文书档案工作规范

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2024年文书档案管理制度(二篇)

2024年文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

文书档案管理制度通用规范

第一章总则第一条为加强文书档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高文书档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。

（二）集中统一：文书档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。

（三）规范有序：建立健全档案管理制度，确保档案管理的规范性和有序性。

（四）安全保密：加强档案安全保卫工作，确保档案的保密性和安全性。

第二章管理机构及职责第四条本单位设立档案室，负责文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

（二）负责档案的收集、整理、归档和保管工作。

（三）负责档案的鉴定、销毁和提供利用工作。

（四）负责档案的统计、分析和报告工作。

（五）负责档案的保密和安全保卫工作。

第六条各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，并协助档案室做好档案的收集、整理和归档工作。

第三章文书档案的收集与整理第七条文书档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集各类文书档案，确保档案的完整性。

（二）准确性：收集的档案应真实、准确，反映本单位的工作情况。

（三）及时性：及时收集档案，确保档案的时效性。

第八条文书档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：按照档案的种类、内容、时间等要素进行分类。

（二）编号：对档案进行统一编号，便于查找和管理。

（三）编目：编制档案目录，详细记录档案的名称、日期、页数等信息。

（四）归档：将整理好的档案及时归档，确保档案的连续性。

第四章文书档案的保管与利用第九条文书档案的保管应遵循以下要求：（一）库房管理：确保库房的安全、整洁、通风、防潮、防虫等。

（二）设备维护：定期检查、维护档案保管设备，确保设备正常运行。

文书档案管理规定范文

文书档案管理规定范文一、引言文书档案是组织单位重要的信息载体和工作记录，对于组织单位的运转和决策起到至关重要的作用。

为了规范文书档案的管理，提高档案管理水平，特制定本文书档案管理规定。

本规定适用于我单位各部门和员工的文书档案管理工作。

二、基本原则1. 法律依据：本规定的制定是依据现行有关法律法规和文件的规定，确保文书档案管理的合法性和规范性。

2. 统一管理：文书档案管理应由管理部门统一负责，各部门和员工应积极配合，确保档案资料的完整性和一致性。

3. 秘密保密：文书档案应按照有关保密规定进行管理，确保机密级档案资料的安全性。

未经授权人员不得查阅和泄露档案内容。

4. 清晰明确：文书档案应按照文件的形式进行保存，确保信息的完整和可追溯性。

档案的保存期限和销毁标准应明确规定，避免过度保存或过早销毁。

5. 规范操作：文书档案的管理人员应经过专业培训，熟悉操作流程，减少查阅和管理操作中的错误。

6. 审评定级：文书档案应按照相关评定标准进行评定和定级，确保档案的价值和重要性得到正确体现。

三、档案管理职责1. 管理部门负责统一规划和制定文书档案管理制度，指导各部门和员工的文书档案管理工作。

2. 各部门应按照管理部门要求，及时归档、登记和归还相关文书档案，确保档案的完整性和准确性。

3. 文书档案管理人员应按照规定的程序和要求对档案进行整理、分类、存档和销毁。

4. 员工应按照管理部门的要求，妥善保管个人文书档案，不得私自带离单位或泄露档案内容。

四、文书档案管理流程1. 归档程序（1）文书档案的归档应填写归档登记表，明确记录档案的名称、编号、归档日期等相关信息。

（2）归档时，应按档案类型进行分类归档，确保同一类档案的集中管理。

（3）归档时应注意细节，确保归档文件的完整性和准确性。

如遇到缺页、破损等情况，应及时做好修复和补齐工作。

2. 存档程序（1）存档时，应按照文件的形式进行存放，如纸质档案应放在封套或文件夹内，数字档案应进行电子存储。

文书档案管理细则(三篇)

文书档案管理细则第一章总则第一条为了规范文书档案管理工作，确保文书档案的完整性、真实性、可靠性和安全性，提高文件利用效益，保护国家利益和公民权益，制定本细则。

第二条本细则适用于国家机关、企事业单位以及其他组织的文书档案管理工作。

第三条文书档案是指以印制、书写、印章、打印、拍摄等方式制成的载体，经过审批、签发、传送、交换或者领导批示、批准、意见等确定的文字、图像、声音等记载事项。

第四条文书档案管理是指对文书档案的收集、鉴定、归档、整理、利用等工作活动的组织实施和监督管理。

第二章文书档案管理的基本原则第五条文书档案管理应坚持以下基本原则：（一）依法依规原则。

文书档案管理工作必须严格遵守法律法规和有关政策规定。

（二）全面性原则。

文书档案管理工作应覆盖全面、无缺漏，确保档案的完整性和真实性。

（三）分类管理原则。

根据文书档案的性质、用途和状态，进行分类管理，确保档案的系统性和可操作性。

（四）统一管理原则。

文书档案应当由专门的机构或者人员负责管理，实行统一管理办法。

（五）机动性原则。

文书档案应当在需要时能够方便地调阅和利用，不得设置不合理的限制。

（六）保密性原则。

根据国家有关保密规定，确保文书档案的保密安全。

（七）出移交备查原则。

文书档案根据需要，可以移交相关单位进行查阅或者提供给外事机关、司法机关等有关单位使用。

第三章文书档案管理的组织机构第六条文书档案管理工作应当设立专门的机构或者人员负责组织实施和监督管理。

第七条国家机关应当设立文书档案管理机构或者设立专门的文书档案管理岗位，负责组织文书档案管理工作。

第八条企事业单位和其他组织可以根据实际情况，设立文书档案管理部门，也可以由行政人事、办公服务等部门负责文书档案的管理工作。

第四章文书档案的收集与登记第九条文书档案的收集范围应包括涉及本单位工作范围和业务的各类文书档案。

第十条文书档案应当在制作完毕后及时收集，并填写登记表，记录档案的名称、编号、文件日期、制作人员等基本信息。

文书档案管理制度范文(五篇)

文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。

二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。

三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。

四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。

2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。

3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。

4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。

五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。

可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。

六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。

文书档案整理规则

文书档案整理规则一、整理前的准备工作。

在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。

首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。

其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。

同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。

二、分类整理。

对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。

按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。

三、建立档案目录。

在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。

档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。

四、整理文书档案。

在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。

五、标注文件信息。

在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。

六、建立档案管理制度。

在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。

制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。

七、定期清理和更新。

对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。

及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。

八、保密工作。

在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。

对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。

以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。

在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。

文书工作档案管理制度规范

第一章总则第一条为加强文书工作档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，根据国家档案管理法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文书工作档案的管理工作。

第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法合规。

2. 科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和水平。

3. 规范化：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

4. 安全保密：加强档案安全保卫，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构与职责第四条我单位设立档案管理机构，负责文书工作档案的日常管理工作。

第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定档案管理制度和操作规程。

2. 组织档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

3. 负责档案信息系统的建设和管理。

4. 对各部门档案管理工作进行监督和指导。

5. 定期开展档案安全检查，确保档案安全。

第三章档案收集与整理第六条文书工作档案的收集范围：1. 我单位各类文件、资料、图表、照片等。

2. 各部门报送的各类报告、请示、函件等。

3. 各类会议记录、决议、纪要等。

第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。

2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，并注明文件编号。

3. 档案卷宗封面应填写完整，包括档案名称、起止时间、编制单位、保管期限等。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。

2. 档案柜应分类存放，便于查找和保管。

3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和维护。

第九条档案利用要求：1. 档案查阅应遵循申请、审批、登记的程序。

2. 查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、内容等。

3. 查阅档案不得擅自复制、摘抄、损坏或带走。

第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下原则：1. 符合国家档案管理法律法规。

2. 档案保管期限已满或因其他原因需要销毁的。

文书档案管理制度(4篇)

文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。

三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。

2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。

3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。

4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。

五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。

2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。

六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。

2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。

3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。

4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。

七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。

2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。

3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。

4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。

八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。

2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。

3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。

九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。

文书档案管理规定(4篇)

文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。

第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。

第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。

（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。

（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。

（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。

（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。

第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。

第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。

（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。

（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。

（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。

（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。

（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。

（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。

第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。

（二）配备相应的档案管理人员。

（三）配备相应的档案管理设施和设备。

（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。

第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。

第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。

文书档案管理细则（3篇）

文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。

下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。

2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。

二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。

2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。

3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。

三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。

2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。

3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。

4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。

四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。

2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。

3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。

4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。

五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。

2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。

3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。

4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。

以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。

文书工作档案管理制度规范

第一章总则第一条为加强公司文书工作档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高文书工作档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文书工作档案的管理，包括文书文件的起草、审核、归档、保管、利用和销毁等环节。

第三条公司文书工作档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法性。

（二）规范管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、标准化。

（三）安全保管：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。

（四）方便利用：提高档案利用率，为公司各项工作提供有力保障。

第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司文书工作档案的统一管理。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司文书工作档案管理制度及实施细则；（二）组织实施档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）负责档案库房的管理和维护，确保档案实体和信息安全；（四）组织开展档案业务培训，提高档案管理水平；（五）指导各部门做好文书工作档案管理工作。

第三章档案管理流程第六条文书文件起草：（一）各部门根据工作需要起草文件，起草人应确保文件内容真实、准确、完整；（二）文件起草后，经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批。

第七条文件审核：（一）公司分管领导对文件进行审核，确保文件内容符合国家法律法规和公司制度；（二）审核通过的文件，由档案管理部门进行编号、登记。

第八条文件归档：（一）文件经审批后，由起草部门或档案管理部门进行归档；（二）归档时，应按照档案分类标准进行分类、编号、装订。

第九条文件保管：（一）档案管理部门负责保管归档文件，确保档案实体和信息安全；（二）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。

第十条文件利用：（一）公司内部人员需查阅档案，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门审批后方可查阅；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。

文书档案管理制度(三篇)

文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。

4.文件归档时要有交接手续。

－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。

2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。

3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。

4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。

5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。

6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。

给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。

7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。

文书档案管理细则（精选16篇）

文书档案管理细则（精选16篇）文书档案管理细则篇1为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.一、文书档案管理体制1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.二、文书档案管理职责1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.三、文书档案兼职档案员职责1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.四、文件材料的收集和归档1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.五、文书档案的归档范围和保管期限1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为20xx年至50年,短期为20xx年以下.3.确定档案保管期限的原则:3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.六、文书档案整理要求1.整理原则归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.2.质量要求2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.3.整理方法3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如20xx-01-09.3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.3.15 备注:注释文件需要说明的情况.3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".七、文书档案的归档1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.八、文书档案的保管和利用1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.九、文书档案的鉴定和销毁1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.十、奖励和处罚1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行. 文书档案管理细则篇2第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

文书档案整理规范

文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。

合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范：一、电子文书整理规范1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。

建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。

2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。

可以按照项目、部门、时间等进行分类。

3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。

4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。

5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。

6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。

二、纸质档案整理规范1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。

2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。

3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。

4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。

5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。

6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。

三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。

2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。

3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。

4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。

5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。

文书档案管理制度范本(5篇)

文书档案管理制度范本【文书档案管理制度】第一条为规范和统一文书档案的管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条文书档案包括各类文件、公文、合同、报告、纪要、备忘录等各类文字资料和电子档案。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：1. 规范性原则：遵循国家法律法规和公司相关制度，做到统一规范管理。

2. 完整性原则：确保所有文书档案的收集、整理、保存和归档工作全面、完整。

3. 保密性原则：根据文件的性质和涉密程度，制定相应的保密措施，保障信息安全。

4. 便捷性原则：确保文书档案的查阅、调取和归还工作便捷、高效。

第四条文书档案管理工作主要包括以下内容：1. 文书档案的收集：负责收集公司内部各类文书档案，并对其进行分类和整理。

2. 文书档案的保存：制定文书档案的保存期限和方式，并负责文书档案的存储与保管工作。

3. 文书档案的归档：将已停用或完成任务的文书档案进行归档，并编制归档目录。

4. 文书档案的销毁：根据公司相关制度，对即将销毁的文书档案进行审核，确保安全销毁。

5. 文书档案的查阅：负责根据工作需要或领导要求，提供文书档案的查阅服务。

第五条每个部门应指定专人负责本部门文书档案的管理工作，并定期对文书档案进行检查和整理。

第六条违反文书档案管理制度的，将按照公司相关制度予以处理，并承担相应的法律责任。

第七条本制度由公司档案管理部门负责解释和修订，经审批后执行。

【附】文书档案管理流程1. 收集- 每个部门负责将本部门的各类文书档案收集起来，包括纸质文件和电子档案。

- 文书档案应按照分类标准进行整理，如按年度、按部门、按文件类型等。

2. 保存- 确定文书档案的保存期限，按照公司相关制度进行存储和保管。

- 纸质文书档案应保存在密闭的柜子或房间内，防潮、防火、防盗。

- 电子档案应保存在特定的电脑或服务器中，设置密码和权限控制，防止非授权人员访问。

3. 归档- 将停用或完成任务的文书档案进行归档，编制归档目录。

文书档案工作规章制度

文书档案工作规章制度第一章总则第一条为规范文书档案工作，确保文件管理工作的顺利开展，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于所有单位内的文书档案工作，负责人应严格遵守并组织实施。

第三条文书档案工作应遵循规范、严谨、保密、便捷的原则，确保文书档案的权威、完整和准确。

第四条各单位应建立健全文书档案管理工作机构，配备专业人员，确保文书档案工作有序开展。

第五条文书档案工作应加强信息化建设，提高档案管理效率和质量。

第二章文书档案管理第六条各单位应建立健全文书档案管理制度，包括文书归档、保密、借阅、销毁等环节。

第七条文书档案应按照相关规定分类、编号、存档，建立健全文书档案管理系统。

第八条文书档案管理人员应保证文书档案的准确性、完整性和权威性，不得私自篡改或销毁文书档案。

第九条文书档案管理人员应保守文书档案的机密性，严格控制文书档案的借阅和复制，防止泄露。

第十条文书档案管理人员应定期对文书档案进行检查、整理、更新，确保文书档案的及时性和有效性。

第三章文书档案利用第十一条文书档案管理人员应负责为需要利用文书档案的人员提供服务，提供准确、及时的信息。

第十二条文书档案管理人员应配合有关部门的审批和调阅工作，确保文书档案的合法、规范使用。

第十三条文书档案利用时应注意保护原始文书档案的完整性，不得损坏或篡改文书档案。

第十四条文书档案管理人员应建立文书档案利用统计制度，定期分析文书档案利用情况，为进一步改进工作提供参考。

第四章文书档案保管第十五条各单位应建立健全文书档案保管制度，确保文书档案的安全存储和长期保存。

第十六条文书档案管理人员应对文书档案进行定期检查，及时发现并排除隐患，防止文书档案的损坏或丢失。

第十七条文书档案管理人员应对文书档案进行分类存储，定期整理，确保文书档案的整洁和易查性。

第十八条文书档案管理人员应制定文书档案灾难恢复预案，防范可能发生的灾害，确保文书档案的安全。

第五章文书档案销毁第十九条文书档案管理人员应按照相关规定执行文书档案销毁工作，确保文书档案的不可逆转性。

文书档案管理规定范本

文书档案管理规定范本一、总则1.为规范文书档案管理工作，提高管理效率和信息化水平，制定本文书档案管理规定范本。

二、文书档案管理要求2.文书档案管理工作必须遵循信息化建设原则，科学规划、合理布局文书档案馆和档案室，确保文书档案信息的有效管理和利用。

3.文书档案管理要加强工作制度建设，明确档案管理岗位职责、权限和工作程序，确保文书档案安全有序地流转和使用。

4.文书档案管理工作要注重质量管理，严格按照标准化的程序进行收集、整理、保管、利用和销毁。

三、文书档案管理的基本原则5.文书档案管理应遵循以下基本原则：（1）合法性原则：文书档案管理必须合法合规，依法收集、整理、保管、利用和销毁档案。

（2）完整性原则：文书档案管理应保证文书档案的完整性，不得随意更改或删除档案内容。

（3）准确性原则：文书档案管理要求档案信息应准确无误地反映事实真相。

（4）保密性原则：文书档案管理要保护档案信息的保密性，不得泄露档案内容。

（5）便利性原则：文书档案管理要追求便于使用和查询的原则，为工作提供便捷服务。

四、文书档案的分类与编目6.文书档案应根据内容、形式和用途进行分类，并进行编目工作，确保档案有序存储和使用。

7.文书档案的分类和编目标准应与行业规范和相关标准相一致，确保档案信息的统一规范。

五、文书档案的收集与整理8.文书档案的收集和整理工作应加强规范化管理，按照工作程序进行，确保文书档案的完整性和顺利流转。

9.文书档案的收集和整理应指定专人负责，确保操作规范和效率。

10.文书档案收集和整理过程中的重要文件和数据备份工作要做好，确保档案信息的安全和可靠。

六、文书档案的保管与利用11.文书档案的保管工作应严格按照防火、防盗、防潮、防酸碱等要求进行，确保档案信息的安全性和保存性。

12.文书档案的利用应依据相关权限和程序进行，确保档案信息的合法性和规范性。

13.文书档案的利用要注重有效性和及时性，提高档案信息的利用价值和效果。

七、文书档案的移交与销毁14.文书档案的移交应按照相关规定进行，确保档案信息的流转和传承。

文书档案管理制度范文

文书档案管理制度范文第一章总则第一条为规范文书档案管理工作，保障文书档案的完整性、安全性和准确性，提高文书档案利用率，便于监督和管理，加强信息共享，根据《国务院关于推进政府信息公开工作的意见》等有关规定，结合本单位实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有的行政文书档案的管理工作，并对文书档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节进行管理。

第三条本制度遵循依法管理、实事求是、精细管理、严密保密、公开透明的原则，坚持文书档案的结构化、规范化和网络化管理。

第四条重视文书档案的数字化管理，提高文书档案的可访问性和利用率。

第五条本制度的具体实施人员包括文书档案管理员和相关工作人员。

第六条本制度的修订由本单位行政主管部门提出，经单位领导研究通过后执行。

第七条对违反本制度的行为，依照国家有关法律法规和本单位规章制度予以处理。

第八条本制度由本单位行政主管部门负责解释。

第二章文书档案收集与整理第九条本单位应当建立各类文书档案档案目录，对各类文书档案进行分类整理，建立文书档案档案库，并将档案目录和档案库建立和管理规范化。

第十条本单位应当加强对各类文书档案的收集工作，及时整理建档。

所有文书档案应当按照制定的档案管理规范进行分类整理、装订、编号。

第十一条本单位应当根据档案法的规定，严格保密国家秘密档案，不得泄需、损坏、丢失国家秘密档案；对其他级别档案，要按照相关规定管理。

第十二条本单位应当建立起档案查阅和借阅制度，建立起规范的借阅、归还手续，对涉密文书档案的查阅和借阅要符合国家保密规定。

第三章文书档案保管第十三条本单位应当建立专门的文书档案保管库房，加强对文书档案的保管管理。

对于机密、绝密文件，应当严格按照国家相关规定进行保管。

第十四条本单位应当对文书档案进行定期维护、修复、翻译和密级变更工作。

第十五条本单位应当加强对文书档案的安全防范工作，防止文书档案被盗、损坏、丢失等情况发生。

对于发生的盗窃、遗失等情况，要及时报告主管领导，并依法处理。

文书档案管理规范

文书档案管理规范文书档案管理规范一、概述文书档案管理是现代社会中非常重要的工作之一，它涉及到各个行业和机构，对保护和管理重要文书档案起着至关重要的作用。

本文将从文书档案的定义、管理目标、管理原则、管理流程、安全措施等几个方面详细介绍文书档案管理规范。

二、定义文书档案是指各类文书及档案材料，包括纸质文书档案和电子文书档案。

纸质文书档案是指以纸张为载体的各类文件和资料，如公文、合同、凭证、报告等。

电子文书档案是指以电子形式保存的各类文件和资料，如电子邮件、电子合同、电子报告等。

三、管理目标文书档案管理的目标是保护和管理机构的重要文书档案，确保其完整、准确和安全，并提供便于查询和利用的服务。

四、管理原则（一）完整性原则保证文书档案的完整性，即要求对每份文书档案进行确认和留存，不得随意去除、遗漏或篡改。

（二）准确性原则文书档案管理应确保档案资料的真实、准确和可靠，不得传播虚假信息或伪造档案。

（三）安全性原则采取必要的安全措施，确保文书档案的存储、传输和处理过程中不受损坏、丢失或泄露。

（四）便捷性原则提供便捷的查询和利用服务，使用户能够方便地获取所需的文书档案信息。

五、管理流程（一）收集与整理及时收集和整理机构产生的各类文书档案，包括纸质文书档案和电子文书档案，确保其完整和准确。

（二）分类与归档根据不同的业务类型和管理需求，将文书档案分类归档，建立清晰的档案目录，便于查询和管理。

（三）存储与传输纸质文书档案应妥善存放于防潮、防火、防盗的档案室内，且禁止将档案带离机构。

电子文书档案应采取适当的技术措施进行存储和备份，确保其安全可靠，并且在需要传输时采取加密、验证等安全措施。

（四）保密与审批对于有保密要求的文书档案，应采取相应的保密措施，并由专人负责审批和管理。

（五）销毁与清理对于已达到保存期限的文书档案，应按照相关规定进行销毁和清理，不得随意扔弃或泄露。

六、安全措施（一）纸质文书档案的安全措施1.确保档案室的环境适宜，防止潮湿、高温等不利因素对文书档案的损害。

2023年文书档案管理细则

2023年文书档案管理细则第一章总则第一条为了规范和加强文书档案的管理工作，提高效率，保护文书档案的安全、完整，便于查找、利用和归档，制定本细则。

第二条本细则适用于全国各级政府机关、企事业单位、组织和社会团体等部门的文书档案管理工作。

第三条文书档案指的是各种书面、电子形式的文件、函件、通知、公函、报告、备忘录、决策及解决方案、会议记录等书面资料。

第四条文书档案的管理工作包括文件流转、归档、检索、销毁等环节。

第五条各单位应设立文书档案管理机构或岗位，负责文书档案的管理工作。

第六条文书档案的管理工作应当遵循以下原则：（一）规范性原则：按照有关法律法规和制度规定来管理文书档案，确保合法、合规。

（二）完整性原则：保证文书档案的完整性，不得随意删改、毁损或遗漏。

（三）保密性原则：文书档案管理涉及的信息应遵守保密法和有关规定，保护信息的安全。

（四）便捷性原则：建立科学有效的文书档案管理系统，方便检索、利用和归档。

（五）责任性原则：各单位应明确文书档案管理的责任，确保工作的落实和效果。

第二章文件流转管理第七条文件流转管理是指文件从发文单位到收文单位的流转过程，包括文件的传达、接收、登记和交办等环节。

第八条文件的传达应采用书面形式，并注明传达时间、传达人、传达内容等信息。

第九条收文单位应及时接收并登记文件，并按照要求进行交办。

第十条文件的交办应当明确责任人和处理时限，并确保及时办理。

第十一条各单位应建立文件流转登记制度，并定期进行文件流转登记的核查。

第三章归档管理第十二条归档管理是指对文件进行分类、整理、编目、存储和保管，确保文书档案的安全性和完整性。

第十三条文书档案应按照文件分类原则进行整理，建立分类编目系统，并明确各类文件的保管期限。

第十四条文书档案的保管应采取防火、防潮、防虫等措施保障其安全。

第十五条文书档案的保管应采取定期检查、整理和阅读，确保档案的可读性和保存。

第十六条文书档案的借阅应按照相关规定和程序进行，并保留借阅记录，严禁私自带出单位。