办公室实务
办公室实务
办公厅.如:中共中央办公厅,上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称 办公室,如江苏省昆山市人民雅座办公室,三星公司办公室等. ❖ (4)专指的:某种专门的独的工作机构.如:国务院台湾事务办公室,上海市 渍东新区征兵办公室. ❖ 1.2办公室的职能与特征 ❖ 服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性. ❖ 2,办公室实各的范围和内容
办公室实务
概述
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教学目的
❖ 了解办公室管理含义 ❖ 掌握办公室事务管理特征，以及我国文
秘工作，国际文秘人员工作，我国外资 企业与合资企业办公室实务内容。
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教学重点
❖ 办公室的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 主要办公器械的使用权 ❖ 办公用品的准备，办公室和接待的管理
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教学难点
❖ 办公的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 办公室和接待的管理
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教学过程
❖ 一.办公室的含义与职能 ❖ 1.1办公室的含义 ❖ 办公室,一个常用的很普通的名词 ,却有着多种含义.如果具体分析,办公
室有以下风种不同的含义. ❖ (1)广义的:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,
或是医疗,实验室等 ❖ (2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所.譬如:教
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第五章 办公室实务
重要的文件资料保存好
电子教案模版配色（3）
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三、接待规格与接待计划
（三）具体准备接待工作
制作日程表 根据接待规格、接待形式制订合理的接待日程，领导批准后
以便提前做好接待准备且让对方心中有数。
日程安排科学合理 时间安排得当 较为详细、全面 提前发给陪同及来宾 电子教案模版配色（3）
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（二）接待的类型
无约 接待
接待 类型
有约 接待 外宾 接待
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（二）接待的类型
从接待对象的国别来看，有内宾接待和外宾接待； 从接待的组织关系来看，有上级来访接待、下级来访接待、
平级来访接待和公众来访接待；
从来访的目的来看，有视察、检查接待，参观、考察接待、 一般的事务接待、会议接待等。
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1
接待规格的确定
基本流程 制订接待计划 2 接待方案一览表 准备接待工作 3
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（二）制订接待计划
基本流程图
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接待方案一览表
接待方针 接待规格 接待形式 接待日程安排 即接待思想 礼仪活动的多少、规模、隆重程度、陪同人员 具体的接待方式、方法。 工作安排 生活安排 业余生活安排 接待的经费开支 接待经费的预算
要得到领导的批准
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三、接待规格与接待计划
（三）具体准备接待工作
准备内容 确定活动日程表 安排好具体行程 安排好其他生活事项
科学、提高效率 参观、会谈、接见、送行、娱乐
餐饮、住宿、交通、购物、订票等
电子教案模版配色（3）
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第一章办公室实务讲解
挂画、摆设：用毛刷 拂尘
废物筒：每天清倒， 且不可倒掉机密文件。
20
（3）文员办公室的布置
原则：简单实用，注重效率，保持良好 的工作氛围
体现“5S”原则
办 公 室 实 务 概 述
21
注意以下事项：
桌椅摆设
电话、电脑摆设
随时准备文件夹和笔
基本办公用品随时备用
购买和分配办公用品：
公司有专门的采购部门，向采购部门申请
自己采购：比较价格、降低交易成本、提前订 购
办 公
分发办公用品，应做好及时的记录，杜绝浪费
室
实
务
概
述
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储备办公用品
实时了解库存
估计一个周期的需求量，预计短缺及时
补充
物品摆放整齐
办 公 室 实 务 概 述
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6. 办公室和接待室的管理
文员应该注意以下几点 沙发干净？
桌子和办公器械
窗帘
钟表是否准
废纸篓、垃圾袋
盆景、挂画
办 公
报纸是否更新
室
实 务
书架摆正？
概
述
办公用品 印象体现于细节
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（2）清理和清扫的方法
办公桌椅：抹布擦拭 沙发：刷、换桌布
办公用品：定期擦拭 抽烟工具：检查清楚
书架：没有灰尘
地毯：吸尘器清洁
办 公 室 实 务 概 述
7
问题：
明星助理属不属于办公室秘书？
你最熟悉的是哪一种？
干什么工作？在哪里办公？
办 公 室 实 务 概 述
8
1.2 办公室的职能和特征
两大职能：政务（或业务）服务和事务 管理
事务管理是为政务（或业务）服务而开
办公室工作实务
入职流程 (1)离职流程 (2)请、休假流程 (3)公章使用流程 (4)文件档案的归档管理及借阅流程 (5)公文办理流程 (6)公文传阅 (7)文件资料发放流程 (8)办公用品及日常用品的采购、发放流程 (9)日常故障处理 (10)处理突发事件 (11)会议室的使用及管理 (12)车辆使用流程 (13)来宾用餐流程 (14)填写《报名登记表》部门负责人组织面试合格者试工三天(应聘部门)相关负责人允许试用进入试用期填写《录用登记表》正式入职上交公司所需入职资料人力资源管理员录入人事档案存档上交《离职申请书》填写《员工离职交接表》填写《解除劳动合同协议书》各分公司、部门负责人、财审部、人力资源部签名分管领导签名公司领导签名填写《员工离职流程表》人力资源部办理员工档案移交存档填写《员工请(休)假申请表》直接主管审批各分公司、部门负责人审批分管领导审批(2－3 天假期) 人事部审核、填写意见(年假、婚假等超过 3 天长假期)分管领导审批总经理审批2 天以上假期销假(病假销假时需将医院证明附上)填写《印章申请表》各分公司、部门负责人审批办公室审批总经理审批办公室监印人员盖章、登记各类合同(含意向书)、协议书、上报文件综合办公室留存一份备案文件、资料采集分类整理编号立卷归档装订成册存放借阅文件、档案借阅登记签收、登记(急件、特急件随到随办)审核拟办公司领导批示办复存档公文登记、分类传阅处理签办存档文件、资料接收分类整理办公室审阅上传下达各单位、部门签收各部门、分公司办公用品等故障处理申请办公室工作负责人查明原因、联系相关维修人员处理完办公室人员登记维修记录待事后备查各分公司、部门填写《物品采购申请表》办公室、财审部等相关负责人审批总经理审批物品采购检查验收领用登记表公司领导使用会议室办公室安排会务准备工作会后清理工作检查设备设施各分公司、部门使用会议室填写《会议室使用申请表》(使用前一天)使用分公司、部门申请总经理审批办公室登记、借车突发事件浮现主要情况采集及时汇报领导妥善解决处理处理结果汇报定期盘点库存帐物相符监督检查检查车辆、设备用车补贴申请(1 元/公里)执行报销程序申请用餐事项(时间、地点等)相关负责人、总经理审批办公室安排就餐事项简餐 30 元/人、普通酒席 60 元/人、贵宾席 100 元/人引导就餐。
办公室实务 第2版 项目五 常规办公室工作
学习目标
知识目标
• 了解印章的作用、种类、样式 • 掌握印章管理的基本要求
素养目标
• 使学生养成良好的执业行为习惯，严格遵守各项规章制度 • 合规操作，注重细节，培养责任心 • 坚持原则，严于律己、杜绝“关系章”、“人情章”。
任务描述
中信集团的小林是一位刚毕业的大学生，因为总经理秘书刘小姐即将升任公关部 经理，总经理安排小林跟随刘小姐学习，有意让她接任刘小姐的位子。一天，刘小姐 与总经理外出开会，小林自己留守办公室。
在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章 不得使用
为安全起见，取公章应实行双人同行制 取回后，立即交办公室负责人拆封检验，指定专 人保管
启用新公章时，将印模和启用日期报送上级主 管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模
和启用日期的材料立卷归档，永久保存。
一、印章
4.印章的使用 印章使用程序
申请用印 正确用印 用印登记
应届大学毕业生小林近日在跨国化妆品企业华润公司实习，其职位是经理秘书。 经理让小林先负责电话的接打工作。请问小林应注意哪些方面的问题？
理论知识 理论知识
一
特殊电话处理技巧
一、接听电话的技巧
1.接听电话程序
做好记录笔记
响铃不过三 接听电话礼貌应答
认真做好记录 礼貌结束通话
三、特殊电话处理技巧
Q1 1．接听上级来电
认真记录 核对内容 及时传达
Q3 3．接听直接找上司的电话
问清身份 酌情处理
Q2 2．接听下属来电
马上请示 马上转达 马上决策
Q4 4．接听推销电话
态度明确 柔中带刚 礼貌拒绝
办公室实务课程讲解
办公室实务课程讲解办公室实务课程是一门帮助职场新手掌握各种办公室技能并适应工作环境的课程。
在这门课程中，学员将学习到基本的商业礼仪、沟通技巧、文件管理和时间管理等方面的知识。
本文将讲解这门课程的具体内容及其重要性。
一、课程内容1. 商业礼仪：商业礼仪是指处于商业活动中应遵守的行为准则和社交规范。
学员将学习到如何正确地应对各种商业场景，提升自己在职场中的形象和信誉。
2. 沟通技巧：在办公室里，沟通技巧是非常关键的。
学员将学习如何正确地与同事、上司和客户进行交流，并了解如何在工作中发挥积极的作用。
3. 文件管理：在办公室工作中，文件管理是必不可少的一环。
学员将学习如何正确地分类、保存和归档文件，并了解如何在需要的时候快速地找到所需文件。
4. 时间管理：时间管理是办公室生产力的关键。
学员将学习如何制定清晰的工作计划，规划自己的时间，提高自己的工作效率。
5. 办公软件：在办公室工作中，我们必须熟练掌握各种办公软件，如Word、Excel和PPT等。
学员将学习如何使用这些办公软件进行文档编辑、数据分析和演示报告等操作。
二、课程重要性1. 提升职场竞争力：在如今竞争日益激烈的职场中，学习办公室实务课程可以帮助我们提升自己的竞争力，更好地适应工作环境，从而取得更好的职业发展。
2. 提高工作效率：学习办公室实务课程可以帮助我们更好地管理时间和文件，提高工作效率，更好地完成工作任务。
3. 全面提升素质：办公室实务课程涵盖了商业礼仪、沟通技巧和办公软件等多个方面，学习这门课程可以帮助我们全面提升自己的素质和能力，更好地适应职场工作。
4. 增强信心：通过学习办公室实务课程，我们将更好地掌握各种办公技能并适应工作环境，从而增强自己的信心和自信心，更好地面对职场挑战。
最后，办公室实务课程是适合职场新手的一门课程，可以帮助我们掌握各种办公技能并适应工作环境。
通过学习这门课程，我们可以提升自己的竞争力，提高工作效率，全面提升素质，增强信心。
办公室工作实务通用课件
良好嘅礼仪同形象塑造系个人同 组织形象嘅重要组成部分，有助
于建立良好嘅人际关系。
住装得体
根据场合拣合适嘅住装，展现专 业形象。
言谈举止
注意言谈举止，尊重他人，避免 唔礼貌行为。
商务礼仪
晒解并遵守商务礼仪，如名片交 换、会议座次等。
05
办公室工作实务发展趋势与展望
数字化办公嘅发展趋势
数字化办公嘅普及
时间分配
合理分配工作时间，提高 工作效率，避免拖延同浪 费时间。
工作节奏
保持稳定嘅工作节奏，适 时休息同调整，避免过度 疲劳同压力。
沟通协调
明确沟通目嘅
倾听与反馈
喺沟通之前明确沟通目嘅同重点，以 提高沟通效率同效果。
喺沟通过程中注意倾听对方嘅意见同 建议，给予及时反馈同回应。
拣适当嘅沟通方式
根据沟通内容同对象拣适当嘅沟通方 式，如面对面交流、电话、邮件等。
绿色办公嘅推广与实践
节可以减排
通过采用节可以设备、合理利用资源等方式，降 低办公过程中嘅可以源消耗同排放。
环保材料嘅使用
使用环保材料同可再生资源，减少对环境嘅负担。
绿色出行
鼓励员工采用公共交通、骑行或步行等绿色出行 方式，减少碳排放。
多谢您嘅观看
THANKS
特点
办公室工作具有繁琐性、综合性、服务性同细致性等特点，要求工作人员具备高度嘅责任心、组织协调可以力、沟 通可以力以及细致嘅观察可以力。
办公室工作嘅职责与要求
职责
办公室工作人员要承担起文件管理、 资料整理、会议组织、沟通协调、行 政事务处理等职责，确保组织内部各 项工作嘅顺利进行。
要求
办公室工作人员要具备高度嘅责任心、 细致嘅工作态度、良好嘅组织协调可以 力、高效嘅沟通可以力以及唔断学习同 创新嘅精神。
办公室工作实务管理
办公室工作实务管理摘要办公室工作实务管理是组织中至关重要的一环，它涵盖了许多方面，包括人力资源管理、文件管理、会议管理等。
本文旨在探讨办公室工作实务管理的重要性、方法和技巧，以帮助办公室人员更高效地开展工作。
一、办公室工作实务管理的重要性办公室工作实务管理对于组织来说至关重要，它直接影响到工作效率和绩效。
良好的办公室工作实务管理可以帮助组织更好地协调工作、提高工作效率，同时也能带来员工工作满意度的提升。
二、人力资源管理人力资源是组织中最重要的资产之一，因此在办公室工作实务管理中，人力资源管理起着至关重要的作用。
包括招聘、培训、绩效考核等方面都需要得到妥善管理。
2.1 招聘招聘是人力资源管理的第一步，组织需要通过招聘来吸引合适的人才加入。
招聘流程的规范化和系统化是保证招聘质量的关键。
2.2 培训培训是保证员工技能与知识更新的重要手段，办公室需要定期组织培训活动，以提升员工的综合素质和工作效率。
2.3 绩效考核绩效考核是激励员工积极工作的有效方式，通过设立明确的绩效目标和规范的考核流程，可以更好地激发员工的工作动力。
三、文件管理办公室每天都会产生大量的文件和资料，如何有效地管理这些文件对于办公室工作的顺利进行至关重要。
文件管理涉及文档存储、归档、检索等方面。
3.1 文档存储为了方便文件管理和查阅，办公室需要建立完善的文档存储系统，包括电子文档和纸质文档的存储方式和管理规范。
3.2 归档管理及时归档对于文件管理非常重要，只有及时归档才能保证文件的整齐有序，方便后续查找和使用。
3.3 文件检索文件检索是文件管理的重要环节，办公室需要建立高效的文件检索系统，便于快速查找需要的文件和信息。
四、会议管理办公室会议是沟通和协调工作的重要方式，而会议管理则是保证会议达到预期效果的关键。
良好的会议管理可以提高会议效率，节约时间成本。
4.1 会议筹备会议筹备是会议管理的第一步，包括确定会议议程、参会人员、会议时间地点等，确保会议顺利进行。
《办公室工作实务》PPT课件
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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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精选课件ppt
实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
《办公室实务管理》课件
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
办公室实务概述
办公室实务概述一、办公室实务的定义办公室实务是指在办公室日常工作中所涉及到的各种管理和操作实践，包括文件处理、会议管理、日程安排、邮件沟通、协调配合等工作内容。
二、办公室实务的重要性办公室实务是保障办公室正常运转和高效工作的基础。
合理的办公室实务管理能够提高办公效率，优化工作流程，减少错误发生，提升整个办公室的工作水平和绩效。
三、办公室实务内容3.1 文件处理办公室实务中常涉及到文件的处理和管理，包括文件的收发、归档、整理和保管等工作。
合理的文件处理流程能够确保办公室工作的顺利进行。
3.2 会议管理办公室通常会组织各种会议，办公室实务管理也包括会议的策划、组织、记录和跟进等工作。
有效的会议管理能够提高会议效率，达成会议目标。
3.3 日程安排办公室实务中需要合理规划和安排各种工作日程，包括个人的日程安排和团队的协调安排等。
良好的日程安排能够提高工作效率，避免工作冲突。
3.4 邮件沟通邮件是办公室工作中常用的沟通方式，办公室实务管理也包括了邮件的发送、接收、回复和管理等工作。
高效的邮件沟通能够及时传递信息，提升工作效率。
3.5 协调配合办公室实务管理还需要进行各种协调和配合工作，包括与部门的沟通协调、与同事的合作配合等。
良好的协调配合能够提高整个办公室的团队协作能力。
四、办公室实务管理的方法4.1 制定规章制度在办公室实务管理中，需要建立相应的规章制度，明确各种工作流程和规范，使全体员工能够遵守统一的管理标准。
4.2 采用办公软件现代办公室实务管理可以借助各种办公软件来提高工作效率，如日程管理软件、邮件管理软件、文档管理软件等，能够更加便捷地处理各项工作。
4.3 建立沟通渠道办公室实务管理中重要的一环是建立良好的沟通渠道，确保信息的流通和反馈，促进协作配合，提高团队合作效率。
五、办公室实务管理的挑战5.1 多任务处理在办公室实务管理中，常常需要处理多个任务和项目，挑战在于合理安排工作时间和优先级，保证各项任务的高效完成。
办公室工作实务26文库
眼了，赶紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！ 最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发 现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市 比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是 Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻
上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论作什 么样的准备工作，秘书一定要细心周到，任何事情都要想 在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。
会说 会写 会做事 会做人
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差旅计划和旅行表
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由于工作的需要，单位领导会经常出差、旅 行，很多出差旅行任务甚至是临时性决定下来的。 但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是 长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做 好相关的准备工作。
预支差旅费 会说 会写 会做事 会做人
同上司沟通， 准备工作的查漏补缺
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小技法
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秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻 表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。出差途中换车， 稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如 要换车，在时间上一定要安排的宽裕些。
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出国差旅的准备工作
递呈出Байду номын сангаас申请书
办理护照
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申请签证
办理健康证书
办理出境登记卡
会说 会写 会做事 会做人
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出国申请手续一览表
办理项目
内容及程序
办理出国申请 办理护照 申请签证 办理健康证书
办公室实务PPT课件
支撑。不断提升自己的专业能力，保持学习成长的态度，能够使自己在
工作中更具竞争力。
05
办公室安全与保密
信息安全
信息安全概述
信息安全是保护组织免 受潜在威胁的重要措施， 包括数据保护、网络安 全和物理安全等。
信息安全策略
制定和实施信息安全策 略是确保组织信息安全 的关键，包括员工培训、 政策制定和监督执行等。
着装要求
正式场合着装
在正式的商务场合，着装应大方得体，符合场合的氛围。男士应 着西装、领带、皮鞋等，女士应着职业装或礼服。
休闲场合着装
在较为休闲的办公场合，着装应舒适自然，同时也要注意保持专业 形象。选择合适的牛仔裤、休闲裤、衬衫等搭配。
配饰选择
配饰的选择也是着装的重要组成部分，如领带、手表、首饰等，应 与服装搭配协调，展现出整体的美感。
THANKS
感谢观看
以便及时传递信息、解决问题和协调工作。
04
办公室礼仪与职业形象
商务礼仪
商务场合介绍
在商务场合中，如何恰当地介绍他人以及自我介绍，是建立良好人 际关系的第一步。
握手礼仪
握手是一种常见的商务礼仪，通过正确的握手方式，可以展现出自 己的自信和尊重。
名片交换礼仪
名片是商务场合中的一种重要沟通工具，掌握正确的名片交换礼仪能 够提升个人形象。
选择经济实惠且符合需求 的交通和住宿方式。
跨部门协作成功案例
详细描述
建立定期沟通机制，如周会、邮 件或即时通讯工具，确保信息畅 通。
根据项目需求明确责任分工，避 免任务重叠或遗漏。
总结词：通过建立良好的沟通机 制、明确的责任分工和及时的反 馈，实现跨部门的高效协作。
鼓励团队成员及时反馈问题或提 出建议，以便及时调整计划或解 决障碍。
办公室实务
办公室实务陆河电大行政管理专业（专科）辅导老师刘汉庭E-mail:lhlht2005@实务：实际事务，要务。
——《现代汉语大辞典》➢近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、《秘书实务》等。
➢所谓实务：即实际从事的业务。
其中的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。
➢所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。
第一章、第二章办公室和文员实务概述（一）办公室实务概述1、办公室的含义与职能（1）办公室的含义第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。
第二、是指某一类职业人员的办公场所。
第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
第四、某种专门的独立的工作机构。
本书述及的办公室为第三种含义（2）办公室的职能与特征办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事务管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。
特征：服务性（上级、组织公众）、分散性（工作内容、人员）、专业性、主动性、繁杂性2、办公室实务的范围和内容办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。
●我国办公室实务的主要内容●国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容●我国外资、合资企业办公实务主要的内容3、办公室环境的布置和管理（1）办公室环境布置的目的第一、创造舒适而又工作效率高的环境第二、塑造组织形象第三、建立挡驾制度第四、有利于保密工作（2）办公室环境布置的内容与要求（3）办公室的整理4、办公器械的使用●信息社会的办公器械●传真机的使用●复印机的使用●录音机的使用●投影机的使用5、办公用品的准备●熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类●订购和储备办公用品6、办公室零用现金管理●建立零星收支基金●用零用现金付账●补充基金●严格认真对待零用现金的管理（二）文员实务1、文员的工作顺序●文员工作指导思想：计划——实施——检查●文员在工作时，首先要仔细制定计划。
办公室行政管理实务考核卷考核试卷
B.接受客户贿赂
C.欺骗上级
D.私用公司资源
16.以下哪些是办公室行政管理中常用的办公设备？（）
A.打印机
B.传真机
C.扫描仪
D.电视机
17.在办公室行政管理中，以下哪些是有效的团队协作方式？（）
A.明确分工
B.定期沟通
C.相互支持
D.独立完成任务
18.以下哪些是办公室行政管理中应关注的网络安全问题？（）
C.制定公司战略
D.资料整理
10.在办公室行政管理中，以下哪个不属于办公设备管理的主要内容？（）
A.设备购置
B.设备维护
C.设备报废
D.设备研发
11.以下哪个不是提高办公室工作效率的方法？（）
A.合理安排工作计划
B.使用高效办公软件
C.增加工作时间
D.消除干扰因素
12.在办公室行政管理中，以下哪个不是协调同事关系的方法？（）
C.拟定预算
D.选择工作地点
7.以下哪个不是办公室行政管理的基本职能？（）
A.人力资源
B.财务管理
C.生产管理
D.文件管理
8.在处理办公室突发事件时，以下哪个原则是错误的？（）
A.快速反应
B.优先处理重要事件
C.拖延处理
D.通知相关人员
9.以下哪个不是办公室文员的基本职责？（）
A.接听电话
B.收发邮件
A.信息泄露
B.计算机病毒
C.网络钓鱼
D.适当使用公司网络资源
19.在办公室行政管理中，以下哪些措施有助于提高员工健康水平？（）
A.提供健康午餐
B.定期体检
C.健身设施
D.合理的工作时间安排
20.以下哪些是办公室行政管理中对外联络时应注意的沟通技巧？（）
办公室工作实务2--3
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情景案例
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周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地 开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很 多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意 见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄 送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等 印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣 传单等文字材料。
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节 办公室的邮件处理工作
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处理邮件的注意事项
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1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特 快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识， 如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤 回邮件等。
3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各 种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时 请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐 一阅读处理。
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办公室实务综合实训报告
一、实训背景与目的随着信息技术的飞速发展，办公自动化已成为现代企业提高工作效率、降低成本的重要手段。
为了使学生对办公自动化有更深入的了解，提高实际操作能力，我校电子工程系电子信息工程技术（营销方向）专业组织了一次办公室实务综合实训。
本次实训旨在通过模拟真实的办公环境，让学生掌握办公软件的使用技巧，熟悉办公室各项业务流程，提升学生的职业素养和团队协作能力。
二、实训内容与过程本次实训主要包括以下内容：1. 办公软件应用：熟练使用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，进行文档编辑、表格制作、演示文稿制作等。
2. 公文处理：学习公文格式、拟制程序、处理流程等，掌握各类公文（请示、报告、通知、通报、函、纪要等）的写作方法。
3. 办公室业务流程：了解办公室各项业务流程，包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存等。
4. 团队协作与沟通：通过小组合作完成实训任务，培养团队协作精神和沟通能力。
实训过程分为三个阶段：1. 理论学习阶段：通过课堂讲解、案例分析等方式，使学生掌握办公自动化、公文处理、办公室业务流程等相关理论知识。
2. 实践操作阶段：在老师的指导下，学生使用办公软件进行文档编辑、表格制作、演示文稿制作等实践操作。
3. 综合实训阶段：学生以小组为单位，模拟真实的办公环境，完成公文处理、信息采集、信息加工等任务。
三、实训成果与体会1. 成果展示：- 完成各类文档编辑、表格制作、演示文稿制作等任务。
- 编写各类公文，如请示、报告、通知、通报、函、纪要等。
- 模拟真实的办公环境，完成信息采集、信息加工、信息转输、信息保存等任务。
2. 体会：- 办公自动化技术在提高工作效率、降低成本方面具有重要意义。
- 熟练掌握办公软件的使用技巧是提高办公效率的关键。
- 团队协作和沟通能力在办公室工作中至关重要。
- 实践操作是巩固理论知识、提高实际操作能力的重要途径。
四、建议与展望1. 建议：- 加强对学生办公软件应用的培训，提高学生实际操作能力。
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办公室实务按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算( A )。
A 小型会议B 大型会议C 特大型会议D 中型会议会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的( A )。
A 议题B 文件C 议程D 日程不属于书面形式的会议通知的是( A )。
A 电话通知B 海报通知C 文件通知D 请柬通知电脑、投影、白板属于会议的( C )。
A 特需用品B 照明设备C 演示设备D 装饰用品隆重典雅是( )会场的装饰要求。
A 座谈会B 庆祝会C 纪念会D 党代会展览会布置要求( B )。
A 喜庆热烈B 新颖别致C 隆重典雅D 庄严隆重不属于会场装饰物的是( D )A 旗帜B 会徽C 花卉D 饮用水会议通讯录的主要信息一般不包括( D )。
A 姓名B 单位C 联系电话D 出生年月报告会“会务要点”说明有误的是( D )A 邀请报告人时，可以A报告内容提出要求B 报告会时间不宜过长，一般一两个小时为宜C 报告主题和报告人都要慎重选择D 报告会结束就算完成了报告会所有工作以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是( A )。
A 新闻发布会B 座谈会C 报告会D 记者招待会签字仪式会场布置时不应该( A )。
A 准备好签字双方座位，主方座位居右B 摆放好签字文本和签字笔C 签字桌中间摆放旗架，悬挂双方旗帜D 用长方形桌子，铺设台布“朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为( C )。
A 长方形B 正方形C 多边形D 半圆形董事会、院务会等会议属于( C )。
A 报告会B 座谈会C 工作会D 代表会会议简报编写要求“新”，指的不是( D )。
A 要提出新问题B 要提出新情况C 要提出新经验D 要提出新人哪一项不属于会议保健工作( D )。
A 会场通风B 会议用餐具严格消毒C 会场消毒D 会场设置保安人员会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含( B )。
A 发言情况B 出席情况C 决议事项D 会议议题、议程召开人代会应该在会场装饰的花卉是( D )。
A 百合花、康乃馨、太阳花B 扶桑、米兰、茉莉花C 月季、玫瑰、一品红D 君子兰、铁树、万年青在庆祝开业时，用的花饰形式是( A )。
A 花篮B 花环C 盆花D 花束会议日程表属于( A )。
A 会议程序性文件B 会议中心文件C 会议管理性文件D 会议参考性文件会议中心文件不包括( D )。
A 会议通知B 工作报告C 发言稿制定会议的议程首先要明确( A )。
A 会议的目标B 会议的规模C 会议的时间D 上级的精神为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求( C )。
A 比书面的报告更充实B 只讲书面报告的提纲C 只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项D 与提交的局面报告完全一致小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于( C )的位置A 接近入口处、正A门B 远离入口处、背A门C 远离入口外、正A门D 接近入口处、背A门会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的( B )。
A 性质B 时间C 规格D 规模会议信息从内容方面划分可分为( D )。
A 会议保密信息B 内部性会议信息C 公开性会议信息D 指导性、宣传性信息会议文件分发传递的正确步骤是( C )。
A清点、登记、装封、发出B 登记、装封、发出C 登记、附清退目录、装封、发出D 附清退目录、清点、登记、装封会后不需要立卷归档的会议文件资料有( D )。
A 开幕词C 闭幕词D 重份文件会议决定事项的传达要求是( B )。
A 实用主义B 及时到位C 利己主义D 建立催办制度一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用( B )记录法A 完全B 精要C 精详D 补充刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输( A )的数据。
A 1200KBB 1600KBC 400KBD 800KB“××省商业储运公司关于××FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的( )”，括号处应填写的最恰当的文种是( A )A 商洽函B 知照函C 问复函D 请准函“人是能够制造和使用生产工具的动物。
”此句话所用的说明方法是( A )。
A 定义B 诠释C 分类D 比较《国务院关于加强水土保持工作的通知》，其主题词是( D )。
A 水土保持农业通知B 工作水土保持通知C 水土保持工作通知D 农业水土保持通知电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要( D )。
A 做好会议报到工作B 做好会议书面信息的分发C 提前发放会议的日程表D 配置视频设备在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可( C )会议。
A 使用麦克风B 使用专用视频电话C 直接使用带有免提扬声器的电话机D 免费在会议文件审核修改之后，要由( D )进行终审。
A 文件起草者B 办公室主任C 主管秘书D 主要领导或主管领导与会人员交费的计算公式正确的表述是( B )。
A 预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额+收入项目B 预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额一交费折扣额C 预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费D 预期的与会人员人数×交费额+收入项目会议的主题除了要有切实的依据之外，还要( C )。
A 在会上反复协商B 有充足的讨论余地C 结合本单位的实际情况D 有细化的议题在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为( D )。
A 报告和会议法B质量法C 比率分析法D 损益平衡表法在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容( B )。
A 是否进行了会商B 是否偏离会议的主题C 是否与实际相符D 是否做到了层次清晰会议文件的归档应( A )。
A 遵守档案制度B 自行建立一大门文件制度C 放在会议进行过程中D 越简单越好会议纪要的拟写要求是( D )。
A 有领导签字确认B 面面俱到C 确定印发范围D 忠于会议实际举办会议既要确保会议质量，又应遵循( C )的原则。
A 提高企业竞争力B 服务社会C 勤俭节约D 扩大企业影响力礼宾次序亦称礼宾序列。
它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾( C )平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。
A 以右为尊B 各国平等C 尊卑有序D 尊重个人会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。
会谈的内容比较正式，而且( B )较强。
A 针A性B 专题性C 事务性D 操作性会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。
会谈的内容比较正式，而且( A )较强。
A 稍晚几分钟B 早到30分钟C 晚到20分钟D 早到20分钟二、多选题会议的其他要素包括( ABCD )。
A 财务要素B 程序要素C 内容要素D形式要素从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。
会议能在如下哪些方面发挥管理功能(ABCD )。
A 管理监控B 决策部署C 协调行动D 上下沟通以分散方式召开的会议包含（ ABCD ）A 网络会议B 电视会议C 广播会议D 电话会议“会海”的危害有（ BCD ）A 能获得很多有效信息B 滋长不正之风C 造成经济的浪费D 造成时间、精力的浪费提出会议议题有( AC )种情况。
A 由秘书部门上下广泛征求意见后，按照重要程度、缓急程度提出B 由出席会议的领导在开会时提出C 由领导提出D 由参加会议的人在开会时提出确定会议场所要做到( ABC )。
A 附属设施齐全B 地点合适C 大小适中D 风景优美日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有( ACD )。
A 椭圆形B 多边形C 长方形D 圆形会前准备应注意的问题有( ABD )。
A 安排周密，不丢不漏B 集中力量，确保时限C 热情服务，善始善终D 反复检查，杜绝隐患签到方法主要有( ABCD )。
A 电子计算机签到B 证卡签到C 工作人员代签D簿式签到会议经费预算的原则为( ABD )。
A 遵守制度，严格手续B 精打细算，厉行节约C 不被制度约束，灵活方便掌握D 量人为出，收支平衡分发会议文件时要注意( ACD )。
A 准确性B 检查与会者身份证C 登记手续完整无误D 保密性会议记录内容包含对会议的描述，即要交代( ABCD )。
A 会议名称B 开会时间C 开会地点D 会议主办方会议简报的要求是( ABCD )。
A 快B 实C 短D 新会议通讯录的主要信息包括( ABCD )。
A 姓名B 通讯地址、邮编C 联系电话D 单位做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括( BCD )。
A 文件手一份B 健全登记制度C 建立反映汇报制度D 加强催办人员的责任感工作会议的特点是( BC )。
A 都是定期召开的B 会议时间、地点、与会人员相A稳定C 议题相A集中、具体D 参加人员很多，属于大型会议代表会议的特点是( ABC )。
A 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法宝人数B 代表会议是权力最大的会议C 代表依法选举产生，并经过严格的程序和相应的资格审查D 代表会议从不进行选举与会人员一般包括( ABCD )等。
A 会议代表B 主持人C 记录人员D 来宾签约必须在( BD )的基础上进行。
A 安排签约人宴会B 双方或多方充分讨论、平等协商、达成共识C 签约双方陪同人员无一人缺席D 形成表达清晰、周密的文本五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分别属于( CD )。
A 中型会议B 公开会议C 小型会议D 机密会议会议策划方案一般包括会议( CD )。
A 日程B 议程C 筹备方案D 预算方案检查会场布置的情况应注意的方面是( ABC )。
A 旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体B 会标是否庄严醒目C 领导都名签安排是否妥当D 投票设施是否完美善在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到( AD )。
A 及时将纠偏的结果进行通报B 必须由领导A问题提出处理意见C 不扩大问题的影响面D 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要( AD )。
A 广泛征求意见B 由各部门分别提出意见C 只由牵头部门提出意见D 进行会商会议营销预算内容中一般包括( ABC )A 宣传材料的制作成本B 宣传广告的花费C 寄送宣传书生气十足听邮寄费用D 联谊的费用会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括( ABD )。