吉林油田公司设备仪器档案管理规定

吉林油田公司规章制度
制度编号：JLYT-BG-08-06-2014 发布版本：A
吉林油田公司设备仪器档案管理规定
第一章总则
第一条为加强吉林油田公司（以下简称公司）设备仪器档案工作，充分发挥设备仪器档案在管理、经营中的作用，依据《吉林油田公司档案工作管理办法》及有关业务建设规范和标准，结合公司设备仪器管理工作的实际，制定本规定。

第二条本规定适用于公司机关各部门及所属各单位（全资子公司、集体企业单位）的设备仪器档案业务管理工作。

合资合作等单位参照执行。

第三条本规定所称设备仪器档案是指设备仪器在设计、制发布日期：2014年6月25日实施日期：2014年6月25日
造、进厂验收、安装、调试、测试、使用、检测、维修、改造、更新、报废或调出等全过程形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、统计报表、原始记录、台账、计算材料、照片、录音、录像、磁带、磁盘、光盘等各种形式载体的文件材料的总称。

第四条凡设计、制造、引进、购置设备仪器的单位，都必须按规定进行设备仪器档案的管理，向本单位档案部门移交设备仪器档案资料。

维护设备仪器档案的完整、统一与安全，确保设备仪器档案资料的准确、系统和有效利用。

第五条设备仪器档案工作应坚持“三纳入”、“四同步”的原则。

（一）“三纳入”是指：设备仪器档案的形成、积累、整理、归档工作，纳入设备仪器制造、购置、使用、维修、管理等项工作程序，纳入设备仪器制造、购置、维修、更新改造计划，纳入有关人员岗位责任制。

（二）“四同步”是指：各级设备管理部门，下达设备管理工作任务与提出设备仪器文件材料形成、积累、整理、归档要求同步；检查、评比设备仪器管理工作与检查设备仪器技术文件材料同步；开箱验收、鉴定设备仪器与验收、鉴定设备仪器技术文件材料同步；上级登记和评审奖励设备仪器管理先进单位与档案部门出具证明（设备仪器档案是否齐全准确）同步。

第二章设备仪器文件收集、整理与归档
第六条设备仪器文件的收集。

凡从事设备仪器设计、制造、使用、管理等专业人员，在设
备仪器管理活动中，收集、使用、拟写或记录下来，具有保存价值的设备仪器方面的信息，都要按规范标准载体化，形成图纸、文件材料、统计报表、台账、原始记录、照片、磁带、磁盘、光盘等不同形式的载体档案归档。

第七条制定本单位设备仪器档案归档范围。

机关各部门、各所属单位要严格按照公司颁布的《设备仪器档案基本归档范围及保管期限表》（见附件），结合本单位实际，制定本单位设备仪器档案的归档范围及保管期限表。

第八条实行归档范围确认制和备案审批制。

（一）每年年初设备管理部门依据投资实施计划，拟定本年度设备仪器档案归档范围，编制年度设备仪器归档确认表一式三份。

经设备管理部门及档案部门双方签字、盖章确认后，作为档案部门参加设备仪器开箱验收接收随机文件材料存档的依据。

（二）归档范围确认时间一般在本单位（部门）投资计划下达后。

（三）拟定归档范围应遵循的原则:
1. 引进新型的设备仪器必须列入归档范围。

2. 外购设备仪器应列入归档范围。

3. 随工程项目施工安装的设备、仪器，按基本建设档案管理要求其随机文件归入工程竣工档案工艺设备文件，可不列入设备仪器归档范围确认表。

4. 所拟定的归档范围确认单只体现要归档的设备仪器名称与型号、使用单位及相应电子文件等信息即可，不必列举随机具体文件材料，随机具体文件材料在开箱验收时做好登记即可。

（四）归档范围备案审批要求：
1. 逐级备案审批。

公司所属单位（部门）档案部门将经过双方签字确认的归档范围上报公司档案馆备案，同时要对下属单位确认的归档范围进行备案审批。

上一级部门依据备案审批的设备仪器档案归档范围核查、考核下一级部门归档是否齐全、完整。

2. 备案时间。

上报公司档案馆备案的归档范围在每年11月15-30日完成。

（五）本单位(部门)本年度没有引进、购置的设备仪器时，可报送空表，但同样要经本单位（部门）业务主管部门签字、盖章确认。

（六）由于计划调整等原因，已经确认的归档范围中个别设备、仪器本年度没有购买的，要在归档范围确认表中的备注栏加以说明或标注。

第九条新购或外国引进的设备、仪器、开箱时，应通知同级档案部门参加，验收随机资料，并进行登记。

需要由公司档案馆参加验收的由所属单位档案部门向公司档案馆提出验收申请。

第十条自行设计、制造的设备仪器，由设计制造单位向使用单位的设备管理部门提供技术文件，由设备、仪器管理部门整理，向本单位档案部门归档。

第十一条使用单位应在设备、仪器安装、调试及性能鉴定后，将设备的有关安装、检验等文件材料移交档案部门归档。

第十二条同型号的设备、仪器的随机文件材料（除合格证、保修单、装箱单）归档一套。

第十三条设备、仪器的归档文件材料只有一套的，使用单位可在档案部门复制一套使用。

第四章设备仪器档案的验收
第十四条设备仪器档案验收是设备仪器验收的重要组成部分，档案部门未参加设备仪器开箱验收或档案验收不合格的设备仪器，不得进行设备仪器的结算和付款。

第十五条公司设备仪器等级的划定：
公司设备仪器划分为4个等级：大型重点设备项目(非安装设备)投资在500万元以上(含500万元)、大型设备(非安装设备)投资在200万元-500万元(含200万元)、中型设备（非安装设备）投资在50万元-200万元（含50万元）、小型设备。

第十六条设备仪器档案验收执行下列规定：
（一）大型重点设备项目(非安装设备)、大型设备(非安装设备) 由公司档案馆和所属单位档案管理部门参加验收,设备档案(原件)保存在公司档案馆、设备档案复制件保存在所属单位档案部门；
（二）中型设备（非安装设备）和小型设备（非安装设备），由所属单位档案管理部门参加验收，设备档案保存在所属单位档案部门。

（三）机关10万元人民币（含10万元）以上或1万美元（含1万美元）以上的设备资料，由设备购置单位指定专人负责设备资料的开箱验收。

（四）档案部门参加设备仪器的开箱验收工作，应在验收单上签字，作为设备仪器结算付款的依据。

第五章附则
第十四条本规定中的实施证据：
（一）《年度设备仪器归档确认表》，编号NKMP-BG-59;
（二）《设备仪器开箱验收记录》，编号NKMP-BG-60。

第十五条本规定由公司档案馆负责解释。

第十六条本规定自印发之日起施行。

《吉林油田公司设备仪器档案管理实施办法》（吉油办字﹝2012﹞52号）同时废止。

编写部门：档案馆
编写人：孙建红
审核人：翁建云
批准人：赵志魁。