办公用品管理制度及登记表

办公用品管理制度

第一章总则

为加强公办用品管理，规范办公用品信用程序，提高利用效率，节约办公用品经费，特制定本制度。

第二章办公用品的分类

一、易耗品

文具类办公用品：如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。

生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、擦桌毛巾、洗衣粉等。

二、耐用品

指价值200元以下的可循环使用物品，如剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、文件夹、电话机等。

三、固定资产

价值达到200元及以上办公设备，如办公家具、资料柜、传真机、打印机、空调、计算机、摄像机、照相机、公用车辆以及有关专用软件等。固定资产管理应遵守《郑州市爱馨养老集团【2009】16号》文件，财务制度中第六条固定资产管理制度。

第三章办公用品的计划申请

一、各部门负责人根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月5日前编制并提报下月办公用品领用计划（可参照《部门办公用品申请

单》）

，报至行政中心。其他时间不受理办公用品申请。

二、管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》，经行政经理、行政副总和董事长审批签字后，将采购计划单交由采购人员进行采购。

三、固定资产、特殊专用物资及临时急需的办公用品，需由各部门提出书面申请，经行政部审核，报董事长审批签字后由行政部或申购部门自行联系购买，所购物资都必须在行政部备案。

四、对于部分使用量大的办公用品，行政部要保证有少量的库存，以备人员增加或变更等需要，确保日常办公的正常运行。

第四章办公用品的采购

一、采购人员根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并于当月18日之前完成。

二、采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。

三、如市场督查人员查出购买商品同质同牌价格误差在10%以上，费用将由采购人员自行承担。

第五章办公用品的领用与发放

一、每月20日固定为办公用品领取时间，各部门派人根据其计划清单领取办公用品，并详细填写《办公用品领取登记表》。如若领取物品与计划不符，需提交书面说明，由部门经理签字，报行政部审批。

二、新入职员工根据《办公用品配发标准》填写《办公用品领取登记表

》，经相关部门经理签批后方可领取办公用品。

三、原则上，签字笔（或圆珠笔）每人每月限领1支，笔墨用完，可换领笔芯。

四、可循环使用的办公用品，如若损坏确需重新领取时，必须实行以旧换新。如因人为损坏，应照价赔偿。

五、复印文件资料时，需登记复印内容和页数。

六、如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。

七、一次性大量复印和打印时(60张及以上)，需由主管领导签字，并在行政部签字备案后，在公司指定复印打印店进行操作。

第六章办公用品的保管与使用

一、个人使用的办公用品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏或丢失需自己购买。同时，个人需将自己保管和使用的耐用办公用品登记在物品卡上，以备核查。

二、各个部门的耐用品和固定资产由各部门负责保管和维护，行政部将定期和不定期进行检查。

三、备用办公用品由行政部统一管理，实行定期盘存制。盘存频率为每月一次，行政部将于每月的25号至28号内抽取时间与财务人员共同进行备用办公用品的盘存。

第七章办公设备的借用

一、凡使用相机、投影仪等办公设备时，需详细填写《物品使用登记单》。

二、办公设备外借不能影响本单位（部门）的使用。

三、被借者有督促归还的权利和义务。

四、借用办公设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。

第八章办公用品的交接与回收

员工因离职、工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或回收时，应详细填写《办公用品交接单》，仔细点验。如有毁损的，要求移交人提交书面说明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。

部门办公用品申请单

申请部门：年月日

办公用品申请购置计划单

日期：年月日

注：管理员编制购买清单→行政经理审核签批→行政副总签批→行政副总董事长签批

→采购员采购。

附表3：

物品使用登记单

附表4：

办公用品领取登记表

注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。

附表5：

办公用品交接登记表

年月日

可编辑

注：此表由管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。

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