档案管理办法

档案管理档案管理办法办法办法1 总则总则总则1.1为规范国投晋城能源投资有限公司（以下简称公司）档案管理工作，保证公司档案资料的完整性和准确性，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际，特制定本办法。

1.2公司档案指各部门（子公司）在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

1.3公司档案工作是公司生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应紧跟公司各项工作的发展，不断地改变工作方法以满足新的需要。

1.4公司及各部门（子公司）切实加强对公司档案管理工作的领导，在加强档案管理硬件设施建设的同时，应着力加强软件建设，按照国家档案管理达标要求，公司档案管理按照二级以上标准建设，基建期档案管理标准应不低于三级，逐步实现公司档案管理标准化、信息化、现代化。

1.5涉及机密的项目档案的管理与利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法规和公司相关规定办理。

职责2职责2.1公司档案管理归口由综合管理部负责，并设置公司级档案室，配备专（兼）职档案管理员，负责档案资料的归档监督检查和日常管理工作。

各部门（子公司）为公司档案管理工作的责任单位，配备专(兼)职资料管理员。

2.2公司财务类档案由资产财务部按照国家法律、法规及公司相关规定并责成相关负责人保管。

2.3人力资源部负责保管公司人事档案。

2.4公司各部门（子公司）主要负责人为本单位档案管理工作的负责单位，负责协调、指导、检查本单位的档案管理工作，切实解决工作中存在的实际问题。

各部门（子公司）在工作活动中和项目筹建中不断产生的具有查考利用价值的文件材料等，不得由承办单位或个人分散保存，必须由本单位整理立卷，按规定交综合管理部档案室集中保管。

2.5各子公司档案由本单位指定专人负责档案的收集、保护和统计等管理工作。

项目基建期间，工程技术档案管理工作由项目公司根据公司档案管理要求具体负责，工程结束后及时移交公司综合管理部档案室。

管理内容3管理内容3.1归档范围3.1.1文书类3.1.1.1上级机关发来的与本公司业务有关的，必须贯彻执行的文书材料，如：指示、命令、决定、决议、通知、规章、制度、条例、办法、规定、通报、批复等。

3.1.1.2为开展工作而形成的反映本公司的主要工作和基础情况的文书材料，包括：a)各单位召开的各种会议文件记录材料及总经理办公会记录；b)本公司向外发出的文件材料（上报、下发的），如：通知、办法、规定、请示、报告、批复等；c)供本公司内部使用、执行参考的文件，如：情况反映、报表、总结、计划、规定、各项制度、人员情况编制报表、名册及有价值的文件材料。

3.1.1.3各部门（子公司）与平级单位或非隶属单位在联系工作和共同开展工作的过程中形成的具有查考利用价值的文书材料，如：公函、合同或与本公司有关的协议书、办法、规定、通知、注意事项等。

3.1.1.4各部门（子公司）与国内、外企业及有关方面商洽公司业务工作的重要文件材料，如：对方企业所有重要的情况、洽谈记录、意向书、协议书、合同书及往来的电函、传真文件、重要的会议记录及所有得有价值的文件材料。

3.1.1.5公司领导及工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议等带回来的有重要价值的文件材料。

3.1.2项目类公司在投资经营活动中所形成的一系列具有法律效力和保存价值的各种文件、合同、资料和记录均属于归档范围。

主要包括（内容和保管期限）：3.1.2.1投资项目开发期间阶段所形成材料：a)项目推荐建议书，考察报告及有关附件（永久）；b)项目投资建议书及有关部门、领导的批示和批复文件（永久）；c)项目投资可行性研究报告及有关部门、领导的批示和批复文件（永久）；d)项目谈判纪要、合作意向书、协议书、签报及有关部门、领导的批示（永久）。

3.1.2.2投资项目组建期间所形成的材料：a)项目合同、章程的正式文本、法人代表授权委托书及有关补充协议（永久）；b)项目股东各方执照、股东名册、土地证明和房产证明的复印件（永久）；c)出资证明、验资证明和资产评估证明（永久）；d)国家有关部门对项目组建、设立和变更的批复（永久）。

3.1.2.3投资项目建设期间所形成的材料：a)项目新建、改建、扩建的建议书、可行性研究报告、图纸及初步设计的政府部门批复文件（永久）；b)项目类合同；c)项目概算报告、调概算报告的批复文件（永久）；d)项目建设资金拨付计划、建设进度及建设中出现的重大问题报告及解决结果（长期）；e)项目工程验收、决算报告的批复文件（永久）。

3.1.2.4投资项目经营管理期间形成的材料：a)项目股东会、董事会、监事会的报告、决议、会议纪要及有关附件（永久）；b)项目董事会、监事会成员及高级管理人员的推荐、任免文件及有关附件（长期）；c)项目年度财务报告，生产销售统计报告及审计报告（永久）；d)项目涉及的法律诉讼、仲裁等法律事务文件（永久）；e)涉及项目的咨询、分析报告、意见及建议，项目负责人关于项目的年度分析报告及相关建议（长期）；f)就项目经营管理的有关情况向公司领导及有关部门的请示、报告及批复（永久）。

3.1.2.5投资项目退出过程中所形成的材料：a)项目股权转让的股东会决议、转让协议及还款协议，资产评估文件，国有资产管理部门关于股权变动的批件及有关附件（永久）；b)项目解除和终止合同，企业清算申请报告及有关批件，清算小组的清算报告及批件（永久）；c)项目破产申请报告及批件，债权债务明细表及法院的判决书及公告（永久）；d)项目合作及借款合同、担保文件以及执行完毕的结论材料（永久）。

3.1.2.6其他有关项目管理重要信息资料。

3.1.3其它3.1.3.1在工作活动中形成的录音带、录像带、DV、照片（含底片）等（长期）；3.1.3.2其它认为有保存价值的记录及材料。

3.2监督检查3.2.1公司档案管理工作纳入公司年度管理考核体系，作为对部门管理、子公司综合管理工作中一个子项进行考核评分。

3.2.2公司档案管理工作采取包括抽查在内的多种检查方式，每年不少于一次，检查结果作为考核的依据。

3.3收集和归档3.3.1公司综合管理部设专人负责文件的收集、整理、保管、日常的查阅立卷等工作；各部门（子公司）应设立专（兼）职档案管理人员，并保持相对稳定，负责本单位档案的收集、整理、临时保管、统计等工作。

3.3.2各类文书档案以及添置设备、财产的产权资料等由综合管理部负责收集、归档。

各类承包合同、商务合同、协议以及公司工作计划和工作总结的正本原件由经营管理部收集、归档，副本原件由综合管理部备案。

项目筹建期所涉工程技术档案资料由所属项目公司负责收集、管理。

3.3.3公司各部门（子公司）相关人员将收集的档案材料汇集整理立卷后，一般应每月向公司综合管理部移交一次，重要档案应即时归档。

移交档案要办理移交手续，填写移交目录。

3.3.4各子公司应根据本办法建立相应的实施细则和管理制度，切实做好项目筹建期档案管理工作。

3.4归档要求3.4.1归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

3.4.2归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映公司工作、生产、基建、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。

3.4.3归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。

3.4.4归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。

3.4.5电子文件的归档应遵守两个原则：3.4.5.1电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。

3.4.5.2同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库；脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。

3.4.6归档前由综合管理部验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。

归档部门应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留—份，以备查考。

3.4.7电子文件归档前，各部门（子公司）负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。

3.4.8公司各部门（子公司）应在每月月底以前将本月办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司综合管理部档案专职移交。

3.4.9各部门（子公司）必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

3.5档案的分类和编号3.5.1根据《国有企业文件材料归档办法》、《电力工业企业档案分类表》、《煤炭工业企业档案分类表》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》对公司各种档案进行科学、规范、统一的分类和编号。

3.5.2公司档案按照以下八大类进行（第0—5大类详细分类主表见附件一）：0--党群工作1—行政管理2—经营管理3—生产技术管理4—财务审计5—人事管理6—基本建设7—设备管理3.5.3第6、7大类分类主表由各个子公司根据项目性质参照《电力工业企业档案分类规则，火（水）电企业档案分类表》、《煤炭工业企业档案分类表》执行。

3.5.4档案的案卷标号由目录号、分类号、案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“-”号连接。

案 卷 号四级类号三级类号二级类号一级类号目录号目录号：用年度号、工程代号或机组号表示。

分类号：一般由三级类号构成，第8、9大类由四级类号构成。

案卷号：一般由三位数组成，记录同案卷顺序流水号，用“001--999”标识。

3.6档案立卷要求3.6.1归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到下述几点：3.6.1.1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片、移动存储等。

3.6.1.2在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。