秘书常识：日本的秘书-概说
秘书工作的起源及各国秘书的定义
秘书工作的起源及各国秘书的定义秘书工作的起源及各国秘书的定义秘书是领导人的事务与信息助手，包括公务秘书、私人秘书，以下是YJBYS店铺搜索整理的关于秘书工作的起源及各国秘书的定义，供参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!秘书工作的起源一、转说中的秘书工作二、有文字记载的秘书工作三、产生秘书工作的条件我国秘书工作的发展1、西周至春秋战国时期2、秦汉时期3、魏晋南北朝时期4、隋唐时期5、宋元时期6、明清时期7、辛亥革命时期8、国民到政府时期9、中国共产党建党初期及抗日战争时期10、解放战争时期国外秘书概况美国一、美国对秘书的定义1、全面处理公司行政工作，以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办公室工作2、能够运用速记记录口供3、能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字4、安排上司的约见并就此提醒上司5、接待办公室的来访客人6、接打电话7、处理是上司的重要私人邮件，撰写日常信函8、对办公室奇特工作人员进行监督9、整理公司人事档案。
二、美国秘书分类1、行政秘书2、信函秘书。
日本一、日本对秘书的定义1、指“帮助上司处理各种事务的公务员”，即私人秘书2、指政府机关和社会团体中日常事务的负责人。
二、日本秘书的分类1、见习秘书2、初级秘书3、中级秘书4、高级秘书英国一、英国秘书定义1、公司、企业、办事处、营业厅中的雇员，其职责为处理通信、整理记录、安排会见，往往是有地位、有财富人士的助手2、非赢利团体的负责人3、政府官员。
二、英国秘书的分类1、国家秘书2、高级秘书3、私人秘书。
俄罗斯一、俄罗斯秘书的职责1、做好速记工作2、接受和整理来文，并在适当的时候整理发文3、接打电话，组织接待，其中包括对访问者的接待和服务工作4、做好领导人的活动日记，帮助领导人安排工作日程和活动计划，提醒领导人主义计划中等待解决的问题5、安排领导人的公务旅行，并制定路线和计划6、签收和登记公文，包括领导人的往来函件，装订文件及立卷7、组织并参加会议服务工作，包括制定日程表和做好会议记录8、即使处理领导办公室事务，使领导人摆脱大量繁杂的日常工作，保存好办公室内的文件和案卷9、准确提供信息，即提供书本知识、参考资料以及载有所需情报和资料的其它文献，在领导可能感兴趣之处作出醒目标志10、组织和领导属于秘书管辖下的全体业务员的工作11、提供领导人和工作人员使用的问句与办公用品12、制定一般性的规章制度。
日本秘书介绍
3.严守秘密
4.对外接待热情诚实
5.与领导人融洽相处
6.配合好同事工作
7.掌握交谈技巧
8.比较强的写作能力
9.衣着打扮注意分寸
10.熟练使用 办公设备
11.利用空闲时间 提高自己
1.富有积极进取的精神
保持奋发向上的精神， 遇到挫折不气馁， 平时注意学习，精通业务， 善于发现错误并及时补救。
2.创造性地工作
创造性地处理大量琐碎、繁杂的日常工作， 搜集更多合理化的建议， 避免按部就班地工作。
3.严守秘密
具有丰富的知识和经验以及职业敏感， 随时衡量各种信息的情报价值和利害关系。
4.对外接待热情诚实
在接待来客时一定要热情、周到、 诚实、大方， 在态度上不能有亲疏之分。
5.与领导人融洽相处
熟悉和理解自己的领导人并达到工作上 的默契，尽快熟悉新的领导人， 让领导人熟悉自己的工作， 并取得上级的信任。
谢谢观赏！
小组成员：汤凯琼（111012029）方佳（111012030）陈紫璇（111012031） 李源圆（111012032）张文洁（111012034）王丹（111012035） 高 鑫（111012036）高 瑶（111012037） 钟夏莲（111012039）周颖（111012040）
9.衣着打扮注意分寸
衣着要与工作环境所需的气氛相协调， 面对年龄偏高的领导人， 切忌标新立异。
10.熟练使用办公设备
能够熟练地掌握和使用现代办公自动化 设备，快速、准确地处理业务， 提高工作效率。
11.利用空闲时间提高自己
在空余时间做收集情报、文件归档等工作， 作为业务学习的机会， 随时充实自己的知识，提高水平。
秘书工作要讲究效率， 秘书要对自已每一项 力争花最少的时间 业务的工作时间都要 熟知，以便了解工作 运用经营管理，养成 办好事情。 速度，提高工作效率 事事有计划、按步骤 进行的良好习惯。 。
国外秘书工作概况
国外秘书工作概况国外秘书工作概况导言：随着全球化的迅速发展和各行各业的国际化趋势，国外秘书工作变得越来越重要。
秘书作为一项职业，不再仅仅是为上级提供办公支持，而是成为了组织机构中的重要一环。
本文将介绍国外秘书工作的概况，包括工作内容、技能要求、薪资待遇等方面。
一、工作内容：国外秘书的工作内容主要包括以下几个方面：1. 文件处理：秘书负责收集、整理和保管文件，按照指示制作、编辑和发送各种文件和报告。
这包括处理邮件和传真、准备会议材料、起草和编辑文件等。
2. 日程安排：秘书需要管理上司的日程安排，协助确定会议时间、预约和安排会议室，以及为出差准备行程。
3. 接待访客：秘书常常扮演接待访客的角色，负责迎接、安排住宿和交通，以及提供所需信息和协助。
4. 会议组织：秘书负责组织会议，包括预定会议室、发送邀请函、准备会议文件和记录会议纪要等。
5. 通讯联络：秘书需要与外部合作伙伴、客户和公司内部的其他部门保持良好的沟通和联系。
6. 助理管理：秘书还可能承担一些助理管理的职责，如协调项目、跟进任务进展等。
二、技能要求：1. 语言能力：国外秘书需要具备流利的英语沟通能力，掌握英语文书写作和口语表达能力。
其他外语能力也是加分项，如法语、德语、西班牙语等。
2. 沟通能力：秘书需要良好的沟通和表达能力，能够与各种人群进行交流和合作。
3. 组织能力：秘书工作需要一定的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作和处理多个任务。
4. 多任务处理能力：秘书常常需要同时处理多个任务，需要具备优先级管理和灵活应变的能力。
5. 机密性：秘书需要保守秘密和处理机密信息的能力，保护公司和上司的利益。
6. 技术能力：现代化的秘书工作需要基本的计算机技能，如使用办公软件、电子邮件和在线日历等。
三、薪资待遇：国外秘书的薪资待遇因国家和地区的不同而有所差异。
根据数据统计，美国国内秘书的平均年薪约为4万美元，英国约为2.5万英镑。
薪资水平受到多个因素的影响，包括工作经验、所在行业、地区和公司规模等。
外国秘书概况
外国秘书概况外国秘书工作概况试题一、单项选择题（本大年夜题共20小题，每小题1分，共20分）在每小题列出的四个备选项中只有一个是相符标题要求的，请将其代码填写在题后的括号内。
错选、多选或未选均无分。
1．从事打字、速记、接待、应对德律风等工作的秘书大年夜多是（）A．初级秘书B．中级秘书C．高等秘书D．官员秘书2．原始人类把实践体会记录下来留传给后代的重要方法是（）A．结绳记事B．石刻文书C．贝叶文书D．泥板文书3．东方奴隶制国度交际文书（）A．已有国王的签名B．已有文书人员的签C不具备法定威望D不必经由过程国王签订4．古希腊奴隶平易近主制走向崩溃时，平平易近与贵族神庙文书档案（）A．获得成长B．未受阻碍C．受到冲击D．从此产生5．古罗马国库文书档案治理官吏直截了当属于（）A．在朝官B．财务官C．宗教首级D．元老院6．欧洲封建领主的文书档案治理具有（）A．集中性B．分散性C．体系性D．层次性7．14世纪20年代英国文书档案（）A．尚无分类B．分24大年夜类C．分类不明白D．分13大年夜类8．美国白宫办公厅的直截了当办事对象是（）A．内阁B．国务院C．总统D．国务卿9．在美国，对来函不予答复或不周全答复是（）A．常见的事B．掉职行动C．犯法行动D．不予穷究的10．沙俄时代查阅国度隐秘文书档案的审批者是（）A．沙皇B．主管大年夜臣C．宫庭主管D．秘书官吏11．前苏联规定，对机关公函的履行进行检查，从（）A．发文之日起B．阅文之日起C．收文之日起D．下颁之日起12．1958年英国将公共档案馆的上级引导者改为（）A．管卷大年夜臣B．大年夜法官C．上院D．下院13．由日本内阁官房长官主持的各省厅次长会议的重要感化是（）A．评论辩论内阁会议题B．决定内阁会议题C．落实内阁会议题D．传达内阁会议题14．法国公事手札末尾，假如代替别人签名，须在签名前（）A．说明代签缘故B．写明代签者职务C．注明受权代签D．写上缩写“P”15．德国国务秘书委员会的全然义务是对内阁立即评论辩论的问题作（）A．材料预备B．信息预备C．事务预备D．预备性协商16．瑞士咨询机构在当局部分和社会上（）A．评判专门差B．不受尊敬C．威望较高D．得不到支撑17．公元1802年越南阮王朝的侍书院、侍翰院属于（）A．黉舍B．文化单位C．秘书机构D．宗教机构18．墨西哥国度总档案馆馆长的录用权在（）A．总统B．总理C．秘书长D．议会19．国际职业秘书协会的总部设在（）A．英国B．法国C．日本D．美国20．亚洲秘书协会的首倡国事（）A．日本B．韩国C．中国D．菲律宾二、多项选择题（本大年夜题共5小题，每小题2分，共10分）21．现代秘书与本能机能治理人员比拟，其特点有（）A．全能关心B．近身关心C．综合关心D．跟踪关心E．时期关心22．英国的备忘录标题中常包含（）A．收件人姓名B．收件人地址C．敬语D．日期E．存档号23．奥地利总统办公厅下设机构有（）A．政务处B．秘书处C．消息处D．副官处E．人事处24．尼日利亚为了加强秘书工作采取的方法有（）A．派人到蓬勃国度进修B．在大年夜学开设文书档案课程C．设立文件档案培训中间D．举办短训班培训新上岗秘书E．社会各界配备秘书或秘书机构25．护照用以证实持证者的（）A．权力B．国籍C．职责D．身份E．地位三、名词说明题（本大年夜题共5小题，每小题3分，共15分）26．修道院文书档案27．日本内阁官房28．法国专利说明书是一种司法文书，由索引标头和正文两部分构成。
秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次
【（⼀）秘书⼈员的称谓】
社会上对秘书⼈员的各种称谓
打字员、⽂秘、内勤、⽂书、⽂员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（⼈事助理、执⾏助理）
初级秘书、⾼级秘书等等
对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统⼀给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书⼈员进⾏科学的管理
2.容易造成秘书⾓⾊认知的差异，⼀个单位中同时存在秘书、⽂书等称谓，使得⾮秘书称谓的⼈员不能以秘书的⾓⾊规范来要求⾃⼰
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。
【（⼆）秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的⾓度，可分公务秘书和私⼈秘书两类
以秘书在组织内部的⼯作分⼯来分，可以分为：⾏政秘书、机要秘书、⽣活秘书、会议秘书、⽂字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事⼯作的⾏业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
【（三）秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和⾼级秘书。
包含4层含义：
体现了不同级别的秘书从低到⾼的不同辅助层次
体现了不同层次秘书⼯作量及相应的秘书结构⽐例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能⼒上的级差
体现了不同层次的秘书⼈员在级别和⼯资待遇上的差别。
秘书常识：日本的秘书-概说
据⽇本维基百科介绍，所谓秘书，是指服务于公司董事、学者、艺术家、议员等社会⾓⾊，为他们的⼯作开展发挥辅助性作⽤的职务和职业，以及担任这种职务或者从事这种职业的⼈。
他们的⼯作范围相当⼴泛，但也有共同之处，那就是他们都要负责照料上司⾝边的琐事、处理邮件和电话、接待来访客⼈、⽇程安排、⽂字材料的起草等⼯作。
秘书⼯作范围⾮常之⼴，从抄写复印等简单的事务性⼯作，到代表众议院议员拟定政策、募集资⾦等业务性⼯作，都属于秘书的⼯作范围。
根据秘书的⼯作与其服务对象的业务⼯作的关系紧密程度，我们可以把秘书分成以下两种类型，但处于这两种类型中间的秘书类型也有很多。
⼀种是直接辅助型秘书。
这种类型的秘书直接参与上司的业务⼯作，帮助上司进⾏策划、拟定、调查、协调等⼯作。
⽐如议员秘书、总经理办公室主任就属于这种类型的秘书。
另⼀种是间接辅助型秘书。
这种类型的秘书不直接参与上司的业务⼯作，只是独⽴地处理⼀些⽂件的起草和⽇程的安排等⼯作。
从⾪属关系来看，秘书⼜可以分为专属于特定上司的私⼈秘书、⾪属于秘书部门以团队的形式服务于上司的公务秘书、既承担本职的业务⼯作⼜承担秘书业务的兼职秘书、从属于团队、项⽬、研究室、部门的团队秘书等多种类型。
实际上，秘书最初的时候仅仅是指学者、政治家⾝边的关系⾮常密切的助⼿，他们负责保密、起草⽂件、协助实验、帮助撰写论⽂等⼯作。
后来，这种社会⾓⾊逐渐扩展到了企业，甚⾄⼀般的社会组织。
国外秘书的种类职级职责和特点
七、香港的秘书工作
• • • 一、香港秘书的构成 香港社会的秘书大致可以分为两大群 体： 一为高层次群体，他们是上司的直接 、重要助手，其职责为全面辅助上司 。 二为一般事务性秘书。从事接打电话 、接待来客、收发信函、值班等日常 事务。
•
2、香港秘书以女性为主
• 香港大企业、大公司的高层领导， 一般聘用经验丰富的中青年男子为 秘书，作为自己的重要助手，而大 量一般事务性的秘书工作却聘请年 轻女性承担。
5、香港的礼貌用语。 内容注重合法
•
五、国外秘书的素质要求
1美国好秘书的标准 1、应当是公共关系方面的能手， 上司的参谋、助手和记忆库； 2、她负责处理机关中大量繁锁的 事务。 3、她是能代表上司、为人赞赏。
2日本秘书工作要诀
• • • • 1、掌握正确的工作方法 2、传达事务婉转巧妙 3、行动机敏 4、给客人留下好印象
3 日本社会对秘书的素质要求
国外、香港秘书的种类职级、职 责和特点
一、美国秘书的种类
美国政府秘书 美国行政秘书 美国法律秘书 美国公司秘书 美国经理秘书 美国专业秘书
二、美国秘书的 职级 美国秘书统称“一般管理、文书、事 务”职业大类，下分41个细类，其职 级由低至高，他们的技术要求也由简 单到复杂，工作范围由单纯对综合， 她们的年薪也由2级的9000美金至15 级的4万美金不等。
2、文书撰拟基本程序有相似之处
• 美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分 强调动笔前的准备工作，要由领导者交 待文书的内容和行文的目的；最后要有 领导者的认可和签署。可见，中国与西 方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领 导者授意，领导者是决定者、立意人和 最后审定人；秘书是服从者、表达领导 意图者和写作过程的具体操作者。
0101日本培训高级秘书的素质要求
日本培养高级秘书人才的素质要求日本人认为，秘书的知识面要宽，为人处世的经验要丰富；秘书最好熟悉官场，能处理大世面，因为秘书是为上司服务的，而上司，不管是官场上司或是商界大亨，都是要经历大场面的，都得熟悉官场应酬。
所以他们对秘书的要求是知识面广，技能实务熟练，处理问题的经验丰富，只有这样才能说得上是高级秘书。
本文根据日本著名秘书教授菊地史子给笔者的资料和其他方面的了解，简述日本短期大学(相当于我国江汉大学、成都大学，是培训秘书的最高学校)秘书学科的教育课程的设置，从中可以看出他们对秘书素质的要求，以及日本秘书可能承担的任务的大略。
高等院校秘书课程可分为三大门类：一、教养教育科目。
这类似我们的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括了文艺、体育等在内。
1、向上分野表现力。
具体包括体育与书法两科。
也就是说，做一个秘书必须有健康的体格，否则就不能胜任繁重的秘书工作。
一个秘书还必须掌握一手好书法，日本人是很讲究书道的，字都写不好谁还聘你当秘书?这有点象我国清代官员聘请幕僚师爷，当师爷的都是会写一手好字，能做八股文的高手。
体育与书法在我们看来二者风马牛不相关，应属于秘书专业的次要课程，日本人却认为文与武本属一家，把它们联系到一起了，颇有些对立统一的辩证法。
由于国情的不同，特别是思维方式与民族习惯的不同，有些科目的分类与设置也许是我们难以完全理解的。
2、人文教养。
这一科目包括了文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化等5个方面。
按我们的认识，戏剧是文学，儿童文化也与文学有关，日本人这样划分，突出了私人秘书为主及女秘书为主的特点，所以要求高级秘书必须具备较高的文化素质，这也是值得研究借鉴的。
我们现在有些做秘书培训生意的商人，创造出武打秘书、驾驶秘书、旅游(导游)秘书、公关秘书小姐等等称号，就差没有提出“三陪秘书”的了，十天半月可以发出无数的秘书文凭，却根本不太注意秘书的基本素质特别是文化素质的培养。
涉外秘书常识
涉外秘书常识：什么是涉外秘书涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。
涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。
在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，. 他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。
我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释“涉外秘书”的。
1 one who is entrusted with private or secret matters；2 one who se office it is to write for another；esp. one who is employed to conduct correspondence， to keep records，and usually to transact various other business，for another person or for a society， corporation， or public body.涉外礼仪知识：参加涉外宴请的礼仪(1)掌握出席宴请的时间。
根据活动的性质和当地的习惯掌握时间，迟到、早退、逗留时间过短则被视为失礼或有意冷落。
身份高者可略晚到达;普通客人宜略为早些到达，待主宾退席后再陆续告辞。
出席宴会，根据各地习惯，正点或晚一两分钟抵达;在我国则正点或提前两三分钟或按主人的要求到达。
出席酒会，可按请柬上注明的时间到达。
确实有事需提前退席，向主人说明后悄悄离去;也可事前打招呼，届时离席。
国外秘书工作发展的概况
国外秘书工作发展的概况一、国外秘书工作的职业特点和发展趋势(一)国外秘书工作的职业特点1.社会化、行业化2.专业化、知识化3.自动化、高科技化既然技术能解决一切问题,能保证秘书的高效率工作,是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义,秘书也将为机器所取代呢?4.科学化、制度化以马里兰州初级大学为例,公共课有:速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。
行政秘书的专业课程有:商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。
法律秘书的专业课程有:美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。
医药秘书的专业课程有:生物学、生理学、人体解剖学,心理学、医药学、医药专门术语、美国 "秘书专业证书"(CPS)考试,行政管理协会(AMS)还举办了CAM考试,英国有"特许秘书和行政人员工会"(ICSA)法国有秘书的职业培训和考试制度,还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。
德国专门开办了"欧洲秘书培训班",并由"欧洲秘书协会"和"国际贸易协会"联合主持考试,合格者成为驻外机构的秘书。
日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。
(二)国外秘书工作的发展趋势1.秘书工作日益向智能型转化。
2.秘书人员的学历日益提高,秘书工作也日趋终身化。
3.对秘书理论的研究日益加强。
二、各国秘书工作的发展简况(一)美国的秘书工作1.美国秘书工作概况2.美国秘书的分类和分级(二)英国的秘书工作1.英国秘书工作概况2.英国国家秘书的分类(三)德国的秘书工作1.德国秘书工作概况2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要(四)法国的秘书工作1.法国秘书工作概况2.法国的政府秘书机构及其主要工作(五)日本的秘书工作1.日本的秘书与秘书工作概况2.日本秘书的类别及其工作的主要内容三、"国际行政管理者协会会"和秘书节INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP,即"国际行政管理者协会会",是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。
秘书基础知识
秘书基础知识秘书基础知识①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。
②指秘书职务。
③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。
有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。
享有外交特权和豁免。
从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。
秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。
【（一）秘书官职化时代】1.中国秘书官职化时代在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。
最初的含义是指物而非指人。
即带有神秘色彩的图书。
根据古籍记载，这些图书主要有两类：宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。
如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在’秘书’。
"指谶纬图箓。
这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。
至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。
古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。
唯有一次例外，那就是东汉末年魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。
至清末，我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。
2.国外秘书官职化时代西方发达国家的定义。
国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）"秘书"这个词来源于保密者。
秘书工作者基础知识(四篇)
秘书工作者基础知识对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。
秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。
为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1.科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。
特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、____理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3.政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。
因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。
分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三、相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4.心理学知识。
四、社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识，国情，民情，民俗，民风等。
秘书常识：时间安排与计划
秘书⽇常事务⼯作之⼀就是做好组织的时间安排，包括⽇程安排、约会安排和旅⾏安排。
帮助领导安排好时间，主要内容是做好⽇程安排，包括每⽉、每周、每天的⽇常⼯作安排。
⼀、⽇程安排的内容 秘书⽇程安排的内容是把领导或组织的每⽉、每周、每天的主要活动纳⼊计划，并下发给组织相关单位和部门。
尽管时间安排不可能天⾐⽆缝，也会出现漏洞，会有变化，但只要沟通及时，并不会有太⼤的影响。
做好时间安排，有利于组织内部⼯作的协调，可以按部就班地安排⼯作，避免出现撞车，同时也⽅便了其他⼯作部门。
请⽰、汇报⼯作可以提前“挂号”，同时与其他单位的⼯作联系也可以提前做好准备。
对秘书⽽⾔，可以及时掌握领导活动的线索，及时作出相应的调整。
领导或组织⽇常⼯作安排⼀般涉及以下内容： （1）各种接待、约会。
包括接待和会见本单位员⼯、外单位来宾和国外的来宾。
（2）商务旅⾏活动。
当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进⾏市场调研和参观学习。
（3）参加各类会议。
各类组织都会经常举⾏不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员⼯的建议，组织各类表彰会议，等等。
（4）到车间进⾏实地检查和指导。
优秀的企业家都注重及时了解本组织的⽣产、营销、资产运⾏等⽅⾯的情况，这离不开亲⾃去做市场分析、产品分析、资产分析的⼯作。
（5）组织的各类重⼤活动的安排。
（6）领导私⼈活动的安排。
在西⽅国家，包括⽇本秘书⼀般都要对领导的私⼈⽣活进⾏安排。
⽐如何时去休假，替领导安排好接待领导私⼈亲朋的⽇程表等。
⼆、⽇程安排的基本要求 ⽇程安排主要是对领导或组织⽇常活动的时间和程度进⾏统筹计划和安排的过程。
其具体要求如下。
1．统筹兼顾 所谓统筹兼顾，就是安排⽇常活动要从组织的全局出发统⼀筹划，⼜要兼顾领导的实际情况。
有条不紊地做好时间的协调⼯作，避免发⽣撞车，使整个事件安排如同⼀个流程⼀样，是⼀个完整顺畅的动态系统。
每个节点都承接了上了⼀个过程的成果，担负着本⾝过程的职责。
秘书常识：秘书的思维与话语方式思辨文档
秘书常识：秘书的思维与话语方式思辨文档Secretary's common sense: thinking and discourse mod e of secretary秘书常识：秘书的思维与话语方式思辨文档小泰温馨提示：本文档根据秘书工作核心思路展开，具有实践指导意义，适用于文秘工作组织或个人。
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秘书的培养是一项十分艰巨的工程，人们对此已研究多年，也采取了许多办法，如许多地方开设了各种各样的秘书培养班，不少学校还增加了秘书实训室、模拟工作中心等，投入了大量的人力、物力、往往还是难以见效。
一段时间以来，社会上把秘书职业人才的培养是同于一般的制造或修理专业技能人的培养，结果虽然开展了大量的实际模拟的动手操作能力的训练，但即使这样培养出来的学生，走上工作岗位后真正能确实胜任秘书工作的情况并不使人乐观，相反，我们却可以看到，有些并不是秘书专业出身的其他专业的学生如中文、法律甚至理工专业的学生却在秘书岗位上得心应手、如鱼得水得工作着，这不禁让我们反省一下现行的秘书专业教育和专业人才培养是否存在问题，如果确实有问题话，那么我们的问题到底处在何处？问题是在何处？问题恐怕就出在培养人才的核心观念上，即培养秘书人才到底是治其智还是治其力？答案应当是明确的，秘书人才的培养绝对不能是简单机械操作式的人才批发，也许我们教会他们许多技能，诸如速录、文字处理、计算机应用、公文写作等等，但却没教他们学会去思考怎样适应秘书这样的角色，怎样做一个合格的职业人。
从社会身份来看，秘书就是一种职业。
从事秘书职业的人，其职业行为和特征最显著的莫过于它的思想和行为。
秘书的思想和行为是具有内在的特性的，我们只有更进一步地了解、掌握秘书的思想特征和行为特征，才可以在人才培养和秘书人才的职业训练方面获得更有效的进展，才可以将秘书人的培养与其他职业人才的培养区别开来。
那么秘书人的思维特征和行为特征应当是怎样的呢？秘书职业，从工作性质和工作关系上看，它是一种从属性的职业，它必须依附一定的主体才能得以存在，而主体价值观决定了从属地位的秘书的价值观，因此，秘书能否合格，是否胜任，首先是能否体认到秘书的职业地位及其价值取向完全是不以秘书人个人意志转移而转移的这一点。
一个日企女秘书的辛酸往事
一个日企女秘书的辛酸往事路珊雪算是一个“老外企”了，还是80年代末，当人们对外企尚心存戒虑的时候，刚刚从外院毕业，她就毅然放弃了炙手可热的政府外事部门的工作机会，做了一家世界500强日资企业驻京事务所秘书。
因为塌实能干，后升为所长助理。
白驹过隙，22岁开始给日本人打工，如今已入不惑之年，18年弹指飞沫间，当年漂亮的路小秘如今熬成了路老秘。
但岁月对她有些偏爱，没有赋与她多少“老妈妈”的沧桑，举手投足间，蕴透着优雅和成熟女人的风韵。
特别是她那贝齿微露的一笑，不只是嫣然，简直象鸦片一样，让人看了上瘾，一副小巧的细边眼镜架在精致的鼻梁上，更平添了几分儒雅与娟秀。
18年的外企工作，其间又被派到日本本部工作6年，由于聪颖和努力，这些金灿灿的经历给了她相当优渥的生活回报，寻觅到一位体贴温良的先生，生了一个漂亮如同洋偶般可爱的女儿，在京城的的可人地段，购置了两套房产。
常年的外企工作，使她小资的习性天铸而就，无论是衣食住行都追求品质，她的同事讲路姐的生活可够奢侈。
其实，日资企业的薪酬水平与欧美企业相比，可以说是中农望地主的差异，即使她非常讲究衣着，每天上班必换一套正装，但国贸、燕沙、王府饭店等世界大牌奢侈品的云集地也只能偶尔走马探花。
在她的衣橱里，也挂着几套PRADA、POTRS的正装，但绝大部分衣饰，还是从中友、SOGO 等地选购来的。
她不讲求大牌，但极会装扮自己，穿出特点，穿出品味，穿出回头率就可以了。
因为这就是日资企业职员的尴尬：虽然追求时尚，但银子的多少决定一切。
她的另一个嗜好就是喜欢腕表，一只卡地亚长方型金表是她的最爱，而且每到她生日那天，她都要奖赏自己一只手表，如今欧米茄、摩凡陀等都成了她所钟爱的尤物。
80年代的北京还没有如今那么多鳞次栉比的写字楼，事务所设置在北京饭店。
她每天的工作内容是打理所长安排的各项事务，负责和东京本部的电话和传真联络，也协调和各个经销商和政府部门之间的关系，并负责翻译。
工作看上去很轻松风光，极尽白领丽人之风秀，但路珊雪经常对朋友说：“你们看我好象风光无限，但是伺候老板就象童养媳侍奉老婆婆一样，你们可谁晓其中的辛苦呀！”的确，殷实的家境，时尚的职业，而背后却咀嚼着另味的痛苦。
秘书的基本定义及相关常识
秘书的基本定义及相关常识秘书的基本定义及相关常识“秘书”一词。
古已有之，今天人们谈到秘书，往往与文牍，领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。
下面是店铺分享的秘书的基本定义及相关常识，一起来看一下吧。
一、“秘书”应认定为是一种职务这是针对学术界有人提到的秘书是一种职位、职业、职称而言的。
把秘书界定在一种职位、职业或职称上并非错误。
但是界定在职务上更符合它的本义，最具实质意义。
二、秘书与领导者保持着尽小的空间在“秘书”定义中，有不少关于秘书与领导空间位置的表述，大多为"秘书身处领导近身"等词句。
应该说，它反映了一种客观状况，表明了秘书与领导保持着尽小空间的事实。
但是，这种表述不全面，因为它仅仅从物质空间这方面描述了两者距离的接近，而忽视了他们在精神空间上具有着同样接近的另一面。
三、秘书“以文字材料的处理为主要特征”在传统观念中，秘书常常与秀才联系在一起，什么是秘书--秘书就是搞文字工作的，写东西的。
以后，秘书学科的建立，人们在理性的高度努力作出科学概括的时候，也始终没有忘记秘书的文牍性，只是把“制掌文书”与“事务处理”--一同作为了秘书的根本特征加以揭示。
应当看到，这是认识上的一大变化，是客观对象发展的'及时反映。
然而，从理论上和实践中来分析，这一认识又存在着两个问题。
一是按逻辑学分析，“制掌文书”与“处理事务”这两个概念显然不相互排斥，而是交叉。
二是从实际状况看，“制掌文书”的表述不及“文字材料处理”的表述准确和全面。
四、秘书所做事情的全部是“信息和其他事务”严密地说，秘书所处理的信息大部分也应归属事务工作的范畴;但还有一个层面，就是秘书的思想、智慧融入领导决策之中，即不少人称之为的辅助决策、参谋、智囊等等。
除了信息处理以外，秘书还有大量的其他事务工作需要做，也有文字的和不是文字的。
不少文章和专著都努力想把这部分事务工作罗列清楚，但又总是得不到满意的结果。
日本的秘书与秘书工作
秘书一词，日语解释为秘密藏书之意。
溯其源，同我国古代指宫禁中秘藏的书籍同出一辙，秘书原系指物而非指人，故其由来与我国古代属同一沿革。
日本的秘书是官职，相当于中央政府一级的副部长或部长助理，是行政首长，而不完全是幕僚或从事文字工作的，故而日本政府的秘书机构如下：日本内阁官房，是日本内阁的办事机构，也是内阁主要的辅助机构之一。
内阁官房主要任务为负责安排内阁会议议程，负责内阁的日常事务，收集重要情报进行调查研究，向内阁提出制定重要政策的根据。
内阁官房是内阁执行行政事务的主要助手。
内阁官房设官房长官一人，由总理大臣任命，为内阁成员之一，一般是总理大臣的主要成员，亦其亲信。
内阁官房长官统辖内阁官房事务，统一监督所属职员的工作。
同时配置内阁官房副长官两人，秘书宫、内阁参事官、内阁审议官和内阁调查官若干人，协助官房长官进行工作。
总理府，是由总理大臣亲自担任首长的行政机关。
以总理府总务长官为行政领导的部门，称之为总理府本府。
大臣官房负责秘书处工作，保管官印和机密文件。
官内厅，是皇室的一个重要办事机构，主要掌握皇室事务并保管国玺，掌管天皇有关国事行为的事务，直属于内阁总理大臣管辖的总理府。
官内厅长官下设次长、侍从长等，协助官内厅长官工作。
在日本，公务秘书是指在国会、政党或内阁各级组织及地方公共机关工作的公务员性质的秘书。
这些秘书必须了解国会、政党及内阁情况，并要求精通制定法律的手续和程序。
日本的外事秘书，-般指在大使馆或外资企业中从事秘书工作的人员，在日本设立大使馆的有100多个国家，外资企业在日本设立分支机构的也日益增多，皆聘用日本人充当秘书，但必须精通外语为先决条件。
在日本，为了和外国人的秘书一起进行工作，要求外事秘书能将领导和上级的讲话当场速记下来，然后再打印出来，这就需要打字和懂得速记法。
此外，还用优美准确的日本话进行口译，还能准确无误地写出书信文件，能为外客当向导，陪同观看歌舞等娱乐表演，还得一定程度懂得茶道、花道及日本其它文化历史。
日本的秘书技能考试和CBS考试
日本的秘书技能考试和CBS考试
秘书技能审定考试日本实务技能审定协会为检验秘书水平而举办的定期测试。
自1973年开始实行的考试。
每年春、秋二季举行，考场设于全国的都道府县。
根据日本文部省通过的“秘书技能审查基准”，考试范围包括秘书理论（秘书素质、业务知识、一般知识），秘书实务（接待、仪表、技能）两部分。
报考者不受学历、年龄、性别、实际经验的限制，并可根据自己的水平选择三级测试（其中第三级为初级、第二级为中级、第一级为高级）中的一种。
考试均为笔试，一级测试合格者要参加面试。
考试成绩在60分以上者为合格。
日本CBS考试被证明会使用两种语言秘书的考试。
是日本秘书协会单独制定审查标准的考试。
以懂日语和英语、有实际工作经验的年轻女秘书为对象，从1979年开始实行。
考试内容：（1）秘书所需要的正确的日语和基础英语的知识和应用能力；（2）秘书的适应性、人际关系、经营道理；（3）秘书业务和秘书技能；（4）日、英两国语言面试。
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据日本维基百科介绍，所谓秘书，是指服务于公司董事、学者、艺术家、议员等社会角色，为他们的工作开展发挥辅助性作用的职务和职业，以及担任这种职务或者从事这种职业的人。
他们的工作范围相当广泛，但也有共同之处，那就是他们都要负责照料上司身边的琐事、处理邮件和电话、接待来访客人、日程安排、文字材料的起草等工作。
秘书工作范围非常之广，从抄写复印等简单的事务性工作，到代表众议院议员拟定政策、募集资金等业务性工作，都属于秘书的工作范围。
根据秘书的工作与其服务对象的业务工作的关系紧密程度，我们可以把秘书分成以下两种类型，但处于这两种类型中间的秘书类型也有很多。
一种是直接辅助型秘书。
这种类型的秘书直接参与上司的业务工作，帮助上司进行策划、拟定、调查、协调等工作。
比如议员秘书、总经理办公室主任就属于这种类型的秘书。
另一种是间接辅助型秘书。
这种类型的秘书不直接参与上司的业务工作，只是独立地处理一些文件的起草和日程的安排等工作。
从隶属关系来看，秘书又可以分为专属于特定上司的私人秘书、隶属于秘书部门以团队的形式服务于上司的公务秘书、既承担本职的业务工作又承担秘书业务的兼职秘书、从属于团队、项目、研究室、部门的团队秘书等多种类型。
实际上，秘书最初的时候仅仅是指学者、政治家身边的关系非常密切的助手，他们负责保密、起草文件、协助实验、帮助撰写论文等工作。
后来，这种社会角色逐渐扩展到了企业，甚至一般的社会组织。