01文件和记录管理程序

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修订记录
页次版号修订内容修订者批准修订日期
责任部门制定审核批准生效日期文控中心王娟2011-6-1
注:如无受控文件之盖印,为非受控文件,只有受控文件才会被自动更新.
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1.0目的：
为使质量与环境管理体系文件和记录有效管理，避免逾期失效的文件误用,保证使用的是最新文件。

2.0范围：
本公司内所有质量与环境管理体系文件和记录管理。

3.0职责：
3.1文控中心负责公司所有质量与环境管理体系文件与相关记录的编号、发放、与回收及归档管理工作。

3.2各部门负责本部门在用质量与环境体系文件和记录的管理。

4.0术语和定义：
4.1受控文件：为防止误用旧文件而以版次予以追踪修订的所有质量与环境体系文件(含相关法律法规及相关方的特定要求等外来文件)。

4.2第一级文件：质量与环境手册--简明公司质量与环境系统如何满足ISO9001:2008与ISO14001:2004标准及相关方的要求。

4.3第二级文件：程序文件--质量与环境管理体系的管理、规划管理、动作执行等各项质量与环境管理体系所含的管理程序。

4.4第三级文件：作业指导书--质量与环境管理规定、质量与环境作业标准、监测标准等。

4.5第四级文件：质量与环境记录—监测表、纠正表、测试报告表所有与质量与环境管理体系有关的记录等格式。

5.0 程序
5.1 一般要求:
5.1.1 正式发行的质量与环境体系文件必须有制定、审核、批准，并按规定要求排版打印。

5.1.2 质量与环境体系文件的发放必须办理签收手续。

5.1.3页次格式：页次/总页次
5.1.4版次格式：版本号
在一个版本内只能修订一次，每次修订文件必须更改当页面文件版本，如一份文件其它页没有修改，则不需更改版本。

最新版为01,第一次修改为02（如此类推）
5.1.5文件一般包含:文件编号、文件名称、版本、制定部门、制定日期、修订日期；
5.2文件编号
5.2.1文件类型：
一级文件——MM(管理手册)
二级文件——MP管理程序
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三级文件——WI作业指导书
四级文件——FM记录/表格
5.2.2一级文件编号： MM －□□□ (Management manual)
手册序号
文件级别
5.2.3二级文件编号 MP－□□□ (Management procedure)
程序文件序号（001-999）
文件级别
5.2.4三级文件编号：WI－□□－□□ (Work instruction)
作业指导书序号（001-999）
部门代号（见下表）
文件级别
5.2.5四级文件编号：FM－□□-□□□－□□ (Form)
版次（新版01，增版02，如此类推）
流水号（001-999）
部门代号（见下表）
文件级别
部门代号部门代号部门代号
总经理GM PMC PC 品质部QC 管理者代表MR 采购PH 工程部EN
行政部HR 仓库MC 财务部FN
销售部MK 制造部PD 其它OT 5.2.6外来文件编号：DO－□□□－□□ (Document of outside)
版次（新版01，增版02，如此类推）
流水号（001-999）
文件级别
5.2.7 MSDS 编号：MSDS－□□□ (Material safe data list)
序号（001-999）
文件级别
文件名称
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5.2.8 其它资料编号：名称－时间－□□□
流水号（001-999）
年月日（如：2008年3月28日，编号为：080328）
文件名称简写
5.2.9 法律法规编号：一般以其书号为准,如没有书号的以其颁布生效的日期为准，并参考5.2.8进行编号
5.3文件的制定、批准、发放与回收
5.3.1文件的制定与批准
文件类型制定审核批准
一级文件
ISO专员管理者代表总经理
二级文件
三级文件部门主管部门负责人管理者代表
四级文件制定部门ISO专员部门主管或经理
5.3.1.1文件的编制要参考5.1-5.2，且有依据，体现实用、规范、正确、有效性。

首次发行的文件，要填好《文件发放与回收记录》，以确定文件发放的部门及数量,并制定《文件总览表》。

5.3.1.2审批：
按文件的制定与批准表中的规定，一、二级文件由管理者代表审核，总经理批准，三级文件由质量与环境管理代表批准四级文件由部门主管或经理批准。

5.3.2文件的发放与回收
5.3.2.1文控中心对已批准的文件进行编号、版次规定，必须符合程序的要求,并核对无误后，发放给各使用部门。

5.3.2.2受控文件原稿由文控中心统一保存，不作使用用途，但须在文件背面（含表格）盖红色“受控文件”印章。

文控中心统一复印所需之份数的副本后，于副本每页正面加盖红色“受控文件”印章后发行(表格盖背面)，并让收文部门在《文件发放与回收记录》上签收，文件的生效日期为发放后的第二日。

需收回的旧版文件应注明数量，并记录于《文件发放与回收记录》上。

如受控文件遗失，应注明原因并通知各部门以防止误用。

受控文件原稿存文控中心。

5.3.2.3回收之旧版文件，应在副本正面打上“×”，原稿正面盖“作废”章，防止误用。

除可作为知识经验保留的文件外，文控原稿作废文件保存期为二年。

5.3.2.4文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象，应向文控中心申请补发，不得以复印等方式自行处理。

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5.3.2.5受控文件需发放给公司外的相关人员，须经管理者代表批准后，在文件副本上加盖“参考文件”印章后发给申请部门，并在《文件发放与回收记录》上签收。

外发的受控文件在修订后不予追回。

5.3.2.6 质量与环境管理体系文件为对外公开的文件,任何相关方需要时,均可以正当的手续向其提供。

5.4文件修订/废止
5.4.1公司内员工对使用的受控文件有修改意见的，以《文件更改申请单》进行修订。

5.4.2 当受控文件需废止时，以《文件更改申请单》进行废止,并将旧版本回收。

5.4.3修订/废止文件之审批、发行、回收按5.3执行。

5.5使用的受控文件某部门确定为不需用或需要补发时，使用者填写将文件退回文控中心，且文控中心管理员必须更新《文件发放与回收记录》。

5.6发行之后正式文件，使用部门不得在文件上涂改；若发现有错别之处，应马上通知文控中心。

5.7本作业程序所产生之记录资料，除非另行规定，则依《记录管理程序》作业。

5.8外来文件管理
5.8.1 属于环保法律法规及其它要求的,依《法律法规及合规性评价管理程序》执行。

5.8.2 其它外来文件须由文控中心记录存档，必要时由文控中心复印后加盖“外来文件”印章，发放给相关部门。

5.8.3 外来文件的分发、保管、补发同内部文件。

文控中心应于每年年底对外来文件进行审核。

5.9记录管理
5.9.1记录填写与建档
5.9.1.1质量与环境记录应字迹清晰可辨、标识明确、符合完整、准确及时的要求，不准伪造。

5.9.1.2质量与环境记录修改方法可在笔误之处划去错误的记录重新写清正确记录，若属检测数据，判
定之修改由更改人签字。

5.9.1.3质量与环境记录可按月(季)编目、分类、装订成册、建档，以利查阅。

5.9.1.4质量与环境记录应妥善保存，防止损坏与遗失，以便备查。

5.9.1.5质量与环境记录等数据，在调阅及分析时，应便于取得及归档，以便随时可了解质量与环境的
变化趋向。

5.9.2记录保存与变更
5.9.2.1各项质量与环境记录文件格式之修改或增订，由各使用部门自行决定，经部门主管或经理同意，但不得私自修改或增订，应由文件中心统一确认并受控后发行到各部门方为有效（不作管理体系证据的记录除外）。

5.9.2.2质量与环境记录的保存期限一般为一年，若有其它要求，保存期限参见《记录总览表》的规定。

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5.9.2.3在质量与环境记录的保存期限内，如相关方要求查阅时，相关部门应能提供质量与环境记录。

5.9.2.4所有质量与环境记录需印刷时，应先送文控中心核准正确格式后，才可批量印刷，所有的表格记录在不改变内容的情况下，根据实际需要可放大为A3或缩小为A5。

5.10文件和记录保存期限
序文件名称保存期限保存部门
1 管理手册最新文控中心
2 程序文件最新文控中心
3 作业指导书最新各部门
4 表单/记录见《记录总览表》各部门
5 客户标准/规范客户更新为止行政部
6 第三方检测报告10年行政部
7 法律法规最新行政部
8 一般外来文件3年行政部
9 环境评价报告永久行政部
10 环境评价批复报告永久行政部
11 消防验收报告永久行政部
6.0相关文件：无
7.0记录
7.1《文件发放与回收记录》
7.2《文件总览表》
7.3《文件更改申请单》
7.4《记录总览表》。