化工企业文件控制程序

1.目的

为有效地控制质量管理体系所要求的文件，确保公司质量管理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。

2.范围

本程序规定了文件的审批、发布、发放、更改、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的控制。

3.职责

3.1管理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。

3.2总经理负责批准发布质量手册、程序文件。

3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。

3.4办公室负责文件的发放、管理及更改控制。

4、程序

4.1文件的控制范围

a质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。

b、法律、法规和其他外来文件。

C、质量记录、表格。

4.2文件的编号a、质量手册

公司名称代号/手册名称代号一版本号

如：YTHG/QM-A b、程序文件

公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号

如: YTHG/QP-A-01

C、作业指导书如: d外来文件：外来文件代号/ （文件名称或代号）—流水号如WL/ （合同法）—

01

e质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为

质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。

4.3修改状态

文件在第一次制订时状态为0,修改第一次定为1,第二次定为2,依次类推。

4.4版本规定

手册或文件第一次制订时版本号为A,当修改状态由0成为9时，版本号就升级为B，修改状态为0，依次类推。

4.5文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。

a质量手册、程序文件由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布，办公室负责登记发放。

b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报管理者代表批准使用，各部门

负责登记发放。

c应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.6文件的控制状态

文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。

4.7文件的更改

a文件的更改一般由原编制部门进行，填写《文件更改申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更改的记录。

b、若指定其他部门进行文件更改时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。

c所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

d文件更改内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。

4.8文件的领用

a文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。

b、因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。

4.9文件的保存、作废、销毁及复制

a文件持有人应妥善保管文件，不得在受控文件上私自涂改，不得私自外借文件，应确保受控文件清晰，易于识别。

b、文件主管部门应填写《受控文件清单》，受控文件清单中所列文件包括控制部门归口控

制的所有文件。

c所有失效和作废文件应由相关部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用，不需保留的作废文件，经总经理批准后，由办公室统一销毁并保留记录。

d因法律或积累知识的目的，而需保留的作废文件应加盖“保留”章予以标识，以防混淆。

e、经审批后的文件，由办公室进行复制，以备发放，工作与控制所需的质量记录，由办公

室进行印制復制，并配发至相关使用人员，复制的文件/质量记录, 数量应保证工作与控制所需。

4.10外来文件的控制

a收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效性。

b、办公室应及时收集国家、行业标准的最新的版本，加盖受控印章，并分发至各部门使用。

4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

5.相关文件

5.1《质量记录控制程序》

5.2质量记录表格

a.《文件发放、回收记录》

b.《受控文件清单》

c.《文件更改申请》