新形势下我国政府电子文件管理研究
新形势下如何做好电子文件归档管理工作
Archives Management档案管理新形势下如何做好电子文件归档管理工作■米兰霍州煤电集团公司摘要：近年来，随着科技的日新月异和网络的广泛普及，在新形势下自动化办公模式得到了广泛应用。
企业繁杂的工作产生了海量的电子文件，其主要是在计算机中形成的电子文件，其可以进行网络传输，同时还可以通过各种数字设备和计算机进行阅读和处理。
电子文件有利于工作效率的提升，但问题也随之而来。
如何做好电子文件归档管理工作是当前亟待解决的重要课题。
为此，本文论述了做好电子文件归档管理工作的有效策略，以期从整体上促使电子文件档案信息查询及利用效率飾提升。
关键词：电子文件；归档；管理电子文件在数字环境和设备中生成，并通过数码形式存储在各种信息载体中。
人们可以通过数码设备处理和阅读，还可以在网络上传送文件。
作为科技发展的产物，电子文件在使用上有着良好的便利性，是档案资源不可或缺的重要部分，所以在新形势下做好电子文件归档管理工作至关重要。
但受多种因素的影响，企业工作人员的档案管理意识薄弱，忽视了电子文件的归档管理，加之缺乏人力物力，为今后的档案利用埋下了隐患。
因此，如何在新形势下做好电子文件归档管理工作是亟待解决的重要课题。
一.新形势下做好电子文件归档管理工作的意义（一）有助于开展全文检索档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。
现阶段很多企业经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求。
因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。
（二）有助于开展深层统计分析现阶段，很多企业都开展了档案目录信息统计分析。
由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。
新形势下档案管理工作要与时俱进-新形势下如何做好档案管理工作
新形势下档案管理工作要与时俱进-新形势下如何做好档案管理工作如何在新形势下加强档案管理工作，与时俱进的为社会进展服务，是档案管理工作面对的新情况，新任务，也是各级档案工作部门务必研究与解决的课题，应该高度重视，认真加以解决。
一、认清形势，明确任务新形势下，档案管理工作要与时俱进，不能落伍，因循守旧。
特别是边远地区与基层单位，工作条件较差的档案工作部门，更要克服为难情绪，努力学习，迎难而上，改变传统的工作习惯，破除陈旧观念。
我们应该看到，档案是国家的宝贵财富，作为档案工作者，都应当树立科学的管理理念，运用现代化技术做好档案管理工作。
不能认为当地人员少，档案工作不重要，是可有可无的，把档案工作者当成普通“保管员”等错误办法。
要学习先进的管理理念，应该看到随着档案利用者对信息内容需求越来越广泛，档案工作越来越重要，在信息社会里，任何事业的进展都离不开档案的信息服务。
档案部门保管的丰富资料，具备多种功能，能够提供信息服务、交流协作、上网宣传、资政当代、教育后人，利用价值十分巨大，社会效益也十分显著。
另一方面，我们要与时俱进，务必认清形势，随着档案载体形式也不断提高与变化，各级档案工作者，务必结合自身情况与特点，提高认识，明确任务，应对档案工作面临的新的挑战。
要树立服务意识，真正把档案当成宝贵的无形资产，切实加强管理工作。
要有的放矢，找出问题，认真加以解决，习惯形势进展的需要。
实际上，档案工作者要率先做到管理思想现代化，更新观念，才能做好档案工作管理科学化、现代化。
因此，要在思想上提高对档案管理工作现代化的认识，还要积极争取领导与各个方面的支持。
二、运用科学管理方法与手段首先，要建立科学方法，不断完善档案资料管理制度。
要在档案工作部门里，建立健全不一致岗位、不一致级别人员的岗位责任制，把工作任务落实到人，实行工作目标管理，年终进行年度考核。
规章制度要从工作实际出发，严密科学，建立不一致环节的档案工作制度，真正使档案管理工作走上科学化、制度化、规范化的轨道。
政府信息化过程中电子文件与电子档案管理情况调查
上 ， 并 可 在 网 上 传 送 的 数 字 代 码 序 列” 。但 由 于 电子 文 件 本 身 的 不 可 直 读 性 和 对 软 硬 件 设 备 的 依 赖 性 ， 当 在
羹羹 本 况 羹 情
２ １ 硬 件技 术 水 平 。 ．
从 此 次 调 查 的 情 况 看 ， 接 受 调 在 查 的 ３ ２个 单 位 中 ， 有 计 算 机 的 有 １ 拥 ２ １ 单 位 ， 算机拥 有率为 ８％ 。 ７ 个 计 ７
比 １９ ９ ９年 增 加 了 二 个 百 分 点 。
Ｃ ＡＤ 软 件 的 应 用 主 要 在 设 计 单
位 和 国 有 大 中型 工 业 企 业 。占被 调查
的 ３ ２个 单 位 的 ２ 。 占 被 调 查 的 科 １ ％ 技事业单位 和企业 的 ５ 。 ％ 其 它 应 用 软 件 ，如 人 事 管 理 、 病 案 管 理 、 册 工 商 户 户 名 管 理 ，专 业 注
述
为 企 业 ，达 ８ ％ ；最 低 的 是 区 县 ，达 ５
件 与 电 子 档 案 管 理 问 题 已 经 成 为 非 常迫切 的现实任务 。 针 对 我 国 “ 五 ”期 间 信 息 化 的 十 战 略 决 策 和 市 县 两 级 在 电 子 信 息 技 术 、 备 上 相 对 滞 后 的 现 状 ，为 掌 握 装 市 县 两 级 电 子 文 件 形 成 与 归 档 保 管 的 内 外部 环 境 ， 市 县 两 级 政 府 信 息 为 化 过 程 中 电 子 文 件 管 理 与 电 子 文 件 归档工作 奠定基础 ， 们对全市相关 我 单位进行 了一次调查 。 此 次 调 查 ， 为 两 个 部 分 。一 是 分 基 本 情 况 调 查 。 共 发 放 《 算 机 使 用 计 情况调查 表》 ０ ５ ０份 ， 回 ３ ２份 ， 收 １ 回 收 率 为 ６ ． ％ 。 着 重 了解 各 单 位 是 ２４ 拥 有 计 算 机 ；每 年 形 成 文 件 的 数 量
我国电子政务的现状与问题
我国电子政务的现状与问题【摘要】我国电子政务在不断发展壮大的背景下，取得了一定成就，但仍存在一些问题和挑战。
存在的问题包括信息安全、数据隐私保护、服务水平不均等。
为了解决这些问题，我们可以加强对信息安全的管理，完善相关法律法规，提升政务服务水平并提高政府效能。
未来发展的方向应当是深化电子政务改革，提升政务服务水平，促进政府效能提升。
通过这些努力，我国电子政务能够更好地为人民服务，推动政府治理体系和治理能力现代化。
深化电子政务改革将进一步促进政府服务水平的提升，提高政府效能，为建设数字中国、智慧中国提供重要支撑。
【关键词】关键词：电子政务、现状、问题、挑战、对策、发展方向、改革、政务服务水平、政府效能提升。
1. 引言1.1 我国电子政务的现状与问题电子政务是指政府利用信息技术手段开展政务工作的一种形式，是推动政府治理现代化、提升政府服务效能的重要途径。
我国电子政务发展迅速，取得了显著的成就，但也存在着一些问题和挑战。
我国电子政务的现状是信息化水平不够均衡，城乡数字鸿沟依然存在。
尤其是在偏远地区和农村地区，电子政务建设滞后，部分地区的政府网站更新不及时，政务服务不够便捷，影响了公民和企业的利益。
我国电子政务还存在着信息安全风险和隐私保护问题。
在大数据时代，个人信息泄露问题频发，网络安全形势严峻。
政府部门需要加强信息安全意识，健全数据保护制度，确保政务信息的安全和可靠。
电子政务服务的质量和效率也有待提升。
部分政府网站功能单一，用户体验不佳，市民办事需要跑多个部门，浪费了时间和精力。
政府需要优化服务流程，提高办事效率，为公民和企业提供更加便捷的服务。
我国电子政务发展取得了一定的成就，但仍然面临着诸多问题和挑战。
只有深化电子政务改革，提升政务服务水平，促进政府效能提升，才能更好地推动政府治理现代化，实现信息化和数字化转型。
2. 正文2.1 电子政务发展的背景电子政务是指政府利用信息技术手段，通过建设电子化、网络化、数字化的政府服务平台，提供高效便捷的公共服务和政务管理的一种现代化形式。
我国电子文件管理现状调查与思考
四、总结
本次演示分析了我国电子文件管理的现状、存在的问题，并提出了相应的对策。 电子文件作为现代社会的重要信息载体，其管理水平直接关系到国家机关、企 事业单位和社会组织的正常运转和信息安全。因此，加强电子文件管理势在必 行。
在未来的发展中，各级单位应进一步重视电子文件管理工作，完善管理制度和 技术创新，提高电子文件的信息质量和安全保障措施，以适应数字化时代的挑 战。
三、我国电子文件管理的对策
针对上述问题，本次演示提出以下对策：首先，建立健全电子文件管理制度。 各级单位应制定完善的电子文件管理制度，明确电子文件的收集、分类、存储 和管理流程，并加强对相关人员的培训和考核。其次，加强技术创新和研发力 度件管理系统的升级和完 善，提高电子文件管理的科学性和有效性。最后，强化电子文件的安全保障措 施。各单位应建立完善的网络安全体系，加强对电子文件的加密保护和备份管 理，防止电子文件受到黑客攻击和病毒传播等威胁。
3、专业人才匮乏：电子文件管理需要具备计算机、档案学、管理学等多方面 知识背景的专业人才。然而，目前很多单位缺乏这类专业人才，导致电子文件 管理工作难以有效开展。
三、思考与建议
针对以上问题，本次演示提出以下思考与建议：
1、提高认识与措施：政府机构、企事业单位以及社会各界应进一步重视电子 文件管理工作，建立健全电子文件管理制度，明确各部门职责，加强协作与沟 通。
二、我国电子文件管理存在的问 题
尽管我国电子文件管理有了很大进步，但也存在一些问题。首先，电子文件管 理手段相对单一。很多单位仍沿用传统纸质档案管理的方式，对电子文件的收 集、分类、存储和管理缺乏科学有效的手段，导致电子文件利用效率不高。其 次，电子文件的安
全风险突出。网络环境的复杂性和技术漏洞使得电子文件面临着严重的安全威 胁，如黑客攻击、病毒传播等。最后，电子文件的信息质量亟待提高。由于缺 乏统一的规范和标准，各单位在电子文件的生成、存储和管理过程中存在诸多 不规范行为，导致电子文件信息质量不高。
电子政务环境下的档案管理初探
信息系统工程 Ｉ ０ １ １ ０ １． ． ２ １２
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ＳＳ Ａ Ａ Ｅ ＥＴ 系 管 Ｙ Ｎ ＧＭ Ｎ 统 理 Ｍ
网 ，哪些不该上 网 ，还没有统一 的规定 ，档案部 门大都 依靠各 自的理解来摸索 。在信 息安全方面 ，上网过程 中 的档案信息安全难以保 障，受到网络技术和通信技术发
电子政 务是 以电子 通信技 术为先 导 的第 三 次科技
门制定 的规章 、制度 、标准开展工作 。
革 命 。打破传 统行政 机关在 时 间、空 间和部 门等方面
的制约 ，重塑公 共管 理模式 。推进 政府各 部 门办公 自 动 化 、工作 流程 信息 化 、政 务信息公 开化 ，从 而为社 会 提供广泛 、高效 、个 性化 的服务 。在今 天的形 势下
表主要现在 ：
模 式 ，甚至 出现 只有各种电子政务建设共 同发展才能真
正实现电子政务 的情况 。所以 ，新形势下搞好档案信息 化 管理需要采取一系列重要策略 ：
１ ． 积极纳入 国家信息化档案管理体 系 ，在 国家 的统
一
１ 面对 面的直接管理 、服务拓展到利用网络信息 ． 从
技术的间接管理 、服务 ；
二、 电子政务 的发展为档 案管理提 出 了新 问题
由于电子政务的发展改变了政府部 门所有的业务流
开 展档案 管理信 息化 建设应该 按照 国家 电子政务 建设
的总体要求 ，除了 自身建设任 务外 ，还应 推动 国家 电 子政务建设 。
程和工作方式 ，因此 ，作为真实记录政务活动全过程 的 文件 、档案 的内容 、形式及形成程序等也必然发生相应 的变化 。这就给档案管理部 门提出了新的课题 。 （ ） 一 档案行政管理部门管理对象的变化 在 电子政务环境下档案行政管理部 门管理对象 的变
我国电子文件管理现状调查与思考
我国电子文件管理现状调查与思考我国电子文件管理现状调查与思考近些年来，我国电子文件发展进入“井喷期”。
国家档案局2017年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。
此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7％，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50％以上（包括50％）。
48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。
在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。
由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。
电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。
由于我国信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。
虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。
但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。
此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。
课题组根据调查结果分析，目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保障等诸多问题。
即便是归档后的电子文件，也因缺少科学的管理措施，亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。
电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态，导致我国电子文件面临着严重的失控风险。
一、电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集电子文件是各类机构在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录。
政务背景下电子文件信息安全挑战与对策研究
府 网络功能的不断加强 ， 网络信息技术的不断进步 ， 仍无法妥 善地保障信息安全 。而在少数地 区， 虽然安装 了杀毒软件 ， 但
并未对其实时更新 ， 因而根本达不到防毒杀毒 的 目的。因此 ，
断得到认同 ，但具体工作 中的诸多安全隐患却时刻威胁着政
府 的管理效率 和执行力度。
一
、
政务背景下 电子文件信息安全面 临的挑战
主要隐患。很多重要信息的泄露均是 由于工作人员的麻 痹和
疏忽所导致。自“ 政府上网工程” 启动以来 ， 政府将工作的重心
一
ｌ技术方面的挑战 、
电子文件 具有非人工识读性 、 系统依赖性 、 息与载体 的 信
全 的地 位 日益 凸显 ， 在 实 际 工作 中 ， 子 文件 的信 息安 全 还 但 电
存在 着诸 多安全 隐患。 笔者通过调查和分析， 针对性地提 出解
决对 策 。 关键词 ： 电子 文 件 信 息安 全
施对电子文件的信息安全加 以保障 ， 但总体较为单一 、 片面。 较多采用的方法有 ： 使用防火墙防御网络攻击 、 安装并及 时更 新杀毒软件 以保证计算机不会感染病毒 、使用漏洞 扫描软件
了解市场走势 ， 障了市 民的食品安全 。实践证 明 ， 又保 创新档
案管理机制 ， 整合档案信息 资源 ， 是保持档案工作 强大生命力
的前 提 。 、
三要夯实基础， 加强档案部门自 身建设。俗话说， 打铁先
须 自身硬。 档案部 门要从加强 自身的业务和队伍建设入手 ， 不 档案工作 的宣传 ，提高各级党委和政府领导 以及档案部门人 员对这项工作的重视 ， 增强对农业农 村档案的投入 ， 使这项工
电子文件管理我们共同面临的机遇与挑战——电子文件管理专题调研报告
一、调研背景随着计算机信息技术、网络技术的迅猛发展，电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等无法比拟的优势取代传统纸质文件成为人类社会主要的信息记录方式。
然而，电子文件所具有的易逝性、易变性、对元数据的依赖性、信息与特定载体的可分离性等特性，给电子文件的管理带来了巨大的挑战。
20世纪80年代，国际档案界提出了“电子文件”的概念，拉开了电子文件理论研究和实践探索的序幕。
我国对电子文件管理的学术研究则始于90年代。
1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，1999年《电子文件归档与电子管理概论》出版，2004年江苏常州市电子文件中心正式运行，2012年《电子档案移交与接收办法》发布，2015年《企业电子文件归档和电子档案管理指南》发布，2017年《电子档案管理系统基本功能规定》发布，一系列研究和实践表明，电子文件已成为国内学术界的重要研究内容和实践重点。
当前，全球产业竞争格局正在发生重大调整，世界各国都在加大科技创新力度。
2015年，国务院正式发布《中国制造2025》规划，目标是“坚持走中国特色新型工业化道路，以促进制造业创新发展为主题，以提质增效为中心，以加快新一代信息技术与制造业深度融合为主线，以推进智能制造为主攻方向，以满足经济社会发展和国防建设对重大技术装备的需求为目标，强化工业基础能力，提高综合集成水平，完善多层次多类型人才培养体系，促进产业转型升级，培育有中国特色的制造文化，实现制造业由大变强的历史跨越”。
在智能制造的主旋律下，智慧院所、智慧工厂成为众多高技术装备研制行业“十三五”信息化能力建设的方向和重点。
智慧院所、智慧工厂的建设分为感知层、应用层和决策层，而建设过程的实质就是如何运用信息技术处理好数据、信息、知识与智慧四者之间的关系，使其发挥最大作用。
其中，感知层对应数据，应用层对应信息和知识，决策层对应智慧，而信息含金量最高、价值密度最大的载体就是各种应用系统形成的电子文件。
当前电子文件管理面临的问题及对策
、
● 桂 艳 霞 源自ｉ ｔ ｍ 维普资讯
这 既 况下 ， 各部 门需要根据 自己的实际情况 ， 参照国家
存 寿 档 案 局 现 有 的规 定 ，制 定 本 单 位 的 电子 文件 材 料 命。 三是 由于 对 电子 文 件 生 成 的设 备 环 境 数 据 ， 缺 归 档 与不 归 档 范 围和 其 他 相关 的规 定 。在确 定 电 少 登 记 ， 一 些 相 关 软 件 参 数也 缺 少 妥善 的保 护 ， 子 文件 的 归档 范 围时 ， 般 应 遵 守 以下 原 则 ： 对 一 一是 旦 系统 被 毁 ， 由它 生 成 的 电子 文 件 就 可 能 难 以 按 现行 文 件 的 有关 归 档 范 围 执行 （ 参 照 国 家 档 可 读取 。 案 局 《 关 文 件 材料 归 档 和不 归 档 范 围 》 其 他 机 及 ３ 电子 文件 管理 中面 临 的 一 些技 术 问题 还 有 有 关 规 定 ） 是 要 考 虑 电 子 文 件 的特 殊 性 ， 据 、 二 根 待 解 决 。电 子 文 件管 理在 技 术 上 目前 主 要 面 临 三 电子 文件 的形 成 规 律 ， 可 能 具 体 列 出 阶段 性 的 、 尽 大 问题 ；一 是 电 子信 息 内容 的原 始 性 和 真 实性 不 系统 的 和权 威 的 电子 文 件 组合 ，保 证 电子文 件 的 容 易 保 证 的 问 题 。 由于 电子 文件 很 容 易被 改 变 或 原 始性 、 实 性 、 整性 ： 是 电子 计 算 机 的 软 硬 真 完 三 巧 妙 地 处 理 ，被 修 改 的 电子 文件 很 容 易在 网 络 上 件 环 境 数 据 （ 别 是 表 达 电子 文 件 内容 的基 本 格 特 传 播 ， 出现 多个 难 辨真 伪 的 版本 。 而 因此 给 鉴 别 其 式及有关元 数据等 ） 必须列 入归档范围。其次 ， 各 原 始 性 和真 实性 带来 了 困难 。二 是 因设 备 更新 换 单 位 要 建 立 和 完 善 本单 位 的有 关 电子 文 件 的各 项 代 快 而 导 致 电 子 信 息读 取 困难 的 问题 。 电子 文 件 规 章 制 度 ，从 制度 上 保 证 应归 档 的 电子 文件 的 齐 对 读 取 信 息 的计 算 机 软 硬 件 存 在 很 强 的依 赖 性 。 全 完 整 。在 电 子 文 件 归 档 时间 、 档份 数 、 档 要 归 归 而 随着 计 算 机 软 硬 件 技 术 的不 断 更新 ，将 来 的设 求 及 归档 方 法 等 方 面 ， 应 做 出明 确规 定 。第 三 ， 都 备 很 有 可 能 无 法 读 出 今 天 记 录 在 载 体 上 的 信 息 。 要 贯 彻 “ 中统 一 管 理 的 原 则 ”， 各 种 订类 和 载 集 对 三 是 存 储 载 体 的不 耐 久 性 问题 。 由 于 电子 文 件 的 体 的 档案 实行 集 中统 一 管 理 。对 于适 宜 在 文件 产 存 储 载 体 ， 别 是磁 ’ 体 ， 易 受 到周 围环 境 的 生 部 门保 管 的 电子 档 案 ，也 可 采 取 分 布 式 的保 管 特 性载 极 影响， 即使 保 存 环 境 好 ， 于材 质 老 化 等 原 因 ， 由 导 方 法 ， 但应 由档 案馆 对 这 些 电子 文 件进 行 登 记 ， 并 致 丢 失信 息 或 者 读 取 信 息 错 误 的 现 象 可 能 会 发 加 以检 查 和 控 制 。 生 。 就 是说 ， 也 电子 信 息在 一 段 时 期 以后 可 能 会丢 ３ 积极 采取有效措 施 ， 、 克服 目 前技 术水平 的 失， 从而 影 响 电子 档 案 的寿命 。 不足 。 针对 电子 文件 很 容 易 被 改变 或 处 理 的情 况 ， 二 、进 一 步 加 强 电 子 文件 管 理 工作 的 几 点 对 我 们 要 积 极 探 索运 用 多 种技 术 手 段 保 证 网络 系统
我国电子文件管理的现状、问题与对策
我国电子文件管理的现状、问题与对策1. 本文概述随着信息技术的飞速发展，电子文件已成为我国政府机关、企事业单位及个人日常生活的重要组成部分。
电子文件管理作为信息资源管理的关键环节，对于提高政府治理能力、保障企业运营效率及促进个人信息管理具有重要意义。
当前我国电子文件管理在实践中仍面临诸多挑战，如管理不规范、安全性问题突出、法律法规不健全等。
本文旨在全面分析我国电子文件管理的现状，深入探讨存在的问题，并在此基础上提出相应的对策建议。
通过本文的研究，期望为我国电子文件管理的优化与发展提供理论指导和实践参考。
2. 电子文件管理的定义与发展历程电子文件管理是我国信息化进程中至关重要的一环，它主要涉及对以电子形式生成、流转和存储的各类文件进行全面、系统且科学的管理。
电子文件管理的定义可概括为：运用现代信息技术手段，对在社会活动过程中产生的各类电子文件进行全生命周期管理，包括文件的创建、收集、整理、保存、利用以及最终处置等环节，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，满足法律法规要求和社会利用需求。
我国电子文件管理的发展历程可追溯至20世纪80年代，随着计算机技术的广泛应用以及互联网的兴起，电子文件开始大量产生，并逐渐替代传统的纸质文件成为信息交流和记录的主要载体。
这一时期，办公自动化（OA）系统的推广使用标志着电子文件管理迈出了实质性步伐。
随后，管理信息系统（MIS）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）等技术的不断发展，推动了电子文件管理体系的构建和完善。
进入90年代，随着信息技术的进一步发展和企业、政府机构数字化进程的加快，电子文件的数量呈现爆发式增长，客观上催生了电子文件管理作为一门独立学科的形成与发展。
国家层面的重视和相关政策法规的出台，如《电子文件管理暂行办法》等，为电子文件管理提供了法律依据和规范指导。
同时，电子文件管理系统的设计与实施也从单纯的技术层面向涵盖策略规划、标准制定、安全管理、长期保存等多个维度拓展。
电子政务环境下的电子文件及其归档管理
五、结论
本次演示对电子政务环境下的电子文件及其归档管理进行了探讨，指出电子 政务环境下的电子文件管理至关重要，并给出了相应的管理策略与方法。建立健 全的法律法规体系、加强档案专业人才培养、建立统一的电子文件管理系统、强 化技术保障、增
强社会参与意识等策略和方法有助于更好地实现电子政务环境下的电子文件 归档管理。政府部们应积极推动数字化转型，加强与社会公众的沟通和信任，提 高工作效率和服务质量。
电子政务系统中的档案管理文件归档的管理流程主要包括以下环节：
1、文件的收集：通过制定明确的收集范围和收集标准，确保重要文件能够 被全面、准确地收集。
2、文件的审核：对收集到的文件进行审核，确保文件的真实性和合法性。
3、文件的整理：对审核通过的文件进行分类、编目、整理，使其有序化、 系统化。
4、文件的归档：将整理好的文件存储到电子档案系统中，同时保留纸件备 份，以备不时之需。
归档管理的策略与方法以及结论五个方面展开探讨。
一、电子政务环境下的电子文件 特点
电子政务环境下的电子文件是指通过计算机系统生成、处理、传输和存储的 文字、图片、音频和视频等数字化信息。这些文件具有以下特点：
1、数字化：电子文件以二进制数字形式存在，可以通过计算机系统进行高 效处理和传输。
2、存储密度高：电子文件的存储密度远高于传统纸质文件，可以在同样大 小的存储空间内存储更多的信息。
3、易编辑和修改：电子文件可以通过计算机文字处理软件进行编辑和修改， 方便快捷。
4、易传输：电子文件可以通过互联网、电子邮件、移动存储设备等方式进 行传输，不受时间和地域限制。
5、易共享：电子文件可以在不同计算机之间进行共享，方便多个用户同时 使用。
二、电子政务环境下电子文件归 档管理的意义
我国电子文件管理现状调查与思考
有直接关
系
电 子文件管 理方法 的外来 文 件作 为 归档 的重 点 ， 确定 与各 类不
息 资 源的 质 量 。 一三 一 同性质 企 业 相适 应 的 归档 范 围。
第
疑
三 ，
直 层
层接落影实响，
文保件质
信保
量
，
做
好
转制
破
产 企 业 档证案性的和鉴真定 实清 理性工的作质。
第
确
四 ，
围， 如绕对企电业子经文济件工凭作
档 案 管理 实行 优 化 整 合 ， 采 取 档 案 实体 由形
一四 一电 子 文 件管 理制度 的 不
成单位保存 、 档 案 目录 向上 一 级 移 交一 套 的
文件信息资 源的长期存留 。
做 法 ；四 是 坚 持 “ 以 我 为 主 ” 的原 则 ， 将 公 司 、
企
业
的 不科 学 ， 直 接威胁 自身 形 成 的 材 料 和 与 本 单 位
显 示 屏是 不 符合颈 椎的生 理 结构 的。
颈
椎生理
结构前突
，最 适
合
的生理
位置
是 头部 在 中立 张宁的文章
，
通过对
位 且 略有后 伸 ，否 则就 容 易造 成颈 椎韧 带劳损 ，引 发颈 椎病 。
六 期 《=档 案 学 通 讯 9
办 公 室 、 家居 电脑摆 放 位 置 不 正 确 ， 已 经 成 为诱 发颈 椎病 乃 至 腰 椎病 的 一
，
拓
宽档
案
信
息
开 发 利 用件渠管道理， 把理档念案的转不化正为 企 业 财 富 。
第
五效， 建收
立集
。
我国电子文件管理研究述评
我国电子文件管理研究述评作者：黄舒杨莉来源：《科教导刊·电子版》2014年第25期摘要电子文件已经成为我国信息化实践活动的基本凭证。
电子文件管理是目前档案学研究的一个重要领域。
面对电子文件管理的基本任务，我国已经在电子文件证据地位、电子文件存档等方面推出了相关的政策法规标准。
然而，由于存在原创理论很少等问题，需要通过标准建设促进电子文件规范化管理等来解决所存在的问题，以及概述对电子文件管理理论研究发展趋势的把握。
关键词电子文件电子文件管理发展趋势中图分类号：G270.7 文献标识码：A1电子文件管理的研究现状及问题1.1从基础理论进行研究电子文件基础理论研究是整个电子文件管理研究领域的基石。
通过分析相关论文，可得出：虽然我国多数学者对电子文件概念与特征的研究多以传统观点为主，但已有部分学者开始形成了具有一定原创性的理论观点，这些观点对于扩大研究视野、拓展新思路具有重要的意义。
电子文件基础理论研究的代表性成果有：张正强、程妍妍的《论电子文件管理的基础—对电子文件概念的科学定义》，何嘉荪、史习人、章燕华的《后保管时代档案学基础理论研究—简评文件构成要素论》，何嘉荪的《后保管时代档案学基础理论研究之二—从电子文件是否具有物质属性谈起》等。
1.2从法律法规、标准进行研究1.2.1法律法规的颁布或更新在信息时代证据形式的发展趋势下，我国对相关法律法规进行制定与更新，主要见于《电子签名法》《合同法》等中。
比如， 2003年国务院办公厅颁布的行政规章《电子公文传输管理办法》对特定条件下电子公文的凭证作用予以明确等。
通过相关法律的颁布，电子文件的法律地位在一定程度上得到认可是显而易见的。
但目前仍有许多影响着电子文件的法律地位的因素，例如知识产权、信息安全等。
1.2.2政策法规标准的新颁布相关标准包括《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年）、《GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范》、《GB/T20916-2007 中文办公软件文档格式规范》、《电子公文归档管理暂行办法》（2003年）等。
关于政务公背景下电子文档管理的思考
人 才培养等工作。
【 关键词】 政府 信息公开 电子文档 【 中图分类￣ ＂ ］ Ｇ ２ ７ ６ 【 文献标识码】 Ａ 【 文章￣ － ］ １ ０ ０ ９ － ８ ５ ３ ４ （ ２ ０ １ ４ ） ０ １ — ０ ０ ４ ３ — ０ ２
随着全球信息化的不断加深 以及公众 民主化意 《 条例》 是行政法规， 属于下位法 。 这样一来 。 政府是否
关于政公开背景下电子文档管理的思考
夏 立 芳
（ 皖西学院办公 室 安徽 ・ 六安 ２ ３ ７ ０ １ ２ ）
【 摘 要】 本文将探讨在政务公开背景的大趋势下， 如何做好在 电子文档管理方面必须做好 完善 立法工
作、 先进 的 电子 文档 保 管与 安全 防 范技 术 的 开发 、 档 案与 电子 文 档登记 备 份制 度 的建 立 、 专业 电子 文 档管理
识的不断提高， 政府信息公开 已然是大势所趋。在这 就可 以以《 保密法》 作为依据 ， 对 自己不愿公开 的包 种潮流 的引导下 ．我 国政府在电子文档管理方面将 含政府特殊信息的电子文档实行不公开而直接忽视 会 面 临众 多新 的挑 战 ． 现 行 的管 理 方式 与 技术 手 段 ， 《 条例》 的存在呢？此外 ， 《 保密法》 是制定于 １ ９ ８ ８ 年 以及法律法规都将被重新审视。因此 ． 在这样的背景 的“ 旧法” ， 其 中的有些 内容不免落后于时代 的要求 与形式之下 ．我们政府档案管理部 门又该采取怎样 而 可 能造 成 了另 一 种极 端相 反 的情 况 ．即政 府 不 清 的对策与手段以适应政务公开的大趋势？本文就此 楚 电子公文里的信息是否涉及 了《 保密法》 中规定 的 加 以分析、 提 出相关性对策。 不予公开 的内容而随意地公开 了本不应该公 开的电 完 善 电子 文档 的立 法工 作 子文档呢？无论是哪种情况 ． 都导致 了政府在适应信 政府机构每年所产生的电子文件数量庞大 ．信息 息公开化下 电子文档管理的盲 目性与随意性 的形式和种类也越来越丰富．我国也先后出台了不少 因此 ． 首先 ． 政府部 门要 紧跟着“ 十二五规划” 的 关于电子文件管理方面的法律法规， 比如《 电子文件归 步伐 ， 在“ 十三五规划” 中正式启动《 档案法》 修改程 档 与 电子 档 案 管 理 办 法 》 、 《 电子 文 件 归 档 与 管 理 规 序 ， 并完善《 档案法》 与《 保 密法》 中对 电子文件和 电 范》 、 《 电子公文归档管理暂行办法》 、 《 电子签名法》 等 子文档管理部分的规定。在《 档案法》 的修订 中， 应进 等。 但随着政府信息公开化步伐的不断深入 ， 新法与旧 步 明确 电子 文件 和 电子 文档 的法律 效 力 、电子 文 法 ．上位法与下位法的衔接问题也逐渐暴露出来 。因 档 的管理要求和电子文件的管理原则等宏观方面的 此 ．掌握在政府机关手里的电子文档如果由于此些原 内容 ．从而保证政府机构对外开放的电子文件内容 因． 而不能向社会公布 。 让社会成员知晓并加以有效的 的真实性和法律上的效力性 ； 对《 保 密法 》 的修改应 利用 ． 那么相应的监督和保障措施是必须的。 该适应现在社会群体的法律要求 ．对不适于对外公 （ 一） 修 改《 档案法》 与《 保密法》 开 的电子文件原因加以具体 的说 明 ２ ０ ０ ８ 年５ 月 １日起正式施行的 《 中华人民共和 （ 二） 细化 《 政 府 信 息公 开 条例》 国政府信息公开条例》规定 ： “ 行政机关在公 开政府 在《 政府信 息公开条例》 实施的这几 年中 ， 政府 信息前， 应当依照《 中华人 民共和国保守国家秘密法》 行政机构应该根据其实施 的效果将《 条例》 规定的内 以及其他法律 、法规和国家有关规定对拟公开的政 容尽可能细化 。当政府行政机关面对《 条例》 有不作 府信息进行审查 。” 与此同时， 《 中华人 民共和国保守 为时 ， 公 民就可以依据 《 条例》 而获得有效的司法救 国家秘密法》 规定的原则是“ 凡不宣布公开 的事项 皆 济途径 再则 ．政府应该制定相关 的配套法规和规 推定为保 密” ． 内容上也 明确说 明了。 凡是涉及 国家 章 ， 比如完善《 电子文件归档与管理规范》 、 《 电子公 安全 、国家商业秘密以及个人信息隐私 的政府信息 文归档管理暂行办法》等行政规章制度来配合 《 条 实行限制公开。 在法律效力上 ， 《 保密法》 属于上位法， 例》 的实施 。
政府电子文件管理创新研究
政府 电子文件管理创新研究
■ 冉朝 霞
政 府 电子 文件 是指 政府 机关 在履 行 职能 、处 理事 务 和 日常管理活动 中直接形成 、处理和保存 的电子文件 。它 是政务 活动的主要凭证 和真实记录 ，是政府 机构的重要信
息资 源。随着我 国电子政 务发展进程 的加快 ，政府电子文 件 的数 量 日益增加 ，其 管理问题 已无法 回避 。政府电子文 件 的出现 是一场记 录革命 ，它引发 了包括 文件 、档案管理 在 内的记录管理 的革命 。政 府电子文件具有 与传统纸质文
的指 导下 ，从政策 、制 度与技术方法 的不 同方面采用新 的 对策 。我 国对政府 电子 文件的管理研究起 步较晚 ，很多理 论 问题还在探讨 中 ，政 府电子文件管理实 践急需理论 的指
导
不 受载体传递 的限制 ，对其信息获得者来说 ，可以摆脱时 间和空 间的制约 ，能够提供多用户检索 ，实现信息共享 。
①信息形 态的数字化与非人 工识 读性。 电子文件均是 以数字编码 的形式存在 的，文件 保存部 门必须配 置必要 的
用 以读取 、显示的软硬件技 术设 备和保存相关参数 ，只有
新管理模 式与管理体系 。面 对电子文件的特点和变化 的要
求 ，传 统的档案管理理念和方法 需要变革与创新 ，需 要融 入科学 的现代管理思想 。我国电子文件 的管理 ，目前主要
将形成 、流转 、收集 、整理 、保 管等工作环节 有机联系在
一
起 ，按照统一 的规 范和标准进行 业务流程重组 ，并将保
阻 ，尤其是在 实施办公 自动化和文档 一体化 的过程 中，电
子文件 的行政 有效性 和法律价值 和法律效力认 定遇到 了认 识上 、技 术上的麻 烦。
电子文件管理的几点认识与建议
电子文件管理的几点认识与建议摘要：电子文件是指利用计算机等现代信息技术，在传统纸质文件的基础上生成、保存、传输和管理数字化文件的过程，具有存储容量大、文件传输快捷、数据传输安全等特点。
随着信息技术发展，电子文件逐渐成为人们获取信息的重要载体和手段之一。
然而，长期以来电子文件管理工作还存在着一些问题和不足，导致信息安全保护工作不到位或难以有效运行。
因此，规范电子文件管理工作，对于提升信息系统安全保护能力和政务服务能力具有重要意义。
关键词：电子文件；管理；利用引言：近年来，随着信息技术的发展，电子文件作为文档的一种表现形式，在政府机构和企事业单位内部得到了广泛的应用。
但长期以来，各单位对电子文件管理中存在的一些问题缺乏认识，对电子文件管理缺乏必要的技术支持，往往导致电子文件管理不能满足新形势下机关工作的需要。
本文就电子文件管理中存在的一些认识问题提出一些建议，希望能为今后机关工作和办公自动化建设提供一定的参考。
一、电子文件的特点（一）可加密加密是电子文件的主要功能之一。
由于其具有信息保存不变的特性，因此在实际工作中，可以采用一些办法来保护电子档案。
但这些办法一般都是不可取的，特别是对于数据的保护更为重要。
传统意义上，只有通过密码才能得到的文件，这种文件的使用应该注意这些问题：（1）泄密问题：一些电子文件由于采用了加密技术后，使用中可能会出现被破解、泄露或者遗失等情况。
虽然在某种程度上对泄密问题造成了一定的损失或破坏，但这种损失和破坏往往不会得到预期那么大而持久。
（2）丢失风险：很多电子文件由于存储条件或使用方法不同甚至完全相同，从而导致了大量电子文件丢失，造成不可估量和无法挽回的后果。
如存储在计算机中的资料如果丢失了以后就会出现无法补救的结果，从而给用户造成很大的财产损失。
（3）被篡改风险：因为许多电子书都是经过加密才得以公开和传播的；而且许多电子书中都有被黑客篡改后而不自知或者根本没有察觉之时就暴露了其内容。
电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理
电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理导读：本文电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和分享。
摘要:1、电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,对电子文档管理的管理理论体系、人员素质和管理技术等层面带来诸多挑战。
2、解决存在问题的思路与对策。
一是对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
二是了解和把握电子文档管理的特殊性和发展趋向,即信息内容数码化、文档管理现代化、文档处理一体化、档案信息情报一体化。
三是以人为本,提高文档管理人员“含金量”,锻造复合型人才资源。
关键词:电子文档管理挑战对策国务院及国务院办公厅、中国共产党山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件,并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威发布。
我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件,开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理,并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上,并可以在网络上传递的数字代码序列。
在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已。
过去、现在和将来,使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息,都可以利用计算机进行处理。
而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。
如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
(一)电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。
虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
新形势下政府文书档案管理的优化
新形势下政府文书档案管理的优化发布时间：2021-06-02T16:37:56.230Z 来源：《教育学文摘》2021年第36卷2月5期作者：杨斐泳[导读] 在高举习近平新时代中国特色社会主义伟大旗帜的新形势下，我国政府的文书档案管理工作在一定程度上取得了一些成就杨斐泳福建省漳州科技馆363000摘要：在高举习近平新时代中国特色社会主义伟大旗帜的新形势下，我国政府的文书档案管理工作在一定程度上取得了一些成就，这使我国政府的政务管理工作更加的便捷顺畅，但经过调查仍然存在一些这样或那样的不足之处制约了政府文书档案工作进一步优化。
因此整体优化政府文书档案管理工作成为当前政府体系改革的重中之重。
本文就新形势下政府文书档案管理的优化这一问题进行探究，并提出相关建议。
关键词：政府文书；档案管理；优化；策略引言：我国政府多年以来肩负起为人民负责的职责，在长年累月的工作中积攒了大量的文书档案，这些文书真实记录并反映了政府的正常工作以及政务工作，为了今后工作更加顺畅，能够更加便捷地查阅相关资料，这就要求相关部分以及工作人员对其进行完整、安全的保存。
但是由于档案管理部分存在基础设施不完备、管理人员业务能力参差不齐等原因使政府部分的文书档案管理工作并没有达到标准，甚至时常会有文书丢失的现象发生，这不仅不利于政府进行管理工作，而且也会对政府的形象造成影响。
在新形势下国家对政府文书档案的管理工作提出了更高的要求，所以不断优化其管理水平已势在必行。
一、新形势下政府文书档案管理存在的问题随着网络化、信息化的发展，沉积在各级档案部门和各单位的大量文书档案，在管理和利用方面暴露出不适应时代要求的各种问题，综合起来主要有四个方面。
（一）文书档案管理重视不足当前很多城市的政府文书管理部门没有将文书的管理工作重视起来，这成为了制约管理水平进一步提升的关键性问题，他们对于这项工作没有全面并且充分的认识，没有对其进行科学并且有效的了解，这就使他们根本不能完全体会到这项工作其中蕴含的科学性、逻辑性、系统性以及实践意义。
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新形势下我国政府电子文件管理研究
信息技术的发展使社会生产方式和管理方式都发生了巨大变革，信息化程度的高低已经成为一个国家综合实力的标志，无论是国家政府机关，还是企事业单位都开始加大信息化建设我国也逐渐意识到了信息化管理系统的重要性，电子政务工程由此得到发展在电子政务发展过程中，电子文件管理已成为影响信息化建设的重要问题，传统的管理模式已不适应现代政府办公的需求，需要采取改革措施，提高电子文件的管理效果
1政府电子文件管理理论介绍
1.1电子文件及其特点
电子文件是利用计算机进行输入、存储、传输等一系列操作的数字化产物，与纸质文件相比，电子文件具有存储体积小、检索速度快、传输距离广、可满足多用户共享等优点，因此已经在社会的生产生活中得到广泛应用同时，电子文件也存在一定局限性，如信息与载体处于分离状态，无法直接阅读，需要借助配套的软件和硬件设备才能被识别和利用;电子文件容易被修改和复制，其真实性、完整性、安全性难以保证1.2政府电子文件分类
政府在制定政策、执行政策及其他公共服务过程中，形成了大量的电子文件，其产生途径、运行方式不同，分类也具有一定差异政府电子文件种类繁多，按不同标准可划分为多种文件
2对政府电子文件进行管理的意义
随着信息技术应用的不断深入，电子计算机在党和政府的工作过程中发挥的作用越来越大，电子文件的保存、管理和利用也就成为政府工作的重要组成部分，做好电子文件的管理工作对我国政府的信息化建设有重要意义
2.1电子文件管理是政府信息化建设的重要组成部分
近年来，信息化技术的发展进程也越来越快，对社会的生产和生活的影响也越来越大，政府部门的信息化建设成为必然发展趋势随着二政府信息化建设不断推进，电子政务、办公自动化、网上审批、邮件传输等手段已取代了传统方式，极大提高了政府的办公效率，同时也产生了大量电子文件电子文件已成为电子政务建设中的重要组成部分，而文件的归档、管理、开发和利用也成为政府信息化建设白勺重要内容
2.2做好电子文件管理有利于提升政府办公效率
在办公自动化和电子政务飞速发展的基础上，我国政府工作的电子化程度也逐渐加强，对计算机和网络技术的依赖程度越来越强，各项工作的处理都需要利用电子文件，也将产生大批文件，电子文件成为政府施政的重要工具，做好这项工具的管理工作，可为政府决策提供信息支撑，提升政府办公效率
2.3做好电子文件管理有利于构建和谐社会
我国政府信息化建设速度逐渐加快，电子政务已经成为政府改善职能、提高服务的重要手段，做好电子文件的管理工作就成为政府部门面临的新课题，这一课题不仅会为领导决策服务，还能为各级部门工
作服务，最终实现政府服务广大人们群众的目的，加快和谐社会的建设
3我国政府电子文件管理存在的问题
我国电子政府建设起步较晚，电子文件管理方式相对落后，无法满足新形势下我国电子政务建设的需要，
要表现在以下几个方面
3.1政府电子文件管理整体规划性不强
3.1.1政管理制度不完善
电子文件管理的制度还没有统一制定，更没有从法律层面确定其地位当前政府信息资源的主要关注点在于数据资源是否具有价值及其价值大小，没有对文件的保存引起足够重视现有的,CAD文件管理》K.磁性载体档案管理与保护规范》等文件远不能满足现代电子文件管理的需要我国政府电子文件管理仅局限在政府机关内部，没有对某一地区，甚至全国范围内的电子文件管理进行系统研究，中央和地方、各地区之间信息的互联互通工作至今还没有得到有效发展，信息孤岛现象严重，无法满足政府综合性、跨地区、跨部门的业务需求
3.1.2电子文件管理缺少整体规划
政府电子文件管理在国家信息化建设中的地位不明确，没有引起相关部门的重视;多数机构还没有将电子文件视为正式文件，因此在管理过程中缺少规范性;电子文件范围没有明确规定，对邮件、网站、数据库中的信息资源缺少足够认识;没有意识到电子文件管理对当前政府政务的影响，仍采用原有的管理模式进行管理
3.2电子文件管理系统不完备
3.2.1文件管理模式落后
我国政府电子文件管理模式较为落后，现在实行的双套制和双轨制都是以电子文件和纸质文件的相互对应为基础的双套制是后端共存，是纸质文件的数字化副本，缺少完整的文件属性和证据力，没有经过运行出处理，更没有在现行期发生效力，没有发挥电子文件的实际意义;双轨制是全程共存，参与了相关事务的处理，具有一定的实际意义，但与纸质内容一样，这种重复性的劳动造成了人力和物力的浪费 3.2.2文件管理系统功能不完善我国关于电子文件的管理理念和管理模式比较落后，有很严重的纸质文件管理流程迹象，没有真正实现现代办公条件下的文件、档案一体化管理，档案管理是系统末端的一个独立模块，没有将前端控制理念融入到系统流程中;电子文件前后之间缺少联系，无法记录和保留电子文件产生至整个生命周期过程中文件内容、文件结构和背景信息
3.3电子文件安全性无保障
电子文件信息传输实现了有形向无形的转变大部分机关单位对纸质文件的管理极为规范，保密措施十分到位，但却忽略了存储在软盘或硬件中的电子文件的保密;电子文件的传输多通过网络技术，而安全一致是网络技术面临的巨大挑战，网络运行过程中很容易受病毒、黑客、不法分子的破坏，影响电子文件的安全性;电子文件的存储和传输对设备的依赖性较强，存储文件的磁盘受外界影响较大，环境的改变、运行导致的材质老化都会导致信息丢失，影响电子文件的安全性
3.4管理人员素质较低
3.4.1文件管理人员专业素养较低
政府电子政务的顺利实施，需要熟悉业务处理程序和信息技术的复合型人才，现有机关工作人员不能胜任复杂的电脑应用和信息系统的管理，影响了电子文件管理的推进对某市机关单位进行调查发现，档案管理人员中本科及以上学历人员不足s%，而熟悉信息化管理系统的档案管理人员更少〕专职岗位不专业，工作职能停留在现有档案的管理层面上，难以形成电子文件的全程管理
3.4.2管理人员之间缺乏协调性
政府部门各自为政的现象较为严重，部门之间缺乏必要的沟通和联系政府机关领导和业务缺乏档案意识，对电子文件和电子档案的管理工作没有引起足够重视;文件管理系统研发人员没有对业务需求进行充分调查，忽视了电子文件长久、真实、完整、可读等要求，只关注电子文件的形成和处理过程的技术开发
4政府电子文件管理应采取的对策
4.1加强政府电子文件管理的统一性-
4.1.1管理制度的完善
首先，制定并发布电子文件管理系统功能需求规范，为提高各级政府机关电子文件的质量和性能提供标准，避免低水平的重复性研究，提高资源的利用率;其次，实时开展电子文件的立法工作，通过立法推动我国电子文件管理水平的提升立法是解决电子文件管理的核心问题，当前阶段的标准和规定缺少针对性和指导性，无法适应现代政
府信息化建设的需要
4.1.2电子文件的统一规划管理
政府部门要对电子文件管理工作引起足够重视，逐步建立健全我国电子文件管理的政策和法律体系，为电子文件的管理工作提供法律指导;进一步确定电子文件的管理原则，使电子文件的作用得到充分发挥;积极学习国外的成功经验，有效的组织和推进电子文件管理的基础性研究工作，将电子文件管理评估纳入到政府信息化建设评估系统中;启动国家数字档案馆计划，构建国家电子文件管理体系，从管理制度、管理技术、管理方法方面为全国电子文件管理体系的构建奠定基础
4.2电子文件管理模式的改进
4.2.1电子文件文档一体化管理
政府电子文件文档一体化管理是指文件从形成、办理、归档、利用等多处都是连续、不间断的，属于全程管理，实施前端控制政府电子文件一体化管理需要以文档信息网络化和全国文档机构组织体系为基础信息技术改变了以往文件、档案程序脱节的状况，实现了文件管理和档案管理的统一，既有利于文件管理的控制，又有利于提高档案管理和利用的质量，为电子文档一体化管理提供了技术条件
-4.2.2加强前端控制原则
前端控制可利用元数据使电子文件的内容、结构和背景保存下来，使不同系统的管理者都能阅读电子文件，确保电子文件的真实性和原始性;前端控制使档案部门提前介入电子文件生命周期，减少了其他
环节对文件的影响，防止泄密事件发生要实现电子文件的前端控制，需要更新管理人员的思想观念，从电子文件管理系统的设计和标准规范的建设与实施方面进行前端控制，研究和使用功能齐全、性能稳定的电子文件管理，使电子文件一经产生便纳入到档案管理的范畴，防止管理不当导致文件失密、分散、失真、不可读等风险发生实施前端控制时，要做好提前归档、提前鉴定、提前著录、提前接收}t个环节
4.2.3加强安全管理
我国政府上网工程实施时间较短，技术防护比较薄弱，为确保政府信息的安全性，应采取措施提高电子文件的安全性第一，制订电子文件安全管理办法，解决电子文件的非法访问、拷贝、篡改、非法打印等问题，具体措施可设置人口密码、口令或注册登录等第二，做好文件开放与保密的界定工作，对于一般的信息可发布到网上，而其他关系政府机密的信息则应严格控制，防止不法分子通过网络技术对政府电子文件进行篡改或窃取，危害国家的正常秩序第三，实施内网、外网并行制，双网实施，既可保护电子文件不受损坏，还能实现部门之间的共享，提高办公效率第四，做好安全防护措施，通过防火墙、过滤器的使用，消除病毒对电子文件的损坏，及时检查系统漏洞，更新系统安全防护技术第五，文件载体的安全防护做好信息存储载体的选取和维护工作，防止信息丢失，选择时，要充分考虑载体的可删减性、对外界影响因素的抵抗能力，定期更新文件的格式，确保文件的可读性。