文件、记录和档案管理制度

文件、记录和档案管理制度

为了规范和加强公司安全文件及档案管理，确保相关部门及人员得到及时有

效版本的文件，并及时撤出失效或作废的文件，根据国家有关法律法规和上级的

有关要求，特制定公司安全文件及档案管理制度。

二、适用范围

适用于本公司安全文件及档案管理。

三、职责

安全环保部负责组织编制并持续改进安全标准化工作文件；负责安全标准化有关的文件的发放、更改、控制和档案管理，及时对外来文件的收集、整理、汇

总、评价、归档。

四、文件和档案处理处理要求

1．与安全相关的文件处理处理

1）上级重要来文（含电子公文）按公司公文处理办法执行，办理结果存档

备查。

2）安全环保部起草的安全文件，经公司领导签发后下发，办理结果存档备

查。

3）外来文件由公司综合管理部负责送公司领导审阅和有关部门传阅，办理

结果存档备案。

2．安全会议资料处理

1）传达贯彻上级部门重要会议精神，做好会议内容记录和贯彻落实情况的

记录和相关存档备案。

2）每季度召开一次公司安委会议，准备相关会议资料，做好会议记录，形

成会议纪要，督查落实会议纪要，保存相关资料。

3）每月召开公司安全生产例会会议，准备相关资料，收集安全信息，讲评

上月安全生产情况，通报安全违章事故，布置本月安全重点工作，做好会议记录，督促落实会议决定，保存相关资料。

4）与安全有关的各种生产记录。

5）公司分管领导、安全环保部针对安全专项指导工作组织召开的专题会议，

做好会议记录，贯彻落实会议记录，保存相关资料。

6）安全环保部负责及时将失效的基本制度、管理办法和实施细则从公司各

部门收回，并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。当文件受到损坏或遗失时，有关单位提出申请后，可补发或重新发放。

3．文件的评审和修改

1）公司安全环保内控制度及安全标准化文件的修改应适时进行。当法律、

法规变更、企业使用新技术、新设备、新货种等情况及其它方面需要时，应对相

关的体系文件（责任制、管理制度、操作规程、应急预案）进行修改，并注明生

效日期。公司组织内部审核或上级审核时，应对公司安全环保内控制度及安全标

准化文件的适宜性和可操作性进行审查并提出修改意见或建议，必要时安全环保部组织进行修改。

2）安全环保部负责收集涉及到需要修改文件的法律、法规变更信息和审核、管理评审要求文件修改的信息。各部门若有这方面的修改信息应及时向安全环保

部反映。

4．安全生产档案管理

1）安全生产档案的建立

建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全档案管理制度和记录。

①收集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上

岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。

②收集整理安全生产机构设置文件，逐步建立安全生产责任制，公司与各

部门签订安全生产责任书。

③收集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急救援预案。

④收集整理各项规章制度的资料、记录；

a. 按照安全生产教育培训制度的要求收集整理教育培训记录及资料，包括

送出去和企业自身进行的安全培训教育、考核、持证情况等；

b. 按照安全生产例会制度建立各类各次会议的记录档案；

c. 按照安全生产检查制度建立安全检查档案，包括企业负责人、各级领导

和安全管理人员的检查记录；

d. 按照设备设施管理制度建立设备设施档案，包括生产厂家资质、出厂合

格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维

护、修理等资料和记录；

e. 按照危险源管理制度建立危险源管理档案，包括危险源的识别、评估分

析、管理、监控的记录和资料；

f. 按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案，包括排查、治理、验收等记录和资料；

g. 按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案，包括劳动防护用品

的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料；

h. 建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案；

i. 按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案，包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批复等；

j. 其他有关安全生产的档案资料。

2）安全生产档案的管理

①安全生产档案，按照职能分工由相应的对口管理部门负责收集、整理、

保管；车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料，统一由部门整

理交由安全环保部保存。

②存入安全生产档案的资料，要分类整理，按照时间先后编写页码，制作

目录，成套成盒保存，不得杂乱无章。

③安全生产档案系保密资料，除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅

外，其他无关人员，外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的，须经单位主要

领导批准。查阅结束后，应及时收回保存。

3）档案保存期限与要求

①工伤事故档案长期保存；安全教育资料长期保存；会议记录保存三年，

安全检查记录保存三年，其他安全管理档案保存视上级或主管部门的要求以及公

司需要而定。

②档案保存柜应随时保持通风干燥，严防虫蛀、鼠咬、严防潮湿、水浸，

严防火灾，应设防火警示标志，建立用火制度。发生火灾时，应首先将档案资料

安全转移。