明信片的制作方法

练习名信片
本练习需要完成的工作：给指定的人员邮寄名信片。

一、基本设置
在桌面上新建文件夹，文件夹的名称为你的班级和姓名。

在文件夹中新建Word文档，文档名为名信片，格式设置见下。

在文件夹中新建Excel文档，文档名为“Address”，删
除sheet2和sheet3，将sheet1重名为“通讯簿”。

完成后，将该文件夹进行压缩后上交。

1、纸张大小为宽16.6厘米，高10.2厘米。

2、页边距为距上、下各1厘米，距左、右各1.5厘米。

3、段落设置为段前后为0行，单倍行距，特殊格式为无。

4、正文中字体为宋体、10磅、加粗。

二、操作步骤。

1、设置收件人
从页首处键入两个回车换行，以留出邮政编码的位置。

输入收件人地址、单位、姓名，在其后插入三条直线形状，直线的位置比文字略低。

收件人相关信息参见8。

2、设置发件人
使用回车将光标移动到页面的下方，使用“Tab”键将光标从左侧移动到右侧，输入
或复制相应文字和图形。

“发件人姓名”距离页下边空一行，也留出邮政编码的位置。

发件人相关信息设置参见9。

此时的页面如图1所示。

图1
3、添加邮政编码框
3.1在页面左上角绘制正方形图形，大小为0.7厘米，边框粗细为1.5磅，颜色为红色，形状填充为无。

3.2使用宏．继续绘制五个正方形方框（提示，使用“视图”菜单下的“宏”选项卡）。

3.3 左上角六个邮政编码框绘制完成后将其组合。

3.4将组合后的邮政编码框复制并移动至右下角。

3.5 在右下角绘制一个与邮政编码框等大的文本框，输入邮政编码330013，对齐方式
为“分散对齐”，文字大小为12磅、加粗，将文本框的轮廓设置为“无轮廓”，文字环
绕方式为“衬于文字下方”，最后将文本框移动与邮政编码框重合。

3.6在左上角同样绘制一个与邮政编码框等大的文本框，文字内容无，对齐方式为
“分散对齐”，文字大小为12磅、加粗，文字环绕方式为“衬于文字下方”。

4、添加邮票框
在页面右上角绘制正方形图形，大小为1.8厘米，线型为虚线，并添加相应文字。

此时页面如图2所示。

图2
5、收件人信息右侧为无边框文本框，用来输入你对收件人的留言，见8.4。

6、收件人信息下方为美化处，可以是图像、图形、剪贴画等，内容自定。

7、生成收件人列表。

表12-1 收信人信息表
姓名地址单位邮编留言
王凤梅河南省郑州市二七路133号双汇集团464100工作顺利，生活幸福。

赵庆北京市海淀区学院路888号北京师范大学100081万事如意，心想事成，有空常联系。

杨帆广东省珠海市柠溪路2号珠海市公路局519055 我变更了地址，请和
我联系。

吴塑丹浙江省宁波市沿江路496号宁波市港务局315200 心情愉快！
将以上内容转化为表格。

新建Excel文档，将表格中的联系人信息复制到“通讯簿”中。

8、开始邮件合并
依次点击“邮件”--“选择收件人”—“使用现有列表”，在数据源中选择第7下所
创建的Excel表格。

8.1 在“收件人地址”处，单击“Tab”键，使光标向后移动，依次点击“邮件”—“插入合并域”--地址。

8.2 在“收件人单位”处，单击“Tab”键，使光标向后移动，依次点击“邮件”—“插入合并域”—单位。

8.3 在“收件人姓名”处，单击“Tab”键，使光标向后移动，依次点击“邮件”—“插入合并域”—姓名。

8.4在收件人信息右侧用于留言的文本框处，依次点击“邮件”—“插入合并域”—单位。

单击“邮件”—“预览结果”，查看不同收件，此时页面如图3所示。

图3
8.5 将邮政编码框和留言框的边框去除并移动到合适的位置。

9、输入发件人信息
9.1 在“发件人地址”处，依次点击“插入”—“文档部件”—“文档属性”—“单位地址”，并输入地址。

9.2 在“发件人单位”处，依次点击“插入”—“文档部件”—“文档属性”—“单位”。

9.3 在“发件人姓名”处，依次点击“插入”—“文档部件”—“文档属性”—“作者”。

9.4依次点击“Office按钮”—“准备”—“属性”，继续点击“文档属性”—“高级属性”，在“摘要”栏中修改“作者”为本人姓名，修改“单位”为本人所在系。

完成后页面如图4所示。

图4
10、在收件人信息下方添加图片等，并对整张名信片进行美化。

评析：我们经常会遇到诸如打印证书、邀请函等事项，该事项都有一个共同的特点：文档基本内容、基本格式相同，但是存在部分具体信息不同。

要制作以类文档，有两种方法可以完成。

其一，按要求制作出一篇文档，然后使用复制、粘贴以及替换功能逐一完成其他文档的制作。

本方法完成效率不高，并且完成后格式的可修改性不强，该方法建议在批量产生的文档数较少的时候采用，如果需要产生几十甚至上百份文档，我们应该考虑利用WORD中的“邮件合并”功能来完成。