办公室主任的接待、会务工作及工作方法艺术简介

具体来说，主要有以下几个方面：

(1)了解综合情况；

(2)组织参与调查研究，反馈信息；

(3)主持日常行政事务；

(4)密切各方面的工作关系；

(5)协调部门之间的分歧和矛盾，提出解决办法和备选方案；

(6)做好机要保密工作；

(7)处理来信来访；

(8)完成领导交办的工作任务。

一、办公室的接待工作

(一)接待工作概述。

1、接待工作的含义。

一个单位作为社会这个大网络中的网结，与外单位有着密切的交往与联系；单位内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过办公室这个枢纽部门，这就构成了办公室主任的接待工作。

接待工作是指单位在对内、对外的联络和交往中所进行的迎送招待、接待联系等服务性活动。

例如，外单位来人联系公务、参观、访问，群众询问事务、反映问题，上级单位来人视察、检查工作，下属部门向领导请示、汇报、联系工作等等，都需要招待、接待。

2、接待类型：

(1)视访接待。如各级行政首长到下级了解、视察、检查工作的接待。

(2)上访接待。党政机关的上访接待工作属于履行公事。

(3)工作接待。指前来商洽工作、处理公务的上级、兄弟、下级单位同志所做的接待工作。

(4)来宾接待。（又可分为国内来宾接待和外宾接待，此专指国内来宾接待）指对前来参观、学习、访问的兄弟单位来人的接待。

3、接待工作的原则和要求。

(1)热情欢迎，礼貌接待；

(2)礼仪对等，简朴大方；

(3)尽量满足来宾要求；

(4)保守机密；

(5)外宾接待要维护国家主权和民族尊严，平等相待，不卑不亢。

(6)对于事先有约的来宾，要有接待方案和接待指南。

(二)接待工作的规格。

1、高格接待：

指陪客比来客职务高而采取的一种接待形式。

三种形式：

①上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，

下级领导要高格接待，出面作陪。

②兄弟单位或协作领导派人到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面，高格接待。

③下级同志上访，有重要事情向上级领导汇报，要高格接待。

2、低格接待：

指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式。

三种形式：

①上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待用低格接待。

②外地参观学习团和旅游团的接待工作只需采取低格接待。

③老干部故地重游或上级领导路过本地只需采取低格接待。

3、对等接待：

是指陪客与客人职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。

两种形式：

①对一些重要的来客，作为一个单位或地方的领导应该自始至终地陪同。

②对来宾初到和临别时对等接待，中间可以请适当人员陪同。

总之，接待工作的规格问题，对负责接待工作的办公室主任来说，是一个很值得研究的问题。对来访的客人，以哪种规格接待，应认真地加以考虑，切不可草率行事，否则将会造成严重的后果。

(三)接待工作的具体事务。

1、接待前的具体事务。

接待工作不是来宾到达后才开始的，事实上，从接到宾客的来函或通知后就开始了。因此，事前必须做好一些准备工作，以免事后忙中出错，否则就难以使整个接待工作顺利进行。所以在宾客到达前应该对整个接待工作做好详细而周密的安排。

①了解和掌握来宾的基本情况，做到心中有数。

在接待来宾的来函来电或通知后，应详细地询问来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男、女各多少人）、民族、来意、大体停留时间等等。还要弄清来客抵达日期、具体时间、来客是乘坐专车还是乘飞机、轮船、大车、公共汽车业，并搞清班次，以便安排接站。

②制定和落实接待计划（接待方案）。

根据了解的情况，负责接待工作的办公室主任应及时向主管领导和有关同志汇报，听取主管领导对接待工作的安排意见。这里有两种情况，一般的来客可直接作出接待的安排，另一种是重要的来宾，则要制定接待工作方案，召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同领导、经费开支、活动方式、日

程安排、接待规格、汇报内容、参观地点等方面提出具体而详细的意见，然后再向主管领导汇报，征得同意。然后根据拟定的初步计划，通知有关部门作好必要的准备工作。应从以下四个方面作好准备：第一，通知有关部门和单位准备好汇报材料和落实参观地点；第二，通知招待所或宾馆安排好房间和用餐的标准；第三，安排接待同志，保证来宾安排抵达，切忌车辆中途出故障；第四，重要接待通知公安警卫部门，落实安全保卫措施，确保来宾绝对安全。以上接待安排，并非一成不变的条文，应根据实际情况，作出妥善安排。总之，确保接待前的准备工作做到充分、合理就行。

2、接待中的具体事务。

宾客到达后，进入接待中的服务工作应按照事先制定的计划抓好落实。做到既不随意更改计划，又灵活机动，不生搬硬套。

(1)引见介绍。

具体介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点，应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏。一般先把身份比较低、年纪比较轻的介绍给身份较高、年纪较大的同志，把男同志先介绍给女同志。

(2)握手问候。

a、同性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或轻轻碰一下，就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。

b、异性之间的握手，应当是女士先伸出手，男士后伸手，握手时无需用力，只需要轻轻地握一下就行了。

c、向领导同志或身份较高的人握手，要根据当时的情况而论，如果他有意同你握手，就应当主动把手伸过去，否则不要勉强。

(3)席位与席次安排。

a、席位的安排。

根据我国的习惯，席位高低由相距主人席位远近而定，依“右首为上”的原则，主宾的席位应安排在主人的右侧，第二号外宾在主人的左侧，第三号外宾在第二主人的右侧，第四号外宾在第二主人的左侧，分别以两位主人为中心，按来宾的礼宾次序，以此类推安排。有时也要根据主客双方的人数灵活安排，但尽量做到间隔而坐。

6、席次的安排。

如果出席宴会的人数较多，或需分席入座，就要划分席次。席次的礼遇高低以离主桌近远而定，“近高远低，右高左低”。在安排席次的时候，首先要确定主桌与宴会主人的位置和方向。主桌和主位应置于宴会厅内的显著位置，并应面向宴会厅入口，同时能纵观其余客席，其余各席第一主人的位置可面对主桌主位，也可以与主桌主位同分。代表团人数特别多的时候，可只安排重要宾客的席次和席位，其余各席则只安排席次或者在安排了其余各席的主人的席位后让外宾自由入座。当席次超过两