异地施工项目财务管理暂行办法
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异地施工项目财务管理制度
遵循公司财务管理“统一管理、集中核算”原则,对异地施工项目财务管理作以下暂行规定:
一、费用控制
1、以公司的各项财务制度、管理办法为依据,以项目经理和公司签定的《工程项目技术指标》以及《项目管理承包责任书》为财务指标进行控制管理。
2、月计划控制。项目经理必须在每月5日前,依据《工程技术指标》制订本月各项成本、费用计划传真到公司,经公司指标审核、领导批准后返传项目部遵照执行。每月底将本月计划实际执行情况报公司财务部。
3、异地项目部因地域原因兼管公司当地其他事宜,或为开拓任务发生的各项费用支出,必须事先请示公司总经理,以借款方式向公司领取资金开支,票据单独保管,回公司本部报销。
4、公司不再向异地项目部派驻专职财务人员,而是设立异地项目部出纳员岗位,负责项目部资金收支并按各项经济指标归集成本费用。具体财务核算、帐务处理归总公司财务部按月进行,成本独立核算,编制季度报表。
5、根据公司总收入和总成本预算实行成本控制。
(1)、项目部要在预算制度的控制下开支管理成本。公司实行每月“费用预警分析报告”及“成本分析报告”制度。
(2)、公司对项目部的经营费用开支进行监控。建立大额现金开支报告制度,50000元以上(含)的开支须经公司审批后实施。
二、资金管理
1、公司实行资金统一管理,所有工程款一律汇入公司本部帐户。公司酌情在工程项目所在地开设银行帐户或储蓄存折。
2、加强资金使用的计划性,实行资金月、周计划制。
(1)、项目经理需在每月3号以前将“项目部月资金计划表”(附表Ⅰ)传真至公司本部审批,以便财务部按经公司领导批准的资金计划进行日常控制和资金调配。
(2)、在已审批月资金计划内,公司根据资金情况与项目部协商付款次数及单次付款金额,每次付款由出纳员填写借款单,经项目经理签字后,传真到公司财务部,由财务部代办审批手续后,将款项转入项目部银行帐户(或储蓄存折)。
(3)、现金借款挂出纳员备用金。
3、严格实行收支两条线。项目经理为收回工程款的第一责任人,项目部资金原则上实行“有收入才能有支出”。项目经理必须采取积极有效的措施及时收取工程款,公司统
筹安排资金,严禁“以支抵收”将工程款直接用于项目部开支。
4、项目部的资金实行有偿使用制度,每月由财务部填制工程项目部资金占用利息月结算表(附表Ⅱ),并在月工作会议上予以通报。当项目部月资金使用计划超过资金收入计划,公司将对月底结算时的超计划使用资金,按月息0.8%计算进项目部费用,同样,项目部的当月资金节余,公司将按月息0.6%冲减项目部费用。
5、项目部的资金用途一是保证完成工程任务量的成本支出;二是完成实现效益的上交款。其他方面无权动用资金,任何人不允许私借公款。
6、项目部出纳员每月26日将“资金使用情况月报表”(附表Ⅲ)报公司财务部备查。
三、出纳员管理
为加强异地项目资金的管理,保证项目部资金收付手续的完备性,公司特做以下要求,以规范和指导异地项目出纳员的工作:
1、现金收入
异地项目部出纳员在收到现金时,根据交款单位或个人的要求开具一式三联的现金收款收据,并加盖项目部财务专用章,同时将收据记帐联留下作为收款的原始凭据。收款收据由项目部到公司财务部领取。
2、现金支出
异地项目部出纳员应严格遵守现金支付的有关规定,凭公司财务部传真的、已审批的“借款单”或“项目部月资金计划表”为依据付款。现金支付范围为公司规定限额以内的备用金、工资、零星材料采购及其他无法通过转帐方式支付的款项。
3、银行资金收入
根据甲方或公司的信息及时将银行的收款通知取回,作为银行资金收入凭证。
4、银行资金付出
银行资金付出方式有现金支票、转帐支票、电汇凭证等方式。
(1)、异地项目部出纳员应特别加强对现金支票的管理和使用。现金支票仅用于项目部提取少量的现金和支付人工工资。
(2)、材料付款严格按合同上填写的帐号用转帐支票或电汇凭证支付。若供货单位要求款项付至其他帐号或其他单位,必须要求供货单位开具付款委托书,并加盖委托单位公章方可支付。
(3)、大宗材料采购必须签定材料采购合同,出纳员按照合同条款支付材料款,并及时向供货单位索要普通税务发票。项目部与供货单位属同城,则用转帐支票支付;外地可
使用电汇。
(4)、设置“银行存款日记帐簿”,根据相关原始凭证登记日记帐簿,每日结清银行日记帐的帐面余额,月末与银行对帐单核对,作到帐单相符。对于未达帐项,应编制银行存款余额调节表。
5、保管好库存现金。现金收付正确,必须与交款人和收款人当面点清。
(1)、每日存放在保险柜的现金不得超过1000元;超过限额的库存现金应及时送存银行。
(2)、设置“现金日记帐簿”,及时根据原始凭证登记现金日记帐。
(3)、每日结清现金帐面余额,每周盘点一次库存现金,做到帐实相符。
(4)、如发现现金溢余或短缺,应及时报公司领导和财务部,并尽快查明原因,作出处理。
6、保管好银行支付凭证。专设登记支付凭证的“支票使用登记簿”。
(1)、购回空白支票首先需要登记支票种类、支票起止号码。
(2)、每使用一张支票必须按照顺序作好登记,记录使用日期、支票号码、金额、收款单位、款项用途等。
(3)、认真办理领用注销手续,未经公司领导允许,不
得将空白支票交给其他人。
(4)、对于填写错误或作废的支票必须加盖“作废”字样与存根一并保存并做好登记。月底到银行领取对帐单,做到一笔一笔勾对核实无误。
7、财务印鉴管理
(1)、财务印章分开保管,出纳员保管财务专用章,项目经理保管私章。
(2)、银行印鉴与支票分开存放。
(3)、财务专用章除用于收、付款外一律不得拿作他用。未经公司批准,严禁私设银行帐号,违者重罚。
8、项目部备用金管理。
(1)、出纳员建立“项目部个人备用金台帐”。
(2)、项目部人员借支备用金需填写借款单,并由项目经理签字。
(3)、出纳员及时与项目部人员核对备用金,提醒并督促备用金报帐或归还备用金不能超过1个月,否则不予报销并按公司内部借款管理办法相关规定进行计息。
9、保管好现金、银行的有关原始凭证。将收入、支出原始凭证按时间顺序整理好。日常费用报销必须完整填写“报销明细表”(附表Ⅳ),对金额在5000元以上(含)的发票需复印备查。每月25日必须完成当期成本的初次核算并做好相关登录。