浅析企业职工档案工作管理
对做好企业职工档案管理工作的几点思考
![对做好企业职工档案管理工作的几点思考](https://img.taocdn.com/s3/m/56138464b5daa58da0116c175f0e7cd18425182d.png)
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加强职工档案管理的 措施和方法
提高职工档案管理意识
增强领导重视程度
企业领导应充分认识到职工档案 管理工作的重要性,将其纳入企 业战略规划,并制定相应的管理
目标。
加强宣传教育
通过培训、讲座、宣传等多种方 式,向广大职工宣传档案管理工 作的重要性,提高职工对档案的
认识和重视程度。
建立档案意识
在企业文化建设中,将档案意识 纳入其中,使职工充分认识到档 案的重要性,并积极配合档案管
培训效果评估
通过问卷调查、考试等方式对培训效果进行评估,及时了解职工的掌 握程度和培训效果,为后续改进提供参考。
引入先进技术手段,提高档案管理效率
技术手段
积极引入云计算、大数据、人工智能等先进技术手段,建 立数字化档案管理系统,实现档案信息的快速检索、分类 、存储和管理。
功能模块,如文件管理 、档案分类、档案检索、档案借阅、报表统计等,以满足 企业日常档案管理工作的需要。
理工作的开展。
加强档案管理工作考核
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制定考核标准
制定科学、合理的考核标 准,将档案管理工作纳入 企业绩效考核范畴,明确 考核内容和指标。
定期开展考核
定期对档案管理工作进行 考核,确保各项管理工作 落实到位,及时发现和解 决问题。
加强监督检查
加强对档案管理工作过程 的监督检查,确保各项管 理工作严格按照规范要求 进行。
技术保障
加强技术保障措施,确保数字化档案管理系统的稳定运行 和数据安全,防止因技术故障或安全问题导致档案信息泄 露或损坏。
加强档案信息安全保护,确保企业核心信息不泄露
信息安全制度
建立完善的档案信息安全管理制度,明确各级人员的职责和权限 ,严格控制档案信息的查阅和使用权限。
公司员工档案管理工作内容
![公司员工档案管理工作内容](https://img.taocdn.com/s3/m/10438e4cba68a98271fe910ef12d2af90342a857.png)
公司员工档案管理工作内容
公司员工档案管理工作主要包括以下几个方面:
1. 档案收集:这是档案管理的基础工作,主要是通过各种方式和方法,将分散在各部门的员工档案进行集中管理,包括员工的个人信息、工作经历、学历、职称、职务变动等。
2. 档案整理:在收集员工档案的基础上,对档案进行分类、排序、编目等处理,使其有序化,便于后续的查询和使用。
3. 档案保管:主要是通过各种措施,保证员工档案的安全和完整,防止档案的丢失和损坏。
这包括档案的存放、防潮、防虫、防火等措施。
4. 档案利用:在保证员工档案安全和完整的前提下,通过各种方式提供档案的利用服务,包括提供档案查询、借阅、复印等。
5. 档案更新:随着时间的推移,员工的情况会发生变化,例如职务晋升、职称变动等,需要及时更新员工档案,保持档案的时效性和准确性。
6. 档案统计:对员工档案的数量、种类、内容等信息进行统计和分析,为公司的决策提供数据支持。
7. 档案销毁:对于一些无保存价值的员工档案,经过审批后可以进行销毁,以节约存储空间和管理成本。
总之,公司员工档案管理工作是一项重要的工作,需要严格遵守相关法律法规和公司规定,确保员工档案的安全和完整,为公司的管理和决策提供有力支持。
浅谈企业人事档案的管理
![浅谈企业人事档案的管理](https://img.taocdn.com/s3/m/df98cc0a32687e21af45b307e87101f69f31fb75.png)
浅谈企业人事档案的管理【摘要】企业人事档案是企业管理中不可或缺的重要组成部分,对于建立规范的人事档案管理制度、分类整理、保密安全管理、利用信息技术提升效率以及加强监督检查都至关重要。
合理有效的人事档案管理可以确保员工信息的准确性和完整性,规范企业内部运行,提高工作效率,减少潜在的人事风险。
通过合理利用信息技术,可以提升管理效率,降低成本。
加强人事档案管理的监督与检查,则可以有效防止数据泄露和违规操作。
一个健康的企业人事档案管理制度对企业的发展起着至关重要的作用。
只有加强管理、保密安全,以及不断提升技术水平,才能保证企业的可持续发展。
【关键词】企业人事档案、管理制度、分类与整理、保密、安全管理、信息技术、效率、监督、检查、健康发展1. 引言1.1 企业人事档案的重要性企业人事档案是企业管理中至关重要的一环,它记录了企业员工的基本情况、工作经历、培训情况、绩效评定等各项信息。
这些档案不仅是企业对员工工作和个人发展的重要依据,也是企业合规运营与管理的基础。
企业人事档案的完善与规范管理不仅可以提高企业工作效率,减少管理风险,还能够为企业的长期发展提供有力支持。
人事档案是企业员工信息的重要载体。
它包含了员工的基本资料、学历及工作经历等信息,是企业对员工进行全面了解和评估的基础。
通过人事档案,企业可以准确了解员工的能力、潜力和特长,从而更好地配置人力资源,提高员工的工作效率和满意度。
人事档案是企业合规管理的重要依据。
企业在进行人事招聘、培训、晋升等方面都需要遵循相关法律法规,而人事档案的建立可以帮助企业建立合规管理制度,确保企业的人力资源管理符合法规要求。
人事档案是企业发展的重要支撑。
通过对员工的绩效评估、培训需求分析等信息的统计和分析,企业可以更好地制定人才发展计划,为企业的长期发展提供人才储备和支撑。
企业人事档案的重要性不容忽视。
建立规范的人事档案管理制度,加强人事档案的分类与整理,并加强人事档案的保密与安全管理,是企业健康发展的重要保障。
对企业职工档案管理的思考
![对企业职工档案管理的思考](https://img.taocdn.com/s3/m/6232191e4a35eefdc8d376eeaeaad1f34793114f.png)
对企业职工档案管理的思考随着企业的发展壮大,管理变得越来越重要。
员工档案是企业的重要组成部分,有效的员工档案管理可以为企业带来许多好处。
本文将以对企业职工档案管理的思考为主题,探讨职工档案管理的重要性、存在的问题及解决方案。
一、职工档案管理的重要性1.合法合规在员工档案管理方面,法律法规是最基础也是最重要的要求。
事实上,底线的法律法规的要求往往是企业在外部约束下的第一要求。
合法合规的职工档案管理可保证企业在员工管理方面的‘根据’,为企业经营提供基础保障。
2.信息化管理互联网的普及与快速发展使得信息化思维逐渐影响职场。
职工档案管理的信息化现代化是职工管理的必然选择。
信息化职工档案管理除了提高效率,让管理变得更方便快捷,更重要的是让管理更加精准化、标准化和规范化。
3.提高员工管理效能职工档案是一份重要的管理工具,记录员工的个人资料和工作经历,并对员工的绩效、培训、晋升、奖惩等方面进行定期评估。
企业对职工档案进行有效管理,可大大提升员工管理的效能,实现人力资源的有效配置。
二、存在的问题1.管理混乱企业职工档案管理混乱问题相当严重。
许多公司将员工档案放置于不同的地方、由不同的管理人员管理,缺少整体框架和标准,导致信息化方面的跟不上,极大地浪费了员工管理成本和占据了过多人力资源。
2.信息泄露企业职工档案管理的安全难度对于公司管理者来说是一个挑战。
如何保证档案的安全和隐私,限制非授权人员查看,破坏或意外删除档案信息,是目前企业职工档案管理的难点。
3.人力素质职工档案管理是一项综合性较强的工作,它需要职工文件管理和文档管理的专业技能,还需要人力资源管理、信息技术管理等方面的知识。
然而,一些企业的职工档案管理人员缺乏职工档案管理的专业知识和技能,使得职工档案管理工作存在着较多的问题。
三、解决方案1.制定职工档案管理制度企业应建立技术先进、规范有效的职工档案管理制度,以明确职工档案的管理制度,形成规范化的文件管理规程,强化档案信息审查、编排、保管、备份的力度。
浅析企业职工档案管理
![浅析企业职工档案管理](https://img.taocdn.com/s3/m/7d0f73a7e109581b6bd97f19227916888486b9c7.png)
浅析企业职工档案管理【摘要】企业职工档案管理在企业管理中起着至关重要的作用。
本文首先分析了企业职工档案管理的重要性,并指出了目前档案管理存在的问题。
接着从建立完善的档案管理制度、加强档案信息安全保护、提高档案管理效率、利用信息化技术优化档案管理流程、规范档案管理操作规程等方面提出了改进建议。
最后强调了企业职工档案管理对企业发展的重要性,呼吁企业加强档案管理工作并持续改进。
只有通过规范的档案管理工作,企业才能更好地管理和保护员工信息,确保企业运营的稳健发展。
【关键词】企业职工档案管理、重要性、现状、建立制度、信息安全、效率、信息化技术、规范操作、企业发展、改进。
1. 引言1.1 企业职工档案管理的重要性企业职工档案管理是企业管理中至关重要的一环。
档案是企业对员工进行管理和监督的基础,也是员工个人权益的重要保障。
在现代企业管理中,随着人力资源的重要性日益凸显,企业职工档案管理更是被提到了一个新的高度。
企业职工档案管理的重要性主要体现在以下几个方面:企业职工档案记录了员工的基本信息、工作经历、考核评价等重要数据,有利于企业对员工的全面了解和分析。
通过档案管理,企业可以更好地制定员工招聘、晋升、培训等决策,从而提高员工的工作效率和工作质量。
企业职工档案管理能够有效保护企业和员工的合法权益。
在员工离职或发生纠纷时,有完善的档案管理制度可以有效地记录和保护双方的权益,避免不必要的纠纷和法律风险。
企业职工档案管理是企业管理的基础,是建立和维护良好企业员工关系的重要保障。
企业应重视档案管理工作,建立健全的档案管理制度,保障档案信息安全,提高档案管理效率,不断完善档案管理工作,以推动企业健康发展。
1.2 企业职工档案管理的现状目前,随着企业规模的不断扩大和信息化技术的日益普及,企业职工档案管理已经成为企业管理中不可或缺的一环。
现实中存在着一些问题和挑战。
一些企业档案管理制度尚未完善,缺乏统一规范和标准,导致档案管理工作难以系统化和规范化进行。
企业职工档案管理中存在的问题及对策
![企业职工档案管理中存在的问题及对策](https://img.taocdn.com/s3/m/a0101f2d59fafab069dc5022aaea998fcc224000.png)
企业职工档案管理中存在的问题及对策企业职工档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分,对于企业的正常运转和员工的发展都有着重要的作用。
但是在实际的管理过程中,企业职工档案管理中存在着一些问题,例如档案管理流程不规范,信息不完整,安全性不足等,给企业带来了一定的风险和隐患。
有必要对企业职工档案管理中存在的问题进行分析,并提出相应的对策,以提高企业档案管理的效率和安全性。
一、存在的问题1. 档案管理流程不规范在一些企业中,档案的管理流程并不规范,导致档案的存储、更新、查询等环节存在混乱,容易导致信息错乱、丢失或者泄露的情况发生。
这样不仅影响了企业的日常管理,也给企业带来了一定的风险和隐患。
2. 档案信息不完整有些企业的档案管理存在着信息不完整的情况,例如员工的个人信息、工作履历、绩效考核等内容可能存在遗漏或者错误,这会影响企业对员工的工作评价和管理。
3. 档案安全性不足企业职工档案中往往包含着大量的敏感信息,例如员工的身份证号、联系方式、家庭成员等,如果档案的安全性得不到保障,就会面临着信息泄露的风险,给企业和员工带来不必要的麻烦。
二、对策建议1. 规范档案管理流程企业需要建立健全的档案管理制度和流程,明确档案管理的责任人和流程,确保每一个环节都得到了有效的管理和监督。
可以通过建立档案管理规范和流程图,对员工进行培训和考核,加强对档案管理的监督和检查。
2. 完善档案信息内容企业需要加强对员工档案信息的管理和维护,定期对员工档案进行审核和更新,确保档案信息的完整性和准确性。
可以建立档案信息库,对档案内容进行分类管理,并规定相关部门和人员的权限和责任。
3. 提升档案安全性企业需要加强对档案的安全管理,建立健全的档案保密制度,加强对档案的物理和网络安全防护措施。
可以建立档案数据备份和恢复机制,确保档案信息的安全性和可靠性。
加强对员工的安全意识培训,提高他们对档案安全的重视和保护意识。
企业职工档案管理中存在的问题需要引起企业的高度重视和关注,只有通过规范流程、完善信息、提升安全性等一系列对策,才能有效解决企业档案管理中存在的问题,提高档案管理的效率和安全性,为企业的稳定发展和员工的健康成长提供更加有力的支持和保障。
浅析企业制度下的档案管理工作
![浅析企业制度下的档案管理工作](https://img.taocdn.com/s3/m/4cc456d29a89680203d8ce2f0066f5335a8167c3.png)
浅析企业制度下的档案管理工作企业制度下的档案管理工作是为了保障企业所有档案的完整性、准确性、可信度以及在使用过程中的保密性和安全性。
这些档案可能包括行政管理、人力资源、财务、项目管理、市场营销、知识产权等方面的文件和资料,对于企业正常运转和维护长期发展具有至关重要的作用。
档案管理工作包含档案的整理、保管、利用以及销毁处理等环节。
下面我们来分步介绍。
1. 档案整理档案整理是指对企业内部所拥有的所有档案进行的清点、汇总、分类南整理的工作。
这一工作的重点在于规范企业内部档案的管理状态,保障公司业务需要和法律合规要求。
在整理过程中,需要对档案进行初次归档,确保文件的顺序、标签、编号等符合规范;同时将档案按照保密级别、重要性和归属类别进行分类整理。
2. 档案保管档案保管是指在档案整理之后,对所有文件进行妥善保管,防止被破坏、丢失或不当处理。
在实施保管工作时,需要确定档案的存放位置、档案保管箱柜的编号、档案查阅和借阅管理规则等。
高价值的档案应分配专门的保管人员进行管理,从而确保公司信息安全和合规。
3. 档案利用档案利用是指企业运用已有档案为管理决策、工作开展和知识传递等方面提供支持。
在实施利用工作时,需要对档案的内容进行分类、标准化,建立档案检索系统,实时更新信息内容和数据信息。
此外,企业还可以分别依据档案内容,制定对应的档案利用计划,将档案上的数据、信息应用到实际工作计划中去。
4. 档案销毁档案销毁是指对企业所拥有的档案进行定期销毁清理工作。
针对过时、低价值、没有意义的档案,可以级别标准进行处理,以节能资源、减少存储数据等作为目标。
销毁工作需要有严格符合法律法规规定的程序,审查销毁文件是否为机密、重要、保密等档案。
同时,需要特别强调隐私保护工作,避免篡改、泄露和侵害个人或企业信息的情况发生。
总的来说,企业制度下的档案管理工作是非常重要且具备独特性质的。
需要在对企业数据信息资产的保护上加强重视, 通过完善规章制度,有效提高档案管理水平,确保档案管理工作的合规性、系统化和持续性,以支撑企业的运作,提升企业核心竞争力。
浅谈企业档案工作科学管理法
![浅谈企业档案工作科学管理法](https://img.taocdn.com/s3/m/35e26f0f5b8102d276a20029bd64783e09127d91.png)
浅谈企业档案工作科学管理法引言企业档案是企业的宝贵财富,记录了企业发展过程中的各种重要信息。
合理管理企业档案对于企业的发展和运营具有重要作用。
本文将从科学管理的角度,探讨企业档案工作的科学管理法,以提高企业档案管理的效率和质量。
一、明确档案管理的目标科学管理企业档案工作的第一步是明确档案管理的目标。
企业档案管理的目标应包括但不限于以下几个方面:1.保护档案安全:确保企业档案的完整性、可信度和保密性,防止档案的毁损、丢失或泄露。
2.提高档案利用价值:使档案能够为企业的决策和运营提供有力支撑,提高档案的利用效率和价值。
3.优化档案管理流程:通过科学的管理方法和流程优化,提高档案管理的效率和质量。
4.规范档案管理规定:建立一套科学合理的档案管理规定和标准,使其成为企业档案管理的基石。
二、建立科学的档案管理体系科学管理企业档案工作的第二步是建立科学的档案管理体系。
档案管理体系应包括以下内容:1.档案管理组织机构:建立档案管理部门或小组,明确档案管理人员的职责和权限。
2.档案管理制度:制定档案管理制度,包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等各个环节的操作规程和规定。
3.档案管理流程:建立科学合理的档案管理流程,包括档案的收集、整理、归档、借阅等各个环节的流程图和操作指南。
4.档案管理工具和系统:选择和应用合适的档案管理工具和系统,如电子档案管理系统、条码管理系统等,提高档案管理的效率和可靠性。
三、加强档案保护工作科学管理企业档案工作的第三步是加强档案保护工作。
档案保护工作应从以下几个方面进行:1.物理环境保护:确保档案保存环境的安全与稳定,包括防火、防水、防震等措施的建立和落实。
2.数字化档案备份:将重要档案进行数字化处理,并定期进行备份,确保档案不会因为意外事故而丢失。
3.信息安全保护:建立档案信息的权限管理体系,限制档案信息的访问和修改权限,保护档案信息的安全和完整性。
4.档案保密措施:对于涉密档案,建立严格的保密措施,限制档案的访问和传递,并定期进行安全检查和审计。
企业职工档案管理工作
![企业职工档案管理工作](https://img.taocdn.com/s3/m/6c31b8306d85ec3a87c24028915f804d2b16876c.png)
企业职工档案管理工作企业职工档案管理工作是企业人力资源管理中的重要环节,涉及到职工的基本信息、工作经历、培训记录、奖惩情况等多方面内容。
良好的档案管理能够帮助企业更好地管理和利用人力资源,提高工作效率和管理水平。
企业职工档案管理的目的是为了全面记录和管理职工的信息。
企业职工档案是对职工个人信息的正式记录,包括基本信息如姓名、性别、出生日期、籍贯等,工作经历如入职时间、工作岗位、晋升记录等,以及培训记录、奖惩情况等。
这些信息对于企业进行人力资源管理、岗位调整、薪酬福利等方面的决策起到了重要的参考作用。
企业职工档案管理需要遵循一定的原则和标准。
首先是完整性原则,即档案应当包含职工的全部信息,确保信息的完整性和准确性。
其次是保密性原则,职工的个人信息应当严格保密,只能由授权人员查阅和使用。
再次是及时性原则,职工的信息应当及时更新,确保档案的时效性和准确性。
最后是规范性原则,档案管理应当符合相关法律法规和规章制度,确保档案管理的规范性和合法性。
企业职工档案管理需要采用科学的方法和工具。
首先是建立健全的档案管理制度和流程,明确档案的存储、归档、借阅等方面的要求和流程。
其次是采用电子档案管理系统,将纸质档案数字化,实现档案信息的快速检索和管理。
再次是定期进行档案整理和清理,及时剔除不必要的档案,保持档案库的整洁和有序。
企业职工档案管理还需要注重安全防护措施。
首先是物理安全措施,保证档案库的安全,设置门禁系统和监控设备,防止未经授权的人员进入。
其次是信息安全措施,加强档案系统的安全性,设置权限管理和防火墙等措施,防止信息泄露和篡改。
再次是备份和灾备措施,定期对档案数据进行备份和存储,以防止数据丢失和灾害损坏。
企业职工档案管理的重要性不容忽视。
良好的档案管理可以提高企业的管理效率和决策水平,为人力资源管理提供有力支持。
同时,档案管理也是对职工权益的保障,确保职工个人信息的安全和隐私。
因此,企业应当重视职工档案管理工作,加强组织和管理,提高档案管理的规范性和科学性。
公司企业工人档案管理制(2篇)
![公司企业工人档案管理制(2篇)](https://img.taocdn.com/s3/m/df34024e58eef8c75fbfc77da26925c52cc591f8.png)
公司企业工人档案管理制一、背景介绍随着企业的发展壮大,人力资源管理变得日益重要,档案管理作为人力资源管理的重要组成部分,对于企业的正常运营与发展至关重要。
企业工人档案是工人在企业工作期间的重要记录,包括个人基本信息、工作经历、工资薪酬、培训记录等。
在这个信息化时代,如何将档案管理制度落地,高效管理企业工人档案,成为了企业亟需解决的问题。
二、档案管理的重要性1. 确保员工信息的安全性和保密性:档案管理制度能确保员工个人信息的安全和保密,防止信息泄露和滥用。
2. 提高档案管理的效率和准确性:合理规范的档案管理制度可以提高档案管理的工作效率,减少人力资源管理工作的时间和成本。
3. 方便企业管理:通过档案管理制度,企业可以方便地查找和使用员工档案,为企业决策提供依据。
三、档案管理的原则1. 统一规范:制定统一的档案管理规范,确保档案管理工作的一致性和准确性。
2. 安全保密:对员工档案进行严格保密,确保档案信息不被非法获取和滥用。
3. 便捷查询:建立完善的档案查询系统,方便企业管理人员随时查询员工档案。
4. 完整准确:确保档案信息的完整准确,及时更新员工档案信息。
四、档案管理的流程1. 档案建立:企业新员工入职时,应建立员工档案,包括员工基本信息、身份证复印件、照片等。
2. 档案分类归档:按照岗位、部门等分类,对员工档案进行归档,建立档案库。
3. 档案管理:制定各种档案管理制度和规范,包括档案存储、借阅、归还等流程。
4. 档案维护:定期检查和修整员工档案,更新员工信息,保持档案信息的完整性。
5. 档案查询:建立档案查询系统,方便企业管理人员随时查询员工档案信息。
五、信息化档案管理的建议1. 建立信息化档案管理系统:借助信息化技术,建立档案管理信息系统,实现档案的电子化管理,方便查询和维护。
2. 信息共享与互联互通:不同部门之间的档案信息共享和互通,减少重复劳动,提高工作效率。
3. 全员参与档案管理:公司全员参与档案管理,增强大家档案安全保密的意识和责任心。
探究新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及解决对策
![探究新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及解决对策](https://img.taocdn.com/s3/m/48fa762ba88271fe910ef12d2af90242a995ab65.png)
探究新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及解决对策新时期国有企业是国家经济中重要的一部分,在国有企业中,职工档案管理工作是非常重要的一项工作。
职工档案是企业管理的基础,对于企业的稳定发展和人力资源的合理配置起着至关重要的作用。
在实际工作中,国有企业职工档案管理存在诸多问题,这些问题严重影响了国有企业的管理与运作。
我们有必要探究新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题,并提出解决对策,以推动国有企业职工档案管理工作的健康发展。
一、问题分析1.职工档案管理流程不清晰新时期国有企业职工档案管理流程通常不够清晰,导致职工档案的管理工作存在混乱。
在很多国有企业中,职工档案管理工作没有标准化的流程,各个环节的职工档案管理之间存在信息不畅通、流程不明确等问题。
2.信息化程度低很多国有企业的职工档案管理工作仍然停留在传统的纸质档案管理阶段,信息化程度低。
传统的纸质档案管理方式存在着管理不便、易丢失、难维护等问题,不能满足现代职工档案管理的需要。
3.安全风险大由于职工档案中存在着大量的个人隐私信息,如果管理不善,容易造成档案泄露和信息安全风险。
在很多国有企业中,职工档案管理工作缺乏严格的信息安全措施,导致了档案安全隐患。
4.人力物力不足很多国有企业在职工档案管理工作中,人力物力不足,导致管理工作的效率低下。
职工档案管理需要耗费大量的人力和物力,而在很多国有企业中,管理工作由于人力物力不足,难以保障职工档案的正常管理和维护。
二、解决对策1.建立完善的管理流程国有企业在职工档案管理工作中,应建立健全的管理流程,明确职工档案的管理责任部门和管理流程。
在管理流程中,应包括档案的采集、传输、存储、查询、使用、销毁等各个环节,保障职工档案管理工作的顺畅进行。
2.提升信息化水平国有企业在职工档案管理工作中,应积极推进信息化建设,提升管理工作的信息化水平。
通过建立职工档案管理系统,实现职工档案的电子化管理,提高档案管理工作的效率和便利性。
【浅谈企业职工中的档案管理】 企业职工档案管理工作规定
![【浅谈企业职工中的档案管理】 企业职工档案管理工作规定](https://img.taocdn.com/s3/m/7b284aef6c85ec3a87c2c5f9.png)
《【浅谈企业职工中的档案管理】企业职工档案管理工作规定》摘要:摘要:市场经济条件下,企业人事工作正在发生巨大的、根本性的变革,这种变革对企业职工档案的管理产生了很大的影响,一、目前企业职工档案管理存在的弊端1、归档的内容不规范,现代企业职工档案的形成以及存在的问题都具有比较明显的时代特征,传统的思想和方法将难以适应建立现代企业制度的需要,对企业职工档案工作的改革势在必行摘要:市场经济条件下,企业人事工作正在发生巨大的、根本性的变革,这种变革对企业职工档案的管理产生了很大的影响。
近几年,有关企业职工档案的案件时有见诸报端,也引发了人们对企业职工档案走向的讨论,出现了“加强、消亡、统管”的不同看法,说明当前的企业职工档案管理确实存在弊端,本文就“企业职工档案管理存在的问题与应对的策略”的话题展开讨论。
关键词:企业;档案管理;信息化;应用一、目前企业职工档案管理存在的弊端1、归档的内容不规范。
现在不少的企业职工档案管理随意性太强,对存档内容的范围、性质、类别等都没有一个非常明确而操作性强的标准,而普遍存在一个突出的问题,即把个人的材料一股脑地什么都放进去,归档内容如此不规范,它怎么还能够起到人力资源配置的参考作用呢?2、有的企业职工档案材料归档没有一个科学的程序,任何一个管理人员都有条件随手把各种材料放入档案中,更做不到定期进行核实和整理。
更要命的是,本人并不知道自己的档案中被人放入了些什么东西,当突然有一天自己被档案中的某个材料推入绝境时才能恍然大悟。
这种无章可循的“黑色操作”,不仅给个人造成损害,而且给用人单位以至于全社会都造成了不小的消极影响。
,归档的方式不规范3、与当今人力资源的配置不适应。
目前的企业职工档案管理工作已经落后于形势了。
在近几年的职场上我们都已注意到,劳动力的供需双方往往是“脱档”操作,“人档分离”的现象已经很普遍了,甚至有不少的人就根本不知道自己的档案现在何处。
根本的原因就在于个人档案与当今人力资源配置不适应。
企业职工档案管理中存在的问题及对策
![企业职工档案管理中存在的问题及对策](https://img.taocdn.com/s3/m/02535a4e6d85ec3a87c24028915f804d2b1687f7.png)
企业职工档案管理中存在的问题及对策企业职工档案管理是企业管理中的重要一环,它不仅关系着企业的正常运转和人力资源管理,更是关系着企业员工权益和信息安全的重要环节。
在实际的职工档案管理中,存在着一些问题,这些问题直接影响着企业员工的工作和生活,也容易引起各种不利影响。
有必要对企业职工档案管理中存在的问题进行深入分析,并提出相应的对策。
一、存在的问题1. 职工档案信息不全面在一些企业中,职工档案信息并不全面,很多员工的基本信息、任职信息、奖惩信息等都存在缺失。
这就会导致企业在人才管理、任职晋升、员工薪酬等方面无法进行科学合理的分析和决策,对企业的发展造成不利影响。
2. 档案管理流程繁琐在一些企业中,档案管理流程过于繁琐,需要员工填写大量的表格和文件,耗费大量的时间和精力。
而且在人员变动、档案查询等环节,需要进行多重审核和流转,会导致档案管理效率低下,影响企业的日常工作。
3. 安全保密隐患在一些企业中,职工档案管理存在安全隐患,比如档案保管不当、信息泄露等问题。
这不仅会影响员工个人隐私,也容易引发企业的人事纠纷和法律风险,给企业带来不必要的麻烦。
二、对策建议1. 强化档案信息采集企业应建立完善的职工档案信息采集制度,确保收集到员工的基本信息、任职信息、奖惩信息等全面的档案信息。
可以借助信息化技术,建立统一的档案信息平台,实现自动化采集和更新,确保档案信息的完整性和及时性。
2. 简化档案管理流程企业可以优化档案管理流程,简化档案管理的环节和手续。
可通过制定清晰的管理规定和流程,明确各部门的职责和权限,减少流程环节和审核次数,提高档案管理的效率。
可以引入信息化系统,实现档案管理的自动化、电子化,提高档案管理的便捷性和精准性。
3. 加强档案安全保密企业应建立健全的档案安全管理制度,加强对职工档案的保护和管理。
可以通过加强物理保管、设立权限管控、加密传输等手段,防止档案的意外损坏和泄露。
对于涉及个人隐私的档案信息,要严格保密,合法合规地进行使用和保管,确保员工的合法权益不受侵犯。
浅谈对企业职工档案管理的思考
![浅谈对企业职工档案管理的思考](https://img.taocdn.com/s3/m/b674d7b303d276a20029bd64783e0912a2167c28.png)
对企业职工档案管理的思考
随着企业的逐渐发展壮大,企业职工档案管理成为一个重要的管理工作。
企业职工档案管理包含多个方面,如档案的建立、更新、保管、利用等。
本文将从以下几个方面对企业职工档案管理进行思考。
一、企业职工档案建立的重要性
企业职工档案的建立是企业职工管理的基础。
档案可以为企业提供大量的数据和信息,对于企业的管理决策具有重要意义。
在档案建立过程中,应该注重数据的准确性、完整性和保密性。
只有这样,才能确保档案数据的真实和完整,从而为管理和决策提供可靠的基础数据。
二、档案的更新和维护
企业职工档案是一个动态的过程,需要不断更新和维护。
在档案的更新和维护过程中,应该注重准确性、完整性和时效性。
只有这样,才能保证档案的动态性,为企业管理和决策提供更加全面和有效的数据支持。
三、档案的保管
企业职工档案的保管是一项重要任务,对于档案的完整性和安全性具有重要意义。
在档案的保管过程中,应该注重保密性、完整性和存储安全。
只有这样,才能确保档案数据的安全可靠,从而为企业管理和决策提供更加可靠的数据支持。
四、档案的利用
企业职工档案的利用包括档案的查询、分析和运用。
在档案的利用过程中,应该注重数据的准确性、完整性和时效性。
只有这样,才能确保数据的有效利用,为企业管理和决策提供更加全面和有用的数据支持。
由此可见,企业职工档案管理是一个重要的管理工作,需要注重档案的建立、更新、保管和利用。
只有这样,才能为企业管理和决策提供更加全面、可靠和有效的数据支持,从而为企业的发展壮大奠定基础。
对做好企业职工档案管理工作的几点思考
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对做好企业职工档案管理工作的几点思考随着现代企业制度的不断发展,企业职工档案管理工作也逐渐成为了企业不可或缺的重要组成部分。
这一工作的做好直接关系到企业的管理水平和职工的权益保障,而且还有利于提高工作效率、加强员工培训等方面。
然而,由于目前许多企业对职工档案管理工作的重视程度不够,导致这一工作仍存在诸多需要改进的地方。
因此,本文将对做好企业职工档案管理工作的几点思考进行探讨。
一、建立完善的职工档案管理制度要做好企业职工档案管理工作,首先要建立完善的职工档案管理制度。
这一制度应该包括职工档案管理的基本原则、操作流程、职责分工等方面,并且需要定期修订完善。
另外,对公司的各项管理制度和规定也应该反映在职工档案管理制度中,以确保职工档案管理的标准化和规范化。
二、建立科学合理的档案分类和编制制度档案管理的核心是对资料的分类和编制。
职工档案也同样如此。
建立科学合理的档案分类和编制制度,可以提高档案管理效率,减少工作量,更好的避免档案遗漏、错编、错放等问题。
此外,员工档案的编制应以实际工作为依据,反映其真实情况,避免出现假的档案或夸大其职务水平等问题。
三、保证档案的安全性和保密性职工档案是公司最宝贵的资产之一,为了保证职工档案的安全性和保密性,公司应该建立相关的控制制度,采取多种措施,如物理措施和计算机安全措施,来保障职工档案的安全性和保密性。
同时,档案存储和借阅应该有规范的流程和严格的审批制度,确保档案的使用是合法和规范的。
四、做好档案的维护和更新公司在档案管理中应确保职工档案的及时更新,保证档案的准确性和完整性,避免因档案落后而产生错误或遗漏。
公司还应定期对职工档案进行检查和审批,及时发现问题并进行纠正,以减少后续问题的发生。
五、建立健全的档案查询和服务系统为便于员工查询个人档案信息,公司应该建立健全的档案查询和服务系统。
这个系统可以在一定程度上提高管理效率,加强员工交流和沟通,提高职工积极性,从而达到促进公司发展的目的。
浅析企业职工档案管理
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浅析企业职工档案管理【摘要】企业职工档案管理是企业管理中的重要一环,其内容丰富多样,包括员工基本信息、培训记录、绩效评定等。
对企业而言,进行档案管理可以帮助提高管理效率、保障员工权益,确保企业经营顺利。
档案管理流程包括档案的建立、存储、更新和使用等环节,需遵循规范合规的操作。
在技术应用方面,企业可以利用信息化管理系统来提高档案管理效率,减少人力成本。
企业职工档案管理对企业发展至关重要,通过规范管理可以帮助企业提高管理水平和保障员工利益,值得深入研究和实践。
【关键词】企业、职工、档案管理、概念、内容、重要性、流程、技术应用、引言、正文、结论、浅析1. 引言1.1 浅析企业职工档案管理企业职工档案管理是企业人力资源管理中至关重要的一环,涵盖了职工个人信息、工作经历、培训记录等多方面的内容。
通过对企业职工档案的管理,可以更好地了解员工的工作能力、培训需求和职业规划,为企业的人力资源管理提供有效支持。
在当今信息化时代,企业职工档案管理也逐渐向数字化、智能化方向发展。
借助信息技术的支持,企业可以实现档案数据的快速录入、准确管理和方便查询,提高管理效率和信息安全性。
企业还可以通过大数据分析等技术手段挖掘员工的潜在需求和能力,有针对性地进行人才培养和激励。
企业职工档案管理不仅是一项重要的管理工作,更是企业人力资源战略的关键组成部分。
只有通过科学规范的档案管理,企业才能更好地发挥人力资源优势,实现组织目标的有效实施。
在未来的发展中,随着技术的不断进步和信息化水平的提升,企业职工档案管理将迎来更多机遇和挑战。
2. 正文2.1 企业职工档案管理的概念企业职工档案管理是指企业对其员工的基本信息、工作经历、培训记录等资料进行系统性和全面性管理的过程。
它是企业人力资源管理的重要组成部分,对于完善企业的人事管理制度、提高员工工作效率、保障员工权益、提升企业整体竞争力都具有重要意义。
企业职工档案管理不仅仅是简单地收集和保存员工档案资料,更重要的是要对这些档案进行及时更新、合理利用和保密管理。
浅析企业职工档案工作管理
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浅析企业职工档案工作管理摘要:企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情形的重要文字材料,是职工完整的历史记录。
近年来,随着市场经济的逐步进展,人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入,企业职工档案治理工作中治理纷乱、档案损毁丢失等现象时有发生。
由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。
加强企业人事档案治理工作,优化企业人力资源治理配置,已成为当前企业亟待解决的问题。
关键词:企业职工档案治理1 当前企业职工档案工作存在的问题1.1 现行企业职工档案治理体制落后职工档案是劳动和社会保证工作的基础,是职工个人爱护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证,是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保证情形的重要凭证。
在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情形、工资晋级等形成的材料,而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放,签定、解除劳动合同等形成的材料。
现有企业职工档案多为分散治理、多头治理,有的在企业主管部门治理,有的在企业治理,没有实行集中统一治理,资源整合。
地点政府行政治理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。
现代企业制度下职工档案治理没有统一的要求和模式,这种治理方式给企业的职工基础治理工作带来许多苦恼,也不利于爱护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。
1.2 企业职工档案治理工作制度不完善。
企业以追求利润为目的,普遍存在档案意识淡薄的情形。
企业领导把精力和资金要紧投向生产经营和产品销售上,认为档案工作不重要,甚至片面地认为企业与职员是雇佣关系,没必要把太多的精力用在人事档案治理上,导致对档案基础工作投入不够,造成了档案工作处于被动应对局面,难以高质量地完成。
浅析企业制度下的档案管理工作
![浅析企业制度下的档案管理工作](https://img.taocdn.com/s3/m/6d1244bf0342a8956bec0975f46527d3240ca6d7.png)
浅析企业制度下的档案管理工作企业制度下的档案管理工作是企业管理中非常重要的一环,它涉及到企业的组织结构、管理规范、信息保密等方面。
好的档案管理工作可以保障企业的正常运营和稳定发展,同时也能够提高工作效率,降低成本费用,提升企业形象。
企业需要在制度下建立健全的档案管理工作,下面我们就来浅析企业制度下的档案管理工作。
一、档案管理的重要性档案管理是企业管理的基础工作之一,档案管理的好坏关系着企业的形象和效率。
档案管理对于企业的合规性非常重要。
企业要依照国家的法律法规,建立健全的档案管理制度,保障企业在法律上的合规性。
档案管理对于企业的信息保密有着重要作用。
企业的文件、资料等信息是非常重要的资产,需要妥善管理和保护,否则就会有信息泄露的风险。
好的档案管理可以提高企业的工作效率,减少工作中的重复劳动和资源浪费。
档案管理还可以帮助企业更好地了解和利用历史信息,为企业的未来发展提供参考和支持。
二、档案管理的工作内容企业制度下的档案管理工作包括了档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等多个方面。
档案的收集是档案管理工作的第一步,企业需要建立一个完善的档案收集制度,确保每一个数据和文件都得到妥善收集和保管。
档案的整理和归档是档案管理工作的重点,企业需要按照一定的规范对档案进行分类整理和归档管理,确保档案的准确性和便捷性。
接着,档案的借阅是档案管理工作中非常常见的一项工作,企业需要建立起借阅制度,确保档案的安全和有效借阅。
档案的销毁也是档案管理工作中的一个必不可少的工作环节,企业需要按照国家的法律法规对档案进行定期的销毁,确保信息的安全和保密。
三、档案管理的注意事项在企业制度下的档案管理工作中,还需要注意一些具体的事项。
企业需要建立健全的档案管理条例和规定,明确档案管理的责任部门和责任人,确保档案管理工作能够有序推进。
企业需要建立起健全的档案管理系统,采用先进的信息化技术对档案进行管理,提高档案管理的效率和便捷性。
企业还需要定期对档案进行检查和清理,及时发现和处理档案管理中的问题,确保档案的准确性和完整性。
企业职工档案管理工作
![企业职工档案管理工作](https://img.taocdn.com/s3/m/cd602b72842458fb770bf78a6529647d272834a0.png)
企业职工档案管理工作企业职工档案管理是一项重要的工作,对于企业来说具有重要的意义。
在现代企业中,随着企业规模的扩大和员工数量的增加,职工档案管理显得尤为重要。
本文将从档案管理的重要性、管理的流程以及存在的问题和解决方案等方面进行探讨。
职工档案管理的重要性不言而喻。
档案是企业的重要资产,是企业进行管理和决策的基础。
职工档案包含了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料,能够为企业提供准确的员工信息和数据支持。
通过对职工档案的管理,企业可以更好地了解员工的能力和背景,为人才选拔和培养提供依据,提高企业的组织效率和竞争力。
职工档案管理的流程包括档案的建立、归档、维护和利用等环节。
首先是档案的建立,即在员工入职时建立档案,并记录基本信息、合同、证书等相关资料。
其次是档案的归档,即将档案按照一定的分类和编号规则进行整理和存储,确保档案的完整性和可检索性。
然后是档案的维护,包括档案的保密和更新,及时记录员工的变动信息和培训记录等。
最后是档案的利用,通过档案管理系统或工具,实现对档案的查询、统计和分析等功能,为企业的管理决策提供有力的支持。
然而,目前在职工档案管理中也存在一些问题。
首先是档案管理的信息化程度不高,很多企业仍然采用传统的纸质档案管理方式,导致档案的存储和检索效率低下。
其次是档案管理的保密性不足,档案中包含了员工的隐私信息,如果泄露或被滥用,将给员工和企业带来巨大的风险。
另外,档案管理的流程和规范性也存在一定的问题,如档案的归档不规范、档案的更新不及时等,影响了档案的准确性和可靠性。
针对以上问题,可以采取一些解决方案来改进职工档案管理。
首先是推进档案管理的信息化建设,建立和完善档案管理系统,实现档案的电子化存储和检索,提高档案管理的效率和准确性。
其次是加强档案管理的保密措施,建立健全的档案管理制度和权限控制机制,确保档案的安全性和隐私保护。
另外,还应加强对档案管理人员的培训和管理,提高其档案管理的专业素养和责任意识,确保档案管理工作的规范性和可持续性。
浅谈企业制度下档案管理工作
![浅谈企业制度下档案管理工作](https://img.taocdn.com/s3/m/8136e577bf1e650e52ea551810a6f524ccbfcb3d.png)
浅谈企业制度下档案管理工作随着时代的发展和经济的快速发展,各种企业纷纷涌现出来。
企业的管理是其中必不可少的一部分,关于企业的管理中,档案管理具有非常重要的地位。
档案管理是企业轨迹的记录者,是企业文化传承者。
而在企业制度下的档案管理工作,更有其独特的特点和要求。
首先,需建立健全的档案管理体系企业制度下的档案管理需要建立一个完善的档案管理体系,包括档案的搜集、整理、编纂、保管、借阅、销毁等环节。
一份好的档案管理规章制度,能够明确规定每个环节所要遵守的操作规程,制定职责分工,使档案的管理更加规范化。
同时,档案管理体系应该注重信息化建设。
办公自动化系统和信息化技术,对于企业档案管理的信息化建设是不可或缺的。
将档案电子化处理,既能方便文件的存储、检索,又能提高信息的传送速度和准确度。
同时,使用信息化技术减轻员工工作负担,提高工作效率。
其次,应重视档案的保密管理工作企业制度下的档案管理需要高度重视档案的保密工作,这是企业的生命线。
档案资料中可能包含着企业最核心的机密信息,如商业机密、技术机密、人事机密等,因此需要采取相应的措施进行保密。
在档案管理过程中,特别在档案流转环节中,应该加强对档案的保护和管理,如加密传输、人工审批等。
同时,需要考虑到档案的安全存储。
档案资料的安全存储,是档案保密的根本。
可利用防火、防盗、防水、防潮等方式,对档案进行防护。
此外,还需要制定防灾、灾后恢复等应急预案,以保证档案在火灾、水灾、地震等突发事件发生的情况下不受损失。
最后,需要定期进行档案鉴定和修整企业制度下的档案管理需要定期鉴定和修整,以确保档案的质量和完整性。
鉴定和修整工作需要制定相应的规章制度,明确鉴定和修整工作的责任人和流程,定期对档案文件和材料进行审核和筛选。
通过对企业制度下的档案管理的浅谈,可以看到,档案管理对于企业的运作有着不可替代的作用。
只有建立健全的档案管理体系,重视档案保密工作,定期进行档案鉴定和修整等,才能使企业的档案管理更加规范化、有效化,为企业的可持续发展提供强有力的支持。
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企业职工档案管理工作之我见摘要:企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料,是职工完整的历史记录。
近年来,随着市场经济的逐步发展,人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入,企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。
由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。
加强企业人事档案管理工作,优化企业人力资源管理配臵,已成为当前企业亟待解决的问题。
将档案信息用电子系统进行处理是档案工作者今后工作的重点,档案信息电子化管理是档案工作发展的必然趋势。
关键词:企业、职工、档案、信息正文:档案工作历来是各单位、各部门内部“最隐蔽”的工作。
很多人不注意这个工作,也不清楚这个工作的具体内容,而等到需要时,又不知道该、找谁。
这就是档案工作的特点。
然而,于细微处见功夫,如果一个部门、一个单位没有档案管理工作的话,小则连历次领导的会议都不知道开了些什么,大则会让这个部门、这个单位失去存在的价值。
档案管理是一门科学,它有自己独特的理论;同时它又是一门有极强实际价值的技能。
只有通过持续地学习理论知识,并结合社会经济发展背景、现实国家和部门的政策以及单位的具体特点,不断地摸索总结,才能成为一个经验丰富,技术熟练的档案管理人员。
人事档案管理是档案工作中很小的一部分,但它涉及所有单位员工的个人权益,从这个角度来说,人事档案管理又是责任重大的一项工作。
如何做好人事档案管理,需要不断地学习、不断地改进、不断的摸索。
一、当前职工档案管理存在的问题(一)档案管理体制落后职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证,是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。
在新的形势下职工档案管理的目的不仅仅是职工政治历史情况、工资晋级等,同样应侧重于各项保险、基金、补贴缴纳和发放,签定、解除劳动合同等方面。
企业职工档案管理分散、多头管理,有的由政府职能部门管理,有的由企业主管部门管理,有的由企业管理,没有实行集中统一管理,资源整合[注1]。
按照公司法组建的现代企业有统一的模式,却对职工档案管理没有统一的要求和模式,这给企业的基础管理工作带来许多麻烦,也不利于维护职工个人利益。
(二)档案管理工作制度不完善企业以追求利润为目的,普遍存在档案意识淡薄的情况。
企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上,认为档案工作不重要,甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系,没必要把太多的精力用在人事档案管理上,导致对档案基础工作投入不够,造成了档案工作处于被动应付局面,难以高质量地完成。
加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段,这种方式严重制约了人事档案功能的发挥,越来越不能满足现实工作的需要。
(三)档案管理手段技术不规范1.企业职工档案内容简单雷同,个人材料分散企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息,这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考,进而影响到人员的正常晋升与轮换,失去了真正意义上的参考价值。
2.档案转递不及时,操作程序不规范例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位;有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。
这些现象在民营企业尢为严重。
3.有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。
这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。
4.手工劳动强度大,计算机技术应用范围小人事档案归档工作,对有的企业来说是一项艰巨的任务,每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等,收集、编号、归档,工作期限长,手工劳动强度大。
(四)人事档案信息的不开放随着社会经济的发展,人事档案向本人有条件开放已经成为趋势。
人事档案是人生经历的真实记录,属于员工个人的资料,员工有权知悉了解。
企业应建立人力资源信息系统,与公司所属单位形成共享信息资源网络,并应该将数据库信息进行核对,学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档,更正数据库信息,使员工对档案情况有了一定的知情权,这种做法保护了员工的切身利益,也使数据库的信息更加准确。
(五)对人事档案补充、收集、更新缓慢归档材料未能及时、准确地得到补充。
另外,某些科研、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。
(六)对档案工作的重要性认识不足、宣传不到位对人事档案的重要性未进行广泛宣传,职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新。
另外,员工对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。
二、加强职工档案管理的建议及措施(一)明确企业职工档案的管理机构当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》,明确规定档案管理者,一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后,具备保管条件的用人单位,二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。
严禁职工个人或他人保管档案,民营中介服务机构也不得保存职工档案。
企业合并、重组、破产后,对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接;对临时未落实单位人员,归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理,待落实单位后,办理转递;对解除劳动关系的人员,其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理;对下岗人员的档案,应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存,以便再就业时使用。
(二)强化档案意识,提高企业职工档案工作地位。
一是加强宣传,提高企业领导的档案意识。
充分利用报纸、电视等媒体,加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。
采取正反两方面宣传手法,通过法院对有关丢失职工档案处臵的案例宣传,转变企业领导不重视职工档案的现状。
另外通过依法管档用档事例的正面宣传,使他们把档案工作纳入重要议事日程,并使之在企业发展规划中占据一定的位臵。
二是要通过各种有效的舆论形式及培训形式,使企业职工档案工作的性质、任务和作用,最大限度地被企业领导了解和认识,工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作,加大职工档案工作经费投入,使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来,促进企业全面发展。
(三)规范企业职工档案的业务标准体系。
在人事档案管理中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须及时进行改革,建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。
在档案的收集上要及时、完整;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好地促进人才合理流动、合理配臵和合理使用,为企业人力资源建设提供更好的服务。
(四)加强队伍建设,提高档案管理人员的素质。
1.严把选人关。
根据新形势档案工作的需要,选配档案管理人员时,要注重选拔思想政治素质高,年纪轻、有足够学历、熟悉计算机操作,有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。
2.强化培训,优化档案管理队伍素质。
分期分批集中档案管理人员学习业务知识,围绕疑难问题进行研究探讨,以达到取长补短,共同提高的目的。
同时积极鼓励档案管理人员在职自学,从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。
定期召开改制企业职工档案工作座谈会、研讨会,交流改制企业职工档案管理经验,解决疑难问题,研究新的发展思路,提升工作水平。
3.实行目标管理。
把档案管理人员的工作成绩纳入岗位目标管理,并与年终考核相结合,从而促进档案管理人员素质的提高。
(五)档案管理信息化电子文件作为信息化时代发展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。
档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。
同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足信息化发展的需求。
三、档案管理电子信息化(一)档案信息电子化管理的现状1.不同档案软件之间缺乏通用性和数据接口。
各级档案部门使用的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。
不能利用电脑完成不同层次档案信息的管理工作,不能快捷地提供信息合成处理结果,这制约了档案信息电子化安全管理的进程。
2.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
3.标准化、规范化工作有待提高。
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
但由于历史原因,馆室藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。
4.档案信息管理人员的能力有待提高。
实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。
从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。
(二)档案信息的发展趋势——电子化管理办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行。
这种变化预示着档案工作者将面对更多的电子信息载体,而档案结果的输出,档案工作成果的汇总也将以大量电子信息的形式形成。
将档案信息用电子系统进行处理是档案工作者今后工作的重点,档案信息电子化管理是档案工作发展的必然趋势。
(三)档案信息电子化管理的益处所谓档案信息电子化管理,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。
其益处有:1.可充分利用和发挥电脑高速处理的优势,把形式单一、格式重复的档案处理工作交由电脑来完成,提高工作效率。