秘书学(2013复习题)

《秘书学》复习提纲

第一讲绪论

1．秘书学的研究对象：概而言之，关于秘书工作的一切活动、现象，都是秘书学研究的对象领域。其中，秘书工作的具体内容，各国、各级、各类型的秘书机构及其职能，中外秘书工作产生、发展和运动变化的历史，秘书人员智能结构及其建构，秘书工作的研究状况等，则是秘书学研究的主要对象。兹略述其下：

一、秘书机构及其职能

二、秘书工作内容

三、秘书工作渊源、演变及发展趋势

四、秘书人才及其培养机制

2．开设秘书学课程的目的与意义。

第二讲秘书人员

1．比较下列几个秘书定义的优点及不足之处

（提示：根据教材中对秘书所下的定义来比较，不能简单地照搬照抄）

（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。

（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。

（3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。

（4）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。（教材p122）

2．仔细阅读教材p34～35乔治·华格纳教授提供的案例及其分析，体会四种作法的差异，能够解释为什么第三种做法最糟糕。3．就现实需求和客观条件而言，秘书的培养目标首先应该如何确定？

4．秘书部门及秘书人员在优化群体中能够发挥哪些作用？5．分析下列十条管理经验：

①依个人专长选择最适当的人选，彼此撷长补短，又保持多元性；

②了解团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在；

③激发个人与团队的工作动力，提高他们努力工作的意愿；

④让每位成员有足够的技能、人际与知识，并激发他们的潜能；

⑤有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重；

⑥团队有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适应多变环境；

⑦设定绩效目标和解决问题的方法，并追踪成果；

⑧以正面的肯定或给予嘉许，促进团队的学习、成长和满意度；

⑨让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心；

⑩随时注意团队的发展情况，配合需求应用不同的领导型态。（载《南方都市报》2002年3月31日第53版，原题为《让你的团队动起来》）第三讲秘书机构

1．列明秘书机构的基本职能和主要任务。

第四讲秘书工作

1．如何全面、准确地理解秘书工作的辅助性？

2．如何结合实际，灵活变通地理解1985年第三次秘书长办公厅主任会议确定的“三服务”？

3．如何全面理解评价秘书工作的有效性标准？

第五讲中国秘书工作简史

1．唐代三省分工制与秘书工作有关的内容是什么？

2．从现代公文处理的角度分析宋代公文制度的特点。

（提示：重新温习教材所附2001年最新版《国家行政机关公文处理办法》）

3．如何分别从领导和秘书的角度理解抗战时期陕甘宁边区政府《政务会议暂行规程》的两条规定：

1）秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”；

2）在需要的情况下，经会议许可，秘书方可临时出席会议，“有发言权，无表决权”。

第六讲境外秘书工作简介

1．港台及境外的秘书工作中，有哪些值得借鉴的秘书观念？4．试将对待加班加点的两种认识加以比较：

①“秘书人员工作量大，既要办常规性工作，又要处理突发性事件，至于额外事务，则更多。对他们来说，加班加点是家常便饭。然而，与他们的付出极不相称的是，生活待遇极低。”②苏珊说：“不要认为我每天都加班工作，我并不是每天如此，只是在绝对必要时才这样做。我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”（p413）

第七讲办公室工作

1．下列《有效会议的准则》共有十条，你认为哪几条最难实行？并简要说明理由。

①会议目的要清楚明确，议题三个最适宜。

②与会人员要精选，四至十人最理想。

③会前有资料，以免空口讲白话。

④避免马拉松式会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束。

⑤每人发言时间控制在五分钟之内，言简意赅，掌握重点，不偏离主题。

⑥主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。

⑦开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受。

⑧会议务必达成决议，决议之事指派专人负责提出行动计划。

⑨会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。

⑩追踪会后各项决议的行动及结果。（载《南方都市报》2002.4.14）

一、选择题

1.采取个别交谈的调研方式时，必须注意以下事项：（AD）

A.选准调查对象。

B.直接问明调查对象的个人资料。

C.必要时邀请调查对象所在单位领导成员到场，对其施加适当的心理压力，以保证访谈内容的真实准确。

D.态度要诚恳，方式方法要得当。

E.将调研者的个人观点或见解向调查对象进行暗示，以期求得共鸣。

2. 秘书工作要在工作方式、工作方法上努力实现的“四个转变”是：（ABDE）

A.从被动服务转变为力争主动服务。

B.从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策。

C.从低效高耗转变为高效低耗。

D.从收发传递信息转变为综合处理信息。

E.从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。

3. 秘书工作的指导思想（简称“三服务”），可以变通理解为“三个服务方向”，即 (BCE)

A.为顶头上司服务

B.为直接上级服务

C.为平行和下级单位服务

D.为外宾提供优质服务

E.为群众服务

4. 属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（ABCDE）

A.民主集中制原则

B.计划化原则

C.法制原则

D.民族平等原则

E.人民群众参加国家管理原则

5. 秘书机构的基本职能是（BE）

A.调查研究

B.辅助决策

C.办理会务

D.协调关系

E.服务领导

6. 关于秘书机构的描述，正确的是（ABCDE）

A.秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。

B.秘书机构是党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。

C.秘书机构具有附属性、综合性、辅助性等特点。

D.秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。

E.秘书机构的基本职能是辅助决策、服务领导。

7. 优化群体的特点有（ABCDE）

A.各有所长

B.各司其职

C.各得其所

D.动态平衡

E.比例适中

8. 美化办公室的意义在于： (ACE) A.树立所在单位的良好形象。

B.提升领导者及秘书自身的社会知名度。

C.提高工作效率。

D.展示个人独特魅力。

E.优化工作环境。

9. 与一般的道德规范相比较，秘书规范具有（AE ）等特点。

A.系统性

B.社会性

C.实践性

D.综合性

E.强制性

10. 下列说法都与秘书工作的评价标准有关，你认为正确的是：（ACDE)

A.“有效性”是评价秘书工作的标准。

B.不能以领导满意不满意作为评价秘书工作的标准。

C.“领导满意”标准最大的问题在于主观随意性。

D.不能简单地以领导满意不满意作为评价秘书工作的惟一标准。

E.在正常情况下，“有效性”标准和“领导满意”标准可以保持一致。

11. 接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（A）

A.告诉他打错了，然后挂电话。

B.告诉对方你的号码是什么。

C.仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

D.告诉他，查清楚号码再打。

12.秘书学具有（A,B,C,E）等学科特点

A.属于社会科学范畴

B.综合性强

C.实践性强

D.历史悠久

E.学科发展受到相关学科的影响和制约

13.下列关于“会议日程”的说法，正确的有（AD）

A.会议日程是对会议全部活动逐日作出的安排。

B.会议日程是会议议题在会议上讨论的先后顺序。

C.会议日程的范围比会议议程小。

D.会议议程包含在会议日程之中。

E.会议日程不包括余兴节目的安排。

14.秘书正在接听电话时有另外一个来电，下列做法中比较得当的是（E）

A.长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。

B.暂时中断正在接听的电话，记下另外来电的号码，随后再主动打过去。

C.请另外的来电者随后再打来。

D.先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。

E.在最短的时间里迅速比较两个电话的重要程度，然后作出相应的安排。

15.下列做法中，不符合会务工作要求的有（B）

A.会议发言时间必须一视同仁，统一标准。

B.为了体现出对于所有与会代表的一视同仁，不论职务、性别、年龄、学历、民族等方面有多大的差异，统一安排食宿，绝对不搞特殊化。

C.保密性要求较高的议题应当安排在会议的后半阶