公文处理及归档管理办法

公文处理及归档管理办法

第一章总则

（一）为使公司日常办公的文件处理规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》，同时结合公司目前运作的实际情况，制定此办法。

（二）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应做到急件随到随办；有时间限制的文件，应如期办完。

（三）办公室是公司公文处理工作的综合部门，其主要职责是组织、协调全公司的公文处理工作。负责统一收文、分送、催办和以公司（含办公室）名义发出的各类文件的核稿、印制、发送、归档工作，以及机要文件、简报、资料的传递管理和部分文件的承办工作。

（四）各部门按职责分工对口办理有关公文，具体负责承办公文的办理、协调、拟稿、审稿、会稿、校稿、分发、确定办结和所办文件立卷归档工作。

第二章收文

（一）送公司的所有文件、资料，由办公室签收、拆封，并按规定编号、登记。

直送公司领导或各处室的信件，分别由办公室或各处室拆封。其中需纳入收文处理的文件交公司办公室统一编号、登记，按规定程序办理。

各部门、各单位的抄送件和简报、信息资料、情况反映等，不纳入收文登记。

（二）收文登记内容：收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况。

（三）各承办处室应建立本部门内部的收文等级制度，明确人员专管或兼管（包括运转的管理）

第三章收文处理

（一）各类收文由办公室签注拟办意见，原则是：

1.中国中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府文件，按阅文规定传阅。

2.市委、市政府交办件，市级有关部门的主送件，由办公室提出拟办意见后，原件存档，复印件分送公司领导批示后交有关处室直接办理。

3.各部门、各单位的抄送件，重要的分送公司领导，一般的送有关处室阅，并留一份存档。

4.简报、资料、情况反映等，由办公室直接分送公司领导或有关处室阅处。

5.除特殊情况外，公司领导不受理未经办公室登记、批注公文。

（二）各部门承办的文件中，需送公司领导批示的，由办公室统一分送；领导批阅后，由办公室推送到各部门。

（三）办公室送领导批示的文件，领导批示后由办公室登记后分送各有关部门；

（四）有关部门接到批示后，应及时处理，采用口头、电话或以函复来文单位，办理结果应及时向公司领导汇报，并报办公室备案。

（五）办公室对批示文件办理情况定期催办，防止漏办和延误。

第四章发文处理

（一）发文要严格把关，凡能口头或电话答复的事项，不要行文答复；凡能用便函答复的事项，不发正式文件。

（二）拟稿应本着“谁主办，谁拟稿”的原则进行。特别重要的文件由公司领导亲自主持研究，明确拟文主要观点、意见和办法，由承办部门组织专人拟稿，相关部门负责向拟稿人提供文件初稿和有关资料。

（三）为保证拟稿质量，拟稿前要认真查阅有关政策、法律、法规，核实事实，将有关意见协商一致。拟稿时要切实注意行文关系、公文种类和公文格式的正确、规范，用语贴切、精炼，切忌大话、空话、套话，并恰当地确定密级与缓急程度。

（四）承担部门负责人必须对文稿从政策、法规、文字体式等方面进行认真审查、把关，并签署意见。对修改较多的，应责成拟稿人清稿。涉及其他部门的，承办部门要交相关部门传阅，主动征求意见。各有关部门要切实负责地对相关内容审查把关，并在传阅栏签署意见、姓名和日期。

（五）办公室负责拟稿，核稿注意审核以下方面：

1.是否需要以公司或公司办公室名义发文。不成熟的文件、可发不可发的文件，应建议不发。

2.文件提出的政策界限、措施等，是否明确具体、切实可行。对含混不清、规定不当、过于繁琐之处，要退给拟文部门修改。

3.内容是否完整，附件等是否齐全，引文是否正确，文件表达是否简练、通顺、合乎逻辑，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。

（六）对涉及其他部门问题的文稿，公司领导审签后，承办部门与有关单位联系会签，办公室给予配合。

（七）公司（含公司办公室）发出的文件，必须按规定的职责权限，由公司领导签发。签发的程序和原则：经办公室核稿后，按照公司领导分工呈批，主管领导主批；重大问题和上行文由公司总经理（董事长）或主持工作的副总经理审批。未经办公室核稿的文稿不得送公司领导签批，公司领导也不签批未按规定和程序处理的文件。

（八）签发文件应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发人的姓名和签发年、月、日书写齐全。

（九）印刷后的公司文件（含公司办公室）文件要及时发送，并按公司规定进行存档。

第五章办结登记

（一）办公室承办人员对已处理的文件，要定期进行清理，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。确定办结要力求准确，不能将在处理的文件划入办结文件。

（二）凡属于下列情况之一，即可确定为办结。

1.各类周知性文件、调查报告、情况报告、送公司领导阅知后无批示或其他意见的；

2.各类交办文件，承办部门已直接答复来文单位的；

3.公司领导批示的事项，领导批示后，已书面、口头或电话答复来文单位的；

4.需以公司（含公司办公室）名义行文的事项，业已行文的；

5.其他可确定为已办结的文件。

（三）需要立卷的文书资料按分类规定进行立卷。由各承办部门在每年12月底前完成立卷归档。

第六章立卷和归档

（一）各类文件材料，由承办部门的专职或兼职档案管理员负责立卷归档，编写总目录索引，清理上柜。并加强管理，防止损坏，积极提供利用。

（二）承办部门立卷后，要及时向档案室移交档案卷宗。

第七章文件材料归档范围

（一）凡是反映本公司工作活动具有查考、利用价值的文件、材料均应归档。

（二）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件。

（三）上级机关颁布的需要我公司贯彻执行的法规性文件。

（四）上级机关领导视察公司工作的指示、讲话、题词、照片、音像材料。

（五）上级机关转发的需贯彻执行的文件。

（六）代上级机关拟草文件并被采用的审定稿。

（七）公司党、政、工、团的会议纪要等文件资料。

（八）公司党委会、总经理办公会、调度会以及召开的多种工作会议、专业会议材料。

（九）公司制订的（包括转发、联合发文）多种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿。

（十）公司的请示、上级机关的批复；各部门的请示及公司的批复。

（十一）公司级内部各部门形成的工作计划、总结、报告、调查资料、统计资料（含电子文档）、科技成果、财务报表、凭证、账簿及审计资料。

（十二）内容重要的群众信访材料、领导批示、信访记录、调查报告、统计分析材料；

（十三）公司的基本建设系列资料及文件（令详见公司工程档案管理制度）。

（十四）公司制定的工作章程、制度。