我国企业采购与付款业务循环的内部控制

浅析我国企业采购与付款业务循环的内部控制
摘要：采购，是指企业在一定条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

付款，则是指付款人依据票据文义支付票据金额，以消灭票据关系的行为。

付款和采购作为企业经营管理中两个重要的环节，它们通过资金收支直接影响企业的资产负债情况，由于数量庞大，交易频繁，与销售生产的关系也很密切，所以在管理中容易出现纰漏。

这就要求我们要建立一个良好地内部控制系统，保证会计信息的及时有效性、真实合理性、杜绝徇私舞弊现象的发生，将分工明确化，明确职责和权力，各部门互相监督，互相牵制，让采购与付款业务可以良好的进行有效的循环下去，在这个环节不存在不必要的损失，是经济利益最大化。

关键词：企业采购；付款业务；内部控制
1 企业中在采购环节出现的问题
1.1 不合规定的验收
由于采购人员道德素质不高，可能在验收入库时徇私舞弊，“睁一只眼闭一只眼”，对货物入库的质量和数量不能严格把关，造成伪劣品泛滥，进而对影响企业的利益，严重来讲，如果将此产品生产后通向市场，会影响消费者的权益。

1.2 没有计划的进行采购
一些采购部门对企业材料物资并没有进行分析，不知道什么时候该采购，采购多少，无目的无计划的采购会造成企业供应链的断裂，
采购多了会造成物资积压的情况。

1.3 结算进行违规操作
一般情况下，会计在收到采购的发票后才对出入金额进行记载，审核通过后才会对收支进行一定的划拨。

如果会计审核不严格，有可能会使一笔金额重复记载，造成误期现象，延迟交款造成信誉丧失。

1.4 不合理的选择供应商
应招聘高素质的采购人员，因为现如今，很多采购人员因为私人利益损害公司利益，在采购时不进行投标或者询价比价活动，直接指定一个和其关系好的商家，而此商家一般是无回扣可谈的，这样就造成了采购回来的物资的质量和数量得不到良好地保证，有时甚至价格高于市场价格很多，从而影响公司利益。

1.5 对采购成本概念不清
有些采购人员根本不清楚此构成本包括写什么，采购成本应该包括采购过程中发生的一切费用，而不仅仅是采购时的物价，此时还要包括采购回来的运输费，保险费等。

错误的估计会造成公司损益表一团糟。

1.6 夸大损耗
采购人员为了个人利益，偷偷运走部分物资，上报时说是途中运输时损耗了，从而大大损害公司利益。

2 加强对企业内部控制的建设
做好战略制定，作为内控管理的第一站，内控战略规划的重要地
位在于其对以后实施内控系统建设的所有方面的影响。

合理的战略规划可以使企业的内控管理效率大幅度提高，确保企业的智力水平迅速达到所有者和管理层的预期目标。

制定企业内部控制建设应掌握以下几个方面：（1）与企业的战略目标保持严格一致。

（2）明确实现目标的具体标志。

（3）基于企业实际需要的准确定位。

（4）明确内控工作理念。

（5）认同：内部战略目标确定过程必须经过所有者或最高管理层的批准和确认。

内部机构设置的主要工作包括：确定机构名称、层级、汇报对象、专业人员的具体名称、工作岗位设置、工作内容确定、人员选拔和素质要求、工作的具体原则。

3 加强内部控制建设的主要内容
加强采购部门的内控管理建设，要首先明确与采购相关不相容的岗位。

采购和验收，相关的会计记录；付款的执行和审批；请求购买和审批；合同的审计和订立；咨询和确定供应商。

在考虑上述不相容的岗位后，做好采购业务的内部控制建设还要包括以下内容：3.1 将职务进行分离
采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。

在这些业务中需要进行职务分离的主要有：
（1）销售部门根据市场需求量计算需要采购的数量与品种，生产部门估计出需要采购的品种，然后遗弃报到采购部门，采购部门再通过对仓储部门的实地考察，查好剩余多少还需多少，由采购部门统一采购进行公开招标询价。

（2）出纳应与记账人员分离开来，
职责不同，分管不同。

（3）进行公开招标时，不应由采购部门独自确定，应由公司的财务部门、销售生产部门等共同进行选择供应商，然后再制定合同进行采购。

（4）付款人员要与负责审核付款的人员分离开来，相互监督。

（5）采购人员、物资的使用人员和保管人员分管不同。

不能同时负责记录。

（6）分离负责审批的人和采购人员，互相监督。

（7）采购人员不能一兼数职，质量检查、验收入库和保管要分给不同的人进行负责。

3.2 控制请购单
在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制《采购申请单》的方式提前通知物资保管部门，《采购申请单》有使用部门的制单、审核、批准人员签字。

保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。

经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。

财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。

3.3 审批进行控制
根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由总经理审批。

对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目，具有请购权
的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续，并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

3.4 控制订货
采购部门提供附有供应商相关信息的调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的合格供应商。

由其组织生产或销售部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。

采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、仓储和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。

企业对物资采购如有可能采取招投标形式，以增加现有供应商的竞争意识。

3.5 控制货物验收
企业所采购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。

质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。

验收合格后出具“质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。

如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。

物资验收需要物资会计对采购员提供的报账用的单据材料进行
核对以及整理，确认无误后才能处理账务，这些单据必须盖章齐全，包括入库单和验收单还有采购合同以及发票等。

3.6 会计的稽核以及对账
会计的稽核以及对账要求对进货所涉及到的凭证，无论是记账凭证还是原始凭证都要经过稽核人员或者是会计的主管进行审核以
后才能够记账，这涉及了支付货款以及记录账款支付发生时。

此外，在进货过程中，应付的账款必须定期及时和客户进行业务对账，一方面可以避免序列债务，另一方面也可以防止业务人员利用虚列的债务而进行舞弊。

4 总结
采购业务的控制是企业内控的至关重要的部分，它的好坏是否成功直接影响企业的效益，所以每一个企业都应该建设有效积极的内部控制制度，对采购的成倍你进行最大程度的优化。

采购业务是一个企业物资的重要来源，并且由于其特殊的接触面，而受到社会以及企业的发展影响较大，因此单单对采购业务进行控制并不能一劳永逸，这种控制也是需要随着企业的发展以及社会的发展情况而进行合理的调整。