浅谈电力企业资料管理

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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
浅 谈 电力企业 资料 管理
冯洪 瑶
（ 尔滨 第二 电 业局 ， 龙 江 哈 尔滨 １０ ０ ） 哈 黑 ５ ０ ０
摘 要： 简述 了电力企业资料管理在生产 中的重要作用 ； 出了电力企业应如何做好资料的收集 、 指 整理、 传递和服务 工作 ， 并提 出了标准化资料 管理。 关键词 ： 电力企业； 资料 ； 管理 ； 务 服 “ ” 专 是指专业性强 、深” “ 是指学术性强、 快” “ 是 集 、整理是远远不够的，因此必须动员设计 、 引言 工 就是使信 艺 、 资料管理 ， 在电力企业而言 ， 似乎向来是 无 指讲究时效性。从标准化的角度来说： 质量 、 管理等方 面的领导及专业人员共同参 足轻重的 ， 重生产 、 重安全 ， 很少 听说资料的重要 息能确保企业具有极强的应变能力 ， 并能随时作 与才能做好标准资料信息的收集工作 ， 这样收集 性 。但农 网改造 的内业管理似乎 给我们上 了一 出正确 的决策 。这就要求我们勤于与各方 面沟 到的标准信息 ， 能密切结合企业 的实 际， 达到服 善于捕捉信息的源头 ， 然后及 时地 获取并更 务 于企 业 的 目的 。 课： 艰苦的作业环境、 紧迫的工期、 繁重的大会 战 通 ， ３ 资料 管理 的应 用 我 们 都 优 秀 的完 成 了 ， 是 内业 管理 的欠 缺 给我 新 信 息 。 但 们 的“ 胜仗 ” 添了不少麻烦 ： 图纸 的滞后 、 施工材 １ ． ２信息是提高企业效益的重要环节 ３１破除“ ． 重藏轻用” 的观念 ， 扩大资料的利 通过对所掌握的大量标 准信息进行认 真地 用 率 料 的登记 更新 、台帐管理 及 统计 数据 的不及 时——此时意识到资料管理 的重要性为时已晚 ， 分析和整理 ， 汲取其 中对本企业有用的信息 ， 对 藏是为了用， 资料只有被人利用才能实现 自 根据企业实 际情况以此 身的价值 ， 资料藏而不用 ， 便成废纸。 电力企业的 而后补 的资料总是 费时费力又不尽人意 ……尤 比本企 业与标准的差距 ， 其是时代的进步 、 科技 的发展 ， 更为各行业 、 各领 来调整结构 、 改变管理方法 ， 应用新技术 、 扩大营 资料更是如此 ， 不要只是收集归档 ， 据专业 分 要 类检索 ， 为生产及企业决策者提供可翔实可靠的 域 的资料管理提出了新 的课题 ：标准化管理、 信 销市场 ， 使信息变为财富， 为企业增加效益。 息共享 ， 哪一项不是与资料管理息息相关？也正 ｌ ＿ ３信息是标准化活动 的基础 参考 ， 尤其是历史数据 ， 要在收集归档 的基 础上 企业标准化 工作主要是结 合企业 实际 ， 贯 进行对 比分析 ， 以很多专业处室的资料管理员 因为资料管理被赋予更重要的历史使命 ， 更多专 所 业命题等着我们完成 ， 此文应运而生 。 在此 ， 我只 彻实施各级各类标准 ， 修） 制（ 定本企业标准 ， 在这 均同时具有统计的职责 ， 这可能也是 电力企业行 总之 ， 收集整理后的资料是死的 。 只有 就 电力企业 的资料管理提 出一些粗浅看法。 些活动 中， 标准信息始终是其工作的基础。企业 业特点吧 ， １ 料 管 理 的标 准 化 资 应侧重那些与产 品标准化密切相关 的信息 ， 并确 经过统计对比的数据才是活的， 我们资料管理员 随着标准化事业的不 断发展 ，标准在科研 保其及时性、 真实性、 典型性和连续 的规律性 。 的职责就是为了让所有的资料物尽其用 ， 而不是 生产和经营活动 中所起 的作用愈来愈 明显 ， 因此 ２标准资料的管理 把资料“ 起来作“ 藏” 藏书楼 ” 。 ２１分类 ． ３ ． ２变 “ 看门守摊 ” 的静 态服务 为“ 开库送 标准资料的管理越来越被人们所重视 。 人们普遍 认为 ： 标准化工作是三分技术 ， 七分资料 ， 可见标 根据电业 企业的行业特点和科研生产 的需 宝” 的动态主动服务 。 将标准资料按级别、 类别或专业分类管理， 并 传统的资料室、 档案室服务方式 ， 都是等人 准资料的重要性 。 一方面通过它人们可 以观察和 要 ， 建账、 目、 编 上架 ， 以利检索查询。 尤其是 电 上门 ， 需要查什么被动服务 ， 结果导致资源不能 了解到整个标 准化领域的信息和知识 ， 为企业 的 建卡、 查 更 应 资料的效能不能充分发挥。只 标准化工作提供必备条件 ； 另一方 面各级标准每 子 文档 的存 取 、 询 更 为快 捷 ， 要 重 视 ， 尽 景 充分地加以利用 ， 隔 ３５ ～ 年就要修订或复审确认一 次，若 不及 时 多输人一些信息，比如标准历代替换的情况、 标 有变“ 看门守摊” 的静态被动服务 ， 才能深层次地 标 标 把知识信 息激活， 提高资料 的利 掌握这些动态， 或随时注意新的标 准信息的传递 准 在 企 业 贯彻 的 情况 、 准 底 图 状 况 、 准 的 归 开发文献资源 ， 标准分发情况等等。这样做不仅便 用率 ， 充分发挥资料的效能。 和交流 ， 企业标准化工作就会处 于被动局面。因 口管理部门、 而且可以指导设计 、 制造、 检验等 ３３ 开发网络资源提供专题服务 － 此， 为了更好地 为生产技术工作服务 、 提高工作 于检索和查询， 最大限度地发挥标准 在 电力企业内网环境中 ， 提供专业 、 专题查 效 率、 为领导 经营决策提供必备依据 ， 电力企业 部门正确贯彻和运用标 准， 必须重视标 准资料 的收集 、 整理 、 传递和服务工 在科研生产中的作用。 询，档案资料分类清晰的放人相应 网络专题中， ２ 汇 编 Ｉ ２ 极大丰富信息资源， 开展深层次的信息服务 。要 作。 １１做 好标准资料的收集 ． 将同一专 业、 同一部 门、 同一场合使用 的标 最大 限度地发挥并能及时了解和掌握档案资料 以方便有关 对专业信息需求的优势 ， 开展专题文献检索服务 标准资料是一个统称。 它一般包括 ： 标准正 准或主体标准与配套标准汇编成册 ， 和定题跟踪服务。在网络平台上实现信息互动 ， 文 、 准的制（ 定说明、 准贯彻 的宣讲材料 、 部门和有关人员使用。 标 修） 标 标 准 的出 版 发行 和更 改信 息 、 准 的执 行 报告 及 标 ２ 动 态 管理 ． ３ 并及时 加工整理成专题二次、 三次文献。同时也 对已被更改 、 替与作废的资料 ， 代 及时地做 鼓励各专业处室及其层供电企业在 岗络上建立 数据分析等。 准资料的收集主要是对 以上这些 标 文 献 的收 集 。 重点 是 收集 标 准 的 正文 和 与 其相 好相应 的处理工作 ， 但 以防止“ 废止 ” 标准在生产现 自己的专题资料数据库 ， 以供有关用户检索实现 保证生产现场所使用标准的有效性 。 更广泛的数据共享 。 关的配套标准。收集的方法主要有外购 、 与有关 场使用 ， 结 束 语 单位进行交换 、 复制或向对方索取 、 以及通过标 ２ ． ４标准资料 的传递 和服务 标准只有通过贯彻 实施 ，才能使企业产生 随着电力企业的发展 ， 资料管理将在企业管 准化信息网络进行收集。收集的前 提条件是 ： 要 信息平 台共享、 各 及时掌握标准的发布和更改等信息、 经常与国家 明显的经济效益 和社会效益。为此， 标准资料部 理中发挥越来越重要 的作用 ， 专业资料统一汇总及分类查询、 历史数据对 比分 及行业标准发行部门、 各地新华书店和各级标 准 门应做好 以下工作： 情报机构取得联系 、 确保收集 、 购的标 准是 最 采 ２ ．建立有关 标准资料管理 的规章制度 ， 析一 越来越人性化的资料 管理必将 为企 业的 ．１ ４ 制度化， 做到资料 管理、 借 发展提供更便捷的服务 ， 使信息资源的利用率得 新 有 效版 本 。 准 落实 报 告及 执 行 情 况是 适 时 更 确保资料传递规范化 、 标 以最 大化 ， 满足电力企业的发展需求。 阅、 查询有章可循 ， 有据可查。 新的翔实数据。 ２． ．２定期 或不定期地发布 资料 信息通报 ， ４ 参 考文 献 标准资料 的收集要从行业 和企 业的实际出 ｔ １盛小平． 试析知识经济时代 的知识管理啊． 情况 发， 并保证重点 ， 既要收集国内外 先进 的标 准资 及Ｉ 地将标准资料收集整理的情况通报给有关 ［】 资 料 工作 ， ９ （ ） １ ９ ５． ９ 料， 也要收集历史资料 ， 同时还要 收集标 准发 展 部 门和人 员 。 ２． ．３定期 印发标准有效 目录，确保生产现 ｆ 戴文 昭， ４ ２ 】 韩喜运． 时期 图书馆 事业发展 的价 新 的信息资料 。在收集标准资料的同时， 要注意捕 值 取 向『１ 书情 况 工作 ，９７ １ ） Ｊ 闺 １９ （ １． 捉信息、 利用信息。在知识经济时代， 在瞬息万变 场使用的标准资料 的现行有效性。 的市 场经 济 ｌ ， 信 息摆 到 企 业 发展 的大 局 中 ＿ 要把 ｛ ＿ Ｉ ２． ．４大力宣传标准资料信息的作用和重要 ４ 来 。针时 企 业 发展 需 要 ， 专 、 、 的具 有 科 性 ， 收集 深 快 以提高全 员的标准化信息意识。大家知道， 标 责 任编 辑 ： 才玉 萍 学 特 色 的 ， 对 性 、 用性 均 强 的专 业 文 献 信 息 。 准 资料 信 息 的技 术 范 畴 很 广 ，只 靠 资 料 员 去 收 实