工作具体业务的规范性要求，它是依据企业档案工作各项规章制度要求而制定的操作指。

工作规章、管理制度、业务规范三个方面可能有一些交叉，但侧重点和要求不同。

其中企业档案工作规章以企业名义制定，重在明确档案工作在企业的地位和作用；档案管理制度以主管档案工作的职能部门名义制定，重在明确约定共同遵守的企业档案管理规定；档案业务规范以档案部门名义制定，重在企业档案管理的具体操作要求。

㈠工作规章6.1.1 明确企业文件形成、归档责任。

企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

本条是明确提出建立文件与档案管理岗位责任制和文件形成归档责任。

建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、保管、利用全过程的管理。

企业档案工作岗位责任制，是明确企业领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位在档案工作中工作内容、数量和质量，应承担的责任的一项制度，也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。

内容主要包括分管企业档案工作的领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、档案人员、各职能和业务部门负责及兼职档案人员的工作标准、工作职责、奖励和处罚等内容。

6.1.2 制定企业档案工作规定。

企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

企业档案工作规定应对本企业档案工作的基本原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容做出规定。

可以设总则、档案管理体制与人员配备、企业文件材料形成积累与归档要求、档案整理、档案保管保密、档案鉴定与销毁、档案统计、档案信息开发利用、档案现代化管理、资产与产权变动档案处置、奖励与处分、附则等章节。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。

对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

本条是要求企业建立档案工作责任追究制度，明确责任追究的范围、对象、内容、方式和处理办法、程序和处理期限。

6.1.4 制定档案管理应急预案。

对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。

对档案信息化管理软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。

㈡管理制度6.2.1 文件归档制度。

应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度。

制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。

应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。

6.2.3 档案鉴定销毁制度。

应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

6.2.4 档案统计制度。

应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。

应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。

应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

6.2.7 电子档案管理制度。

应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8 档案管理系统操作制度。

应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

㈢业务规范6.3.1 文件、档案整理规范。

应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。

应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。

应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。

6.3.4 特殊载体档案管理规范。

应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

二、档案业务工作7.1 企业档案工作与业务活动由于档案产生于业务活动，是业务活动的真实记录，因此，档案工作与企业所有的业务活动都有着不可分割的联系，也只有将档案管理与业务管理相结合，二者才能相得益彰。

7.1.1 企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。

即我们通常所说的“三纳入”。

7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

即我们通常所说的“四参加”。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。

即我们通常所说的“四同步”。

7.2 文件的形成、积累7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，不能使用热敏纸，而应使用字迹、线条和影像的清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材料印制。

办公自动化系统中形成的电子文件可先逻辑归档，然后定期及时地进行物理归档，使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要环节。

由于各单位每天形成大量各类文件，涉及到不同的岚、不同的人员，文件的形成者并非文件的积累者，需要在文件的各个形成部门设置兼职档案人员对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全完整。

7.3 文件整理与归档7.3.1 文件整理文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有关联系。

文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA/T 22、GB/T 11822、财会字〔1998〕32号、劳力字〔1992〕33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T 11821、DA/T 15、GB/T 18894、DA/T 32等标准的要求。

“文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有关联系”是整理的原则。

文书档案的整理应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22－2000），科技档案的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822－2008），会计档案的整理应符合《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号），干部职工档案的整理应符合《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号），照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821－1989），录音档案、录像档案的整理应符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15－1995），电子档案的整理应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005）。

7.3.2 文件归档范围7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应归纳入归档范围。

国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。

这一条强调的是：企业档案要能够真实记录和准确反映企业的发展历程，无论是哪种类型的企业，反映从企业筹建一直到注销的各个阶段的各项重要活动的记录，都应在档案中有所保存。

其中，国有企业的档案既是企业资产也是国有资产，其文件的归档范围应符合国家档案局、国务院国资委发布的《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）要求。

其他类型企业可以参照执行。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：—本企业形成的文件；—本企业引进项目、外购设备等接收的文件；—所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；—本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件。

—本企业执行、办理的外来文件。

档案应该体现“以我为主”的原则，但不能机械地理解为所有外来文件都不需要归档保存。

需要归档保存的企业文件主要来源于本企业，但除此之外，还有一些来源于上级、下级以及非隶属关系的外单位的重要文件，其中有利用价值的或本企业需要执行、办理的，应该属于企业文件材料的归档范围。

譬如：上级单位对三企业请示或重要事项的批复文件、与本企业工作密切相关的通知等；本企业及下属企业的资产评估材料、产权转移证等产权界定材料；企业股权材料、引进项目或外购设备等接收的文件、合作项目投资可行性描述文件（如项目建议书、可行性研究报告）、资产证明文件（如土地使用证、房产证、专利证）和资产清单、债权债务清单，等等。

这些文件虽然不是本企业产生的，但对于服务企业活动和维护企业的合法权益都有着不可或缺的重要作用，应该纳入企业文件材料归档范围。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。

确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。

项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。

企业应依照国家和行业的有关规定，结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况，以企业内各职能部门为单位，按照部门职能或工作流程和文件形成规律，参照附录A企业文件材料归档范围和保管期限，制订本单位的归档范围和保管期限表，并逐条列出条目。

既不要搞“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。

附录A主要以生产型工业企业为监本制定，其他类型企业可根据自己的业务特点制定。

制定归档范围和保管期限表的程序是：掌握依据，调查研究――在制定归档范围和保管期限之前，企业档案管理部门和工作人员要认真学习并掌握档案工作相关法律法规和标准规范，对本企业各项基本职能进行深入细致的调查研究，听取相关人员对文件材料的归档意见；拟定初稿――企业档案管理部门依据国家有关法律法规和标准规范，结合企业每一个立档部门的职能特点，拟写一个立档部门文件材料的应归档范围和保管期限表初稿；广泛征求意见――征求每一个立档部门和兼职档案员对初稿的意见，请立档部门对有关部分进行完善，在此基础上，档案部门再进一步做好统筹的个性和完善，形成送审稿；部门审核――请各立档部门负责人结合本部门的职能工作对送审稿进行审核和完善，档案部门根据审核意见完成修改后，送档案工作主管领导进一步审定；发布执行――报企业分管档案工作的领导审定批准，以企业制度或标准的形式正式印发执行；纳入相关制度――企业文件材料归档范围和保管期限表出召后，还应将其纳入企业相关制度、标准中，以保证切实地得到贯彻执行。