excel数据有效性的应用范文

技巧1 在单元格创建下拉列表

有许多新手在EXCEL中第一次见到下图所示的下拉列表时，都以为是程序做的，当他们知道图中下拉列表只是一个普通的利用数据有效性完成的EXCEL技巧时，他们会觉得很惊奇。

那么，现在我们一起学习一下，怎么利用数据有效性来做个下拉列表吧：

第一步在一个连续的单元格区域输入列表中的项目,如图中E7:E11有个商品名称的表

第二步选中A2单元格，单击“菜单”——“数据”——“有效性”,在“数据有效性”对话框的"设置"选项卡中,在“允许”下拉列表中选择“序列”

项.

第三步在"来源"框中输入“=$E$8:$E$11”（或输入“=”号后，用鼠标选中E8:E11）

第四步勾选"忽略空值"与"提供下拉箭头"复选框,如图所示

第五步单击"确定"按钮,关闭"数据有效性"对话框. 这样,就能实现第一张图所示的效果了。

如果列表的内容较少,或者不方便在工作表中输入列表项目,也可以省略上述的第一步,然后将第

三步的操作

改为:直接在"来源"框中输入列表内容,项目之间以半角的逗号分隔.如图所示

在一般情况下,数据的有效性中的序列来源,只能引用当前工作表中的单元格区域。

如果希望能够引用其他工作表中的单元格区域,则必须先为单元格区域定义名称,然后在"来源"框中输入名称.

例如,将另一张工作表中的A2:A10区域，名称定义为“SPMC”,然后在“数据有效性”的“来源”框中输入“=SPMC”。

技巧二：

另类的批注

当我们需要对表格中的项目进行特别说明时,常常会使用EXCEL的批注功能。给单元格做批注的方法，这里不

多浪费时间。而给大家介绍一下另类批注：

使用批注多了，我们会发现EXCEL的批注也有不足之处:

一、批注框的大小尺寸会受到单元格行高变化的影响;

二、批注框的默认情况下，是只显示标识符。必须把光标悬停在单元格的上方批注内容才会显示出来，否则即使当单元格处于活动状态时，它也不会显示;

三、是在上面2种情况的共同作用下，加上拆分（冻结）窗口下的插入、拖曳等工作表操作，会导致批注的位置远离原来的单元格，而被主人遗忘，并随着主人对单元格的复制或格式刷操作而被大量复制，这也是造成文件增肥的主要原因之一。我曾经为一个会员给他的文件减肥时，从表里找出3500多个远离母单元格的批注弃儿，最终我通过删除这些个“批注弃儿”，帮那个会员给文件容量缩减了2/3之多。

言归正传，说说数据有效性

利用数据有效性功能，我们可以实现另类的批注效果，克服以上不足。

第一步：选定单元格，如C1。

第二步：单击菜单"数据"-"有效性",在"数据有效性"对话框的"输入信息"选项卡中,勾选"选定单元格时显示

输入信息"复选框,并在"标题"和"输入信息"文本框中输入相应内容.如图所示

第三步:单击"确定"按钮,关闭"数据有效性"对话框.

设置完毕后,当此单元格处于活动状态时,就会显示刚才输入的内容,效果如图所示

用鼠标左键按住上图中的提示框,可以将它移动到工作表中的任何位置.更重要的是数据有效性不管你对多少单元格设置，设置的内容有多少变化，它都只会产生一个提示框。只是选中不同的设置的单元格，显示不同的内容，不会如批注一样产生大量的对象增加文件容量。

当然数据有效性做的批注也有它的缺点，格式单调，输入的字符有限，也欠美观性等等。

技巧三结合函数完成可切换的动态下拉列表

在通常情况下,当用户使用数据有效性时,只能处理一组数据来源。而在某些场合中,数据来源不止一组,如果能有某种方法让下拉列表根据给定的条件来展现就好了。

现在让函数帮助数据有效性完成这可切换的动态下拉列表吧：

如图所示，E1:G7 有3列分别为“英文”、“数字”、“中文”的3列字段

现在要根据A1单元格的值，让A3单元格的下拉列表分别展现不同的下拉列表

第一步：选定A3单元格，单击菜单“插入”——“名称”——“定义”,在“定义名称”对话框中如图所示，写入名称“SPMC”，引用位置输入公式

“=CHOOSE(MATCH($A$1,$E$1:$G$1,),$E$2:$E$7,$F$2:$F$5,$G$2:$G$4)”，单击“确定”。

第二步：选定A3单元格，单击菜单“数据”——“有效性”，在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中,在“允许”下拉列表框中选择“序列”；

第三步：在“来源”框中输入:“=SPMC”；

第四步：勾选“忽略空值”与“提供下拉箭头”复选框，如图所示，单击“确定”按钮。

现在当用户在A1单元格中分别输入“英文”、“数字”、“中文”时,A3的下拉列表框中会出现不同的展现不同的下拉列表，分别对应不同的数据

从本实例可以看出,当设置数据有效性时,序列来源不仅可以指定一个单元格区域.使用名称来引用单元格区域,还可以使用公式来完成更复杂的任务,上述公式利用了CHOOSE函数和MATCH 函数,根据A1单元格的值来动态引用数据源。

此外还有许多函数可以和数据有效性结合使用，这里就不一一细述了。

技巧四、动态的数据有效性

在日常工作中，数据有效性的数据源往往是不断增加的内容的单元格区域。就希望在数据有效性中设置的来源能自动同步增加这些新补充的内容，需要动态的数据有效性如图，要在单元格A2建立动态的下拉列表，让其下拉数据根据C列的增加而增加

建立动态的数据有效性下拉列表有两种方法：

1、列表法

第一步：选中C1单元格，“菜单”——“数据”——“列表”——“创建列表”（或选中C1单元格，CTRL+L），进入创建列表窗，查看区域是否正确，勾选列表有标题后，按确定。列表创建完成。

第二步，选中列表区域，在名称框输入“SPMC”,(或选中区域，菜单——插入——名称——定义，在定义名称框里输入名称名“SPMC”),完成给列表定义名称的步骤。

而后重复本贴技巧三的第二、三、四步。

2、函数法

方法如同本贴技巧三的操作，不同是函数的公式不同，名称SMPC，引用位置输入公式是“=OFFSET($C$1,,,COUNTA($C:$C))”

事实上，动态引用数据源的诀窍就是在数据有效性的来源设置中使用动态名称，有动态名称完成自动适应内容增长的各种变化。