谈判邀请文件(含内容非常详细)

编号：BDDDD-2012FW-010xx股份有限公司、“xx2012年会务服务”项目谈判邀请文件（副本）xx股份有限公司二零一二年三月第一部分采购项目邀请函文件编号：BDDDD-2012FW-010xx股份有限公司北京市分行（以下简称“xx北京分行”），对xx2012年论坛会务服务项目进行采购。

特邀请贵公司前来参加本项目谈判。

1.项目编号：BDDDD -2012FW-0102.项目名称：xx2012年论坛会务服务3.采购内容：2012年论坛——xx会，分夏秋两季（5月中下旬、10月中下旬）分别举办一场。

为客户提供分享国内外知名研究机构、学术专家和商业性金融机构在经济领域内研究成果的平台。

本项目预算金额两场共计人民币60万元。

注：具体采购内容及要求等详见邀请文件第三部分“技术需求书”。

4.通过本次采购确定一家会议承办供应商。

5.发出谈判采购文件时间：2012年4月13日6.报送响应文件截止时间及谈判时间：2012年4月19日 13：307.报送响应文件地点：xx8.凡对本次谈判采购提出询问，请与xx联系（技术方面的询问请以信函或传真的形式）地址：xx股份有限公司北京市分行财务管理部电话：传真：联系人：第二部分被邀请谈判人须知一、被邀请谈判人1采购人、被邀请谈判人的范围1.1.采购人：xx股份有限公司北京市分行。

被邀请谈判人：是指响应采购活动并且符合谈判文件规定资格条件和参加谈判的法人、其他组织。

1.2.被邀请谈判人应满足的基本条件：1）被邀请谈判人须在中华人民共和国境内注册，注册资金不少于100万元，并具有签订和履行合同的能力和信誉，经年检合格的营业执照复印件，经营范围包括会议服务；2）被邀请人应具备良好的管理、运营和公关宣传团队，具备广泛的媒体宣传渠道和专家邀约渠道，同时具备承办400人以上大型活动的经历，有丰富的活动策划经验（需提供相关证明文件，包括但不限于合同，中标通知书等）；3）被邀请人应具备对整个论坛活动进行报道且将报道内容进行文件汇编的能力，并在整个论坛活动结束后将汇编成果以报告形式上交xx北京分行；4）被邀请谈判人不得直接或间接地与采购人或其附属机构有任何关联；5）被邀请谈判人应遵守有关的中国法律和法规，信誉良好；6）本项目不接受联合体；7）被邀请谈判人不得将本项目采购内容以任何方式进行转包；8）被邀请谈判人在xx不得有不良记录；9）被邀请谈判人须承诺：“签订采购合同后，须在xx开立账户，用于本项目合同项下的资金结算”1.3.在任何时候发现被邀请谈判人提交的应答文件中提交虚假资料或失实资料的，或者以其他方式弄虚作假的，其谈判将被拒绝，并视情况依法追究被邀请谈判人的责任。

1.4.采购人保留在授予合同之前任何时候接受或拒绝任何被邀请人，以及宣布谈判程序无效或拒绝所有递交邀请文件的权力，对受影响的被邀请人不承担任何责任，也无义务向受影响的被邀请人解释采取这一行动的理由。

1.5.被邀请谈判人在谈判过程中相关文件的签订、履行、通知等事项的书面文件中的单位盖章、印章、公章等处均仅指与被邀请谈判人名称全称相一致的标准公章，不得使用其他形式（如带有“专用章”等字样）的印章。

如谈判过程中供应商使用投标专用章，须提供特别说明函，明确该供应商投标专用章作为直接参与谈判时相关应答文件的签章，及业务合作伙伴参与谈判时授权函的签章，其效力等同于公章。

2谈判文件构成2.1. 谈判文件共四章，内容如下：第一部分邀请函第二部分被邀请谈判人须知第三部分技术需求书第四部分附件2.2. 被邀请谈判人应认真阅读邀请文件中所有的事项、格式、条款和技术规范等被邀请谈判人没有按照邀请文件要求提交全部资料，或者没有对邀请文件在各方面都作出实质性响应是被邀请谈判人的风险，并可能导致其响应文件被拒绝。

2.3. 在响应方案送交时间截止期前的任何时候，无论出于何种原因，采购人可主动地或在解答被邀请谈判人提出的澄清问题时对邀请文件进行修改。

2.4. 采购谈判内容：包括第三部分“技术需求书”中列明的所有内容；以及所有论坛会务服务需求要求的其它内容、附件、专用工具等。

3被邀请谈判人费用3.1.无论谈判的过程和结果如何，被邀请谈判人应自行承担所有与准备和参加谈判有关的费用。

二、被邀请谈判人的应答文件4谈判范围及谈判文件计量单位4.1.被邀请谈判人必须对谈判文件第三部分“技术需求书”中所有采购内容进行报价和详述。

4.2.被邀请谈判人的应答文件中所使用的计量单位，除谈判文件中有特殊要求外，应采用国家法定计量单位。

5被邀请谈判人的应答文件被邀请谈判人的应答文件(统一格式)组成，包括：附件1——谈判报价函（统一格式）附件2——谈判报价一览表（统一格式）附件3——分项报价表（被邀请人可自行设计分项报价表）附件4——技术规格偏离表（统一格式）（如应答文件的技术条款响应与谈判文件有偏离，需在表中注明，否则将视为谈判供应商接受谈判文件全部内容）。

附件5——商务条款偏离表（统一格式）（如应答文件的技术条款响应与谈判文件有偏离，需在表中注明，否则将视为谈判供应商接受谈判文件全部内容）。

附件6——资格证明文件被邀请谈判人提交的证明其被授予合同后有能力履行合同的资格证明文件。

资格证明文件应包括下列部分（如没有实质性响应以下资格证明文件，将可能导致响应文件被拒绝）：6-1 经年检合格的企业法人营业执照（须提供副本的复印件并加盖公章）。

6-2 税务登记证书（复印件，加盖公章）。

6-3 法定代表人授权书（统一格式）。

6-4 曾经成功承办过的较大型活动的业绩及典型实例（统一格式），须附有效证明文件（如合同复印件、中标通知书等），提供复印件加盖公章，作为业绩证明。

6-5 被邀请谈判人认为需提供的其他文件附件7——服务方案和响应文件点对点应答（具体需求见第三部分技术需求书），包括但不限于活动创意及组织方案、客户邀请方案、公关宣传方案、会场执行方案、专家邀约方案、主持人邀约方案、抽奖奖品的设置方案、摄影摄像服务方案、配合主题对舞台及签到处的场景布置方案、宣传材料制作方案、会场服务方案以及对于本项目可以提供的增值服务等。

附件8——被邀请谈判人简介（包括但不限于业务范围、注册资金、所有权状况、组织机构及职能、人员构成、公司的场地环境和软硬件设施等）。

附件9——项目实施团队人员情况介绍。

9-1项目实施团队主要人员名单（统一格式）。

9-2项目实施团队主要人员简历表（统一格式）。

附件10——被邀请专家情况介绍（包括但不限于该专家在相关领域介绍，学术成果及相关著作。

）附件11——采购承诺函附件12——保密承诺书6被邀请谈判人的应答文件内容填写说明6.1.被邀请谈判人的应答文件按统一格式填写，装订成册。

7被邀请谈判人的其它应答文件附件的编制7.1.被邀请谈判人的其它应答文件附件由被邀请谈判人视需要自行编制。

规格幅面应与正文一致，附于正文之后，与正文页码统一编目编码装订。

8被邀请谈判人的谈判报价8.1. 报价方式：项目现场交货价（最终用户现场）；货币：人民币。

8.2. 被邀请谈判人要按谈判采购的服务、价格表(统一格式)的内容填写服务单价、总价及其他事项，并由法人代表或授权代表签署。

报价应包括与本次采购的服务内容和伴随服务相关的所有税费以及被邀请谈判人为完成本项目所发生的一切费用。

执行方一旦被选中，不可再对需求单位有任何形式和理由的费用追加要求。

报价单中所列费用应尽量详实，如报价单中有任何漏报项目我行不予认可。

8.3. 对于非标准服务，被邀请谈判人还应填写报价明细表(报价明细表格式由被邀请谈判人自行设计)。

8.4. 被邀请谈判人的单价和总价有出入的，以单价为准；被邀请谈判人的谈判报价在合同执行过程中是固定不变的，不得以任何理由予以变更。

谈判报价总价包括被邀请谈判人为完成本项目所发生的一切费用。

被邀请谈判人估算错误或漏项的风险一律由被邀请谈判人承担。

8.5. 如本项目价格变动，应加以详细说明。

9应答文件有效期9.1.应答文件应在规定的谈判日后的 90 天内保持有效，谈判有效期不满足要求的应答文件，将被视为非实质响应性应答文件而予以拒绝。

9.2.采购人可根据实际情况，在原谈判有效期截止之前，要求被邀请谈判人同意延长应答文件的有效期。

接受该要求的被邀请谈判人将不会被要求和允许修正其应答文件。

被邀请谈判人也可以拒绝采购人的这种要求。

上述要求和答复都应以书面形式提交。

10被邀请谈判人的应答文件的签署及规定10.1.组成被邀请谈判人的应答文件的各项资料(本须知第6条所规定)均应遵守第11条规定。

10.2.应答文件一式三份（1份正本、2份副本）。

应答文件用中文编写，A4纸装订。

其中正本必须注明“正本”字样，正、副本内容必须保持一致，副本可以用复印件。

若正本与副本不符，以正本为准。

10.3.被邀请谈判人的应答文件的正本必须用不褪色的墨水填写或打印，注明“正本”字样。

副本可以用复印件，注明“副本”字样。

10.4.被邀请谈判人应填写全称，同时加盖公章。

10.5.响应文件需由被邀请人法人代表或经法定代表人正式授权并对被邀请人有约束力的代表在响应文件上签字。

响应文件如是授权代表签字，须将“法定代表人授权书”附在响应文件中。

响应文件无法定代表人签字，或无被授权代表签字，或被授权代表非被邀请单位的正式职工，响应文件将被拒绝。

10.6.被邀请谈判人的应答文件如有修改错漏处，必须由同一签署人签字或盖章。

10.7.被邀请谈判人的应答文件因字迹潦草或表达不清所引起的后果由被邀请谈判人负责。

10.8.被邀请谈判人提交的应答文件以及被邀请谈判人与采购人就有关谈判的所有来往函电均应使用中文。

被邀请谈判人可以提供使用其他语言打印的资料，但有关段落必须翻译成中文，在有差异和矛盾时，以中文为准。

10.9.如被邀请人对邀请文件个别内容不能接受，应在响应文件中另做声明，否则将视为被邀请人接受邀请文件全部内容。

三、被邀请谈判人的应答文件的递交11被邀请谈判人的应答文件的递交11.1.被邀请谈判人应将应答文件正本和所有的副本分开密封装在单独的包装中，且在信封上标明“正本”、“副本”、“项目名称”、“项目编号”、“包号”、“XX年X月X日 XX：XX前不得启封”字样。

11.2.被邀请谈判人的应答文件必须在规定的时间派人送达到指定的谈判地点。

11.3.采购人推迟谈判时间时，应以书面(或传真、电报)的形式，通知所有被邀请谈判人。

在这种情况下，谈判双方的权利和义务将受到新的谈判时间的约束。

11.4.在规定的被邀请谈判人的应答文件送达时间以后送达的被邀请谈判人的应答文件，采购人有权拒绝接收。

12被邀请谈判人的应答文件的修改和撤回12.1.谈判以后，在谈判规定的最终报价时间内，被邀请谈判人可以提出书面修改材料并及时送达，书面修改材料需有授权代表签字。