第一章办公室事务(第一节)PPT课件
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办公室工作PPT课件
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（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
7
2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
33
（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
34
（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
4
（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
5
（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
36
➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
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2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
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（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
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（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
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（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
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（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
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➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
办公室工作培训PPT课件
为上级分忧， 为同事解难， 为全员服务。
政务、后勤、 宣传等方面的事务
2、掌管政务
3、做好服务
办公室工作综述 Office work
四 办公室工作的主要特点
政策性强
要吃准
事务繁杂
要清理
工作标准高
要严格
业务跨度大
要学习
工作强度大
要调节
被动大于主动
要服从
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
办公室工作综述 Office work
2023最新整理收集 do something
办公室工作综述
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
E
附 件
附件应当另面编排 ，并在版记之前， 与公文正文一起装 订。”附件“二字 及附件顺序号用３ 号黑体字顶格编排 在版心左上角第一 行。附件标题居中 编排在版心第三行 。附件顺序号和附 件标题应当与附件 说明的表述一致。 如附件与正文不能 一起装订，应当在 附件左上角第一行 顶格编排公文的发 文字号并在其后标 注”附件“二字及 顺序号。
上下长、中间短的沙漏形
中共西宁市委关于认真 学习贯彻党的
十七届六中全会精神的通知
办公室工作综述 Office work
（2）主送机关
一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导 致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）
办公室工作PPT课件
➢ 从来宾人数来看，有团体接待和个体接待。
➢ 从接待规格来看，有一般接待和高规格接
待。
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➢接待前的准备工作 1、心理准备 （1）“诚恳”的心情
对客人要有”感谢光临“的心理，始 终热情友好。 （2）合作的精神
看到同事在招待客人，也要主动问好， 主动协助，不能认为不是自己的客人就 不予理睬。
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见到客人的第一时间，应该马上做出如下 的动作表情，我们简称为“3S”： standup See smile
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四、接待
所谓接待工作，是指组织在对内、对外 的联络交往中所进行的接洽招待工作。
➢ 从接待对象国别来看，有内宾和外宾接待。
➢ 从接待对象关系来看，有上级来访接待、下 级来访接待、平级来访接待和公众来访接待
➢ 从来访目的来看，有视察、检查接待，参 观、考察接待、事务接待、会议接待等。
➢ 从接待对象是否预约来看，分为有约接待和 无约接待。
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a、马上与医院联系，了解事故发生的具 体原因。
b、马上与正在香港出差的姜总通电话， 向他汇报情况，并听取他的指示。
c、马上以姜总的名义给对方院长发传真， 并请院长代表公司向病人家属表示慰问。
d、与公司内有关部门联系，商量这次事 件有可能对本公司的影响而采取相应的 对策。
e、向有关技术人员咨询，这类医疗事件 到底是设备质量问题还是医务人员操作 失误。
最初的迎客语言：“您好，欢迎您！”、 “您好，我能为您做些什么？”、“您 好，希望我能帮助您。”
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2、物质准备
（1）环境准备
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美 观。接待环境包括前台、会客室、办公 室、走廊、楼梯等处。
前台或会客室摆放花束、绿色植物， 表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产 生好感。
办公室事务管理_1课件(共48张PPT)《管理秘书实务(二版)》(人民大学版)
们来回走动等干扰 ③很难进行机密性工作 ④开放式办公体系设计粗糙
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
办公室主任培训教材ppt课件(40张)
目标树范例
于2009年底前实现主管管理 技能提升
16小时专业 知识培训
12小时工作 理念培训
36小时专业 技能培训
产品知 识8小时
法律知 识4小时
行业知 识4小时
企业文 化4小时
团队精 神4小时
工作品 质4小时
电脑操 作8小时
销售技 能20小
时
简报技 巧8小时
1.销售心理 2.销售流程 3.客户 开发 4.电话访谈 5.面谈技巧 6. 问话技巧 7. 倾听技巧8.展示技 巧 9. 解疑技巧 10.缔结技巧11.
应变能力 创新能力 协调能力 办事能力
1.4办公室主任职业素养
• 真诚 • 谦逊 • 诚信 • 勤奋 • 灵活
2020/9/6
1.4.1真诚
• 真诚处事 • 正直为人
1.4.2谦逊
• 低调做人 • 不狐假虎威
16
1.4.3诚信
• 说到做到 • 一言九鼎
17
1.4.4勤奋
• 勤奋敬业 • 天道酬勤
•
6.会赏析其语言，如从遣词、用句、 修辞等 方面揣 摩、推 敲、理 解作者 炼字达 意的技 巧；
•
7.从作家作品的语言风格的比较中， 从用韵 、节奏 、音调 三个方 面去品 味其语 言的音 乐美、 节奏美 、韵律 美。
第二步：任务展开
– 使用有关工具 – 列出所需任务 – 展开到能掌握为止
工具之一 —— 心理图像法
– 将主题置于中间 – 自由地向四周展开 – 可用多次展开 – 可用5W2H分析 (即Why What Who Where
When How How much )
心理图像法范例
QC工具
工作改善
制定程序
办公室事务管理课件：办公室时间管理
（二）常规时间计划表
1.年度计划表
年度计划表是体现本单位或公司全年 工作的整体安排，一般只列出有关全局的 重大活动或主要业务，如职工代表大会、 大型会展等。
年度计划表要力求一目了然，使领导 和部门负责人能清楚地看出一年中的主要 工作和活动，以便配合全局，早做准备。
四季公司2012年年度计划表
月份
内容
6日 董事会 一月 10日 全体总结大会
10日 职工代表大会 二月 22—25 产品展销会
……
……
备注
2．月计划表
月计划表是在年度计 划表的基础上，将领导在 当月中的重要活动体现出 来，包括会议、会谈、出 差、访问等，以使领导工 作按计划从容进行。
四季公司2012年6月计划表
日 星期
内容
1 二 上午 到总公司开交流会
（二）统筹兼顾
即要在关注全局的前提下， 有效分配时间和精力，要针对 整体情形，兼顾领导者的实际， 分清主次轻重和缓急，精心考 虑，统一筹划。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
（三）张弛有度
即活动安排要注意张弛 相间，这样既可以使领导得 到必要的休息，也可以为临 时情况的出现留有调整余地。
（四）尊重领导
即时间计划表要符合 领导者的习惯和要求，在 制订之前要征询领导者本 人的意见，制订后要请领 导过目。
西方谚语：一个跛脚但方向正确的人， 可以赶超一个健步如飞却误入歧途的人。
（三）运用科学方法合理规划时间
（四）有效控制时间规划的执行
巴金森在其所著的《巴金森法则》中说 道：“你有多少时间完成工作，工作就会自 动变成需要那么多时间。”人的心理很微妙， 一旦知道时间很充足，注意力就会下降，效 率也会跟着降低，所以明确时间规划的目标， 严格地限制时间，能够使你产生紧迫感，从 而能精力集中，更迅速有效地完成任务。
办公室实务PPT课件
支撑。不断提升自己的专业能力，保持学习成长的态度，能够使自己在
工作中更具竞争力。
05
办公室安全与保密
信息安全
信息安全概述
信息安全是保护组织免 受潜在威胁的重要措施， 包括数据保护、网络安 全和物理安全等。
信息安全策略
制定和实施信息安全策 略是确保组织信息安全 的关键，包括员工培训、 政策制定和监督执行等。
着装要求
正式场合着装
在正式的商务场合，着装应大方得体，符合场合的氛围。男士应 着西装、领带、皮鞋等，女士应着职业装或礼服。
休闲场合着装
在较为休闲的办公场合，着装应舒适自然，同时也要注意保持专业 形象。选择合适的牛仔裤、休闲裤、衬衫等搭配。
配饰选择
配饰的选择也是着装的重要组成部分，如领带、手表、首饰等，应 与服装搭配协调，展现出整体的美感。
THANKS
感谢观看
以便及时传递信息、解决问题和协调工作。
04
办公室礼仪与职业形象
商务礼仪
商务场合介绍
在商务场合中，如何恰当地介绍他人以及自我介绍，是建立良好人 际关系的第一步。
握手礼仪
握手是一种常见的商务礼仪，通过正确的握手方式，可以展现出自 己的自信和尊重。
名片交换礼仪
名片是商务场合中的一种重要沟通工具，掌握正确的名片交换礼仪能 够提升个人形象。
选择经济实惠且符合需求 的交通和住宿方式。
跨部门协作成功案例
详细描述
建立定期沟通机制，如周会、邮 件或即时通讯工具，确保信息畅 通。
根据项目需求明确责任分工，避 免任务重叠或遗漏。
总结词：通过建立良好的沟通机 制、明确的责任分工和及时的反 馈，实现跨部门的高效协作。
鼓励团队成员及时反馈问题或提 出建议，以便及时调整计划或解 决障碍。
《事务管理》PPT课件
• (4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝， 保持其美观和生机；对办公室内的金鱼，要及时喂食、清 排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。
• (5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整 理。
• (6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知 有关人员进行修理，时刻保持良好的状态。
管理课件
5
2．保持你上司工作环境的整洁
• (1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐， 文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。
• (2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测 温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。
• (3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件 资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。
会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。
• (2)正确使用并维护复印机、传真机等办公自动化设备，保 持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。
• (3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注 意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放 归原处，保持整洁有序。
• (4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、 通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建 议或通知有关人员进行整改。
10
• 2．恰当放置公用物品
• (1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放 回原位置，方便他人再用。
• (2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的 放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并 做到用后归位。
• (3)一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时 刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用 后放回原位，不给他人带来不便。
• (5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整 理。
• (6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知 有关人员进行修理，时刻保持良好的状态。
管理课件
5
2．保持你上司工作环境的整洁
• (1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐， 文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。
• (2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测 温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。
• (3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件 资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。
会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。
• (2)正确使用并维护复印机、传真机等办公自动化设备，保 持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。
• (3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注 意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放 归原处，保持整洁有序。
• (4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、 通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建 议或通知有关人员进行整改。
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• 2．恰当放置公用物品
• (1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放 回原位置，方便他人再用。
• (2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的 放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并 做到用后归位。
• (3)一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时 刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用 后放回原位，不给他人带来不便。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好， 以便次日一开工就能投入工作继续做下去。
换下职业服装。
关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源， 抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误 后，锁门离开办公室。
第一章 办公室管理和日常事务
办公室环境管理、办公设备和用品的管 理、印信管理、公车及会议室管理、电话处 理、邮件处理、值班工作等
海天出版社
7
谭一平： 职业秘书实务 东方出版社 潘月杰： 如何做秘书工作 首都经济贸易大学
出版社 廖雄军： 会议组织规范与技巧 广西人民出版
社 蔡超：现代秘书实训.首都经济贸易出版社 中国高等教育学会秘书学专业委员会组编：秘
书实训.人民出版社 宋湘绮等：秘书实训.清华大学出版社
8
高级秘书职业规范 －－廖金泽：《怎样做高级秘书》
4
教材
杨锋：秘书实务，中国人民大学出版社， 2011
5
教学参考书
▪ 梁凤仪［香港］：秘书必读，中信出版社
▪ 谭一平：狐狸信条与穿山甲法则－－一个外企 女秘书的日记，学苑出版社
李可：杜拉拉升职记，陕西师范大学出版社 ▪ 石咏琦： 五星级秘书 . 北京大学出版社
▪ 玛丽.A.德弗里斯［美］：涉外秘书全书，中信 出版社
课程
秘书实务
1
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总体概述
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2
秘书学
秘书工作人员的研究
秘书工作的研究
秘书具体工作的研究
秘书部门的机构设置、职责范围、业 务要求
秘书史研究
秘书学教学的研究
3
课程教学内容：
第一章 办公室管理与办公室日常事务 第二章 接待工作 第三章 会务工作 第四章 文书工作 第五章 信息与调研工作 第六章 秘书保密工作
（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干
扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。
错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
32
效率专家挑错办公室
（图2）70分 错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能
务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排
的工作） 下属：单项（个人任务）
29
小办公室布置案例（续）
主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
接待空间，以保证不会给下属造成干扰
秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
不会影响其他同事
下属：不受干扰的个人办公空间
30
图示.
31
效率专家挑错办公室
办公室类型
优点
缺点
开放式
1、灵活应变，工作位置能 随需要而移动、改变
2、节省面积和门、墙等， 节省费用，能容纳更多的员 工
3、易于沟通，便于交流
4、易受监督，员工的行为 容易得到上司的督察
5、容易集中化服务和共享 办公设备
1、难保机密
2、难集中注意力， 员工容易受电话、人 们起动等干扰
3、房间易有噪音， 如说话声、打电话声 和操作设备声易影响 他人
12
第一节 办公室环境管理
一个良好的工作环境，有 利于组织的对外形象塑造，有 利于提高秘书的工作效率。
一、办公室环境布置和维护 二、办公室环境的安全管理
13
一、办公室环境布置和维护
14
办公室图例（一）
15
办公室图例（二）
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办公室图例（三）
17
办公室图例（四）
18
（一）开放式办公室与封闭式办 公室
度，使之保持一致的角度。
把日历翻到当天，检查时钟是否准确。 把盖章用的橡皮印调整至当天。 把报刊杂志堆放排列整齐。准备好各类办
公用品 把日程表和必要的文件资料、当日报纸放
在上司桌上，准备好茶水。 换上职业服装。开始工作。
下班规范：
下班时推迟十分钟离开办公室。当上司和同事 离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情：
▪ 秘书职业技能鉴定培训教材，海潮出版社
6
廖金泽：怎样做高级秘书.广东旅游出版社 孙荣：秘书工作案例.复旦大学出版社
方国雄：秘书工作案例分析.兰州大学出版社
黄桐华：秘书工作案例评析.广西人民出版社
廖金泽： 秘书职业标准大全： 秘书培训教程 秘书训练课程 公司秘书手册
商务秘书手册 行政秘书手册 秘书自修手册 高级秘书手册
▪ 开放式办公室 开放式办公室是大
的空间包含众多单个 工作位置的组合，每 一个工作位置通常包 括该员工的办公桌、 文件和文具的存放空 间、椅子、电话、计 算机等设备。
19
半开放式
20
开放式办公室与封闭式办公室
▪ 封闭式办公室
封闭式办公室又称为 传统办公室、网格式办 公室，是指分隔成若干 带有门、窗的独立的小 房间的办公室结构，每 个房间给一或几个人使 用，带有办公桌等相应 设备。
上班规范： 提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，
愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间。 开窗透气。擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两
端消毒。 为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。 清除纸篓内的纸屑。 检查审视墙壁饰物是否端正。 调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角
使用
26
如何在适当面积的空间中获取组织 的最大效益是一个组织在选择和设计办 公结构和布局时必须考虑的。
27
小办公室布置案例
办公室面积：14平方米 办公室人员：
主管1人 秘书1人 下属3人
办公设备：
公用电脑、5张办公桌、茶几等
28
小办公室布置案例（续）
个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任
21பைடு நூலகம்
背景资料
日兴公司市场部新近迁入新办公区域。 请你布置两间相对的办公室： 一间长8米宽4米，一间长10米宽8 米。市场部设经理1人，秘书1人，销售 人员6人。你可任意设置隔断，但必须有 一个小型会议室。
22
如何分配？如何设计？
过 道
23
经理
过 道
销 售
人
员 秘书
会议室
24
两种办公室的优缺点
4、员工难于找到属 于自己的私人空间
25
两种办公室的优缺点（续）
办公室类型
优点
缺点
封闭式
1、比较安全，可以 1、费用高，墙、门、走
锁门
廊等占用空间多并要装修
2、易于保证工作的 2、难于监督工作人员的
机密性
活动
3、易于员工集中注 3、难于交流，员工被分 意力，从事细致或 隔开，易感觉孤独 专业工作
4、易于保证隐私， 明确办公间由自己
换下职业服装。
关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源， 抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误 后，锁门离开办公室。
第一章 办公室管理和日常事务
办公室环境管理、办公设备和用品的管 理、印信管理、公车及会议室管理、电话处 理、邮件处理、值班工作等
海天出版社
7
谭一平： 职业秘书实务 东方出版社 潘月杰： 如何做秘书工作 首都经济贸易大学
出版社 廖雄军： 会议组织规范与技巧 广西人民出版
社 蔡超：现代秘书实训.首都经济贸易出版社 中国高等教育学会秘书学专业委员会组编：秘
书实训.人民出版社 宋湘绮等：秘书实训.清华大学出版社
8
高级秘书职业规范 －－廖金泽：《怎样做高级秘书》
4
教材
杨锋：秘书实务，中国人民大学出版社， 2011
5
教学参考书
▪ 梁凤仪［香港］：秘书必读，中信出版社
▪ 谭一平：狐狸信条与穿山甲法则－－一个外企 女秘书的日记，学苑出版社
李可：杜拉拉升职记，陕西师范大学出版社 ▪ 石咏琦： 五星级秘书 . 北京大学出版社
▪ 玛丽.A.德弗里斯［美］：涉外秘书全书，中信 出版社
课程
秘书实务
1
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总体概述
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2
秘书学
秘书工作人员的研究
秘书工作的研究
秘书具体工作的研究
秘书部门的机构设置、职责范围、业 务要求
秘书史研究
秘书学教学的研究
3
课程教学内容：
第一章 办公室管理与办公室日常事务 第二章 接待工作 第三章 会务工作 第四章 文书工作 第五章 信息与调研工作 第六章 秘书保密工作
（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干
扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。
错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
32
效率专家挑错办公室
（图2）70分 错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能
务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排
的工作） 下属：单项（个人任务）
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小办公室布置案例（续）
主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
接待空间，以保证不会给下属造成干扰
秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
不会影响其他同事
下属：不受干扰的个人办公空间
30
图示.
31
效率专家挑错办公室
办公室类型
优点
缺点
开放式
1、灵活应变，工作位置能 随需要而移动、改变
2、节省面积和门、墙等， 节省费用，能容纳更多的员 工
3、易于沟通，便于交流
4、易受监督，员工的行为 容易得到上司的督察
5、容易集中化服务和共享 办公设备
1、难保机密
2、难集中注意力， 员工容易受电话、人 们起动等干扰
3、房间易有噪音， 如说话声、打电话声 和操作设备声易影响 他人
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第一节 办公室环境管理
一个良好的工作环境，有 利于组织的对外形象塑造，有 利于提高秘书的工作效率。
一、办公室环境布置和维护 二、办公室环境的安全管理
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一、办公室环境布置和维护
14
办公室图例（一）
15
办公室图例（二）
16
办公室图例（三）
17
办公室图例（四）
18
（一）开放式办公室与封闭式办 公室
度，使之保持一致的角度。
把日历翻到当天，检查时钟是否准确。 把盖章用的橡皮印调整至当天。 把报刊杂志堆放排列整齐。准备好各类办
公用品 把日程表和必要的文件资料、当日报纸放
在上司桌上，准备好茶水。 换上职业服装。开始工作。
下班规范：
下班时推迟十分钟离开办公室。当上司和同事 离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情：
▪ 秘书职业技能鉴定培训教材，海潮出版社
6
廖金泽：怎样做高级秘书.广东旅游出版社 孙荣：秘书工作案例.复旦大学出版社
方国雄：秘书工作案例分析.兰州大学出版社
黄桐华：秘书工作案例评析.广西人民出版社
廖金泽： 秘书职业标准大全： 秘书培训教程 秘书训练课程 公司秘书手册
商务秘书手册 行政秘书手册 秘书自修手册 高级秘书手册
▪ 开放式办公室 开放式办公室是大
的空间包含众多单个 工作位置的组合，每 一个工作位置通常包 括该员工的办公桌、 文件和文具的存放空 间、椅子、电话、计 算机等设备。
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半开放式
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开放式办公室与封闭式办公室
▪ 封闭式办公室
封闭式办公室又称为 传统办公室、网格式办 公室，是指分隔成若干 带有门、窗的独立的小 房间的办公室结构，每 个房间给一或几个人使 用，带有办公桌等相应 设备。
上班规范： 提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，
愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间。 开窗透气。擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两
端消毒。 为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。 清除纸篓内的纸屑。 检查审视墙壁饰物是否端正。 调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角
使用
26
如何在适当面积的空间中获取组织 的最大效益是一个组织在选择和设计办 公结构和布局时必须考虑的。
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小办公室布置案例
办公室面积：14平方米 办公室人员：
主管1人 秘书1人 下属3人
办公设备：
公用电脑、5张办公桌、茶几等
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小办公室布置案例（续）
个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任
21பைடு நூலகம்
背景资料
日兴公司市场部新近迁入新办公区域。 请你布置两间相对的办公室： 一间长8米宽4米，一间长10米宽8 米。市场部设经理1人，秘书1人，销售 人员6人。你可任意设置隔断，但必须有 一个小型会议室。
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如何分配？如何设计？
过 道
23
经理
过 道
销 售
人
员 秘书
会议室
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两种办公室的优缺点
4、员工难于找到属 于自己的私人空间
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两种办公室的优缺点（续）
办公室类型
优点
缺点
封闭式
1、比较安全，可以 1、费用高，墙、门、走
锁门
廊等占用空间多并要装修
2、易于保证工作的 2、难于监督工作人员的
机密性
活动
3、易于员工集中注 3、难于交流，员工被分 意力，从事细致或 隔开，易感觉孤独 专业工作
4、易于保证隐私， 明确办公间由自己