02记录管理程序2008

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2.记录管理程序QR-02

4.9.2质量体系记录保存期限为三年，产品试验报告随车检验卡为永久保存。
5．相关程序
5.1 《文件控制程序》
6．相关记录
序号
质量记录编号
质量记录名称
填写部门
保存部门
保存
期限
9
JL－ZL－01－A(0)
质量记录总目录控制清单
质量部
各部门
3年
10
JL－ZH－03－A(0)
文件作废销毁记录
各部门
各部门ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1.目的
对质量记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和质量体系有效运行，实现可追溯性以采取纠正和预防措施提供证据。
2.范围
适用于与企业产品质量有关的记录，与企业质量体系运行有关的记录，包括原始记录，客户和供方的记录。
3.职责
3.1 质量部全面负责对质量记录的控制；
3.2各部门负责职能范围内质量记录的制订、使用、保管和汇总工作；
4.6 质量记录保存和管理
4. 6.1 各部门的资料员必须把本部门的质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁、字迹清晰，并汇总本部门的质量记录原始样本。
4.6.2长期保存的质量记录由资料室保存，其余由各责任部门负责保存，并按规定的保存期限进行保存管理。
4.6.3质量记录由质量部保管，客户记录由市场营销部保管，供方记录由物资采购部保管，公司培训记录由综合部保管，产品生产活动记录由生产部保管，产品试验、检验记录及报告由技术部保管。
4.2.2.2供方记录是供方证实其产品满足质量要求提供的客观证据。
4.3 质量记录作用
4.3.1满足如产品合格等项目的证实要求；
4.3.2达到如紧急放行；

PR-02 记录管理程序

共2页部门品保部制订日期 2007.3.15
记录管理程序
文件编号 PR-02
文件版次 A0
5.6 记录的储存 5.6.1 公司管理体系相关的记录的保存期限依《记录保存年限一览表》执行，如客户有其他特殊的保存期限时，按照客户要求个案处理。 5.6.2 有客户或者法律法规要求的按照法律法规要求进行保存。 5.6.3 相关品质记录可依据客户之要求而延长保存期限。 5.7 记录的销毁 5.7.1 超出保存期限的记录由各相关部门进行销毁。 6.0 参考文件 6.1《文件控制管理程序》-------PR-01 7.0 相关表单 7.1 记录保存年限一览表--------QR-QA-06 8.0 附件 8.1 记录控制流程图(附件一) 记录控制流程图流程图开始相关单位附件一相关文件/表单
苏州锜达电子有限公司
制订部门品保部制订日期 2007.3.15
记录管理程序
文件编号 PR-02
文件版次 A0
1.0 目的证实产品已达到质量体系运行的有效性提供客观证据。 2.0 适用范围适用于与质量体系相关的记录。 3.0 定义无 4.0 权责 4.1 文管中心 :负责所有原版表单的管控。 4.2 各相关单位:负责各自所需记录的编制﹑使用管理及记录的收集﹑保存。 5.0 内容 5.1 记录的编制 5.1.1 各相关单位负责在质量管理体系运行或者产品质量运行时编制各自所需的记录。 5.1.2 本公司所有表单全部引述于各体系文件中，表单编号参照《文件控制管理程序》。 5.1.3 文管中心列出本公司《记录保存年限一览表》。 5.1.4 如果因为质量管理体系运行或者产品质量运行引起记录表需增减或修改,由原制单位负责,文管中心协助其进行,并对记录一览表和版本号随之进行更动,修改依《文件控制管理程序》执行。 5.1.5 修改后的记录表单经文管中心备案后才能使用,文管中心应及时修订《记录保存年限一览表》。 5.2 记录的填写 5.3.1 记录的填写应字体清晰﹑内容完整﹑不准伪造。 5.3.2 记录因笔误而引起的差错允许修改。 5.3.3 记录修改由原记录人在笔误处划去错误的记录,写清正确的记录,并在直接可影响品质管控之修改处签字(章)。 5.3 记录的收集 5.3.1 各相关部门按程序规定填写完整记录,按产品批号或者日期分类﹑装订成册 ﹑建档,由各部门内部自行保存,并且负责各自记录的标识﹑收集﹑编目和查阅。 5.4 记录的保护 5.4.1 纸张记录采用档案袋以及包装箱的方式进行保护,如果是电子媒体记录则必须备份。 5.4.2 记录的储存环境必须防雨﹑防潮﹑防盗﹑防火﹑防污染,防止损坏﹑变质或丢失。 5.5 记录的检索 5.5.1 记录通过记录编号和填写日期(年度﹑月度和日期)或者产品种类实现检索。 5.5.2 记录若需查阅,可向相关单位提出申请,办理手续,在规定的日期内必须归还。

记录管理程序2

1. 目的对质量、环境记录进行控制和管理，为质量、环境管理体系运行的有效性和产品质量、环境的符合性提供证据。

2. 适用范围适用于质量、环境体系运行记录及产品质量、环境记录的控制和管理。

3.职责3.1 品保部负责质量记录表单的审核和编码以及质量记录的统一发放和归档管理。

并负责编写记录汇总表，对各类记录的样本进行备案。

3.2 各部门负责相关记录表单的编制、记录、收集和保管。

3.2 各部门文件管理人员负责对本部门的记录进行收集、整理、归档。

4. 工作程序4.1 记录的范围质量记录的范围应是与产品有关的质量记录、质量管理体系运行中的质量记录和来自供方的质量记录。

4.1.1 证明整个质量体系有效运行的记录：内部审核记录，管理评审记录，文件控制记录，培训记录，检验、监测、测量和试验设备的校准记录，设备管理记录，信息交流记录,纠正/预防和改进措施的相关记录等。

4.1.2 与单个医疗器械或一批医疗器械制造或销售有关的记录有：生产过程的记录，设备运行、维修、保养、清洁、检修记录，环境运行记录，产品档案，环境监测记录,产品检验记录、不合格品处置记录，供应商和客户档案，供应商质保体系评估记录，事故报告，应急准备和响应信息，重要环境因素信息，产品标识及追溯记录，数据分析记录，新产品开发记录，顾客服务及投诉记录等。

4.2 记录的形式及要求4.2.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。

4.2.2 记录填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，按照《检验记录的填写标准操作规程》和《记录填写管理制度》执行。

5 程序内容5.1 品保部编制并实施“记录管理程序”。

5.1.1 质量记录表单由各部门根据需要编制，品保部统一审核、编码，管理者代表批准。

5.1.2品保部负责规定各种质量记录的保管部门和保管期限，对所有质量记录进行管理。

各部门负责对本部门质量记录的管理，按规定收集保存，记录完整，确保质量，定期归档以实现可追溯性。

2-记录管理程序

1.目的通过实施本程序，对记录进行管理和控制，为管理体系的有效运行提供可靠的证据。

2. 适用范围本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的记录控制工作。

3. 职责3.1 总工程师办公室负责本程序的编制和修改，并组织监督实施。

3.2 总裁办公室负责总裁办公室文件的记录工作。

负责对区域公司管理体系记录工作的监督、指导。

3.3总公司各相关部门负责本部门记录的收集、整理、标识、编目、归档。

3.4 区域公司a)负责区域公司档案的管理；b)负责区域公司记录的收集、整理和保管；c)负责区域公司管辖项目竣工资料的保管工作。

3.6 项目经理部负责项目工程质量记录和体系运行记录工作的具体实施.4. 工作程序记录的管理流程：收集—标识—编目—归档—贮存与归档4.1 总体要求a)记录应按规定的表式填写，当需要对规定的表式进行调整时，应得到主管部门的认可；b)所有记录应当及时完成，字体清晰，文字简洁、明了，内容准确、完整；c)记录不得涂改、压改。

除有特殊规定外，记录不得使用铅笔。

4.2记录的分类本程序控制的记录的范围：a)与管理体系有关的记录包括过程控制记录和体系活动记录两类。

b)与工程有关的记录（工程记录）包括施工技术管理记录、工程质量保证记录、工程质量检验评定记录三类。

4.3记录的形式记录可以是表格、文字资料，也包括照片、音像制品及拷贝、奖旗、奖杯等特殊载体。

4.4 记录的收集4.4.1 各部门、区域公司和项目经理部都应明确收集记录的部室和人员，明确审定各类记录的主管。

4.4.2凡是反映总公司管理体系中各项有关活动的有关记录，均应收集。

4.4.3 工程记录由区域公司、项目经理部负责收集、整理、组卷，并按工程大小划分，由相应主管领导审定。

工程记录的收集要与工程同步。

4.4.4管理体系运行记录按程序文件规定，由各级主管部门负责收集、整理、组卷。

其收集要与工作同步。

4.4.5各级主管部门日常形成的记录，由专(兼)职资料员及时进行收集、标识、登记和分类存放。

2002记录管理程序

修
订
记
录
原版次
修订日期
修订内容
核准
审核
制订
佛山市******有限公司
制订日期
2013-01-02
记录管理程序
页次
3/4
生效日期
2013-01-02
版次
C/0
制订部门
管理部
编号
QB/GDXC2002-2013
文控员每月不定期对各部门的记录管理情况进行抽查,不合格者上报总经理,限期整改.
可空白,要求有填写人，审核人签字的，应由相关主管领导签字；
4.1.3记录(表单)的编号依文件及记录的编号原则的要求进行编号.对于国家统一发放有编号的记录表单，本公司不再对其重新编号。
4.2记录的整理与收集：
4.2.1各部门对所填定的记录定期进行一次整理、收集，整理时要按照编制时间顺序，部门类别，记录种类等进行分门归类整理。
《文件与资料控制程序》
GB/T19000 质量管理体系基础和术语
GB/T19001 质量管理体系要求
GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南
4.0内容：
4.1记录的填写：
4.1.1各部门人员根据工作的实际需要填写各种表单,不能用铅笔,及红色笔填写，如有错误不可用涂改液,如属小数据的更改,可在要更改的数据上划一条线,再填上正确数据,并在旁边签上更改人的姓名.
佛山市*******有限公司
页数：4页编号：QB/GDXC2002-2013
版次：C/0制定部门：管理部
记录管理程序
编制：审核：批准：
2013-01-02发布2013-01-02实施
佛山市******有限公司发布
佛山市******有限公司

记录管理程序

记录管理程序(QYTY-CX-02)1.目的对文件的编写、批准、收发、更改、存档和作废等活动进行有效的控制，确保现场所使用的文件版本有效。

2.适用范围适用于衢州市烟草系统管理体系有效运行相关记录的管理。

3.职责3.1市局（公司）企业管理处及县局（分公司）办公室：负责本单位管理体系相关记录的管理和控制。

3.2市局（公司）各部门：依据条线管理的要求，负责本部门、本条线业务工作开展所需记录表单的设计、使用控制。

关记录表格的设计和修订的归口管理。

3.3各直属单位/部门负责各部门负责人：负责审核本部门（本条线）业务工作记录的格式、审核确定记录的保存期限，督促各岗位人员填写、整理和保管业务工作记录。

4.程序和要求4.1 记录表式控制4.1.1制修订记录表单。

市局（公司）各部门根据体系运行、业务工作开展和管理需要，设计表格和填报要求（填报频次、时间）。

部门负责人审核条线业务工作记录的名称与格式。

市局（公司）各部门根据条线管理的需要设计市县统一使用的表单，应考虑县级单位的适用性。

4.1.2记录编号。

有固定格式的记录表单应采用编号管理，类似计划、方案、总结等无固定格式、更像文件材料的工作痕迹，不需要编号，归类到无固定格式的范围。

针对一次具体工作、临时设计使用的表单，不需进行编号管理；当重复使用时，应考虑将其纳入体系文件管理的范围。

记录编号应有唯一性，编号规则参见《文件控制程序》记录编号办法。

4.1.3确定记录保存期限。

各部门内聘内审员确定记录的保存期限。

a）法律法规有规定要求的记录，保存期限按法律法规规定执行。

b）上级、顾客有要求的，保存期限按要求执行。

c）依据管理需要合理规定保存期限。

4.1.4审核。

表单制定完毕后，报部门负责人审核确定。

4.1.4各部门内聘内审员登陆管理体系建设平台，上传表单格式，同时汇总编制本部门《记录清单》、确定归类、编码名称，按照企业管理处要求上报。

记录表格空白原件样本、电子表式由各部门内聘内审员保管，并报企管处备案。

02.02 记录管理程序

Q/MK记录管理程序广东蒙特科瑞莱空气处理设备有限公司发布前言GB/T 19001规定的质量手册、程序文件，是管理标准的一种形式，企业按照GB/T 19001规定建立形成文件的质量管理体系。

本标准由品质保障中心提出。

本标准由品质保障中心归口。

本标准起草部门：品质保障中心。

本标准所代替标准的历次变更情况如下表：版本/次修订日期修订内容修订理由批准审查制定 A/0 2011.08.05 首次制定何平何沛锦记录管理程序1 范围本标准规定了公司对管理体系中所含的所有记录的管理要求、作业内容等。

对记录进行有效控制和管理，为证实管理体系有效运行提供客观证据。

本标准适用于与管理体系有关的所有记录的管理。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/MK 02.01 文件与资料管理程序3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4 职责4.1 品质保障中心：负责监督各部门记录的执行情况，汇总“记录汇总表”（见附录A）并发放。

4.2 相关部门：负责收集、整理、保管本部门工作中形成的记录，并按本程序规定的要求对记录进行管理和控制。

5 作业内容5.1 总则凡有关文件的制定者，应依本程序的规定，规划有关作为日后改善，追溯及衡量体系有效运作的记录，各相关部门应对记录编制索引与建档，并按表单性质（如：时间，客户或供应商等）分类归档保存。

5.2 表单规划5.2.1相关文件的制定者，应依记录种类的要求，在文件中规划表单格式，以及记录有关的资讯。

5.2.2 规划表单时，应赋予表单适切的名称，以让使用者能够掌握表单记录资讯的种类。

5.2.3表单应依《文件与资料管理程序》的编码规则，赋予表单唯一的表单编号。

当有新增表单或表单版本发生变更时，由品质保障中心对“记录汇总表”整理汇总后，发放至各相关部门执行，以确保表单格式与版本的正确使用。

02质量记录控制程序

1.0 目的为有效管制质量记录，以证明质量管理体系有效运作。

2.0 适用范围与本公司质量管理体系运行有关的所有质量记录。

3.0 职责3.1各部门负责收集、整理、保管和处置所属部门的质量记录。

4.0 定义质量记录：指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

5.0 工作程序5.1 质量记录的形式质量记录可以以卡片、表格、图表、报告、电子媒介等各种形式呈现。

5.2记录人员填写记录应不失真、不漏页、字迹清楚并按时填写。

5.3质量记录有更改时，统一实行划改（即“//”）且划改者要签名，必要时部门主管审批。

5.4各部门对本部门所使用和保存的质量记录定期收集、整理并进行分类装订、归档，建立目录，易于查找。

5.5使用部门负责将质量记录妥善保管，防止质量记录丢失、损坏。

5.6质量记录外借、查阅时，按《文件控制程序》执行办理。

5.7质量记录的保存期限：5.7.1文控中心负责编写本公司所有与质量管理体系运行有关的质量记录的《质量记录一览表》，经管理者代表批准后，原件由文控中心保存，各部门保存一份复印件。

5.7.2 各部门应根据实际情况确定文件保存期限，可参考以下原则：5.7.2.1有关产品的核准文件、工具记录、采购订单及修订通知单（包含客户的采购订单）保存时间，除非客户另有规定外，都应是产品的实际生产和服务要求期限再多加日历年一年。

5.7.2.2 各种品质绩效的记录（如：检验和测试结果），其保存期必须在运行被建立记录的当年年度之后，再保存日历年一年。

5.7.2.3 各项内部品质审核和管理评审记录，应保存二年。

5.7.2.4 上述要求不得与政府的有关法规法令相抵触，也不得取代客户的要求，且所有规定的保存期限必须考虑到最低量。

5.7.2.5没有明确期限要求的质量记录至少保存一年。

5.8 质量记录的过期处理质量记录超出保存期限的，各部门自行销毁。

6.0 参考文件《文件控制程序》 HF/QP-017.0 相关记录《质量记录一览表》 QR-424-001珠海市鸿丰电子塑料玩具有限公司ZHUHAI HONGFENG ELECTRONIC & PLASTIC TOY CO.,LTD.质量记录控制程序文件编号：HF/QP-02版本版次：A/2生效日期：2009/1/1编制：日期：年月日审核：日期：年月日批准：日期：年月日受控印章：分发编号:( )。

02记录控制程序 QHK-CX-02-2010

Q/HK-CX-02-2010
1 记录控制程序
1目的
对记录进行控制，为证明我公司质量、职业健康安全活动的各过程和结果符合规定的要求提供客观证据。

2适用范围
适用于本公司质量、职业健康安全活动的所有记录的控制。

3职责
3.1质量科负责组织实施《记录控制程序》。

3.2质量科负责监控与管理体系运行相关记录的有效性和符合性，并对相关记录进行管理。

3.3本公司各职能部门负责本部门记录的管理。

4程序
4.1各部门负责收集、整理、保存部门的记录。

4.2记录作为文件使用时，按《文件控制程序》的要求执行。

4.3记录的编号应保持其唯一性，并便于检索。

4.4记录的填写
4.4.1记录填写应及时，字迹清晰，内容完整，数据正确，文字准确、简练，手续齐全，保证其记录的客观性、有效性、符合性。

4.4.2记录中规定的内容应逐项填写，不得少填或漏填，对于不适用的项目应划斜线表示。

4.5记录的保管和处理
4.5.1记录应保存在适合的场所，以防变质、损坏和丢失。

4.5.2记录每年应整理一次。

分类装订保存。

4.5.3本公司质量科负责建立本公司的《记录清单》，并根据实际使用情况注明保存期限，各部门负责建立本部门的记录清单。

4.5.4若以电/磁介质作为记录载体，应及时制作拷贝妥善保管。

4.5.5对超过保存期的记录，应按《文件控制程序》的有关规定进行处置。

5相关文件
5.1文件控制程序
6记录
6.1记录清单
6.2记录销毁记录。

02记录控制程序

郑州爱博尔医疗设备有限公司1 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供产品质量规定要求和质量管理体系有效运行为可追溯性提供依据。

2范围适用于产品质量符合要求和质量管理体系有效运行记录的控制和管理。

3职责3.1 管理者代表负责监督、抽查各部门的质量记录、保存情况，对质量记录清单进行备案；3.2 由办公室负责质量记录的收集、编目、归档工作；3.3 各部门填写本部门质量记录。

4程序4.1 记录的范围4.1.1 质量管理体系的主要记录：内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、过程监视测量记录、检验设备标准记录、设备管理记录、设备运行记录、纠正预防和改进措施相关记录等。

4.1.2 与质量活动相关的记录：产品检验记录、不合格品处理记录、产品标识和追溯记录、统计技术应用记录、例行转序标识记录、顾客服务及投诉记录等。

4.2 记录的形式与要求4.2.1 质量记录可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是磁盘、U盘、拷贝等。

4.2.2 质量记录标识编号按《文件控制程序》执行；4.3 质量记录填写4.3.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.3.3 要使用签字笔或钢笔及时填写质量记录，不用之处可用斜杠代替，不允许留空白。

4.4 记录的保存、保护4.4.1 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量记录；4.4.2 各部门必须把受控质量记录，按公司要求编号并整理好，保持记录的干燥、整洁。

郑州爱博尔医疗设备有限公司4.4.3 办公室编制、汇总《质量记录清单》，总经理批准后，方能给客户或第三方提供质量记录，以证实本公司质量管理体系的良好运行状况。

4.5 质量记录表格的发放、借阅和复制a)各部门使用的与质量管理体系密切相关的记录表格必须受控，统一在办公室进行存档；b)各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经管理者代表批准并填写《文件借阅/复制记录》，由办公室登记备案。

02记录控制程序

记录控制程序1 目的对记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求，体系有效运行以及产品、相关活动的可追溯性以及为采取纠正、预防和改进措施提供依据。

2 适用范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中所有记录的控制。

3 职责3.1人力资源部负责全公司记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置的有效控制。

3.2各部门负责与本部门相关记录的贮存、保护、检索、处置等管理。

4程序4.1记录的标识以记录或表格的名称、编号表示。

执行ZJJL-PD-01-2009《文件控制程序》4.2贮存、保护各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，防潮、防火、防虫蛀、防鼠害，所有的记录应保持清洁，字迹清晰。

各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。

质量、环境、职业健康安全管理体系记录保存期一般为3年，专业性记录按国家或行业规定执行。

4.3检索各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者，填写《文件（记录）借阅、查阅、复印登记表），经部门领导批准。

所有汇总到档案室统一管理的记录由资料员负责登记，建立索引目录。

4.4保存期和过期处置a）由人力资源部编制公司《记录汇总表》，包括名称、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审核。

其保留应满足产品寿命、法规和相关方的要求。

b）对超过保留的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由档案室填写《文件（记录）销毁清单》分别视情况交相关部门确认，报管理者代表审核，总经理批准后授权人执行销毁。

4.5 记录的填写4.5.1记录的填写由该项活动的具体执行人填写，记录填写要准确、及时、内容完整、真实、字迹清晰，不得随意涂改，签名齐全；记录的收集汇总由填写部门负责。

4.5.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据。

4.6记录格式各部门的记录格式的新增或更改，由各部门负责组织编制，部门领导审核，管理者代表批准，交人力资源部编号后汇总入《记录汇总表》.5 支持性文件ZJJL-PD-01-2009《文件控制程序》6记录R-PD-02-01《记录汇总表》记录汇总表。

02 记录控制程序

质量管理体系程序文件Q/JHO02-02-2009D记录控制程序1 范围本标准规定了公司质量记录控制的职责和工作程序。

本标准适用于对公司内部质量体系有关记录的建立、标识、收集、编目、归档、保存和处理的控制，包括来自供方的质量记录。

2 职责2.1 质量管理处对各部门的质量记录负责管理和检查。

2.2 有关部门负责对本部门质量记录的收集、整理、保管，部门负责人负责批准本部门编制的质量记录表式。

并负责对本部门已过保存期的质量记录进行处置。

3 程序3.1 本公司建立与质量管理体系有关的所有质量记录。

3.2 各有关部门按“质量记录清单”分工做好本部门的质量记录。

3.3 各责任部门在形成各种质量记录时，应用钢笔或圆珠笔填全记录表中所列各项内容，所填的内容应准确、清晰、真实、工整，一律填写文字或数据，不得随意填写各种符号（除非另有规定）。

对质量记录不得随意涂改，修改时应由经手人在记录修改处的下方签章，包括更改日期。

3.4 各部门使用的质量记录应符合“质量记录清单”的内容。

若要修改，由责任部门负责提出质量记录的格式和要求，经质量管理处审核统一标识后，经分管副总经理审批，由总部办统一印制。

3.5 各部门使用的质量记录，由责任部门开据领料单到采购处仓库领取。

3.6 质量记录的标识3.6.1 质量记录的编号（标识）按Q/JHO03-02-20089《文件和资料编号规定》中的规定执行。

3.6.2 质量记录的编号（标识）一律放在记录的右上角。

3.7 对质量记录的检查3.7.1 各部门负责人应对本部门形成的各种质量记录进行检查，使其符合规定要求，每月至少抽查一次，并记录抽查结果，抽检结果填写在“质量记录检查表”中。

3.7.2 质量管理处对“质量记录请单”中的质量记录进行监督抽查，每季度抽查1次，并记录抽查结果。

3.8 质量记录的管理3.8.1 责任部门应保管好各自的质量记录，由专人（质管员）负责统一收集、整理、保管、传递、分发质量记录。

02记录和凭证的管理程序

02记录和凭证的管理程序记录和凭证的管理程序是指为了保证企业财务数据的准确性、可靠性和完整性，建立和执行一系列规定和步骤的程序。

这些程序的目标是确保会计记录的正确性，并确保凭证的有效性和合规性。

记录和凭证的管理程序包括以下几个关键方面：1.会计政策和规程的制定：企业需要制定和执行一套合理的会计政策和规程，包括凭证和记录的要求、格式、内容等。

这些政策和规程应与适用的会计准则和法律法规相一致。

2.凭证的生成和使用：在每一笔业务发生时，应根据会计政策和规程将相关凭证生成和填写完整。

凭证需要标明业务的性质、金额、时间和相关的账户信息。

凭证应由业务相关方或授权人员进行审核和签署，以确保其真实性和合规性。

3.凭证的编号和存档：对于生成的每个凭证，应给予唯一的编号，并按照一定的文件编制和归档的规则进行存档。

凭证的编号和存档是为了方便日后查阅和审计的需要，同时也是保护数据完整性和防止篡改的重要手段。

4.记录的准确性和完整性：在凭证生成后，需要将相关信息记录到会计账簿或电子化的会计信息系统中。

录入信息时应核对凭证的准确性和完整性，确保记录的事实性和真实性。

记录过程中应严格遵守会计政策和规程，按照科目和期间进行分类和核对，确保数据的一致性和可追溯性。

5.记账的审核和审计：为了确保记录的准确性，需要对记账过程进行审核和审计。

审核人员应核对凭证与记录的一致性，确保金额、时间和账户的正确性。

审计人员则应抽查和核对记录的一致性和完整性，发现并纠正错误和遗漏。

6.错误的处理和调整：在记录和记账过程中，难免会出现错误或遗漏。

对于发现的错误，应及时进行更正和调整。

更正或调整应按照会计政策和规程进行，同时要保持记录和凭证的一致性和完整性。

为了确保记录和凭证的管理程序有效执行，企业应建立完善的内部控制体系。

内部控制主要包括制度和规程的建立、职责分工、权限管理、制度执行和监督等。

同时，企业还可以借助现代技术手段，如会计信息系统、电子凭证、审计软件等，提高数据处理和管理的效率和准确性。

记录控制程序

标准条款山推工程机械股份有限企业质量管理系统文件汇编履带底盘事业部版次 / 改正状态A/0 文件编号QG/LDP-02-02-2008 记录控制程序第1 页共 3 页1.目的为供给产品切合规定要乞降质量管理系统有效运转的客观凭证, 并实现可追忆性，特拟订本程序。

2.合用范围合用于对证量记录的成立、表记、填写、保留、检索、保留限期及超出保留限期处理的控制。

3.有关文件《文件编号与格式规定》4.术语和定义本程序采纳 GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000标准的术语定义。

5.职责事业部管理部的信息中心负责本程序的拟订、订正及归口管理。

事业部各职能部门和工厂各职能部门、工段负责各自主管过程记录的成立、填写、采集、整理、保留。

事业部管理部的信息中心负责记录的印刷、一致归档和超出保留限期的销毁。

轮系工厂人事总务科负责轮系工厂记录的印刷、一致归档和超出保留限期的销毁。

6.过程控制过程控制流程图（附后）记录的成立与订正6.2.1 记录的成立由事业部各职能部门和工厂各职能部门提出，可由所属文件编写部门设计表样，并将设计的记录表样（必需时含传达程序），经部门负责人审查后，报管理者代表组织评审并同意后，分别交信息中心归入《质量记录编目》并实行印刷。

轮系工厂交人事总务科归入《质量记录编目》并实行印刷。

记录的成立应按照以下原则：a) 记录的格式应履行《文件编号与格式规定》中 5.2.5 条款的要求；b)当顾客或法律法例有要求的记录时，按顾客或法律法例要求记录履行；c)应成立事业部一致使用的记录编号与格式。

当工厂需要个性记录时，经事业部管理者代表批准后，报信息中心审查存案；d)需要传达的记录应附传达流程。

6.2.2 当记录的表样需要订正时，由记录的成立部门报请管理者代表组织评审并同意后由记录所属山推工程机械股份有限企业质量管理系统文件汇编标准条款履带底盘事业部版次 / 改正状态A/0文件编号QG/LDP-02-02-2008记录控制程序第2页共3页部门填写《文件改正通知单》，《文件改正通知单》应明确规定改正记录的实行日期。

记录管理程序

销毁应记录销毁方式、数量和名称等。
需延长保存期的记录将由质量记录管理部门负责人批准，到期质量记录按批准的延长期保存；
质量记录处理或延长保存都须作好记录。
《文件处理申请单》
《质量记录归档登记表》
流程
职责
关键控制点
相关文件/记录
综合部
各部门
综合部
各部门
综合部
各部门
综合部
综合部
各部门
采取妥善保存方式，纸质记录防潮、防虫，电子媒体防磁、防水；
编目便于检索；
采取消防安全、防盗、防失密等安全手段。
质量记录的检索须经质量记录管理部门负责人批准，职能部门保管的记录由部门负责人同意后检索；
1.目的
对本公司记录管理的流程、职责、关键控制点予以规定，为记录管理的有效控制提供程序准则。
2.适用范围
适用于本公司管理体系涉及的质量记录的管理。
3.流程、职责和关键控制点
流程
职责
关键控制点
相关文件/记录
综合部
文件编写
人员
部门领导
管理者代表
综合部
综合部
在体系文件策划中同时完成
在文件编制过程中完成记录表格的设计，格式和内容应满足文件内容要求，栏目空间大小与所填写内容应相适应；
保存在档案室的记录及涉及公司机密的记录需检索时由综合部负责人批准。
检索质量记录原则上不能带离现场，确实需要时经批准后可复印。
到期记录，由质量记录管理部门业务人员负责提出处理要求，由质量记录管理部门负责人审批。经批准后，到期记录可按批准的处置方式处理。
到期质量记录经批准后可销毁，电子文档记录可直接删除；
《管理手册》
《工作手册》
《文件管理程序》

记录管理程序

5.7.3储存环境应防水、防火、防潮、防虫、防霉变。
5.7.4原则上记录以书面形式保存，如需用电子版保留PDF格式作为标准格式。
5.7.5对重要的记录，应采取双备份方式存档，两份记录应保存在不同地方。
5.7.6各部门质量/环境/安全记录表单的保存期限：
（a）记录的保存期限由各相关部门根据需要自行编制，当记录达到记录周期时。应对记录进行
5.6质量/环境/安全记录标识与整理
5.6.1质量/环境/安全记录表单的编号（原纸）按《文件标识规定》执行。
5.6.2质量/环境/安全记录按记录的来源（如来自客户、供应商）、记录类别（同一种记录或同一类记录）等归档整理，按一定的顺序次序放入文件夹并建立文件夹台帐。
5.6.3各部门应定期对本部门所使用的质量/环境/安全记录进行按日期或记录种类等分类整理。
5.6.4各部门应建立本部门的《原纸清单》对本部门的质量/环境/安全记录原纸进行管理，并将清单交至品质管理课，品质管理课作成公司记录控制总清单。
5.7记录的保存
5.7.1记录保存必须满足法规和顾客要求。
5.7.2记录表单（原纸）和录入数据的记录由作成和使用记录的责任部门保存；需要传递到其他部门的，各自保存。
对记录进行控制和管理，使公司的质量环境安全记录的标识、保存和处置实现规范化及体系有效运行的证据，以TS16949标准与ISO14001&OHSAS18001为依据制定本程序。
2.范围
本程序适用于本公司质量/环境/安全体系外部、内部使用的记录、供应商和顾客提供的记录的管理。
3.术语
（无）
4.职责
4.1各部门负责设计、使用本部门的质量/环境/安全记录表单，并负责其记录的管理。
5.5质量/环境/安全记录表单内容（数据）录入