第一、二章Excel与工作表的基本操作

第一章 Excel的基本操作
1
1.1 启动Excel，打开一个新的工作薄
启动Excel后，就会看到一个工作薄。第一次启 动的工作薄，系统默认的名字是“Book1”，工作薄 一般包含下面几个部分：标题栏、菜单栏、工具栏、 编辑栏、工作表区域、工作表的名称和状态栏等， 见图1－1所示。一个工作薄文件中，可以包含工作 表、图表和宏指令表；一个工作薄中系统默认包含 三个工作表(“Sheet1” “Sheet2” “Sheet3”)。
2
1.2 工作薄的使用
1.2.1工作薄的保存
单击工具栏中的“保存”按钮 或“文件”菜单中的“保存” 命令可以实现保存操作，(在 工作中要注意随时保存工作 的成果。前面已经打开的工 作簿，如果定好了名字，再 使用“保存”命令时就不会 弹出“保存”对话框，而是 直接保存到相应的文件中。) 有时我们希望把当前的工作做 一个备份，或者不想改动当 前的文件，要把所做的修改 保存在另外的文件中，这时 就要用到“另存为”选项了。 打开“文件”菜单，单击“另 存为”命令，弹出“另存为” 对话框如图所示：
23
(5)设置边框和线条：在 “单元格格式”对话框 中选择“边框”选项卡， 可以详细地设置边框， 首先在右侧的“线条” 中选择线条的样式和颜 色，然后再按照左侧的 边框样式进行设置；
24
(6)设置单元格的背景 图案：在“单元格格 式”对话框中选择 “图案”选项卡，可 以设置单元格的填充 颜色和背景图案；
29
28
选定A1到C1区域，点击“单元格格式”中的“对齐”选项，在

“文本对齐方式”中，“水平对齐”选择“居中”，“文本控 制”中选择“合并单元格”； 选定“频数”这一列，在“单元格格式”中的“数字”选项中， 点击“分类”中的“数值”，把小数位数显示增加到4位； 选定A2到C9区域，点击“单元格格式”中的“对齐”选项，在 “文本对齐方式”中，“水平对齐”选择“居中”。 选定A1到C9区域，在“单元格格式”中“边框”选项中，可以 设定单元格的边框。 通过上述几个步骤，一个美观一点的工作表就呈现在我们面前：
2.2 工作表的格式化
13
2.1 工作表的建立
单击选中A1单元格， 输入文字，建立一个 表头“某城市居民关 注广告类型统计表； 然后从第二行开始输 入表的行和列的标题 “广告类型”和“人 数”，然后再输入调 查获得的数据，见表2 －1。
14
2.2 工作表的重命名和复制
选定某一工作表的名称(标签)， 单击鼠标右键会弹出工作表编辑的 快捷菜单，可以执行插入、删除、 重命名、移动和复制工作表等操作。
27
3)自动套用格式：单击工具栏 中的“格式→自动套用样 式”，在“自动套用格式” 对话框中，选择17中现成的 表格样式； 4)条件格式化操作：单击工具ห้องสมุดไป่ตู้栏中的“格式→条件样式”， 在弹出的“条件样式”对话 框中，可以设置待格式化数 据的条件，再单击对话框右 下角的“格式”按钮，打开 “单元格格式”对话框，从 中选择能明显满足条件数据 的格式。
4
1.2.3 工作薄的关闭
单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮，关闭当前编 辑的工作簿“Book2”
单击标题栏上的“关闭”按钮，关闭所有的工作薄，退 出Excel；
5
1.3 文档的使用
1.3.1新建一个文档
有几种方法可以新建一个文档：
最常用的方法：使用“文件”菜单中 的“新建”按钮，或者使用工具栏中 的“新建”按钮，在Excel中，按快 捷键Ctrl+N，也可以新建一个空的工 作簿； 在桌面上新建一个文档：在桌面的空 白区域上单击右键，在菜单中单击 “新建”项，打开“新建”子菜单， 从子菜单中选择“Microsoft Excel 工 作表”命令，如下图所示 执行该命令后，在桌面上出现了一个 新的Excel工作表图标如下图所示， 在文件名称处输入一个合适的名字， 注意不要把扩展名“.xls”丢掉。双击 桌面上的文件图标就可以打开它进行 编辑了

6
1.3.2 打开一个文档
打开“文件”菜单， 单击“打开”命令，就 会弹出“打开”对话框， 或者使用工具栏上的 “打开”按钮也可以打 开一个Excel工作簿。 在Excel中按快捷键 Ctrl+O，同样可以弹出 “打开”对话框。如下 图所示：
7
在Excel的“文件”菜单下方 可以看到四个最近打开的文 档名称，有时工作重复性高 时这样打开文档是很方便的： 打开“文件”菜单，在文件 列表中选择相应的文件名， 就可以打开相应的文档；
15
工作表的插入：单击快捷 菜单中的“插入”，就 可以插入常用的工作表、 图表等； 工作表的删除：单击快捷 菜单总的“删除”，可 以删除一张当前的工作 表； 工作表的重命名：有两种 方式可以为工作表进行 命名，一种是双击工作 表的标签，另外一种就 是在工作表编辑的快捷 菜单重选择“重命名”；
16
工作表的移动与复制：单 击快捷菜单中的“移动 或复制工作表”，在弹 出的“移动或复制工作 表”对话框中，选取某 一工作薄以及需要移动 或复制的位置，或者选 择“建立副本”，都可 以完成移动和复制； 另外，选中某个工作表， 单击鼠标左键，拖动该 工作表到指定位置再放 下，也可以完成工作表 的移动；
3
1.2.2 多个工作薄的切换 如果你同时使用好几个工作薄， 要实现多个工作薄之间的切 换。 单击“窗口”菜单，当前同时 打开的文件簿列表如下图所 示： “窗口”的下拉菜单中列出了 当前打开的所有工作簿的名 称(假设我们目前有两个工 作薄)，当前在编辑的工作 簿“Book2”的前面有一个 对号。单击工作簿名称 “Book1”,工作薄就会切换 到原来的“Book1”。
我们还可以设置显示的文档数 目：在“工具”菜单中选择 “选项”命令，弹出“选项” 对话框如下图。单击“常规” 选项卡，在“列出最近显示 文件数”后面的输入框中可 以设置在“文件”菜单中显 示的文件数目；取消这个复 选框的选中可以使“文件” 菜单中不显示最近打开的文 件。
8
1.3.3 保存文档

在Excel中打开 “文件”菜单，单击 “保存”命令。如果文 档没有保存过，会弹出 “保存”对话框如下图， 在“保存位置”中选好 目录，在“文件名”中 输入名字，单击“保存 按扭”就可以了。如果 编辑的文件以前已经保 存过了，则自动进行保 存一次，不弹出对话框。 按快捷键Ctrl+S也与单 击“保存”命令效果相 同。
19
在弹出的“单元格格 式”对话框中，分别 对单元格区域的数据 类型、对齐方式、字 体、边框线条和颜色、 单元格底纹与图案、 单元格的锁定和隐藏 等进行设置：
20
(1)调整表格的列宽和行高：调整列宽和行高可 以拖动鼠标来实现，当然更为准确的方法是 单击工具栏中的“数据→列(行)→列宽(行高)”， 然后输入列宽或者行高的集体数值；
9
1.3.4 多个文档的切换
如果Excel窗口中同 时打开了不只一个文件， 在多个文档之间切换还 可以使用Windows切换 程序的快捷键Alt+Tab 来实现：按下Alt+Tab 键，桌面上会出现下图 所示窗口：
10
1.4 鼠标和键盘的操作
1.4.1 常用鼠标操作
指向：这是鼠标操作的基础，首先把鼠标指针指向要操作的 对象，然后再进行其他相关的操作； 单击：用于光标定位或者取消某个选项； 双击：用于激活某个对象，打开文件对话框时，双击某个文 件名可以直接打开这个文件；在工作薄窗口双击某个工作 表标签，可以重新为这个工作表命名；双击工作表中的某 一单元格可以进入单元格的编辑状态；双击工具栏中的格 式刷按钮，可以进入格式复制状态，等等； 右击：可以弹出快捷菜单，快捷菜单随着操作环境的不同和 指向对象的不同有所差异； 拖放：可用来选定单元格区域，用于数据和公式的自动填充、 移动、复制等。
25
(7)保护工作表：在 “单元格格式”中， 选择“保护”选项卡， 可以对工作表进行锁 定和隐藏；
26
(8)表格格式化的其他功能： 1)复制格式：首先选定待复制 的单元格，点击工具栏中的 “编辑→复制”，或者点击 鼠标右键，在快捷菜单中选 择“复制”，然后选定目标 单元格，点击工具栏中的 “编辑→选择性粘贴”或者 快捷菜单中的“选择性粘 贴”，在对话框中选择“格 式”，点击确定按钮； 2)使用固定格式：单击工具栏 中的“格式→样式”，在弹 出的“样式”对话框中，系 统设定了6中样式，可以进 行选择；
(2)选取数字格式：在“单元格格式”对话框中， 选择“数字”选项卡，可以对单元格中的数 字格式进行相应的设定，在后面的“数据清 单”一章中将有详细的说明；
21
(3)选择字体、字号、 字形和字体的特殊效 果：在“单元格格式” 对话框中选择“字体” 选项卡，从中选择字 体、字形和字号等；
22
(4)设置对齐方式：在“单 元格格式”对话框中选 择“对齐”选项卡，可 以选择文本的水平或者 对齐方式；还可以通过 选取“合并单元格”复 选框，把跨越几行或者 几列的相邻单元格合并 为一个大的单元格；
11
1.4.2 键盘操作
常用的键盘操作有：
全选——“Ctrl+A”， 剪切——“Ctrl+X”， 复制——“Ctrl+C”， 粘贴——“Ctrl+V”， 光标移到工作表的左上角——“Ctrl+Home”，
光标移到工作表的右下角——“Ctrl+End”。
12
第二章 工作表的基本操作
2.1 工作表的建立
17
工作表标签颜 色的改变：选择快 捷菜单重的“工作 表标签颜色”，在 弹出的“设置工作 表标签颜色”中可 以选择相应的颜色；
18
2.3 工作表的格式化
观察图2－1，我们会发 现图表并不是很美观， 图表的标题集中在第一 单元格，工作表中的文 字左对齐，而数字则右 对齐，为了使图表好看 一点，我们可以设置工 组表的格式。 选中单元格区域A1:C9， 点击鼠标右键，在快捷 菜单中选择“设置单元 格格式”；