信息管理2课第1章

第三节
信息管理
信息管理的基本内容及要求
原始数据收集 信息加工 信息传递 信息存储 信息检索
信息输出
（一） 原始数据收集
思考：原始数据收集应注意的问题？
（一） 原始数据收集 原始数据收集是信息管理诸环节中关键的第一步，是后续 环节得以开展的基础，全面、及时、准确地识别、遴选、收 集原始数据是确保信息正确性与有效性的前提。面对繁杂的 信息世界，在原始数据收集过程中，应坚持目的性、准确性、 适用性、系统性、及时性、经济性等原则，紧紧围绕收集目 的，以尽可能经济的方式准确、及时、系统、全面地收集适 用的数据。
（五） 信息检索
思考：信息存储的方法有哪些？
（五） 信息检索 信息存储的目的是为了信息的再利用，管理中所需的 许多信息可以源于自己存储的信息，因此，信息检索是日 常信息管理中最频繁的工作之一。信息检索和信息存储属 于同一问题的正反两面，两者密切相关；迅速准确的检索 应以先进科学的存储为前提。为此，必须对信息进行科学 的分类、编码，采用先进的存储媒体和检索工具。如计算 机存储和联机检索。
（二） 信息加工 思考：如何进行信息加工？
（二） 信息加工 通过各种途径和方法收集到的原始数据必须结合企业经 营目标与实际情况经过综合加工处理，才能成为对企业有用 的信息。 信息加工一般须经过真伪鉴别、排错校验、分类整理、 加工分析等四个步骤。
真伪鉴别是通过对信息渠道、内容和时效的审查达到去 伪存真的目的。 排错校验是对原始数据的准确性的进一步核实和纠正； 分类整理则是使凌乱的原始数据系统化； 加工分析是信息加工的最重要的一环，通过对企业内外 部原始数据与企业经营目标的综合分析，找出有关问题的规 律和趋势，明确信息的价值所在。
及时、准确、使用、经济
（六） 信息输出 思考1：信息输出的内容有哪些？ 思考2：信息输出的媒体（工具）有哪些？ 思考3：信息输出的输出方式有哪些？
（六） 信息输出 信息管理的目标是按管理职能的要求，定时定向、保质 保量地输出信息。一般来说，衡量信息管理有效性的关键不 在于信息收集、加工、存储、传递等环节，而在于信息输出 的时效、精度、数量等能否充分满足管理的要求。可见，信 息输出是信息管理的归宿。 常见的信息输出的内容主要有：各种计划、内部规章、 核算报表、分析报告、技术文件及查询结果等。
信息输出除了要满足数量、精度、时效等方面的要求外， 还要根据不同信息的特点，选择合适的输出媒体、输出格式、 输出方式，以确保信息传递便捷准确、使用方便和达到保密 要求等。
实现有效信息管理的途径
原始数据收集制度化
信息载体规范化
信息管理标准化 信息加工程序化 信息传递工艺化 信息分类代码话
信息管理高效化 信息管理现代化
信息管理的层次理论 信息管理一般分为战略计划层、管理控制层、运行控制 层和业务处理层四个层次。 由于各层管理者职责不同，因而不同层次管理所需的信 息在内容、来源、精度、时效性及使用频率上均有不同。 一般而言，战略计划层所需信息内容全面、来源广泛， 但要求少而精，多为经过复杂加工处理的综合信息。 管理控制层和运行控制层处于中间层次，承担信息加工 处理的绝大部分任务，起着承上启下的作用，因而要求信息 流内容全面、精确而且及时，主要是大量来自企业内部及外 部的原始信息。
第三节
了满足企业管理需要而进行的信息产生、识别、 遴选、收集、加工、传递、存储、检索、输出等工作 的总称。包括从信息产生到丧失应用价值为止的整个 信息寿命周期的全部工作。
第三节
• 信息管理的基本理论
信息管理
信息管理的层次理论 信息管理的反馈控制理论
信息管理的流速时效理论
（三） 信息管理的流速时效理论
前已述及，信息流伴随物流而产生，信息流对物流起着 控制作用。而且企业工作的连续性的特征要求对物流进行 实时事中控制。这就在客观上要求信息流与物流在时间上 同步，否则，将可能由于时效性的丧失而导致信息流对物 流失去控制作用。 然而，实践中要完全做到这一点是不可能的，即使在最 完善的管理条件下，信息流和物流相比仍然是滞后的，这 是因为信息流是物流的客观反映，只有物流的启动，才有 后继的信息流的形成。而且，物流始终是不停顿的，而信 息加工处理则需要时间，尤其在手工处理信息的情况下， 信息流和物流间一般存在十分明显的时间差。
（二） 信息加工 信息加工的具体方法有：变换、排序、计算、合并、抽 出、分配、生成等。
在实际应用中，信息加工方法的选择应服从于管理任务 的要求。例如，在制定计划时要求了解客户订货情况，必须 对所有订货合同进行合并汇总处理。
（三） 信息传递 信息传递有哪些方式？如何有效的传递信息？
（三） 信息传递 信息传递亦称信息传输，信息通过传递形成信息流。由 于信息流具有双向流特征，因而，信息传递包括正向传递和 反馈两个方面。企业信息传递既有垂直传递（不同管理层之 间的信息传递），也有横向传递（同一管理层各部门之间的 信息传递）。 企业的组织机构系统是内部信息传递的基本渠道，为了 提高传递速度和效率，企业应合理设置组织机构，明确规定 信息传递的级别、流程、时限以及接收方和传递方的职责， 此外，应尽可能采用先进的传递工具，如电话、传真机、互 联网等，尽量减少人工传递。
（一） 原始数据收集 原始数据收集一般要经过明确收集目的、形成并优化收集 方案、制定收集过程计划、着手收集及分类汇总等环节。由 于数据来源的广泛性，其收集方法多种多样，概括起来，主 要有：网上调查法、出版资料阅读查询法、口头或书面询问 法、传媒收听法、现场观察法、有偿购买法、信息员采集法 等。
一般而言，企业中除了有专职的信息员外，每一个员工 都是信息的使用者，同时也应是信息的采集者，为了确保真 实和低成本采集原始信息，企业应该通过制度的方式明确每 一个员工的信息采集义务，充分发挥每一个员工的信息采集 职能是低成本获取信息的重要渠道。
业务处理层是管理的最底层，主要职责是日常工作的事 中（现场）协调控制，以确保工作的连续性和有效性，它所 要求的信息必须详尽、及时、准确、连续，主要是来自战略 计划层、管理控制层、运行控制层的各种指令性信息、指导 性信息及本部门作业环节的原始记录信息。 信息管理层次理论认为，各类信息应按其不同作用和管 理要求在不同管理层间合理分流，避免信息的无效传递。比 如，具体的作业记录一般不应该提供给总经理，他所需要的 应是经过统计分析形成的综合报表，而由作业记录产生综合 报表的信息加工工作应由管理控制层和运行控制层完成。
（四） 信息存储 信息存储的主要形式或主要媒介有哪些？
（四） 信息存储 由于不同信息的属性和时效不同，企业加工处理生成 的信息，有的立即利用，有的暂时不用；有的只有一次性 利用的价值，但绝大多数信息具有多次长期利用的价值， 因此，需要将时效性较长的信息存储起来，以备随时调用。 信息存储的主要形式包括：普通分类台账、档案、缩微 胶片、录像带、计算机数据库等。 存储方式可为顺序存储，亦可采用随机存储。随机存 储的优点是检索速度快，但对存储介质的要求较高，一般 为磁盘、磁鼓、光盘等。
（三） 信息管理的流速时效理论
鉴于此，信息管理的流速时效理论认为，信息管理的目 的并不是要完全消除事实上不可能消除的信息流与物流之 间的时间差，而是要尽一切可能加快信息流速，使这种客 观存在的时间差尽可能缩短。 具体来说，就是要从管理体制、组织机构、人员素质、 信息管理手段、工具、方法等多方面作出最大的努力，以 缩短信息收集、加工、传递、存储、检索、输出等环节的 时间，促使信息更快、更准、更高效地流动。
信息管理的反馈控制理论 信息管理反馈控制理论认为，管理过程就是从信息输入 到输出，经过反馈和修正，形成新的信息输入的不断循环 的过程，每次循环的延续时间就是管理周期；延续时间的 长短则反映了管理工作效率的高低。因此，要缩短管理周 期、提高管理效率，不仅要保证信息正向传递渠道的畅通， 而且要确保信息反馈控制功能的实现。为此，在设置信息 传输渠道时，要充分注意到信息的双向流的特性，确保信 息反馈渠道的通畅，明确正向信息接收方的反馈职责，并 加强信息传递与反馈职责的考核。