办公室零用现金管理和公务费用报销
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项目任务
贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？ 你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费 用报销的工作中需要作哪些改进？
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•填写零用现金凭单
内部工作人员需要领取零用现金时，应填写 零用现金凭单，提交开销的项目和用途、日 期、金额。
秘书要认真核对零用现金凭单，经审批人 （通常是企业中分管财务的领导）审批签 字后，方可将现金支付给申请者。 秘书要认真核对领取者提交的发票等单据上的用途、内 容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后 将发票等单据附在零用现金凭单后面。
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Logo 零用现金凭单示例
零用现金凭单
项目和用途
编号
金额
申请人签名
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账页编号支付
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日期
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办公室零用现金的管理
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财会知识
一、现金管理
所谓现金管理，就是对现金的收、付、存等各环节进行的管理。国 务院颁布的《现金管理暂行条例》对现金收支管理的基本规定如下： 1、开户单位库存现金一律实行限额管理。 2、不准擅自坐支现金。坐支现金容易打乱现金收支渠道，不利于开户银 行对企业的现金进行有效地监督和管理。 3、企业收入的现金不准作为储蓄存款存储。 4、收入现金应及时送存银行，企业的现金收入应于当天送存开户银行， 确有困难的，应由开户银行确定送存时间。
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办公室 办 零用现金管理 公 室 公务费用报销 零
用 现 金 管 理 和 公 务 费
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情景案例
宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。行政经理让秘书 贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。贾秘书找到技术部，技 术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来， 只能等以后再说。贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工 作不能停。他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计 算机，让他试试吧。下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只 是要更换一些配件，需要几百元。贾秘书负责办公室零用现金的管理，她 从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出伍百元，交给左景去购买配件。第 二天，办公室的几台计算机终于修好了。 第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批 打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付 给了小赵。十点钟，行政助理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要 贾珊去公司财务部借款。贾珊说正好办公室零用现金还有几仟元，你先拿 去，回来再报销。行政助理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到 一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。她清理了抽屉里 的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂 了几张购货收据。果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻 烦。
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2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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秘书为何要具备一定的财务常识
在公司内部，一般都设有财务部门，他们专门负责 财务方面的工作，除非你的上司直接负责这个部门，作为 秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让上司在 企业经营过程中，掌握企业的经营动态，通过财务报表了 解企业经营状况，因此，作为秘书对财务知识多少要有些 了解。上司通过财务报表知道企业的实际状况，预测企业 的未来，如发现企业经营不景气，就可以采取措施降低费 用，从这个意义上来讲，秘书具备一定的财务知识大有好 处。
主管领导审核同意， 并签字批准
报告或表提交财务部门， 领取支票或现金借款
工作结束将发票附在 “旅差费报销单” 后面，签字提交出纳
出纳部门把先前领取 的现金数额和支 出情况进行结算 ， 多退少补
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公务费用的报销
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办公室零用现金的管理
公司企业间的付 款，一般都是通过 银行转账结算，或 者用支票汇票等结 算。 企业（特别是办 公室）日常的运作 中许多开销不可能 采用这种形式。 况且小额的办公 费用难于多次去财 务临时支取。
公务费用的报销
有时为公司办事需 要花些费用，如出 差或接待客人等， 事后就需要报销费 用。但这些费用不 能从零用现金中支 付，而需要直接到 财务部门申请费用 和报销结算。
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公务费用的报销的工作步骤
提交费用申请报告 或填写费用申请表
注意事项
⑴ 提前向企业有关领导报告报销的相关事宜； ⑵ 领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续； ⑶ 报销要及时。
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Logo 出差费用的办理
企业领导或主管国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。 因此，秘书要事先做好准备，熟悉出差费用的各种办理方法。 1、办理信用卡 信用卡可以从银行取得，上面开列了支款人的姓名、签名、号码 和最高支款金额数等内容。这笔金额要从企业存在银行的存款账户中 扣除。当出差者在外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取， 所支金额要记在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一张信用卡通 常包括一笔很大的金额。 2、办理旅行支票 出差者可以在银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票 使用者使用支票时必须在支票上签字，支取旅行支票时，必须由使用 者在支票上再次签字。 3、办理快汇汇票 快汇汇票是由秘书购认，可以交给或寄给指定的出差者。与持有 普通支票一样，出差者可凭这种汇票收取现金，或者转让给他人。 当领导或主管出差回来后，秘书有时还须代上司整理出差费用记 录，转交会计人员报销有关费用。
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办公室零用现金的管理
•建立零用现金账簿
账簿应清楚注明收到现金的日期、收据编号、 金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金 凭单编号、金额、余额等。有时还要对账目进 行分析，了解花销的情况和去向。
程序 方法
三、支票结算
1、支票 支票是由出票人签发的委托银行在见票时无条件支付确定金额给 收款人或持票人的票据。出票人是签发支票的单位和个人，付款人是出票 人的开户银行。支票为即期票据，分为以下几种：现金支票，印有“现金” 字样，只用于支取现金；转帐支票，印有“转帐”字样，只用于转帐；普 通支票未印有“现金”或“转账”字样，可用于支取现金，也可用于转账。
二、现金保管
现金保管制度一般应包括如下内容。 1、超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。 2、为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的 抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放。
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小额开销， 以备急用
这笔费用由秘书掌控！
办公零用现金（备用金） 存在的理由和目的
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办公室零用现金的管理
支付本市交通 费、邮资、接 待用的茶点费、 停车费和添臵 少量的办公用 品
根据企业的规 企业领导和财务负 模和平时小额 责人批准 支出的数额来 秘书保管和支出 确定 秘书应将现金锁在 办公室保险柜内
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小技法
上司出差回来后，秘书要代替上司报销差旅费。秘书应 将上司所有出差票据整理好，按财务部门指定的单据填好， 分门别类地算好，将所有单据按财务部门的规定贴在出差报 销单后面，然后，将报销单交上司本人或财务部门负责人审 核签字。报销时应根据出差之前预借金额和出差发生的实际 费用的差额，多退少补。
•零用现金使用审批
•核对领取者提交的单据
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办公室零用现金的管理
•做好支出记录
每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现 金账簿上记录。
程序 方法
•定期财务报销
当支出的费用达到一定数额后或月末，秘书再 到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中 进行周转。
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任务分析
贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘 书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则 不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因 此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。 贾秘书在办公室零用现金管理和公务费用报销的工作中存在很多问题，必 须要加以改进，否则麻烦会更多。如办公室零用现金不能随便放臵在办公室 的抽屉内，这样做存在很大的安全隐患，应将现金锁在办公室保险箱内，如 果数额过大，最好存入银行，办公室里不要留太多现金。另外，贾秘书支付 给文印室小赵办公费用的做法违反了办公室零用现金的管理操作程序，小赵 首先要向领导提出购买办公用品申请，填写相关凭单，经领导签字同意，贾 秘书予以认真审核后，才能将现金支付给小赵。贾秘书将办公室零用现金当 作差旅费借给行政经理的做法也是不正确的，不能将办公室零用现金等同于 差旅费，两者的用途是不同的，贾秘书应按公司相关规定到财务部为行政经 理预支差旅费用。 贾秘书必须要了解和掌握办公室零用现金管理和公务费用报销的基本知 识，否则很难胜任秘书工作。
用途
保管
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数额
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
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小技法
对公司小额现金的管理要建立专门的制度， 从预借到支出都要严格按规章办理。秘书在处理 这类小额现金时，特别要注意的是不要将它和差 旅费等混同起来。
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5、严格按照国家规定的开支范围使用现金，结算金额超过起点的，不得 使用现金。 6、不准编造用途套取现金。企业在国家规定的现金使用范围和限额内需 要现金，应从开户银行提取，提取时应写明用途，不得编造用途套取现金。 7、企业之间不得相互借用现金。
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3、限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办 公桌内过夜。 4、单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款 私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。银行一旦 发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支 付。 5、库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对库 存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数（即大数） 和零数（即小数）分类保管。
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办公室工作实务
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办公室日常事务 学习目标
知识点
了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点
掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
零用现金管理的注意事项
⑴ 秘书应严格遵守办公程序和财务制度，不 应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。 ⑵ 秘书保管备用金，应及时把办公室的开支 记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作 为资料存查。
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贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？ 你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费 用报销的工作中需要作哪些改进？
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内部工作人员需要领取零用现金时，应填写 零用现金凭单，提交开销的项目和用途、日 期、金额。
秘书要认真核对零用现金凭单，经审批人 （通常是企业中分管财务的领导）审批签 字后，方可将现金支付给申请者。 秘书要认真核对领取者提交的发票等单据上的用途、内 容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后 将发票等单据附在零用现金凭单后面。
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Logo 零用现金凭单示例
零用现金凭单
项目和用途
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财会知识
一、现金管理
所谓现金管理，就是对现金的收、付、存等各环节进行的管理。国 务院颁布的《现金管理暂行条例》对现金收支管理的基本规定如下： 1、开户单位库存现金一律实行限额管理。 2、不准擅自坐支现金。坐支现金容易打乱现金收支渠道，不利于开户银 行对企业的现金进行有效地监督和管理。 3、企业收入的现金不准作为储蓄存款存储。 4、收入现金应及时送存银行，企业的现金收入应于当天送存开户银行， 确有困难的，应由开户银行确定送存时间。
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办公室 办 零用现金管理 公 室 公务费用报销 零
用 现 金 管 理 和 公 务 费
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情景案例
宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。行政经理让秘书 贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。贾秘书找到技术部，技 术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来， 只能等以后再说。贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工 作不能停。他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计 算机，让他试试吧。下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只 是要更换一些配件，需要几百元。贾秘书负责办公室零用现金的管理，她 从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出伍百元，交给左景去购买配件。第 二天，办公室的几台计算机终于修好了。 第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批 打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付 给了小赵。十点钟，行政助理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要 贾珊去公司财务部借款。贾珊说正好办公室零用现金还有几仟元，你先拿 去，回来再报销。行政助理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到 一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。她清理了抽屉里 的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂 了几张购货收据。果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻 烦。
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秘书为何要具备一定的财务常识
在公司内部，一般都设有财务部门，他们专门负责 财务方面的工作，除非你的上司直接负责这个部门，作为 秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让上司在 企业经营过程中，掌握企业的经营动态，通过财务报表了 解企业经营状况，因此，作为秘书对财务知识多少要有些 了解。上司通过财务报表知道企业的实际状况，预测企业 的未来，如发现企业经营不景气，就可以采取措施降低费 用，从这个意义上来讲，秘书具备一定的财务知识大有好 处。
主管领导审核同意， 并签字批准
报告或表提交财务部门， 领取支票或现金借款
工作结束将发票附在 “旅差费报销单” 后面，签字提交出纳
出纳部门把先前领取 的现金数额和支 出情况进行结算 ， 多退少补
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公务费用的报销
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公司企业间的付 款，一般都是通过 银行转账结算，或 者用支票汇票等结 算。 企业（特别是办 公室）日常的运作 中许多开销不可能 采用这种形式。 况且小额的办公 费用难于多次去财 务临时支取。
公务费用的报销
有时为公司办事需 要花些费用，如出 差或接待客人等， 事后就需要报销费 用。但这些费用不 能从零用现金中支 付，而需要直接到 财务部门申请费用 和报销结算。
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公务费用的报销的工作步骤
提交费用申请报告 或填写费用申请表
注意事项
⑴ 提前向企业有关领导报告报销的相关事宜； ⑵ 领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续； ⑶ 报销要及时。
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Logo 出差费用的办理
企业领导或主管国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。 因此，秘书要事先做好准备，熟悉出差费用的各种办理方法。 1、办理信用卡 信用卡可以从银行取得，上面开列了支款人的姓名、签名、号码 和最高支款金额数等内容。这笔金额要从企业存在银行的存款账户中 扣除。当出差者在外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取， 所支金额要记在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一张信用卡通 常包括一笔很大的金额。 2、办理旅行支票 出差者可以在银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票 使用者使用支票时必须在支票上签字，支取旅行支票时，必须由使用 者在支票上再次签字。 3、办理快汇汇票 快汇汇票是由秘书购认，可以交给或寄给指定的出差者。与持有 普通支票一样，出差者可凭这种汇票收取现金，或者转让给他人。 当领导或主管出差回来后，秘书有时还须代上司整理出差费用记 录，转交会计人员报销有关费用。
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办公室零用现金的管理
•建立零用现金账簿
账簿应清楚注明收到现金的日期、收据编号、 金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金 凭单编号、金额、余额等。有时还要对账目进 行分析，了解花销的情况和去向。
程序 方法
三、支票结算
1、支票 支票是由出票人签发的委托银行在见票时无条件支付确定金额给 收款人或持票人的票据。出票人是签发支票的单位和个人，付款人是出票 人的开户银行。支票为即期票据，分为以下几种：现金支票，印有“现金” 字样，只用于支取现金；转帐支票，印有“转帐”字样，只用于转帐；普 通支票未印有“现金”或“转账”字样，可用于支取现金，也可用于转账。
二、现金保管
现金保管制度一般应包括如下内容。 1、超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。 2、为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的 抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放。
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支付本市交通 费、邮资、接 待用的茶点费、 停车费和添臵 少量的办公用 品
根据企业的规 企业领导和财务负 模和平时小额 责人批准 支出的数额来 秘书保管和支出 确定 秘书应将现金锁在 办公室保险柜内
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上司出差回来后，秘书要代替上司报销差旅费。秘书应 将上司所有出差票据整理好，按财务部门指定的单据填好， 分门别类地算好，将所有单据按财务部门的规定贴在出差报 销单后面，然后，将报销单交上司本人或财务部门负责人审 核签字。报销时应根据出差之前预借金额和出差发生的实际 费用的差额，多退少补。
•零用现金使用审批
•核对领取者提交的单据
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•做好支出记录
每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现 金账簿上记录。
程序 方法
•定期财务报销
当支出的费用达到一定数额后或月末，秘书再 到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中 进行周转。
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任务分析
贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘 书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则 不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因 此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。 贾秘书在办公室零用现金管理和公务费用报销的工作中存在很多问题，必 须要加以改进，否则麻烦会更多。如办公室零用现金不能随便放臵在办公室 的抽屉内，这样做存在很大的安全隐患，应将现金锁在办公室保险箱内，如 果数额过大，最好存入银行，办公室里不要留太多现金。另外，贾秘书支付 给文印室小赵办公费用的做法违反了办公室零用现金的管理操作程序，小赵 首先要向领导提出购买办公用品申请，填写相关凭单，经领导签字同意，贾 秘书予以认真审核后，才能将现金支付给小赵。贾秘书将办公室零用现金当 作差旅费借给行政经理的做法也是不正确的，不能将办公室零用现金等同于 差旅费，两者的用途是不同的，贾秘书应按公司相关规定到财务部为行政经 理预支差旅费用。 贾秘书必须要了解和掌握办公室零用现金管理和公务费用报销的基本知 识，否则很难胜任秘书工作。
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对公司小额现金的管理要建立专门的制度， 从预借到支出都要严格按规章办理。秘书在处理 这类小额现金时，特别要注意的是不要将它和差 旅费等混同起来。
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5、严格按照国家规定的开支范围使用现金，结算金额超过起点的，不得 使用现金。 6、不准编造用途套取现金。企业在国家规定的现金使用范围和限额内需 要现金，应从开户银行提取，提取时应写明用途，不得编造用途套取现金。 7、企业之间不得相互借用现金。
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3、限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办 公桌内过夜。 4、单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款 私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。银行一旦 发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支 付。 5、库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对库 存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数（即大数） 和零数（即小数）分类保管。
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办公室工作实务
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办公室日常事务 学习目标
知识点
了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点
掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
零用现金管理的注意事项
⑴ 秘书应严格遵守办公程序和财务制度，不 应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。 ⑵ 秘书保管备用金，应及时把办公室的开支 记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作 为资料存查。
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