信息时代科技档案管理工作研究

信息时代科技档案管理工作研究

文／神东煤炭集团有限责任公司档案室 苏美玲

【摘要】在信息快速发展时代，计算机网络技术在档案管理领域中大量应用，对传统档案管理模式影响巨大。因此在新形势下，就要加强档案信息化管理，推动档案管理持续发展，真正发挥档案的作用。本文阐述了档案管理工作的作用，从档案管理信息化现状中分析存在的问题，有针对性提出完善档案管理工作的措施建议。

【关键词】信息时代；科技档案管理；研究

一、前言

科技档案管理是改进管理水平的重要途径之一，更是促进档案事业发展的关键措施。随着档案管理中不断应用信息技术，科技档案管理要求随之发生变化，才能满足时代发展所需。但是从科技档案管理现状来看，在档案管理过程中还存在一些影响因素，约束着档案管理的发展，还需要结合实况不断改进与完善。在这种形势下，探究信息时代的科技档案管理工作具有时代意义。

二、档案管理工作的作用

在各个企业中，档案管理有其独特作用，归纳起来其作用主要体现在如下几个方面：

（一）行政管理方面作用。档案是企业行政工作中非常重要的工具之一，企业最新出台的各种规章制度都需要在原有的管理基层上形成，就必须要分析原有管理的档案，对原有档案工作进行科学计划与有效策划，这样才能够真正提高管理的工作效率与管理的水平。

（二）项目运营方面作用。企业要开展各项活动，都需要通过档案作为记录工具，因此档案就具备了参考与凭证的作用。对企业各个项目的管理环节要进行记录，无论是管理品质还是创优达标项目，都需要创建档案管理，并对档案进行分析，档案管理及运用二者要互相促进，这样才能够真正提高管理的水平及盈利能力。

（三）企业文化方面的作用。要做到档案与企业文化二者紧密相连，档案是企业发展的有力见证，更是企业文化建设中重要的组成部分，档案中记录着企业的成长历程，企业的核心价值观以及文化氛围等等，让人们更加全面了解企业。

（四）法律方面的作用。档案是企业经营活动的原始记录，具备详细和真实性，具有培训方面的作用。档案属于一种非常重要的教育资源，自然具备真实性，是企业发展的原始记录，能够直观地展示出当时的现象，还原当时现场状况，因此具备极强的说服力与感染力。

三、加强信息时代科技档案管理工作探讨

从科技档案管理现状来看，在档案管理过程中还存在一些影响因素，主要体现在如下几个方面：

（一）管理软件通用性不强。在信息技术发展的推动下，科技方案管理相关软件的研发力度随之增大。虽然很多相关的管理软件目前还能够满足管理所需，但是纵观信息化的发展趋势，目前所用的软件不可能满足办公自动化以及电子政务体系相结合的发展所需。而且档案部门所用计算机规格、型号各异，档案管理软件应用与开发上无法互相协调通用，必然会影响档案信息的共享，影响档案信息化发展。

（二）规范化、标准化程度不高。对档案管理而言，基础工作规范化和标准化是基本前提，但是管理工作信息化明显存在问题，尤其是网络建设形式各异，层次不同情况十分明显，都会影响管理工作服务性、规范性及开发性、共享性，不能满足信息时代下管理信息资源共享。在各种因素影响下，档案著录细则之间相容性较差，一些软件缺乏可移植性，缺乏统一的自动化标准，在一定程度上影响着档案信息化管理。

（三）档案安全性与保密性不强。随着信息化建设不断推进，档案管理也必须要从传统模式转变到电子管理。采用电子档案具有极强的更改性，必定会威胁到档案的安全性以及完整性。一些不法分子常常会利用计算机网络技术盗窃资源，篡改、窃取档案资源信息，甚至对信息造成破坏与删除，档案信息必定会面临着各种风险。

（四）管理人员素质问题。要实现信息化管理，还必须要发挥管理人员的主导力量。但是从现状来看，许多管理人员虽然具有一定的专业管理知识，但是缺乏信息素质，甚至有一些管理者并不适应计算机网络的工作环境，而且一些管理部门缺乏既懂网络技术、通讯技术又懂计算机的人才，管理人员的自身素质偏低，严重影响信息化管理的建设和发展。

四、信息时代加强科技档案管理工作的措施建议

从科技档案管理现状来看，还存在一些影响因素，就需要结合档案信息化管理实况采取有效措施。

（一）加强档案信息化建设。在信息时代，对档案实现信息化管理的最终目标就是要实现资源共享，要发挥档案的价值。要应用先进信息技术实现自动化处理，实现档案及文件的一体化管理，有利于快速检索信息，还要应对不同载体档案，例如图像、文字等进行数字化存储，利用多媒体技术、计算机技术等合作这些信息资源，形成图文并茂的新资源，以此丰富档案信息的表现形式。

（二）构建高质量档案数据库。信息时代档案主要是数字形式，即为数据信息，计算机网络是传输这种数据的主要平台，能够快速传递档案信息。因此建立高质量数据库确保管理工程有序开展。数据库不但要符合网络传输标准，还要满足计算机读取数据信息标准。建立数据库时一定要（下转第88页）

统和上报流程，即每一位记者所采集的新闻信息在被相关负责人审核后，以电子版的形式储存到原始档案储存系统中进行备份，档案管理人员定期将原始档案移存到硬盘中放入档案室进行保管，对保管的原始信息在最大化利用后，定期对无价值的原始信息进行清理，最大化减少存储设备和保管空间，进而不断扩大广播电视系统的档案信息储备量。

（三）充分利用大数据信息，为档案信息化做好准备。新时期的档案管理主要以信息化为主，不管是纸质化档案电子化，还是声像资料不断转换存储技术，都需要不断更新技术，使存储格式和存储设备与时俱进。信息技术更新迭代的速度我们大家有目共睹，从MP3到MP4再到新的存储格式，变换速度在短短几年之间便得以完成，且这些技术还在随着时代的发展而不断地变换和完善，但对于广播电视系统这个传统的媒体行业而言，其并非站在信息技术革新的前沿，因此信息技术的变换会远远领先于广播电视系统的信息存储技术，而这个问题会给广播电视系统的档案管理带来较大的困难，即数字化档案可能存在播放设备不匹配，以及无法读取数据或无法完整地读取数据的现象。据此，广播电视系统可以充分利用大数据技术，提前预测出未来一定时间内信息存储设备的发展方向，并提前做好技术更新迭代的准备，及时将存储的档案信息进行更新，确保档案信息能够与时俱进，得到完整、有效地保存。

（四）完善档案管理人员激励制度，提高档案保管效率。档案管理人员的激励制度关系着档案管理人员的工作积极性，从而关系着档案管理质量的优劣。档案管理在大多数单位来说，是一件缺乏技术性含量的工作，因此，部分单位对档案管理工作缺乏应有的重视，而对档案管理人员的薪酬激励制度也缺乏应有的创新。为激励档案管理人员工作积极性，积极主动地保证每一份档案的有效性和完整性，将每一份档案都按照规章制度严格地保存下来，需要广播电视系统制定公平公正和具有激励性的物质及精神奖励，以提高单位档案管理的效率。

四、结束语

综上所述，广播电视系统的档案管理最主要的为原始档案资料的保管及原有的声像资料的保管，对于这两种档案的保管，在技术层面存在较大的难度。因此，需要广播电视系统认真评估自身的力量，积极寻求战略合作，集大资金优势，以强大的经济实力，保障档案管理能跟随时代发展的步伐，与时俱进地保障档案信息化具备完整性和有效性。

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（上接第86页）全面考虑档案今后的发展情况，选择软件要具有一定前瞻性，便于今后发展所需。完成数据库建设后，就要加强数据库维护管理，确保数据完整性和安全性。

（三）建立安全保障体系。在我国各种信息资源中，档案资源属于重要部分，在经济建设、政治建设及社会发展中具有重要作用。在信息化高速发展的今天，科技档案的信息化建设得到快速发展，在发展过程中也凸显出许多问题。因此，要确保信息的安全性，就必须要构建安全保障体系。安全保障体系主要设计两个方面内容，首先是存储安全，其次为使用安全；当信息技术不断发展时，促进信息竞争，必定会对档案安全造成一定威胁，而且档案信息网络化中所使用的信息技术并不全面，系统的安全性并不强，因此就需要强化档案的信息安全，加强网络的安全意识，防止黑客以及非法用户入侵到系统中，就要采用相应的管理措施及技术手段，加强用户的身份认证，可以采用密钥管理等各种手段来加强系统安全保障。还要加强监控体系，安装最新版本杀毒软件，尽量将内外网隔离开，常常备份数据库，确保档案信息的安全性。

（四）加强管理人才培养力度。随着信息时代不断发展，想档案管理过程中必须要大量使用计算机技术，因此管理人员不仅要掌握传统的管理知识，还要全面掌握现代化管理技术。例如计算机相关的基本操作、对数据库的管理、网络管理等等，不仅要全面掌握管理相关知识，还需要具备开发信息资源能力，这样才能够将档案变成社会物质，成为真正的精神财富，从而实现现代化服务目标。而且管理人员不但要具有一份事业心，还必须要具有政治鉴别力与责任感。因此档案部门就要重视培养相关人才，要通过有效的措施提高相关人员的综合素质，才能够实现档案的信息化管理，推动档案建设的快速发展。

五、结束语

在各个企业中，档案管理工作非常重要。因此就要不断更新档案管理理念，勇于探索和尝试创新，真实、全面的体现企业整体发展的状况与经营成果，有效提升企业在市场竞争中的实力，推动企业快速发展。

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