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XXX电子科技有限公司HY-CX-2010程序文件PROCEDURE DOCUMENT版本: A/0编制：审核：批准：发放编号:受控状态:2010-06-01发布2010-06-03实施版本号：A 修改码：0 章节号：0.1 页码：1/1程序文件目录1. 文件控制程序章节号 12. 记录控制程序章节号 23. 人力资源管理程序章节号 34. 质量信息控制程序章节号 45. 与顾客有关过程控制程序章节号 56. 设计和开发控制程序章节号 67. 新产品试制过程控制程序章节号78. 采购控制程序章节号89. 内部审核控制程序章节号910.不合格品控制程序章节号1011.纠正措施控制程序章节号1112.预防措施控制程序章节号1213.程序文件更改履历表章节号附录版本号：A 修改码：0 章节号：1 页码：1/61．文件控制程序HY/CX-4.2.3-2010 1 目的为使与质量管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止使用无效版本的文件，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态，特制定并执行本程序。

2 范围本程序规定了质量管理体系文件控制的原则和方法。

本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有文件的控制。

3 职责3.1 办公室负责质量手册、程序文件等体系文件及公司管理制度的编制，负责管理制度的起草及公司文件的监督管理。

3.2 生产技术部负责技术性文件的编写及文件的管理。

3.3 各部门负责本部门职能范围内管理业务文件的编写及部门文件的管理。

4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 按文件的描述对象不同分为：a) 管理性文件(如质量手册、程序文件、管理制度等)；b) 技术性文件（如标准、图样、工艺、操作规程等方面的文件）；c) 管理业务文件（如营销、采购、计划、培训、方面的文件）；4.1.2 按文件的控制状态分为：a) 受控对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。

b) 非受控对文件不进行跟踪管理。

4.1.3 按文件的来源分为：内部文件和外来文件。

对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。

4.2 文件的编写与审批4.2.1 文件的编写a) 办公室负责组织质量手册等体系文件及公司管理制度的编写；b) 生产技术部负责技术性文件的编写并符合《技术文件管理规定》●图样和技术文件按规定进行审签、工艺和质量会签、标准化检查。

●图样、技术文件协调一致、现行有效●识别产品质量形成过程中需要保存的文件，并及时归档。

c) 各部门负责本部门职能范围内的业务文件的编写。

4.2.2 文件的审批a) 质量手册、岗位质量职责由管理者代表审核，报总经理批准后执行；b) 程序文件由各职能部门负责人会审后，报管理者代表审核，总经理批准后执行；c) 技术性或业务性文件部门负责人审批后执行，需要时报主管副经理批准后执行；d) 管理制度由办公室起草，经理办公会讨论通过后，总经理批准后执行。

4.3 文件的编号a) 除技术工艺文件、图样和合同外的所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号如下：A) 质量手册B) 程序文件C) 作业指导书D) 质量记录b) 技术工艺文件、图样和合同的编码按国家或行业标准执行；c) 质量管理体系文件类型采用汉语拼音字母缩写的方式，即质量手册：SC、程序文件：CX、作业指导书：ZY、质量记录：JL；公司汉语拼音缩写为：HY；d) 文件的版本采用英文字母A、B、C……的方式，修改状态采用数字0、1、2…表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、作业指导书；质量记录不实行版次控制，每年对质量记录的格式进行确认；4.4 文件的发放4.4.1 文件发放实施签字控制，部门依据文件涉及部门和人员填写《文件发收登记表》，接受人员在接受文件后签字；受控文件发放前，要加盖红色“受控”标识，并填写发放编号，同一文件编号不得重复；4.4.2 发至本公司内部与质量体系有关的文件均为受控本，发给认证机构、军代表也为受控本，作为资料和信息发给顾客的文件为非受控文件，非受控文件由管理者代表审批后编号发放。

4.4.3 外来文件，由业务归口部门管理，需要时登记、编号后向有关部门和人员发放。

4.5 文件的评审、更改与回收4.5.1 每年应按照管理评审的要求对本公司现有质量管理体系文件的充分性和适宜性进行评审，各部门平时结合使用情况，对不合适的内容应及时进行调整和修订。

4.5.2 文件如需更改，应由更改提出部门提出书面更改建议，填写《文件更改申请单》，说明更改原因，报原编制部门审批；技术文件的更改按照《技术文件管理规定》相关要求执行。

若由其他部门人员进行审批时，需取得原审批部门相关背景资料。

文件的更改经审批后，由原编制部门组织更改或更换，并收回原作废文件。

文件的更改方式可采用划改、换页和换版；文件更改需在更改履历表上做出记录。

a) 划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。

即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。

b) 换页：文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理。

c) 换版：文件有重大更改或重新排版时需要换版，新版文件生效时，原版文件同时作废。

文件的更改应该表明关联更改文件的信息，关联文件更改由编制单位进行更改修订，编制文件单位负责人负责监督和考核；内审过程中需要重点检查关联文件更改落实情况，办公室在检查文件过程中应检查关联文件更改情况；4.5.3 文件的回收文件管理人员对修订或作废文件应及时回收处理，文件回收时应填写“文件发收登记表”，文件提交人员在该表中签名，并填写有关文件回收的信息记录，为防止误填信息，文件回收人不得填写回收信息。

4.6 文件的作废4.6.1 作废的文件由发放部门负责收回，要及时处理作废文件，防止误用，文件销毁根据文件资料销毁记录内容履行有关程序，确保体系运行中的文件现行有效。

4.6.2 为法律和积累知识保留的作废文件，应征得原发放部门同意后登记并加盖“作废保留”标识后参考使用，不得作为正式文件使用，作废保留的文件不得多于两套。

4.7 文件日常管理4.7.1 各部门应指派专人（可兼职），负责本部门文件的日常收发、保管、存档等管理工作；文件要分类放置，使文件便于识别和检索。

4.7.2 文件的复制文件需要复制时，使用部门应经文件发放部门负责人同意。

其复制件经发放部门登记、编号并加盖红色“受控”印章后方可使用，否则复制件为无效文件。

4.7.3 因工作变更调离原岗位时，文件使用人不得带走文件，可同调入本岗位的人员一同到文件发放部门登记办理退还和交接手续。

4.7.4 当文件破损严重不能使用时，使用人应到文件发放部门以旧换新，新文件的分发号仍沿用原分发号，破损文件由发放部门销毁。

4.7.5 当文件丢失后，其使用人员应写出书面申请重新领用。

文件发放部门应给予补发文件新的分发号，同时在《文件发收登记表》上注明和通知各部门丢失的原分发号文件作废。

4.7.6公司内不得使用失效、作废的文件，一经发现，文件发放部门或办公室应立即收回并销毁。

4.7.7 需临时借阅文件的，须经发放部门负责人批准，并在《文件借阅登记表》中登记后方可借阅，借阅人应按时归还所借文件。

4.8 文件的归档和保存4.8.1 对产品质量控制的文件应由责任部门进行定期整理，一般以一个生产周期或一年为阶段进行整理，并按资料和文件的重要程度由部门负责人决定自行保存或归档。

4.8.2 需归档的文件，由发文部门负责将文件资料整理归档，并注明文件的名称、类别、存档要求。

4.8.3 档案管理员根据存档文件、资料的内容和档案管理的要求进行分类、组卷。

4.8.4 各部门对于如硬拷贝或电子媒体的文件需标明内容，单独存放或归档，加密保存，确保未经允许不被打印和拷贝，并保证其不受到损坏。

4.9 文件销毁4.9.1 在受控文件没有保留价值时，文件管理人员应填写《文件资料销毁记录》，经部门负责人批准后可以实施销毁，销毁时应有另一人监督，销毁人及监督人应在销毁记录上签字。

4.9.2 根据年度文件资料销毁记录，文件资料管理人员应整理登记年度文件销毁登记表，便于查找文件处理情况。

4.10 文件检查文件管理人员应检查所发放文件的控制情况，尤其是关联文件更改、回收和作废处理等情况，文件管理部门负责人要对该检查情况进行监督，防止出现不满足文件管理要求的情况。

5 相关/支持性文件5.1 HY/CX-4.2.4-2010 《记录控制程序》5.2 HY/ZY-09-2010《技术文件管理办法》版本号：A 修改码：0 章节号：1 页码：6/66 质量记录6.1 JL-4.2.3-01 《文件发收登记表》6.2 JL-4.2.3-02 《文件更改申请单》6.3 JL-4.2.3-03 《文件清单》6.4 JL-4.2.3-04 《文件借阅登记表》6.5 JL-4.2.3-05 《文件资料销毁记录》2、记录控制程序HY/CX-4.2.4-2010 1 目的对记录进行有效控制和管理，为质量管理体系有效运行和持续改进提供客观证据，特制定并执行本程序。

2 范围本程序对记录的设置、传递、保管、归档、借阅和销毁做出了具体规定。

本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理。

3 职责3.1 办公室负责质量记录的登记、审核、编号和备案，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。

3.2 各部门分别对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。

4工作程序4.1 记录的建立和编号4.1.1 记录所用的格式由各使用部门编制，报办公室审批统一编号、备案，特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在办公室登记备案；办公室编制本公司质量记录的总清单，各部门编制部门记录的清单。

4.1.2 各部门的记录格式需要增加、修改和作废时，应及时通知办公室登记备案。

4.1.3 记录的编号按照《文件控制程序》中的4.3条中d）项的规定执行。

4.2 记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由办公室负责印制。

办公室必须及时承制或外委印刷，满足各部门的使用要求。

4.3 质量记录的填写4.3.1 按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。

某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.3.2 记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造，不得随意涂改，确认记录有误可划改不允许涂改，划改改后由记录者签字或盖章。

4.3.3 记录时应使用黑、蓝色钢笔、签字笔填写，字迹要清晰、规范，填写不漏项；签名时必须签全名。

4.3.4 记录中的计量单位和符号必须执行国家标准或或行业标准。

4.4 记录的传递、收集、编目4.4.2 记录由各业务主管部门指定专人负责收集、整理并按月度、季度、年度并按产品类型分类编目，装订成册，存放于专用橱柜内。