第四章--办公用品管理

第四章办公用品管理

【教学目的】了解办公用品管理的基本常识、库存管理

【教学重点】库存管理

【教学课时】2课时

【教学方法】讲授法、讨论法、模拟演练法

【教学内容】

为了使办公室更好地发挥其职能，必须配备相应的办公用品，办公用品是办公室工作人员的工具。如果没有必要的办公用品，办公室的日常工作是难以开展的，这就需要办公室人员掌握办公用品的管理方法，使办公用品成为办公室开展工作的物质保障。

第一节办公用品管理概述

一、办公用品分类

办公用品通常指在组织办公场所所需的各种物品。其种类繁多，大致可分为以下几类：

(一)办公用具

办公桌椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架等；

纸箔：复印纸、打印纸、复写纸、便条纸、留言条、标签纸、信封、笔记本、速记本等；

笔尺：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子等；

装订用品：大头针、曲别针、剪刀、胶带、起钉器、钉书器等；

归档用品：文件夹、档案袋、收件日期戳等；

办公设备专用易耗品：色带、墨盒、磁盘、磁盘盒等。

(二)办公设备

计算机、打字机、复印机、传真机、电话机、钟、扫描仪等。

（三)办公书籍

即办公必备的图书资料，如地图、字典、法规、工作手册等。

二、办公用品管理过程

办公用品的管理，主要抓好五个环节：

(一)计划

根据组织的需要量和相关规定以及现有库存量，按轻重缓急逐项做出计划。计划要具备未雨绸缪的预先性、政策规定的财力允许的可行性以及既要保证重点又要照顾全面的合理性。

（二)采购

根据计划购置办公用品。购置时应“货比三家“，挑选质量和价格都适中的物品。

(三)保留

对购进和库存的办公用品，要分门别类的妥善存放到货架或货柜中。平时应加强清点和检查，切实做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盗等各项工作。

(四)发放

办公用品的发放应掌握从严控制的原则。管理人员应根据各部门核定的指标，按工作所需的品种和数量发放。

（五)经费核算

办公用品的经费指标一般按人分解到各个所属部门。管理人员应及时对各部门的办公用品经费进行核算。并根据经费核算情况对办公用品的发放实行有效的调节，以免造成亏欠，给工作带来不利影响。

第二节办公用品的库存管理

为了保证办公活动的顺利进行，对于常用的办公用品，各类组织都会采购一定数量的办公用品存储起来，以满足日常办公的需要。这样，对于办公用品进行合理的库存管理，将有利于优化办公资源，节约办公的人力、物力、财力等各种成本的投人。

一、办公用品库存管理的基本知识

（一）办公用品库存的概念和作用

办公用品库存是指各类组织为了保证办公活动的顺利进行，对于常用的办公用品都会采购一定数量的办公用品存储起来，以满足日常办公的需要。

设置办公用品库存的根本目的，是要保证在需要的时间，需要的地点，提供需要的数量。同时，办公用品库存控制还能起到以下作用：

1．防止出现缺货的情况，提高服务水平，保证日常办公活动顺利进行。

2．科学合理的库存控制能够节省开支、降低成本。

3．保证辅助决策、事务支持服务过程的顺利进行。

(二)办公用品库存管理的必要性

我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品，以保证我们的需要，这就要求我们维持一个良好有效的库存系统。由于组织员工可能随时需要办公用品，而办公用品供应的充足与否、及时与否又很大程度地决定了工作效率。如果没有一个合理的库存控制，每次有人用完了纸张和铅笔你都要放下手中的工作，急急忙忙跑到外面去购买，你的工作效率就太低了。所以，一个有效的库存系统是极其重要的，它对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。

建立一个良好的办公用品库存管理系统，具有很多的好处，它能够做到以下几点：

1．精确库存数量并防止被盗。

2．确保所需物品的充分供应。

3．将库存物品所占的空间减到最小。

4．避免物品被破坏或者因过期而作废。

（三）办公用品库存控制的相关概念

1．最大库存量

最大库存量是防止物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候部不能超过这个最大量。它能使资金不被过多地浪费在库存物品上，能节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时利用，不会因为长期存储而过期作废。

2．最小库存量

最小库存量是防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。要有一个重新订购线，以提醒购买者进行重新订购。

3．重新订购线

这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：重新订购线＝日用量×物品发放时间+最小库存量

例如：每天要用去A4纸张半令(1令＝500张)，物品发放时间需要20天，最小库存量是10令。因此，重新订购线就是1/2×20+10＝20令。

4．库存成本

办公用品库存成本包括办公用品成本，即购买办公用品所花费的费用；订货成本，又称采购成本，用于对外订货，指每次订货或采购所发生的全部费用；库存保管成本，又称储存成本，指储存、保管库存办公用品所发生的费用；缺货成本，指在使用办公用品过程中因库存不足出现缺货所造成的各项损失。

二、正确进行库存管理

（一）办公用品的入库与保管

1．办公室人员处理的库存物品

(1)办公室用品和消费品，如纸张、打印机墨盒和钢笔等常用的办公用品；

(2)小型办公室设备，如废纸篓、装订机等。

2．人库前接收订购的办公用品的程序

(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物，发现数量不对，应该立即通知采购部门联系供应商；

(2)接收数量的出入也应该通知采购部门，以按真实数量支付贷款；

(3)接收的每一类货物的详情，应该输入到办公用品库存卡的接收项中；

(4)接收后，要及时更新库存余额；

(5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；

(6)订立发放制度，确定物品发放人。

每一种物品都要有一张库存卡，用以登记、接收和发放物品，并随时掌握用品的最大库存量、最小库存量和重新订购线。

3．办公用品入库

在收到办公用品以后，能够熟练、准确地办理办公用品的进货手续，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对，衔接好办公用品采购、进货、发货和使用的中间环节，建立一套办公用品的管理程序。

(1)接收订货。接收订货时，库存员应该确保送来的这些货物与所订购的货物，无论是数量上还是型号上都完全一致。并且在货物到来的时候就在