秘书的社会常识
秘书常识：秘书工作的原则
秘书常识：秘书工作的原则原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件．是外界（对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等）希望行为主体做到的。
秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。
1、准确原则准确原则，是对秘书工作的质量要求。
秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。
衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。
遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。
坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策；要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料；要准确地判断和贯彻领导意图；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项；要准确地进行文字表达和口头表达。
2、及时原则及时原则，是对秘书工作的效率要求。
坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。
3、严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
秘书工作属于事务性工作。
由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。
坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏；要周详地运作，尽量做到万无一失；要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。
4、同步原则同步原则，是对秘书工作的态势要求。
秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。
保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。
秘书的基础知识和能力
秘书的基础知识和能力秘书必备的基础知识和能力随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统,适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。
下面是店铺为大家整理的秘书必备的基础知识和能力，欢迎参考~秘书职业的现状(一)社会对秘书人员的需求状况。
当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：1. 服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。
指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。
2. 事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
做好各种会议的记录及会务工作。
3. 文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。
撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。
负责各种文件的起草、装订及传递工作。
4. 管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。
办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的.具体事宜并进行管理。
目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。
打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。
(二)秘书人员自身素质状况分析。
1. 业务水平欠缺，专业技能薄弱。
这是目前秘书表现最弱的一点。
伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作, 比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。
虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。
现代职业秘书实务秘书的基本条件
第四节 秘书必备的能力
? 一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工 作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的 洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写 作能力和出色的交流沟通能力。
一、判断能力与执行能力
1 、能分析问题 ? 实用案例：参见书本第20 页 ? 冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎
么做； 2 、具备解决问题的常识和经验 3 、能迅速采取行动
? 学会如何说“不”
第八节 领导人选择秘书的标准 ——三心
一、看着舒心 二、感到放心 三、用着省心 1.经验丰富 2.身心健康
而且在销毁时更要注意。
三、电子信息保密
1 、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要 人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。
2 、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。 3 、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被
破译的“数字 +字母”的密码。 4 、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要
? 实用案例：参见书本第14-15页 ? 不仅要有主动积极的精神，还需要勇气
第三节 秘书必备的品质
一、认真 二、诚实 三、谦逊 四、合群 五、宽厚 六、自信 七、缜密（实用案例） 八、有上进心 九、幽默风趣
实用案例之：缜密
? 参见书本第18 页 ? 对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、
以后也决不会发生的想法是不负责任的，秘 书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。
4、手表。因为秘书工作的时间性很强，所以秘书手表对于秘 书是必备的。
5、鞋。上班时穿的鞋最好是中跟的，穿着舒适，行走轻便， 而且颜色最好是黑色、茶色等稳重的颜色。
三、上班服装
? 秘书穿什么样的衣服上班， 必须考虑以下 4个因素：
秘书沟通常识：沟通中应注意的问题
1 秘书沟通常识：沟通中应注意的问题一、选择合适的方式 1、直接沟通 在一般情况下，秘书应选择直接的方式与对方沟通，只有在不得已的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。
一般来说，如果双方关系密切，有一定的交情，交流的内容又不希望被另外的人所知道的话，那就采用直接沟通的方式进行交流。
如果你与对方关系不太密切，你又认为对方不太好打交道的话，那就请朋友帮忙，用间接的方式迂回沟通。
秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。
比如总经理直接让你调查某件人事纠纷，虽然你上面还有办公室主任，但由于事属机密，所以，你调查的结果还是应该直接向总经理汇报，不适合由主任转给总经理。
你越级向总经理报告，一般来说，即使主任知道了，他也不会介意。
但是，你也不能大肆张扬，否则就有可能让主任感到没面子。
但是，如果只是一般性的工作，你就不应越级汇报，这样可以避免不必要的误会。
如果一般性的工作也越级汇报，那就会被人当作打小报告，不仅办公室主任会疏远你，其他的同事也会讨厌你这种小人行径。
2 如果出现紧急情况需要立即请示，那你首先要向自己的直属上司请示，如果找不着，你才能越级请示。
不过，事情处理完毕之后，你要立即将事情的来龙去脉完整地向直接上司汇报，以免造成误会。
2、迂回沟通 迂回沟通就是透过第三方把你想说的话转告对方。
比如，秘书因误会而遭到总经理的批评，如果不及时说明情况，自己背黑锅在其次，最后还会影响工作。
怎么办？如果直接找总经理说明真相，总经理怒气未尽，现在去找他只能再挨批评。
于是，秘书向自己的顶头上司办公室主任说明情况，请主任代自己向总经理说明自己的苦衷。
主任了解了事情的经过之后，可能会马上找个机会向总经理说明了情况，这样，笼罩在秘书头上的乌云马上散开了。
这就是迂回沟通的效果。
二、学会“铺垫” 秘书在沟通过程中，特别是在你在不赞成对方观点的时候，你一定要注意先肯定对方，比如“您说的这些我非常理解，不过，我们是不是也可以这么来看问题……”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫；铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会陷入紧张关系，你既说明了自己的观点，对方也不会认为你反驳了他。
优秀秘书应该具备的条件
集有关天地证券公司的信息；将有关天地 公司的信息连同“马总要求见面”这个信息一起 传递给上司，以方便他决策。所以，于雪的 问题就出在没有给老板提供“天地公司”的相关 信息，也就是说，于雪在这里只是一个简单 的传声筒，在传递这个信息过程中给它增加 任何“附加值”。如果于雪在与刘总通话时，问 清对方的意图和公司背景，并到网上去查“天 地证券公司”的网站，了解有关情况；做好相 应的准备，那么，一旦总裁问起来，她就能 提供天地公司的相关背景资料和马总来访的 意图，这样，总裁就能作出自己的决策。
3、充分发挥职务优势 一般的上司工作都非常忙，不可能将自己所有的工 作和要求都向秘书“汇报”，所以，秘书必须学会利 用自己的职务优势来收集自己工作的信息。那么， 作为秘书，在日常工作中应如何利用自己的职位优 势充实自己呢？第一，对从自己经手转发的各种文 件和资料仔细阅读和琢磨。第二，留意上司的电话 和上司与各部门经理的谈话。第三，留意网上和报 刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的 问题就向同事请教。只要做到了这几点，那你就能 基本了解公司运营状况和上司的工作重心。通过这 种日积月累，你的工作视野自然就会开阔，想上司 所想，急上司所急，与上司在工作中形成默契，自 然而然成为上司的得力助手。
点 评
于雪应该看到，上司这种大包大揽的工作方式，固 然有他工作习惯的问题，但在更深层次上反映了上司对 你能力或人品的不放心。所以，于雪的问题在她仅有主 动积极的精神，她还缺乏勇气。 如果于雪大胆主动坚持帮上司订票，即使老总再“顽 固”，他也不会拒绝你的“主动”；即使他再三拒绝你 帮助他订票，那你还可以帮上司做出差的其他准备工作， 比如，帮他查询上海的天气情况，把上海客户的其他资 料一起找出来，把每个客户的资料分别用大信封好……
张总到下午7点多才回到办公室，于雪马 上把李行长的意思向张总作了汇报。 “你说送多少钱比较合适？明天还要带 些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗 让张总不知所措，还是张总对这种世态 人情没有什么了解，他这样反问于雪。 “？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里 对自己的不满。 问题出在哪里？
办公室行政文秘必备知识
办公室行政文秘必备知识（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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秘书工作者基础知识
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
秘书常识：秘书的知识结构
秘书⼯作的综合性，要求秘书⼈员横向具有较宽⼴的知识⾯；秘书⼯作⼜有⾃⼰的专业特点，这⼜要求秘书⼈员纵向具有较深厚的专业知识。
秘书应有四⽅⾯知识的纵横结合。
1、基础知识
秘书应具有的基础知识分为两个⽅⾯：⼀⽅⾯是社会科学基础知识，即相当于⾼中⽔平的语⽂、政治、历史、地理、外语知识；另⼀⽅⾯是⾃然科学知识，即物理、化学、数学、⽣物等知识。
⾼中⽂化程度，是国家对政府机关⼲部的最低要求，也是秘书⼈员应有知识的基本层次。
2、专业知识
专业知识是指所有秘书⼈员都应具有的秘书业务知识，包括：公⽂和应⽤⽂写作知识，⽂书制作和⽂书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访⼯作知识，信息科学知识，⾏为科学知识和公共关系知识等等。
3、⾏业知识
⾏业知识是秘书⼈员所在⾏业、系统的专业知识，如在政府机关⼯作的必须具有⾏政管理知识，在⼯商企业⼯作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。
其他处在教育、军事、外事、科学、⽂艺、体育、医疗等⾏业系统的秘书⼈员，也应分别具有各⾃的⾏业基础知识。
4、相关知识
这⼀部分是秘书⼈员为适应时代需要，做好⼯作，应加以进修提⾼的知识，是秘书⼈员知识结构中的较⾼层次，有经济学、法学、社会学、⼼理学、传播学、领导科学、统计学等。
学习这些知识，可以使秘书⼈员从更⼴阔的领域去从事秘书⼯作。
有些知识可以使秘书⼈员从更深的⾓度去认识秘书⼯作和秘书活动。
还有些知识可以帮助秘书⼈员从更好更先进的⾓度去考虑和从事秘书⼯作。
秘书常识：日本的秘书-概说
据日本维基百科介绍，所谓秘书，是指服务于公司董事、学者、艺术家、议员等社会角色，为他们的工作开展发挥辅助性作用的职务和职业，以及担任这种职务或者从事这种职业的人。
他们的工作范围相当广泛，但也有共同之处，那就是他们都要负责照料上司身边的琐事、处理邮件和电话、接待来访客人、日程安排、文字材料的起草等工作。
秘书工作范围非常之广，从抄写复印等简单的事务性工作，到代表众议院议员拟定政策、募集资金等业务性工作，都属于秘书的工作范围。
根据秘书的工作与其服务对象的业务工作的关系紧密程度，我们可以把秘书分成以下两种类型，但处于这两种类型中间的秘书类型也有很多。
一种是直接辅助型秘书。
这种类型的秘书直接参与上司的业务工作，帮助上司进行策划、拟定、调查、协调等工作。
比如议员秘书、总经理办公室主任就属于这种类型的秘书。
另一种是间接辅助型秘书。
这种类型的秘书不直接参与上司的业务工作，只是独立地处理一些文件的起草和日程的安排等工作。
从隶属关系来看，秘书又可以分为专属于特定上司的私人秘书、隶属于秘书部门以团队的形式服务于上司的公务秘书、既承担本职的业务工作又承担秘书业务的兼职秘书、从属于团队、项目、研究室、部门的团队秘书等多种类型。
实际上，秘书最初的时候仅仅是指学者、政治家身边的关系非常密切的助手，他们负责保密、起草文件、协助实验、帮助撰写论文等工作。
后来，这种社会角色逐渐扩展到了企业，甚至一般的社会组织。
秘书实务与案例分析习题答案析
秘书实务与案例分析习题答案析秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1:上司办公桌上的机密文件琳达是费希德(上海)公司销售部经理的秘书,不过她当秘书还不到一个月。
这天上午,琳达的上司被公司市场总监叫去了,他俩站在办公室门口聊天。
上司办公桌上的电话铃响了,琳达过去接电话时,发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、因为是在上司的办公室,公司外部的人也看不见这份文件,所以,这么放着没什么事。
b、给正在与市场总监聊天的上司发短信,请示他如何处置办公桌上的机密文件。
c、将文件放进保险柜里,上司回来后,马上向他报告。
d、给老同事艾玛打电话,问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。
e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到,所以用其它资料将文件盖上。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
答案e公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦,所以,作为助手,秘书有责任帮上司保管好文件。
但是,上司毕竟没有走多远,也许一会儿就回来了,所以,只要简单把它盖好就行了。
案例2:秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器(北京)公司财务总监的秘书。
她上个月才大学毕业,人力资源部请一位老同事对她进行培训。
这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。
下面有5个选项:a、在处理上司交办的工作时,如果遇到不明白的地方,不要自作主张,而是在请上司确认之后再处理。
b、在上司身边工作,肯定会比一般员工多知道一些公司机密,所以,即使知道了也要装作不知道。
c、秘书不能只等上司给自己交办工作,应该学会自己找事做。
d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事,你同样要处理好。
这事到底与上司的工作有没有关系,可以在处理完之后再去确认。
e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务,所以,秘书应仔细观察上司,了解他现在想做什么,从而提前主动为他提供帮助。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
2023年女秘书礼仪
2023年女秘书礼仪2023年女秘书礼仪1女秘书正式服饰在正式和非正式社交场合，秘书应穿黑色高跟皮鞋，鞋跟不要太高太细，以免走路时东摇西摆，步伐不稳，影响形象。
理想的鞋跟高度是100px至150px。
旅游鞋、布鞋与西装不相匹配，在正式场合是绝对不能穿凉鞋的，否则，被视为不懂礼仪。
穿裙子应当配弹性好的连裤袜，颜色以肉色、浅灰色和浅黑色为常用。
缺乏弹性的袜子不要穿，因为会在脚腕处形成皱着不雅观。
最好不穿长筒袜，因为不合体时经常会出现在公共场所用手往上啦袜跟的现象，很是失礼。
袜口不能露在裙摆或裤脚下边，会让人感觉你的下半身分隔了几段，很不舒服，挑丝、有洞或用线补过的袜子都不能穿，最好是在手袋里随身带有备用丝袜。
女秘书外出公务服饰外出公务与办公室内工作不同，前者比较多的暴露在日光下，与他人距离不是很近，又在行动中，而且代表着企业的形象，因此着装要求与做法也有所不同。
外出公务的服装款式应得体，不要太紧身，也不宜过分宽松，以舒适大方为宜。
服装质地要好，飘逸或挺拔，使你站里行走时透出一种魅力。
穿长裙、西装裤或长至掩盖高跟鞋的悬垂性好的长裤，也会是你散发出一种亭亭玉立的庄重。
由于是外出，在服装的色彩搭配方面，上下服装整体感要求更高，必须协调统一。
女秘书服饰要素构成女秘书职业装的基本要素有色彩、体形、肤色、年龄。
第一，色彩要素。
俗话说：“没有不美的色彩，只有不美的搭配。
”色彩如果搭配合理，就会恰到好处，取得事半功倍的效果。
反之，如果搭配不合理，就会失去整体美，破坏视觉的和谐美感。
女秘书的职业装色调应该单一一点，不可以“色彩斑斓”。
女秘书应该多多注意“三色原则”。
三色原则是在国外经典商务礼仪规范中被强调的，国内著名礼仪专家也多次强调过这一原则。
所谓“三色原则”，是指全身上下的衣着，应当保持在三种色彩之内，即女秘书的套装、衬衫、鞋袜，一般不应超过三种颜色。
这是因为从视觉上讲，服装的色彩在三种以内较好搭配。
一旦超过三种颜色就会显得杂乱无章。
秘书常识：秘书的能力要求
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。
主要是：1、写作能力具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。
秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。
应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。
这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。
秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
2、口头表达能力秘书不仅要会写文章，还要能说会道。
秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。
对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦，更不要拖音带腔。
同样，思维清楚才能说话清楚。
要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。
3、听知能力秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。
听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。
我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
4、阅读概括能力秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。
5、社交活动能力现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。
秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
6、协调能力秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。
秘书基础知识
秘书基础知识秘书基础知识①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。
②指秘书职务。
③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。
有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。
享有外交特权和豁免。
从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。
秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。
【（一）秘书官职化时代】1.中国秘书官职化时代在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。
最初的含义是指物而非指人。
即带有神秘色彩的图书。
根据古籍记载，这些图书主要有两类：宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。
如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在’秘书’。
"指谶纬图箓。
这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。
至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。
古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。
唯有一次例外，那就是东汉末年魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。
至清末，我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。
2.国外秘书官职化时代西方发达国家的定义。
国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）"秘书"这个词来源于保密者。
秘书的知识结构秘书必备6篇
秘书的知识结构秘书必备6篇于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。
本文是秘书的知识结构，欢迎阅读。
秘书的知识结构详细篇一：一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。
秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。
为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1. 科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。
特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2. 马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3. 政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。
因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识文秘专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。
分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4 心理学知识。
四社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
外企秘书实务资料
四、办公自动化的要求
五、人际关系是无法回避的
六、构筑人际关系的基础
第二节 处理人际关系的基本原则
一、实事求是
二、诚实守信
三、为人谦逊
四、与人为善
五、从我做起
六、不卑不亢
七、主动交往
八、保持适当距离
九、为人不固执
十、尊重公司潜规则
第三节 与上司的关系
一、了解上司
1、了解的范围
a、工作内容 b、性格特征 c、工作习惯
d、价值观
e、社交范围及一些家庭私事
2、了解的途径
3、让上司了解自己
二、协助上司工作
三、与上司形成默契
四、与新上司的关系
五、正确对待上司的“毛病”
六、与外籍上司相处
第四节 与其他秘书及其他方面的关系
一、与其它秘书的关系
1、秘书之间一律平等
2、向老秘书学习
3、帮带新秘书
外企秘书实务
第一章 做好从事秘书工作的心理准备
第一节 成为标准的白领
一个标准的白领具有两个显著的特点，一是具有强烈的白领意 识，二是严格遵守职场的日常行为准则。
一、白领意识
1、理解公司所承担的社会责任 2、严守公司秘密 3、理解自己所在的公司 4、公司与自己的关系 5、公司的组织结构
a、按照工作的内容分工。 b、根据工作的责任进行分工。 c、根据地域制约进行分工。
二、一般社会生活常识
1、时政常识 3、风土民俗 5、餐饮常识
2、宏观经济常识 4、科学常识
三、母公司所在国常识
四、企管常识
五、财会常识
六、法律常识
七、统计学常识
第四节 保守机密
一、保密的重要性 二、日常保密 三、保密不是封闭
文秘专业知识及常识大全
文秘专业知识及常识大全文秘工作综合性决定秘书人员既要具有广阔知识面又要有深厚专业知识。
下面是文秘专业知识及常识大全，欢迎参考阅读！1文秘专业知识一个称职秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备能力。
其中文字表达能力是最重要、最基本，也是实现其它能力基础。
可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员基本功，是“看家”本领。
不管干什么事情，必须有正确态度和浓厚兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。
学习文秘写作也是如此。
写作，是一种复杂、精细精神生产，是一项十分严肃而艰苦创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就事情。
美国著名未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要事情应该记住，而其中一件就是：在这个文字密集社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本读写技能。
这里所说读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需写作能力，也就是应用写作能力。
”与此同时，我们还要培养学习文秘写作浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。
爱因斯坦说过：热爱是最好老师。
对写作有强烈责任感和浓厚兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
写作有没有规律可循、方法可求呢？我们回答是肯定。
古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法。
我们所学文秘写作教材，就是前人文秘写作经验科学总结，就是揭示文秘写作一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧理论。
要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。
鲁迅说过：“凡是已有定评大作家，他作品，全部就说明着应该怎样写。
只是读者很不容易看出，也就不能领悟。
秘书常识秘书的思维与话语方式思辨
秘书常识秘书的思维与话语方式思辨秘书的培养是一项十分艰巨的工程，人们对此已研究多年，也采取了许多办法，如许多地方开设了各种各样培植的秘书培养班，不少学校还增加了秘书实训室、模拟工作中心等，投入了大量的人力、物力、往往还是不足以见效。
一段时间以来，社会上把秘书职业人才的培养是同于一般或制造的修理专业技能人的培养，结果虽然开展了大量的实际模拟的动手操作能力的训练，但即使这样培养出来的学生，走上工作岗位后真正能确实的秘书工作胜任情况并不使人乐观，相反，我们却可以看到，有些并不是秘书专业出身的其他专业的学生如顾问中文、上才法律甚至理工专业的学生却在私人秘书岗位上得心应手、如鱼得水得工作着，这是否不由让我们反省一下现行的秘书专业教育和专业人才培养是否存在问题，如果确实有结构性问题话，那么我们的难题到底处在何处？问题是在何处？问题恐怕出高就出在培养人才的核心观念上，即培养秘书人才到底是治其智还是治其力？答案须是明确的，秘书人才的培养绝对不能是简单机械高级顾问操作方式式的人才批发，技能也许我们教会他们许多新技能，诸如速录、文字处理、计算机应用、公文写作等等，但却没教他们学会去领悟怎样仍旧适应秘书这样的角色，怎样做一个合格的职业人。
从社会身份来看，书记官就是一种职业。
从事秘书职业的人，其职业行为和特征最显著的莫过于它的思想和特征行为。
秘书的思想和是具有内在的特性的，我们只有更进一步地了解、掌握秘书秘书的思想特征和行为特征，才可以在人才培养和秘书人才的职业训练方面获得更有效的进展，才可以将秘书人的培养与其他职业人才的培养区别开来。
那么秘书人的思维特征和行为特征应当是怎样的呢？秘书职业，从工作性质和工作关系上看，它是一种从属性的篮球，它必须依附一定很高的主体以求得以存在，而主体价值观决定了扎格列地位主体的秘书的价值观，因此，秘书能否合格，是否胜任，首先是能否体认到秘书的职业地位及其价值取向完全不以是秘书人个人意志转移而转移的这人则要说。
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财会常识
一、会计常识
（一）资产负债表 资产负债表主要反映企业资金的使用情况。 企业的资金到底用到了什么地方，企业有多少 库存商品、有多少固定资产等，看资产负债 表就可知道。 资产增长的幅度越大，那就表示去也经营状况 良好。
（二）损益表 损益表主要反映企业的盈利状况。通过损益表， 能了解企业在一定时期内的销售收入和经营 费用的情况。 盈利收入增加，营业费用和利润也会相应增加。
四、商标法
• 商标法的概念 • 商标法是调整商标关系的法律规范的总 和，即是调整商标因注册、使用、管理和保 护商标专用权等活动，在国家机关、事业单 位、社会团体、个体工商户、公民个人、外 国人、外国企业以及商标事务所之间所发生 的各种社会关系的法律规范的总和。
（二）公司所在行业的基本情况 包括同行业厂商的数量和分布、总产量、大致 价格、本公司主要竞争对手情况、各地的分 支机构、员工总人数等。
三、人力资源常识
公司人力资源部门主要负责人员招聘与面试、 新员工的适用与合同签订、员工福利、认识 档案管理以及员工的考勤与加班、出差与请 假、培训、考核与奖惩、薪酬、辞职、退休 等管理。
（三）相关术语 资产：企业经营所需的全部财产 负债：企业必须偿还的财产 流动资产：能在短期内变为现金的资产 固定资产：长期保持同样形态的资产
二、支票常识
支票是有出票人签发的委托办理支票存款业务 的银行在见票是无条件支付确定金额给收款 人或持票人的票据。出票人是签发支票的单 位或个人，付款人是出票人的开户银行。
二、合同法
合同是指平等主体的双方或多方当事人 （自然人或法人）关于建立、变更、终止民 事法律关系的协议。 此类合同是产生债的一种最为普遍和重要 的根据，故又称债权合同。《中华人民共和 国合同法》所规定的经济合同，属于债权合 同的范围。合同有时也泛指发生一定权利、 义务的协议。又称契约。
特征
①合同是双方的法律行为。即需要两个或两个 以上的当事人互为意思表示（意思表示就是 将能够发生民事法律效果的意思表现于外部 的行为）。 ②双方当事人意思表示须达成协议，即意思表 示要一致。 ③合同系以发生、变更、终止民事法律关系为 目的。 ④合同是当事人在符合法律规范要求条件下而 达成的协议，故应为合法行为。
（二）公司的组织结构 一班企业的结构呈金字塔形,分总经理、部门 经理和一般员工三层。 秘书一般是辅助公司最高经营层处理日常事务， 其作用是将公司高层领导产生的设想传达给 下属各部门，并促进双方交流。
二、公司产品（服务）常识
（一）公司的基本情况 包括公司的历史、发展的过程、注册资本、领 导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服 务的价格、年稍售额、各部门的大致分工、 各地的分支机构、员工总人数等
（三）市场营销常用语 消费者 媒体 市场占有率 售后服务 产品生命周期
五、生产管理常识
（一）生产管理 （二）劳动生产率 （三）生产管理手段 TQC:Total Quality Control，全面质量控制 ISO:International Organization Management，国际标准化组织
三、劳动法
《劳动法》是国家为了保护劳动者的合法权 益，调整劳动关系，建立和维护适应社会主 义市场经济的劳动制度，促进经济发展和社 会进步，根据宪法而制定颁布的法律。
从狭义上讲，我国《劳动法》是指1994年7月 5日八届人大通过，1995年1月1日起施行 的《中华人民共和国劳动法》； 从广义上讲，《劳动法》是调整劳动关系的法 律法规，以及调整与劳动关系密切相关的其 他社会关系的法律规范的总称。
五、餐饮常识
选择其适合口味的菜馆 对一些菜名做相应的介绍 给客人宾至如归的感觉
企业常识
一、公司常识
（一）公司的决策、经营机关 目前多数公司都是“有限责任公司”，所谓 “有限责仍公司”是指公司出资人仅以自己 出资部分来承担偿还债务的责任。 有限责任公司的最高决策机关是公司的股东大 会。股东一般都不直接干预公司的经营管理， 投资的所有权与公司的经营权大多事分离的。 公司股东将公司的经营管理委托给公司董事 会。 公司董事会是公司的经营决策机构，也是股东 大会的常设权利机构。
四、市场营销常识
（一）市场营销流程 从产品的策划、设想、设计、生产到销售给消 费者，这就是市场运营。 市场营销包括市场调查、产品策划、价格政策、 促销、渠道政策的制定等一系列活动。
（二）市场调查的重要性 一方面，市场调查对产品或服务的开发和上市 非常重要。 另一方面，市场竞争越来越激烈，消费者对商 品也越来越激烈，消费者对商品也越来越挑 剔，对企业的要求早已不限于产品本身质量 好，还要求企业提供良好的收购服务的等。
法律常识
一、公司法
我国《公司法》为保证公司资本的真实可 靠，防止公司设立中的欺诈和投机，保护 债权人利益，维护社会经济秩序的稳定， 遵循了严格的资本确定原则 、资本维持原 则和资本不变原则 ，通常将其称为“资本 三原则”。
所谓资本确定原则，是指公司在设立过程 时，必须在章程中对公司的资本总额做出明 确规定，并须由股东全部认足，否则公司不 能成立。 所谓资本维持原则，是指公司在存续过 程中，应经常保持与其资本额相当的财产。 资本维持原则的意图在于防止公司财产的减 少，维持公司的资信，保护公司债权人的利 益。 所谓资本不变原则 ，是指公司的资本一 经确定 ，就不得随意变更，如需增减，必 须严格按照法定程序进行。
《劳动法》作为维护人权、体现人本关怀的一 项基本法律，在西方甚至被称为第二宪法。 其内容主要包括： 《劳动法》 劳动者的主要权利和义务； 劳动就业方针政策及录用职工的规定； 劳动合同的订立、变更与解除程序的规定； 集体合同的签订与执行办法； 工作时间与休息时间制度； 劳动报酬制度； 劳动卫生和安全技术规程等。
合同一经成立即具有法律效力，在双方当事人 之间就发生了权利、义务关系；或者 使原 有的民事法律关系发生变更或消灭。当事人 一方或双方未按合同履行义务，就要依照合 同或法律承担违约责任。 法律性质 1．合同是一种民事法律行为。 2．合同是两方或多方当事人意思表示一致的 民事法律行为。 3．合同是以设立、变更、终止民事权利义务 关系为目的的民事法律行为。
二、宏观经济常识
商品的使用价值和价值的关系 商品是用于交换的劳动产品。成为商品的两 个条件：一必须是劳动产品；二必须用于交 换。 如：石油价格 汇率变化 贸易摩擦
三、风土民俗
饮食风俗 服饰风俗 建筑居住风俗 家庭风俗 交通行路风俗 礼仪风俗 交际风俗 岁时风俗 信仰风俗 游艺风俗
四、科学常识
按顺序写出我国古代都有什么朝？ （夏、商、 周、秦、汉、隋、唐、宋、元、明、清） 纳米 克隆 肝细胞 DNA 转基因
秘书的社会常识
一、社会常识的应用
• 秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定 要是个“杂家”。
二、丰富社会常识的途径
（一）向同事请教 （二）加强学习 （三）注意积累 （四）不懂就问Biblioteka 社会生活常识一、时政常识
政治是经济的最高体现，企业所有的经营 活动最终都脱离不了政治的影响。 各类企业的经营活动不仅受到国内政治和 经济的影响，而且越来月多地受到国际政治 和经济的影响。
四、税务常识
（一）税务机关 我国税务机关分国税系统和地税系统 国税系统负责征收管理的税种有增值税、消费税等。 地税系统负责征收管理的税种包括营业税、个人所得税、土地增 值税、城市维护建设税、车船使用税、房产税等。 （二）纳税人 （三）课税对象（征税对象 （四）税目 消费税、营业税 （五）税率 是应纳税额与课税对象之间的比例，是计算应纳税额的尺度，体 现征税的深度。