记账凭证填制要求
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(二)红字更正法《规范》第六十二条
1、适用范围: (记账凭证有误,账簿随之错误)
在记账以后,如果发现记账凭证所记的科目或金额有错时,可以采用
红字更正法进行更正。
2、更正方法:
(1)记账以后,发现记账凭证的会计科目和记账方向有错误,金额
无错误。
更正:
第一步:用红字填制一张与原来科目、借贷方向和金额相同的记账凭
证,据以登记账簿,冲销原有错误的账簿记录;
第二步:用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,登记账簿。
例:生产车间领用甲材料780元,填制凭证时将应借科目误记为管理
费用,并已登记入账。 已登记的记账凭证为:
转字第12号
借:管理费用
780
贷:原材料—甲材料 780
记账凭证更正如下:
1)转字第62号
借:管理费用
(8)定期打印 《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印的要 求:“实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印”;“发生收 款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记 账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。” (9)如果因记账凭证错误而导致帐簿登记错误,应按更正后的记账凭证 登记。
3000元,并已登记入账。
已来自百度文库记账凭证如下:
(1) 银收字第24号
(2) 借:银行存款 3000
贷:应收账款 3000
账簿记录如下:
银行存款
应收账款
3000
3000
更正:再用蓝字编制一张记账凭证 借:银行存款 27000
第五讲 会计账簿规范
一、会计账簿的概述 (一)会计账簿的基本概念《规范》第五十六条 是以会计凭证为依据,对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类 地记录和核算的簿籍,是由专门格式并以一定形式联结在一起的账页所组 成。 在企业的会计实务活动中,每发生一笔经济业务,都要根据原始凭证 ——填制记帐凭证——登记账簿。 (二)会计账簿的基本构成及分类 1、会计账簿的基本构成 《规范》第五十六条规定:“会计账簿包括总账、明细账、日记账和 其他辅助性账簿。”账簿的扉页应设置账簿启用及交接表。 2、会计账簿的分类 (1)按用途分类:序时账薄、分类账薄、备查账薄 (2)按形式分类:订本式账薄、活页式账薄、卡片式账薄 (三)会计账簿的启用《规范》第五十九条 为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性,明确记账责任,会 计账簿应当由专人负责登记。 1、《规范》第五十九条规定:“启用会计账簿时,应当在会计账簿 封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附启用表,内容包括: 启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名、 并加盖名章和单位公章。”活页式账簿可在装订成册后,填写账簿的起止
(2)使用专用记账凭证的单位,凭证编号采用字号编号法。 (3)一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的,可以采 用分数编号法编号,如1号会计事项分录需要填制三张记账凭证,就可以 编成1 1/3 、1 2/3 、1 3/3 ,无论采用哪一种编号方法,都应该按月顺 序编号,即每月都从1号编起,顺序编至月末。 4.记账凭证错误更正方法 (1)记账前,发现记账凭证填写错误时,可作废重新填制。 (2)记账后,发现记账凭证中的会计科目用错,记账方向填错或金 额错误,更正方法见错账更正部分。 5.实行会计电算化的单位,其机制记账凭证应当符合记账凭证的一般 要求,并应认真审核,做到会计科目使用正确,数字准确无误。 6.记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当在金额栏自最后 一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。 7.正确编制会计分录并保证借贷平衡。 必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务的内容,正确使用会计 科目和编制会计分录,记账凭证借、贷方的金额必须相等,合计数必须计 算正确。 8.摘要应与原始凭证内容一致,能正确反映经济业务的主要内容,表 述简短精练。如:提现备用。 应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征,判断 出会计分录的正确与否,一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。 9.只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务,应以付款业务 为主,只填制付款凭证,不填制收款凭证,以免重复。如:从银行提现金 只填现金付款凭证。 (三)科目汇总表的填制 填制方法和顺序是: 1.科目汇总表汇总期限:由企业根据业务量大小自定,一般一旬编一 次,最长时间不得超过1个月。 2.将需要汇总的记账凭证,按照相同的会计科目名称进行归类。 3.将相同会计科目的本期借方发生额和贷方发生额分别加总,求出合 计金额。可采用T账户形式。 4.将每一会计科目的合计金额填入汇总表的相关栏目。如:现金科目 的编制 5.结计汇总表的本期借方发生额和本期贷方发生额合计,双方合计数 应相等。 四、记账凭证的审核 (一)所附原始凭证是否齐全;
三、记账凭证的填制要求 (一)记账凭证填制的基本要求〈规范〉第五十条 1.审核无误 在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。这是内部牵制制度的 一个重要环节。 2.内容完整 记账凭证应该包括的内容都要具备。应该注意的是:记账凭证的日 期填写,实务操作中填写日期一般是财会人员填制记账凭证的当天日 期,也可以根据管理需要,填写经济业务发生的日期或月末日期。 如:现金收、付款记账凭证填写办理收、付现金的日期;属于计提和 分配费用等转账业务的记账凭证,应以当月最后的日期填写 3.分类正确 根据经济业务的内容,正确区别不同类型的原始凭证,正确应用会计 科目,在此基础上,记账凭证可以根据每一张原始凭证填制或者根据若干 张同类原始凭证汇总编制,也可以根据原始凭证汇总表填制;但不得将不 同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。如:购货、销货业 务合在一起编制。 4.连续编号。 记账凭证应当连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序,便 于记账凭证与会计账簿之间的核对,确保记账凭证的完整。 (二)记账凭证填制的具体要求〈规范〉第五十一条 1.除结账和更正错误外,记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始 凭证的张数。 (1)所附原始凭证张数的计算,一般以原始凭证的自然张数为准。 与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据,都应当作为原始凭证的 附件。 (2) 如果记账凭证中附有原始凭证汇总表则应该把所付的原始凭证 和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。 报销差旅费等零散 票据,可以粘贴在一张纸上,作为一张原始凭证。 (3) 一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的,可以将该原始凭证附 在一张主要的记账凭证后面,在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编 号或者附上该原始凭证的复印件。 2.一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时,应当 由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。如:运费 分割单 3.记账凭证编号。 (1)使用通用记账凭证的单位,全月记账凭证按自然顺序编号。
三、【案例分析】
某厂2006年10月以来的现金日记账和银行存款日记账是用圆珠笔书写的,未按 页次顺序连续登记,有跳行、隔页现象。分析该案例中有哪些行为不符合规定。
答案:案例中有以下行为不符合规定:
1、现金日记账和银行存款日记账用圆珠笔书写不符合规定。理由是:根据《会 计基础工作规范》的规定,登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得用圆珠 笔或者铅笔书写。
780
贷:原材料-甲材料 780
2)转字第63号
借:制造费用
780
贷:原材料-甲材料 780
(2)记账以后,发现记账凭证和账簿记录的金额有错误,而且所记
金额大于应记金额,但记账凭证中应借应贷科目并无错误。
更正:
按照正确金额与错误金额之间的差额,用红字金额填制一张记账凭
证,据以登记入账,冲销其多记部分的金额。
(5)账簿要按页次顺序填写,不得跳行、隔页。如遇上述情况要注 明。
(6)有余额的帐户应在“借或贷”栏内注明“借”或“贷”字样。 没有余额应写“平”字。并在余额栏内用‘ф’表示。‘ф’应当放 在“元”位。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
(7)结转下页时应结出本页合计数及余额,并在摘要栏注明“转次 页”,在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。
(2)1800
现金
(2)1800
(三).补充登记法《规范》第六十二条
1、适用范围 (记账凭证有误,账簿随之错误)
记账以后,发现记账凭证中应借、应贷科目无错误,但所记金额小于
应记金额。
更正方法: 将应记金额与实记金额之间的差额用蓝字填制一张记账
凭证,据以登记入账,加以补充
例:企业收到光明工厂偿还材料款计30000元,填制凭证时误记为
2、会计账簿未按页次顺序连续登记,有跳行、隔页现象不符合规定。理由是: 根据《会计基础工作规范》的规定,各种账簿要按页次顺序连续登记,不得跳行、 隔页。这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞,是十分必要的防范措施。
四、错账更正 如果发现账簿记录有错误,应按规定的方法更正。更正错误的方法有 三种:划线更正法、红字更正法、补充更正法 (一)划线更正法《规范》第六十二条 1、适用范围:((记账凭证无误,只是账簿登记错误俗称笔误) 在填制凭证后、登记账簿过程中,如发现文字或数字错误时,可采用 划线更正法进行更正。 2、操作方法 第一步:将错误的文字或数字划一条红线注销,但必须使原有字迹仍 可辨认; 第二步:在划线上方用蓝字填写正确的文字或数字 ,并由记账人员 在更正处盖章。 注意:对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错 误数字。对于文字错误,可只划去错误的部分。 例:材料账簿 “摘要”一栏中:入库甲材料500Kg,@3.23误为乙材 料,@3.32元
二、会计账簿的登记 (一)登记会计账簿的基本要求《规范》第六十条 、《规范》第 六十一条 《规范》第六十条对在登记会计账簿时所应遵循的基本要求作了具 体的规定。 登记会计账簿的基本要求: 1、登记账簿必须按规定的方法,依据审核无误的记账凭证进行登 记。 2、登记账簿一般要遵循下列原则: (1)将会计凭证日期、编号、业务内容、金额等资料逐项记入账 内。确保数字准确、清晰,登记及时。 (2)登记完毕,要在会计凭证上签名或盖章,并注明已经登账的符 号。 (3)登账要用蓝黑或黑色墨水书写,不得用圆珠笔或铅笔书写。特 殊情况时(如冲销记录),允许使用红色墨水记帐。 特殊记账使用红墨水 对在登记账簿中使用红色墨水的问题,《规范》第六十条规定:“下 列情况,可以用红色墨水记账: 1)按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录; 2)在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数; 3)在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登 记负数余额; 4)根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。 (4)账簿中书写的文字或数字上面要留适当距离,不应满格书写, 一般应占格长的1/2 。
(二)填制内容是否完整; (三)摘要是否符合规定; (四)金额是否正确; (五)会计分录是否正确; (六)编号有无重号、漏号现象; (七)更正错误是否符合规定; (八)会计凭证传递是否及时; (九)科目汇总表的编号是否正确;借贷发生额是否相等。 五、记账凭证的传递程序 制单人员根据审核无误的原始凭证填制记账凭证,然后交稽核人员审 核,再由会计主管审批。审批后,转账凭证交由记账员记账,收付款凭证 交由出纳员办理收付款事宜,登记日记账后交由记账员记账,记账后送交 有关人员装订保管。
例:某企业以现金购买厂部办公用品200元,填制凭证时误记为2000
元,并已登记入账。
已编记账凭证如下:
1)现付字第23号
借:管理费用 2000
贷:现金
2000
记账凭证更正如下:
2)现付字第67号
借:管理费用 1800
贷:现金
1800
2009 7 8 60
账簿记录更正如下:
管理费用
(1)2000
(1)2000
页数。 2、“记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应
当注明交接日期、接办日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方 人员签名或者盖章。”以明确有关人员的责任,维护会计记录的严肃性。
3、“启用订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不 得跳页、缺号。使用活页式账页,应当按账户顺序编号,并须定期装订成 册。装订成册后再按实际使用的账页编定页码,另加目录,记明每个账户 的名称和页次。”