图书馆藏书剔旧工作在过程文件中的受控研究

由图 2 可见, 目前占馆藏比率较大的图书类别, 今后新书购入比率也相应较大, 二者中各类目呈相 对平行状态, 亦即根据馆藏统计分析进行图书剔除调整后的馆藏布局是可持续发展策略, 能确保今后新 书的正常入库上架。 3. 1. 3 藏书剔除工作进度表 ( 见表 2) 可控制藏书剔除工作进程和速度
表 2 藏书剔除工作进度表
[ Keywords] L ibrary; Reject io n of old- books; F iles cont rol; Working qualit y management
1 前言 图书馆藏书剔旧工作是图书馆文献资源发展建设中的一项重要工作, 这项工作做得好, 可以延长图
书馆馆藏文献的寿命, 提高图书馆文献的服务质量和社会效益。 图书馆藏书与架位的合理分配是建立在馆舍与书库面积基础之上的。为避免图书的滞架现象, 使
[ 关键词] 图书馆; 藏书剔旧; 文件控制; 工作质量管理 [ 中图分类号] G253 [ 文献标识码] B [ 文 章编号] 1005- 6610( 2008) 08- 0056- 06
Controlled Study on the Rejection of Old-books in Procedure Files
2008 年第 8 期 总第 150 期
文献资源建设
图 书馆工 作与 研究
T u Shu Guan Go ng Zuo Yu Yan Jiu
No . 8 Serial N o. 150
图书馆藏书剔旧工作在过程文件中的受控研究
吴凤仙( 温州大学图书馆, 浙江 温州 325035)
[ 摘 要] 本文对图书馆藏书剔旧工作在过程文件中的受控从工作进程的计划、实施、检查和改进四个 环节进行了 研 究。笔者认 为, 过程文件对藏书剔旧整个工作环节都有积极的控 制作用, 其质量管理的方法也会对图书馆 工作的其它 环 节具有借鉴意义。
图书馆整体馆藏布局的统计分析。 图书馆藏书剔旧的工作方针和目标。 图书馆藏书剔旧工作的质量管理程序文件, 主要有藏书剔旧规则、藏书剔旧标准工作流程、藏书 剔旧各部门职责、剔除图书调拨规则与流向表、文件提交流程等。 为确保藏书剔旧过程有效策划、运行控制的文件和质量记录, 主要有图书提取步骤、藏书剔旧问 题图书处理反馈单、剔除图书调拨、注销清单、馆藏数据修改记录单、图书转运清单等。 3 图书馆藏书剔旧工作各阶段质量在过程文件中的受控 本文以温州大学图书馆为案例, 对藏书剔旧工作质量管理进行文件控制研究。根据 温州大学图书 馆规章制度 规定的 藏书剔除工作细则 , 参考高教图工委关于 普通高等学校图书馆规程 第十条 高 等学校图书馆应根据学校的发展目标和教学、科学研究的需要, 根据馆藏基础及地区或系统文献资源布 局的统筹安排, 制订文献信息资源建设方案, 形成具有本校特色的馆藏体系 , 第十四条 高等学校图书 馆应科学合理地组织馆藏, 既要有利于文献信息的管理和保护, 更要有利于文献信息的充分利用 [ 6] , 制 定剔旧的详细规则, 并确定馆藏剔旧的整体工作方向和努力目标, 它的贯彻体现在整个剔旧工作的计 划、执行、检查、落实各个工作阶段, 而各阶段工作质量的控制又体现在相应的过程文件中。温州大学图 书馆中心分馆剔旧方针定为: 根据馆藏图书各类比率及书库容量, 进行合理分配, 剔除陈旧过时、无人借 阅以及破损或多余复本图书, 使馆藏布局达到整体均衡状态, 确保新书及时上架, 图书流通顺畅。主要 目标是保留藏书种类, 剔除过多复本。 3. 1 图书馆藏书剔旧计划阶段在过程文件中的受控 图书馆藏书剔旧计划阶段主要把握四个环节: 工作流程的制定、馆藏布局统计分析、时间进度的安 排和使二者得以落实的文件化程序 报表流程的规定。 3. 1. 1 图书剔旧工作流程图 ( 见图 1) 使各业务环节任务明晰, 交接顺畅
3. 1. 2 馆藏布局统计分析( 见表 1、图 2) , 可了解目前馆藏状态及剔旧调整目标
类别
A B C D E F G H I J K N O P Q R S T U V X Z 总计
目前藏书 数量
3 98 7 3 33 97 2 19 15 4 78 52 2 55 5 10 09 16 4 36 27 7 23 57 13 35 43 5 32 56 4 83 39 3 53 1 3 62 67 1 72 1 3 88 0 6 52 0
表 1 馆藏布局统计 分析
实际 架位数
实际占总 架位比率
合理 架位数
39
0. 81%
25
26 3
5. 50%
2 07
16 2
3. 38%
1 36
33 7
7. 04%
2 96
15
0. 31%
16
54 0
11. 28%
6 25
23 4
4. 89%
2 70
34 6
7. 23%
4 48
64 8
13. 54%
图 3 藏书剔旧文档提 交流程
此文件对藏书剔旧各环节所产生的过程文件制定了统一的归档流程, 不仅是文件控制的必要手段, 而且还是通过文档提交推进工作过程文件化的有力约束机制。 3 2 图书馆藏书剔旧实施阶段在过程文件中的受控
在藏书剔旧实施中的一个重要因素是图书下架人员对剔除图书提取的控制。 藏书剔除工作情况记录表 ( 见表 3) 可增强员工的责任意识, 并可作为了解图书提取进度、提取图 书检查审核情况、调整工作进程的记录依据。 对于负责图书剔除人员的工作, 关键是根据剔除进度, 为每组工作人员固定所负责的架位, 这样, 对 于藏书剔旧工作有两个好处: 一是责任到人的管理机制增强了工作人员的责任心, 使他们不仅树立时间 进度的概念, 而且对图书剔除严格把关, 避免错剔漏剔; 二是便于对每天的剔除工作进行检查和统计, 以 便及时掌握剔除进度情况, 及时调整工作安排。
在制定和修改文件过程中, 可研究问题, 理清思路, 确定作业流程, 它是动态的标准化, 保证过程 的不断改进。
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管理过程所制定的文件内容, 表达了藏书剔旧工作的确定信息, 使人们沟通工作思路, 统一行动; 通过文件传递所需要的信息, 实现并完成既定任务, 如: 对现有馆藏布局进行统计分析、成立剔旧小组、 制定剔旧规则、确定剔旧工作实施方案等。文件对整个工作进程起到积极的规范和控制作用, 可保证整 个工作流程的高效率, 成为指导与控制整个管理过程与质量的有效工具。[ 5]
8 27
37 9
7. 92%
3 30
25 1
5. 24%
源自文库
2 99
21
0. 44%
22
17 9
3. 74%
2 25
15
0. 31%
11
32
0. 67%
24
57
1. 19%
40
8
0. 17%
6
11 66
24. 36%
9 06
31
0. 65%
26
4
0. 08%
2
33
0. 69%
27
26
0. 54%
20
47 86
图 2 各类藏书及待入库 新书比率
58
由表 1 可知, 温州大学中心分馆外借库总藏书数量为七十七万多册, 而书库总架位数量为 4786 个, 在书库面积相对固定情况下, 架位数量也基本不变, 则各类图书所占架位比率应与该类图书占总图书数 量比率相当, 馆藏布局方为合理。由表 1 可看出, 目前馆藏架位分配尚不合理, 图书进行剔旧后应作相 应调整, 使馆藏布局更趋合理。
管理过程所形成的文件体系, 成为相关业务的经验总结与相关工作标准的制定依据, 标准的统 一, 可保证工作质量控制的可行性。 2. 2 图书馆藏书剔旧过程文件的内容
过程文件是按照藏书剔旧工作流程与质量管理体系所形成的文件, 团队的所有工作过程、所有参与 者都应通过文件在管理体系中得到控制。图书馆藏书剔旧过程文件主要包括:
1 00 %
47 86
1 月份待 入库新书
35 11 50 40 0 14 36 62 16 99 10 79 15 13 26 82 93 6 16 12 16 7 13 16 17 8 18 5 30 4 75 52 92 72
5 22 3 23 6 2 06 57
占总新书 比率
0. 17% 5. 57% 1. 94% 6. 95% 0. 30% 8. 22% 5. 22% 7. 32% 12. 98% 4. 53% 7. 80% 0. 81% 6. 37% 0. 86% 0. 90% 1. 47% 0. 36% 25. 62% 0. 35% 0. 02% 1. 08% 1. 14% 10 0%
鉴于质量管理浪潮对图书馆业务质量管理的冲击, 图书馆藏书剔旧工作中, 运用质量管理理论和方 法, 确保整个剔旧工作处在质量受控状态就成为图书馆人探索与思考的重要课题。在质量管理研究领 域, 无论是全面质量管理的 PD CA ( 计划、执行、检查和改进) 循环[ 2] , 还是 6SIGM A 管理的 DM A IC( 界 定、测量、分析、改进和控制) 步骤[ 3] , 都离不开以构成过程文件为基础[ 4] 。于是, 图书馆人就将图书馆藏 书剔旧工作的质量聚焦于将管理文件程序化的过程。因为:
95 5 14 63 28 4 17 5
38 6 4 32 9 3 15 1 77 29 87
占总藏书 数量比率
0. 52% 4. 32% 2. 84% 6. 19% 0. 33% 13. 06% 5. 64% 9. 36% 17. 28% 6. 89% 6. 25% 0. 46% 4. 69% 0. 22% 0. 50% 0. 84% 0. 12% 18. 93% 0. 54% 0. 05% 0. 56% 0. 41% 10 0%
图书正常流通, 在购入大量新书的同时, 应对藏书中知识内容老化、陈旧或在流通中破损的图书进行剔 除。藏书剔旧工作对图书馆而言是一个浩大的工程, 涉及整个馆藏与各分馆馆藏图书的异动、剔除、数 据修改、图书转运等步骤, 需要一个对运作过程上的科学管理和质量保证上的合理筹划。[ 1] 本文以温州 大学图书馆为例, 对藏书剔旧工作在过程文件中的受控进行研究。 2 图书馆藏书剔旧工作与过程文件 2 1 图书馆藏书剔旧工作质量管理是将管理文件程序化的过程
W u Fengx ian
( L ibrary of Wenzhou Universit y, Wenzho u 325035, China)
[ Abstract] T he paper researches t he qualit y of reject io n of old- books contr olled by t he pr ocedure files t hr oug h four stag es of plan, do, check, and act ion. It considers t hat pro cedure files have t he posit ive f unct io ns in t he w ho le w or k o f r eject ion of old- books, and the meaning of t he m et hodolog y in the qualit y manag em ent w ill w ork w it h t he ot her elements o f library serv ices.
图 1 图书剔旧工作流程图
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图 1 显示, 图书馆藏书剔旧主要包括前期准备工作、图书剔除、检查审核、数据修改、图书打包转运 等环节。其中, 每一个环节都规定有操作文件名称及责任人。其文件一方面使任务明确清晰; 另一方面 标明了各专题任务交汇点的交互关系。通过此文件, 可对整个藏书剔旧工作流程有一个总体把握和 控制。
图书提 取
类 别 书架数量
提取进度
人员数
时间
修改进度
H
346 2. 5* 140( 架)
2
3
2* 3
I
648 4. 6* 140( 架)
2
5
2* 5
J
379 2. 7* 140( 架)
2
3
2* 3
K
251 1. 8* 140( 架)
2
2
2* 2
数据修改 人员数 2 2 2 2
时间 3 5 3 2
表 2 为温州大学中心分馆外借库的 H 、I、J、K 类图书剔除工作进度表, 根据实地试验, 1 人负责抽 取剔除图书, 1 人负责理架及图书运送, 2 人负责剔除图书数据修改及馆藏调拨, 每天可完成约 140 个书 架的图书剔旧任务。另外再安排若干临时人员负责需要转运图书的打包工作。 图书剔除工作进度表 将 4 个外借书库各个类目图书的架位数量、图书提取进度及馆藏数据修改进度等进行合理安排, 它既是 一个图书剔旧进程的计划, 又是一个对剔旧进程进行控制的标杆。 3. 1. 4 藏书剔旧文档提交流程 ( 见图 3) 将记录工作过程的关键文档进行控制, 既可督促各环节工作 的规范化, 又可形成全局工作的规范和标准